Aan de sag met (F)ACT voor LVB?! 2. De voorbereiding Laura Neijmeijer - apri 2014 1 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Coofon Financier Antonia Wihemina Fonds Initiatiefnemers Amarant Groep, Ivo Vugs Kennispein Gehandicaptensector, Hiair Basters Uitvoering Trimbos-instituut, Laura Neijmeijer Met dank aan Deenemende VG- en GGZ-organisaties 2 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
2 De voorbereiding In dit hoofdstuk beschrijven we de keuzes die in hoofdzaak op strategisch niveau - genomen moeten worden en de stappen die gezet moeten worden in de fase die voorafgaat aan de werkeijke impementatie van (F)ACT binnen de organisatie. Het is een cruciae fase die van grote invoed is op het verdere veroop van het impementatietraject. 2.1 Wien we gaan starten met (F)ACT? Zoas bij iedere innovatie in de zorg is het ook bij (F)ACT beangrijk om goed voor ogen te hebben waarom de organisatie hiervoor kiest. De impementatie van (F)ACT omvat meer dan aeen het toevoegen van een nieuw zorgproduct aan het bestaande zorgpaet. (F)ACT is niet zozeer een methodiek of een interventie, maar een wezenijk andere manier van het organiseren van de zorg aan een specifieke doegroep. De impementatie van (F)ACT za dan ook gevogen hebben voor de gehee organisatie. De grenzen tussen de verschiende organisatieonderdeen en settings (kinisch / residentiee, deetijd / semiresidentiee en ambuant) zuen overschreden worden omdat (F)ACT niet denkt vanuit het bestaande aanbod en de bestaande organisatiestructuur, maar vanuit de behoeften van de ciënt. (F)ACT is ontstaan as reactie op de veea aanbodgerichte wijze waarop de zorg is georganiseerd. Aan (F)ACT igt een bepaade ideoogie en visie ten grondsag. Kennis van deze ideoogie en visie op het organiseren van zorg aan een compexe groep ciënten is van beang om een weoverwogen keuze te kunnen maken voor het a dan niet starten van (F)ACT-teams binnen (VG) organisaties. 2.1.1 De ideoogie achter (F)ACT Zoas gezegd is (F)ACT geen behandevorm, maar een zorgorganisatiemode. Niet het aanbod, maar de ciënt staat centraa. Vanuit het besef dat ciënten met ernstige probematiek op verschiende evensgebieden in feite nergens goed worden behanded en begeeid, wordt bij (F)ACT het zorgaanbod aangepast aan de behoeftes van de ciënt zef. Er wordt niet vanuit de bestaande kaders en structuren gedacht, maar vanuit de behoeftes en wensen van de ciënt zef. Dit betekent dat schotten tussen sectoren en organisatieonderdeen gesecht worden, en dat afgerekend wordt met oude tradities, cuturen, werkwijzen en afspraken. (F)ACT begint in feite waar andere vormen van zorg ophouden en/of onvodoende resutaat boeken. (F)ACT vogt de ciënt en biedt angdurige en continue zorg vanuit een mutidiscipinair team. Dit betekent dat ook as een tijdeijke opname onafwendbaar is, hupvereners van het (F) ACT team betrokken bijven en doorgaan met hun zorgverening. Ideaiter igt de regie voor opname, het individuee behandebeeid en ontsag bij het (F)ACT-team. Dat is voor vee voorzieningen, zeker ook voor de VG, een radicaa andere manier van denken en handeen. Vanuit de visie dat ciënten pas écht hersteen (of daarmee een begin kunnen maken) in hun eigen omgeving, worden (crisis)opnames zovee mogeijk voorkomen of bekort. De ideoogie van (F)ACT in steekwoorden Een ciënt is meer dan een ciënt De hupvraag van de ciënt is eidend De hupverener moet aansuiten bij hetgeen de ciënt zef wi en moet buiten de gebaande paden kunnen treden Echt beter worden (in de zin van hersteen) doe je niet in de kiniek, maar in je eigen omgeving Doe is maatschappeijke participatie en een waardevo even kunnen eiden, dus niet enke het behandeen van de aandoening of het stabiiseren van een crisis. 3 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Praktijkcasus: Fred Fred is een zwakbegaafde jongen van 20 jaar as hij wordt aangemed bij het ACT-team van Trajectum in Zwoe. Hij is opgegroeid bij een versaafde moeder en heeft een vereden in de kinder- en jeugdpsychiatrie, de jeugdzorg en de verstandeijk gehandicaptenzorg. Vanwege diverse ernstige incidenten heeft de VGorganisatie bij wie hij het aatst in zorg was, de zorgovereenkomst opgezegd en heeft Fred weer onderdak gezocht bij zijn moeder. Het gaat het niet goed met hem. Hij is sterk zorgmijdend, gaat om met de verkeerde vrienden, gebruikt drugs, heeft geen dagbesteding en geen uitkering. Het ACT-team gaat regematig bij Fred angs en zoekt hem op, op pekken waar hij vee is, maar Fred houdt het contact af. Fred gijdt steeds verder af en op een gegeven moment is de situatie bij zijn moeder thuis niet anger houdbaar. Het besef breekt bij hem door dat hij het aeen niet anger redt. Hij mist de praktische vaardigheden om zijn (financiëe) zaken te regeen en zet de deur voor het ACT-team op een kier. Het ACT-team reget een ID-kaart en een uitkering en springt daarmee in op zijn grootste noden. Vanaf dat moment groeit het vertrouwen. Het ACT-team reget een woning via de woningbouw, maar dat doet tevee appè op de zefstandigheid van Fred en het misukt. Fred wordt opgenomen in een KVT (kort verbijf thuis). Tijdens zijn verbijf in het KVT bijft het ACT-team in contact met zowe Fred as zijn begeeiders, die af en toe met hun handen in het haar zitten omdat Fred fors ageert en reges niet accepteert. Na veroop van tijd komt Fred echter tot rust. Hij ziet in dat hij begeeiding en zorg nodig heeft, maar hij wi niet meer in een groep wonen. Uiteindeijk reget het ACT-team een tweekamerwoning in het centrum van Zwoe voor hem, waar hij geen naaste buren heeft die hij overast zou kunnen bezorgen. Met een persoonsgebonden budget wordt woonbegeeiding gereged. Het ACT-team bijft hem twee tot drie keer per week bezoeken. 2.1.2 De doegroep van (F)ACT In de GGZ is het aanta (F)ACT-teams de aatste jaren enorm toegenomen. Een groot dee van de ambuante zorg is getransformeerd naar (F)ACT. Toch is (F)ACT niet voor iedere GGZ-ciënt zaigmakend. (F)ACT is ontwikked en in wetenschappeijk onderzoek effectief bevonden 4 voor een specifieke, weomschreven doegroep, nameijk voor ciënten met ernstige psychiatrische (veea psychotische) aandoeningen (EPA). De aandoeningen zijn angdurend van aard en gaan gepaard met probematiek op verschiende terreinen zoas huisvesting (dakoosheid), financiën, dagbesteding/werk en sociae reaties. Het gaat om mensen met een doorgaans ange ziekte- en hupvereningsgeschiedenis, die vanuit hun ziektebeed maar ook vaak as gevog van negatieve ervaringen met de professionee hupverening, (zeer) moeiijk te motiveren zijn voor enigerei hup en soms zefs ronduit afwerend staan tegenover hupvereners. Zoas (F)ACT niet voor iedere GGZ-ciënt de juiste opossing is, is dat ook niet het geva voor iedere ciënt met een LVB. Het merendee van de ciënten met een LVB za aeen of met enkee anderen samen kunnen wonen en kunnen deenemen aan het maatschappeijk even, met begeeiding vanuit het sociae netwerk en/of vanuit de professionee zorg (ambuante wijkzorg). Voor hen is de bestaande zorg toereikend. Voor een andere, meer seecte groep, schiet de bestaande zorg echter tekort. In de modebeschrijving 'ACT voor LVB met compexe probematiek' is de doegroep van (F)ACT dan ook as vogt omschreven: "Mensen die naast een icht verstandeijke beperking tevens te kampen hebben met ernstige en/of angdurende psychiatrische en/of gedragsprobematiek in combinatie met uiteenopende probemen op diverse evensgebieden. Het gaat om mensen die door een scaa aan oorzaken de grip op het even zijn kwijtgeraakt, die zef niet om zorg (kunnen) vragen, die moeiijk te stabiiseren zijn en regematig in crisissituaties beanden. Daarnaast kan er ook sprake zijn van middeenmisbruik en risicovo en/of overastgevend gedrag. De doegroep is zeer gevarieerd van samensteing. Het kan gaan om mensen die zefstandig wonen, in woonvoorzieningen wonen of binnen de maatschappeijke opvang verbijven. Een keine groep van de ciënten za geen vaste verbijfpaats hebben en is dakoos." 4 De wetenschappeijke evidentie is met name aangetoond voor ACT (bronvermeding). ACT is dan ook as evidence based practice opgenomen in de mutidiscipinaire richtijn schizofrenie. FACT wordt in diezefde richtijn omschreven as 'veebeovend'. 4 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
2.1.3 De positionering van (F)ACT De aard, de compexiteit en het chronische beoop van de probematiek vragen om angdurende begeeiding en behandeing die geboden wordt vanuit een mutidiscipinair team. (F)ACT is dus een speciaistische vorm van zorg, die gepositioneerd moet worden in de (nu nog) derde ijn 5. Omdat (F)ACT-teams hoogwaardige, speciaistische en intensieve zorg bieden, is het ook een reatief dure vorm van zorg. In de GGZ wordt (F)ACT derhave aeen geïndiceerd voor ciënten die tot de meest compexe, ofwe EPA-doegroep 6 behoren. Ciënten met minder compexe en enkevoudige probematiek worden niet behanded in (F)ACT-teams, maar krijgen reguiere kinische of ambuante behandeing en begeeiding van de GGZ. 2.1.4 De financiering van (F)ACT Om te kunnen starten met (F)ACT za de financiering uiteraard op orde moeten zijn. Omdat (F)ACT zich richt op ciënten die zich bevinden op het grensvak van curatieve zorg, angdurende zorg, openbare geesteijke gezondheidszorg en soms ook justitie, zijn verschiende financieringsbronnen nodig. Hoewe er in de nabije toekomst vee gaat veranderen 7, worden de meeste VG-organisaties op dit moment nog grotendees AWBZ-gefinancierd. Dit betekent dat zij uitsuitend geïndiceerde behandeing, dan we begeeiding mogen everen, voor een vastgested aanta uren per week en voor een afgebakende periode. Deze tameijk starre wijze van financiering staat echter op gespannen voet met het werken vogens het (F)ACT mode, dat uitgaat van zorg op maat voor iedere ciënt en waarbij het team kan 'opschaen' wanneer het nodig is, angdurig bij ciënten betrokken bijft (dus ook wanneer zij zich in een stabiee fase bevinden) en juist ook ciënten die niet zef om hup vragen maar we zorgbehoevend zijn en/ of maatschappeijke overast zorgen, hup biedt. Ook moet (F)ACT in perioden van opname of detentie, betrokken kunnen bijven en zorg kunnen bieden. Aanvuende financiering (of in ieder geva zicht daarop) vanuit de ZVW, de WMO en eventuee Justitie za nodig zijn om (F)ACT te kunnen (bijven) financieren. Het is aan de Raad van Bestuur om hierover afspraken te maken met de zorgverzekeraars. Vooruitopend op deze afspraken kan de (VG) organisatie overwegen om de start van (F)ACT zef (mede) te financieren, door financiëe reserves aan te boren en/of bestaande financiëe middeen te heraoceren. Uit: beeidsdocument Idris 'Financiering FACT LVB' Actuee financiering FACT-behandeing en begeeiding FACT-behandeings- of begeeidingsvorm ZVW AWBZ Wmo UWV/arbeids- (o.a GGZ) voorziening Diagnostiek Geneeskundige behandeing Begeeiding NAH Behandeing JLVG / IOG Arbeidstoeeiding (IPS) Casemanagement Crisishupverening 5 In de toekomst za de GGZ worden opgespitst in basis GGZ en speciaistische GGZ. Over de positionering van (F)ACT is nog geen definitief besuit genomen. De Stichting CCAF en de Vereniging F-ACT Nederand peiten sterk voor positionering van (F)ACT as onderdee van de speciaistische GGZ. 6 EPA staat voor ernstige psychiatrische aandoeningen en wordt door de consensusgroep EPA as vogt gedefinieerd: er is sprake van een psychiatrische stoornis die zorg/behandeing noodzakeijk maakt; die met ernstige beperkingen in het sociaa en maatschappeijk functioneren gepaard gaat; waarbij de beperking oorzaak en gevog is van de psychiatrische stoornis; die niet van voorbijgaande aard is en waarbij gecoördineerde zorg van professionee hupvereners in zorgnetwerken geïndiceerd is om het behandepan te reaiseren (Deespau, 2013). 7 Gedoed wordt op de transities in de angdurende zorg: de Participatiewet (Wet werken naar vermogen), de overheveing van de AWBZ-begeeiding naar de WMO en de transitie van de Jeugdzorg. Voor een schematisch overzicht van deze hervormingen: zie bijage. 5 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Verandering : transities jeugdhup Wmo kern AWBZ FACT-behandeings- of begeeidingsvorm ZVW AWBZ Wmo UWV/arbeids- (o.a GGZ) voorziening Diagnostiek Geneeskundige behandeing Begeeiding NAH Arbeidstoeeiding (IPS) Casemanagement Crisishupverening 2.1.5 Go or no go? Bovenstaande beschrijving van de achteriggende ideoogie en visie, de doegroep, de positionering en de financiering van (F)ACT, maakt duideijk dat de (VG) organisatie die wi gaan starten met (F)ACT, bepaad niet over één nacht ijs kan gaan. Om een weoverwogen besuit te nemen ten aanzien van de impementatie van (F)ACT, za de (VG) organisatie zichzef een aanta vragen moeten steen en een aanta stappen moeten zetten: Breng de doegroep in kaart In de eerste paats za de (VG) organisatie die overweegt te starten met (F)ACT, zicht moeten hebben op de aard en omvang van de doegroep die men in zorg heeft. Hoe ziet de LVB-doegroep eruit? Wat zijn hun kenmerken en zorgbehoeftes? In hoeverre is er sprake van bijkomende gedrags- en/of psychiatrische probematiek, en wat is de ernst en duur van deze probematiek? Zijn er bepaade trends te bespeuren? Komt bepaade probematiek (bijvoorbeed versaving) de aatste jaren meer voor? Is er een verandering te zien in zorgzwaarte? Breng de doegroep in kaart De vogende vraag die de (VG) organisatie zich moet steen, is in hoeverre het bestaande zorgaanbod (residentiee en ambuant) tegemoet komt aan de behoeftes en de zorgvragen van de ciënten en hun naasten. Wat is er bekend over de resutaten van de huidige residentiëe en ambuante zorg? In hoeverre worden de begeeidingsdoeen behaad? Zijn er ciënten van wie de begeeidingsdoeen niet behaad worden, ciënten aan wie de zorg om negatieve redenen moet worden beëindigd en/of ciënten die zich aan de zorg onttrekken? Zijn er ciënten die regematig terugkeren op de crisisunit? Zijn er ciënten die afgewezen worden omdat ze te compex zijn of die in het gehee niet in beed komen van de zorg terwij ze we zorgbehoeftig zijn? Wat voor ciënten zijn dit? Vodoen deze ciënten aan het profie van (F) ACT-ciënten? Hoe groot is deze groep, en waar bevindt hij zich? Breng de doegroep in kaart Vervogens is het zaak om de baans op te maken en de resutaten van de voorgaande stappen te spiegeen aan de missie en visie van de organisatie. Biedt de organisatie de zorg die hij wi bieden? Richt de organisatie zich op de doegroep die hij wi bedienen? Speet de organisatie binnen zijn verzorgingsgebied de ro die hij wi speen? Maakt de organisatie zijn ambities waar? Is het nodig de missie en visie van de organisatie (op onderdeen) aan te scherpen of aan te passen? Breng de doegroep in kaart Is (F)ACT een mode waarvan ciënten die op dit moment onvodoende bereikt worden en/of bij wie onvodoende behanderesutaten worden geboekt, zouden kunnen profiteren? Wat zouden de opbrengsten van (F)ACT kunnen zijn voor de ciënt zef, zijn omgeving, de hupvereners, de VG organisatie en de sameneving? Breng de doegroep in kaart Zijn er andere, betere, goedkopere en/of minder ingrijpende en omvangrijke manieren om de doegroep bij wie een koof is geconstateerd tussen vraag en aanbod, beter te bedienen? Kan er bijvoorbeed consutatie worden 6 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
ingeroepen van de GGZ en/of versavingszorg om bepaade ciënten beter te kunnen hepen? Kunnen ciënten beter en sneer worden doorverwezen naar meer gespeciaiseerde vormen van zorg? Kan de zorgverening verbeteren door te investeren in deskundigheidsbevordering van medewerkers? Ook is het van beang om het aanbod in de omgeving in kaart te brengen: Zijn er andere aanbieders binnen de regio die a een (F)ACT-team of een andere intensieve zorgvorm hebben voor de categorie ciënten die op dit moment onvodoende bereikt wordt, en kan hiermee worden samengewerkt? Breng de doegroep in kaart Indien bovenstaande stappen dooropen zijn, za de (VG) organisatie zich de vraag moeten steen of hij bereid en in staat is de noodzakeijke investeringen te treffen en de noodzakeijke randvoorwaarden te creëren. Past de impementatie van (F)ACT in de beeidsagenda voor de komende jaren? Met weke andere beeidsdoesteingen moet (F)ACT wedijveren? Hoe is de financiëe situatie van de organisatie? Beschikt de organisatie over vodoende financiëe middeen om te starten met (F)ACT-teams? Is de financier bereid tot (extra) financiering, of heeft de organisatie mogeijkheden en toestemming om financiëe middeen te heraoceren? Moeten er andere financiers worden gezocht en zo ja, staan zij bereidwiig tegenover (F)ACT? In het haabaarheidsonderzoek moet uiteraard niet aeen aandacht zijn voor de strategische en financiëe aspecten, maar voora ook voor de inhoudeijke. Heeft de organisatie de kennis en kunde in huis om een compexe doegroep te bedienen vogens de (F)ACT criteria? Beschikt de organisatie in vodoende mate over behandediscipines en specifieke deskundigheden, zoas psychiaters, artsen (waaronder AVG's), GZ-psychoogen, versavingsdeskundigen en ervaringsdeskundigen? Biedt de organisatie reeds het gehee paet aan zorg en behandeing dat van (F)ACT-teams verwacht mag worden? Indien deze aatste vragen ontkennend beantwoord moeten worden, is het zaak om te onderzoeken of de benodigde deskundigheid, behandediscipines en behandemodaiteiten in huis kunnen worden gehaad, dan we of er intensief kan worden samengewerkt met andere ketenpartners in de regio. Van beang is ook dat de organisatie beschikt over vodoende urgentiebesef, innovatiedrang, daadkracht en 'organisatorische fexibiiteit' ofwe het vermogen om te kunnen schakeen tussen settings en sectoren. Indien de RvB bovenstaande zaken in acht heeft genomen en een voorgenomen besuit heeft genomen om te starten met (F)ACT, kunnen de vogende stappen worden gezet. Raadzaam is om vanuit het hoger management een accountof projectmanager te benoemen die verantwoordeijk is voor de uitvoering van deze stappen. Samenvattend: Omdat (F)ACT een zorgorganisatiemode is, za de impementatie van (F)ACT gevogen hebben voor de gehee organisatie. Bij (F)ACT wordt niet vanuit de bestaande organisatorische en financiëe kaders en structuren gedacht, maar vanuit de behoeftes en wensen van de ciënt zef. (F)ACT is uitsuitend bedoed voor de meest compexe ciëntengroep, die niet of onvodoende profiteren van het bestaande zorgaanbod. (F)ACT is een speciaistische en dure vorm van zorg, die gepositioneerd moet worden in de derde ijn. Gemengde financiering is noodzakeijk om (F)ACT te kunnen impementeren en te borgen. 7 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
2.2 In weke vorm gaan we starten met (F)ACT? De vraag die zich aandringt nadat de Raad van Bestuur een 'go' besissing heeft genomen, is in weke vorm de (VG) organisatie wi gaan starten met (F)ACT. Wi men een eigen, zefstandig (F)ACT team gaan oprichten of wi men samenwerken met andere ketenpartners in de regio? En kiest de organisatie voor impementatie van ACT of van FACT? En kiest men voor één team of voor meerdere teams? 2.2.1 Zefstandig of samengested? (F)ACT zorg aan ciënten met LVB+ kan op verschiende manieren georganiseerd worden. Het is beangrijk om goed rekenschap te nemen van de verschiende mogeijkheden en de bijbehorende voor- en nadeen, zodat de (VG) organisatie een overwogen keuze kan maken. Een eerste mogeijkheid is om vanuit de eigen organisatie, één of meerdere zefstandige (F)ACT-teams op te richten die zich specifiek richten op de LVB+ popuatie. Dit kan een optie zijn as de LVB+ doegroep op dit moment in de regio waarin de (VG) organisatie werkzaam is, nog onvodoende bediend wordt, ook niet door (F)ACT-teams van de GGZ en/ of (F)ACT-teams van andere VG-aanbieders in de regio. Indien er in de regio a (F)ACT-teams actief zijn, hetzij vanuit de GGZ, hetzij vanuit de VG, is het mogeijk om samen te werken. Ook as er nog geen (F)ACT-teams zijn, maar er is we beangsteing bij de ketenpartners om te starten met (F)ACT, kan deze constructie een mogeijkheid zijn. Hieronder worden de opties nader uitgewerkt en wordt een aanta voor- en nadeen opgesomd. Optie 1: het zefstandig opzetten van specifieke (F)ACT LVB teams Wanneer een optie? As er geen andere aanbieders van vergeijkbare zorg aan een vergeijkbare doegroep zijn in de regio, en hiervoor ook geen pannen bestaan op korte termijn As de (VG) organisatie vodoende deskundigheid in huis heeft of kan haen om (F)ACT-teams te kunnen bemensen As de (VG) organisatie bereid is in de opbouw van (F)ACT te investeren, o.a. door ged, tijd en schoing As de (VG) organisatie goed is ingebed in de zorgketen en beschikt over een groot netwerk van ketenpartners, met wie goede reaties zijn opgebouwd. Voordeen De (VG) organisatie kan het impementatietraject in zijn eigen tempo en op zijn eigen manier dooropen, en is daarin niet afhankeijk van ketenpartners. De (VG) organisatie kan zich naar financiers, ketenpartners en ciënten onderscheiden door een nieuw, herkenbaar zorgproduct op de markt te zetten. Er komen separate teams voor een doegroep die tot op heden onvodoende werd bediend, noch vanuit de VG, noch vanuit de GGZ. Het feit dat de LVB+ doegroep een speciae benadering nodig heeft die vanuit de GGZ onvodoende geboden wordt, kan deze keuze rechtvaardigen. 8 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Nadeen en risico's Er ontstaan aparte (F)ACT-teams voor een doegroep die voor een dee dezefde kenmerken en probemen heeft as de doegroep van (F)ACT teams vanuit de GGZ. Toenemende speciaisatie van (F) ACT kan eiden tot nieuw 'hokjesdenken' waardoor ciënten opnieuw het risico open om tussen wa en schip te vaen. De (VG) organisatie za de (F)ACT-teams gehee op eigen krachten moeten opbouwen. Werken vogens het (F)ACT mode stet hoge eisen aan o.a. de deskundigheid van medewerkers, de fexibiiteit van de organisatie en de samenwerking met (okae) ketenpartners. De (VG) organisatie kan niet meeiften op bestaande structuren. Voor verwijzers is het mogeijk niet duideijk weke gevaen zij moeten aanmeden bij de VG, en in weke gevaen bij de GGZ. Beide teams bedienen dees dezefde doegroep en bovendien is op voorhand niet atijd duideijk of een ciënt tot de LVB-doegroep behoort. Uitgeicht: de FACT-teams van Idris Idris maakt dee uit van de Amarant Groep, een grote VG-organisatie in Brabant. Idris is het onderdee dat zich specifiek richt op ciënten met een LVB en compexe probematiek, vergeijkbaar met de SGLVB-popuatie. Idris beschikt sinds medio 2013 over drie FACT teams: één in Tiburg, één in Breda en één in Hemond. Het team in Hemond bedient tevens de jeugdige doegroep (18 jaar en jonger). Idris heeft ervoor gekozen om eigenstandig FACT-teams op te zetten omdat zij reeds beschikten over ambuante speciaistische teams (AST) die overbruggingszorg boden voor compexe ciënten die op de wachtijsten stonden voor kinische zorg en dus zowe de ciëntengroep as de deskundigheid en ervaring voor een beangrijk dee in huis hadden. De AST-teams zijn omgevormd naar FACT-teams. In de oop van de tijd zijn de teams, die oorspronkeijk overwegend bestonden uit (senior) begeeiders en orthopedagogen, uitgebreid met SPV's, artsen voor verstandeijk gehandicapten (AVG's) en psychiaters. De AVG's waren a in dienst van Idris, de psychiaters en SPV's zijn extern geworven. Optie 2: het samen met andere VG-aanbieders opzetten van of participeren in specifieke (F)ACT LVB teams Wanneer een optie? As andere VG-aanbieders a gestart zijn met (F)ACT-teams voor LVB+. As andere VG-aanbieders voornemens hebben om op korte termijn te starten met (F)ACT voor LVB+. As samenwerking met andere VG-aanbieders voor beide partijen meerwaarde heeft, bijvoorbeed omdat de andere partij beschikt over aanvuende deskundigheid, een samenwerkingsnetwerk, financiering, etc. Voordeen Er komen separate teams voor een doegroep die tot op heden onvodoende werd bediend, noch vanuit de VG, noch vanuit de GGZ. Het feit dat de LVB+ doegroep een speciae benadering nodig heeft die vanuit de GGZ onvodoende geboden wordt, kan deze keuze rechtvaardigen. VG-organisaties kunnen samen optrekken in de ontwikkeing van (F)ACT, en kunnen ekaar versterken en aanvuen op verschiende gebieden. Er wordt voorkomen dat VG-organisaties ondering gaan concurreren; men vormt één gezicht naar buiten toe, hetgeen hederheid verschaft naar verwijzers en ciënten toe. 9 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Nadeen en risico's Er ontstaan aparte (F)ACT-teams voor een doegroep die voor een dee dezefde kenmerken en probemen heeft as de doegroep van (F)ACT teams vanuit de GGZ. Toenemende speciaisatie van (F) ACT kan eiden tot nieuw 'hokjesdenken' waardoor ciënten opnieuw het risico open om tussen wa en schip te vaen. Het samen met een andere VG-aanbieder opzetten van (F)ACT kan afhankeijkheidsreaties creëren en daardoor vertragend werken. Uitgeicht: Het ACT voor LVB team van Trajectum Trajectum, een organisatie die zich specifiek richt op de behandeing van de SGLVB-doegroep, beschikt over twee ACT-teams: één in Zutphen (forensisch ACT) en één in Zwoe. Het Zwose team is voortgekomen uit de poikiniek. Op de poikiniek werd door een aanta behandeaars a outreachend gewerkt ten behoeve van ciënten die door het ontbreken van motivatie en/of hun beperking, niet uit eigen beweging naar de organisatie komen. Het ACT-team van Zwoe is kein begonnen en samengested uit behandeaars (GZ-psychooog, orthopedagoog) van de poikiniek van Trajectum en woonbegeeiders vanuit Frion, een samenwerkende VG-organisatie. De woonbegeeiders zijn gedetacheerd en maken vowaardig dee uit van de teams. Aan het team zijn in de oop van de tijd een psychiater en SPV toegevoegd, die gedetacheerd zijn vanuit Dimence, een grote GGZ-organisatie in Overijsse. Optie 3: het aanhaken bij reeds bestaande (F)ACT-teams vanuit de GGZ Wanneer een optie? As er in de regio a ervaren (F)ACT-teams vanuit de GGZ zijn, die zich (a dan niet bewust) mede op de LVB+ doegroep richten, en die bereid zijn tot en meerwaarde zien in intensivering van de samenwerking met de (VG) organisatie. Voordeen De (VG) organisatie hoeft niet van het begin af aan te beginnen, maar kan meeiften met de ontwikkeingen die reeds in gang zijn gezet. De (VG) organisatie kan mogeijk gebruik maken van de opname- en crisisopvangfaciiteiten van de GGZ. VG en GGZ kunnen samen optrekken in hun zorg aan een dees overappende doegroep, en kunnen ekaar versterken en aanvuen op verschiende gebieden. Er wordt voorkomen dat de VG en de GGZ ondering gaan concurreren in hun zorg voor dees dezefde doegroep; men vormt één gezicht naar buiten toe, hetgeen hederheid verschaft naar verwijzers en ciënten toe. Nadeen en risico's Invoegen in bestaande structuren kan mogeijk betekenen dat de (VG) organisatie zich za moeten aanpassen aan de werkwijze en cutuur van het team dat oorspronkeijk vanuit de GGZ is opgezet. Mogeijk is deze werkwijze en cutuur een andere dan waar de (VG) organisatie voor staat. 10 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Uitgeicht: FACT GGZ Oost Brabant GGZ Oost-Brabant is een grote GGZ-organisatie met verschiende vestigingen in Oost-Brabant. De organisatie beschikt over diverse (F)ACT-teams. GGZ Oost-Brabant heeft een speciaistisch aanbod voor ciënten met een LVB in combinatie met psychiatrische probematiek. Dit aanbod is ondergebracht in een separaat organisatieonderdee LVB & Psychiatrie. GGZ Oost-Brabant is eind 2012 in Oss een piot gestart, waarbij deskundigheid vanuit LVB & Psychiatrie is toegevoegd aan een reeds bestaand FACT-team. Eén van de redenen om aan te haken bij een bestaand team en niet te kiezen voor een separaat LVB-team, was het grote werkgebied van GGZ-Oost-Brabant. Ook beschikte LVB & Psychiatrie over te weinig capaciteit om zef een FACT team op te richten. Vanuit LVB & Psychiatrie werd een verpeegkundige voor 20 uur per week gedetacheerd naar het FACT-team. Daarnaast kon het team inhoudeijk terugvaen op het behandeteam van LVB & Psychiatrie. De piot heeft een jaar gedraaid. Besoten is uiteindeijk om niet op de ingesagen weg verder te gaan. Geconstateerd werd dat de zorg voor mensen met een LVB in deze vorm te weinig tot zijn recht kwam. Teameden werden geconfronteerd met verschien in cutuur, werkwijze en inzicht. Eén van de geeerde essen was dat de inbreng vanuit LVB & Psychiatrie (één verpeegkundige voor 20 uur) mogeijk te weinig substantiee was om de zorg voor mensen met een LVB goed vorm en inhoud te geven binnen een bestaand FACT-team. 2.2.2 Bestaande teams omvormen of starten met nieuwe teams? Vee (VG) organisaties beschikken a over vormen van ambuante zorg, zoas wijkzorgteams, poikinieken of ambuante behandeteams. De intensiteit van de geboden zorg vanuit deze teams varieert, evenas de aard van de doegroep die men bedient, de zorg die men biedt en de manier waarop men die zorg biedt. Soms ijken deze teams op bepaade punten (o.a. outreachend, intensief, mutidiscipinair) a redeijk te werken vogens het (F)ACT mode. Vraag is dan of de (VG) organisatie er verstandig aan doet om deze bestaande teams om te vormen naar (F)ACT, of deze teams in stand te houden en daarnaast (F)ACT-teams op te richten. Hieronder geven we een overzicht van de voor- en nadeen. Optie 1: bestaande behande- of wijkzorgteams omvormen naar (F)ACT teams Voordeen Er is a een team, medewerkers zijn op ekaar ingespeed. Er zijn a (overeg)structuren en het primaire proces oopt a. Er zijn a ciënten waarvan verondersted mag worden dat een dee van hen tot de (F)ACT-doegroep behoort. Het team beschikt a over een netwerk van ketenpartners. Het team werk mogeijk a gedeeteijk vogens (F)ACT-principes en hoeft dus niet vanaf het eerste begin te starten. Nadeen De personee samensteing vodoet mogeijk niet aan de normen van (F)ACT. Dit betekent dat een aanta medewerkers boventaig kan worden. Medewerkers hebben er niet zef voor gekozen om in een (F)ACT team te gaan werken, en hebben mogeijk weerstand tegen de nieuwe werkwijze. Vraag is ook af men vodoende deskundig is en de juiste attitude heeft om te werken met de (F)ACT-doegroep. 11 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Medewerkers zuen moeten afrekenen met hun oude werkwijzen, cutuur en tradities. Dit bijkt in de praktijk niet eenvoudig. Interne en externe verwijzers en samenwerkingspartners zuen nog ang het beed van het oude team bijven houden; het kost tijd en inspanning om dit beed aan te passen. Uitgeicht: de FACT vowassenenteams van Idris Idris nam in 2012 het besuit om het bestaande zorgaanbod aan ciënten met een LVB en compexe bijkomende probematiek uit te breiden met FACT. Het Trimbos-instituut werd ingeschaked om Idris te ondersteunen bij de impementatie van (F)ACT en bij het onderzoek naar de resutaten van deze zorg. Idris beschikte a over AST-teams: ambuante speciaistische zorgteams die praktische begeeiding en behandeing boden aan ciënten met compexe probematiek, die geïndiceerd waren voor kinische zorg maar as gevog van wachtijsten niet konden worden opgenomen. De teams werkten sterk outreachend en bestonden overwegend uit ervaren (senior) begeeiders, die in hun zorgverening werden gecoacht door een orthopedagoog. Om te beoordeen in weke mate de AST-teams a werkten vogens het FACT-mode, werd een audit uitgevoerd door het Trimbos-instituut. Uit de audit beek dat de AST-teams een aanta onderdeen van het FACT mode (outreach, werken met verschiende deskundigheden, intensieve zorg) a goed in praktijk brachten, en dat de teams de potentie hadden om op den duur uit te groeien tot vowaardige en modegetrouwe FACT-teams. Besoten werd om de AST-teams voedig om te vormen naar FACT-teams. Optie 2: starten met nieuwe (F)ACT-teams Voordeen Er kan fris gestart worden met een nieuw team van medewerkers die bewust gekozen hebben en beschikken over de capaciteiten en attitude om te werken in een (F)ACT-team en met een compexe doegroep. Teameden werken gezamenijk aan de opbouw van het team en het ontwikkeen en verbeteren van de werkwijze. Dit versterkt de teambuiding en vergroot het draagvak. Nadeen Het team moet bij het begin beginnen en kan niet meeiften op bestaande structuren. Het kost tijd voordat het team vodoende in de steigers staat en productie kan draaien. Het team za moeten investeren in communicatie en samenwerking binnen en buiten de organisatie om zichzef te profieren. Uitgeicht: Stevig Stevig is onderdee van Dichterbij, een grote VG-organisatie in het zuiden van het and. Stevig is het onderdee dat zich specifiek richt op de SGLVB-doegroep. Het maakt dee uit van de Borg. Om de interne keten te versterken en het aanta (crisis)opnames te reduceren, heeft Stevig besoten om, samen met de drie andere Borgorganisaties en onder begeeiding van het Trimbos-instituut, te starten met (F) ACT. In eerste instantie was het idee om de bestaande ambuante behandeteams (ABT) om te vormen naar (F) ACT-teams. De ABT-teams werden geschood in het (F)ACT mode en bij één van de ABT-teams vond een audit paats. Geconstateerd werd dat de ABT-teams een kwaitatief hoogwaardig en herkenbaar behandeaanbod 12 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
everden aan een weomschreven doegroep, maar dat zowe het aanbod as de doegroep noga ver afstonden van (F)ACT. Uiteindeijk werd besoten 'het kind niet met het badwater weg te gooien' en naast de ABT-teams, te starten met een ACT-team in Sittard. Intern werden vacatures gested waarop zowe door ambuante as kinische hupvereners werd gereageerd. Begin 2014 ging een nieuw, enthousiast ACT-team van start. 2.2.3 ACT of FACT? De (VG) organisatie za niet aeen een keuze moeten maken m.b.t. de organisatievorm, ook moet men een keuze maken met betrekking tot ACT, FACT of in het geva van meerdere teams, een combinatie van beide. Omdat het voor deze handreiking te ver voert om uitgebreid op de overeenkomsten en verschien tussen beide organisatiemodeen in te gaan, vostaan we hier met een korte beschrijving van de beangrijkste onderscheidende kenmerken 8 : Waar ACT zich richt op de meest compexe, instabiee en veea zorgmijdende ciëntengroep ("het topje van de ijsberg"), richt FACT zich tevens op ciënten die eveneens ijden aan ernstige en compexe probematiek (de zgn. EPA doegroep), maar ook (angdurige) periodes hebben waarin zij met de nodige ondersteuning, redeijk zefstandig en stabie kunnen functioneren. De verhouding tussen het aandee zeer zorgintensieve ciënten ten opzichte van het aandee stabiee ciënten verschit per FACT-team, maar is doorgaans ongeveer 20% - 80%. Omdat ACT-teams zich richten op de meest compexe en instabiee ciëntengroep bieden zij zeer intensieve zorg. Ciënten worden meerdere keren per week (soms dageijks) bezocht en krijgen intensieve behandeingen begeeiding op ae evensgebieden. Bij FACT-teams is de gemiddede contactfrequentie ager, gezien het reatief grote percentage 'stabiee' ciënten. Ciënten die het nodig hebben, worden 'opgepust' wat wi zeggen dat zij zorg krijgen op ACT-niveau. 9 Hieronder geven we de beangrijke overeenkomsten en verschien tussen beide modeen schematisch weer. Op punten waarop (F)ACT voor LVB+ afwijkt van reguiere (F)ACT, is dit cursief weergegeven. Doegroep ACT Mensen met angdurende of bijvende ernstige psychiatrische aandoeningen LVB+: Mensen met een LVB en compexe en angdurende psychiatrische en/of gedragsprobematiek FACT Mensen met angdurende of bijvende ernstige psychiatrische aandoeningen LVB+: Mensen met een LVB en compexe en angdurende psychiatrische en/of gedragsprobematiek Kenmerken Outreachend Ambuant Intensief Mutidiscipinair Shared caseoad Continuïteit van zorg Langdurend Twee werkwijzen: Casemanagement bij stabiee ciënten ACT bij instabiee ciënten Wijkgericht Caseoad Ca 100 ciënten LVB+: Ca 80 ciënten Ca 200 ciënten LVB+: Ca 175 ciënten Omvang team Ca 10 fte Ca 13 fte 8 Voor een uitgebreider beschrijving van de verschien en overeenkomsten tussen ACT en FACT, zie http://www.ccaf.n/act-en-fact/iteratuur met inks naar o.a. Van Vedhuizen e.a., 2006. 9 Voor de normen m.b.t. caseoad, contactfrequentie, zorgintensiteit, zie de DACTS en de FACTS. Deze instrumenten zijn te downoaden via http://www.ccaf.n/audits/instrumenten-77430 13 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
De keuze tussen ACT en FACT hangt af van verschiende factoren: In de eerste paats de aard en compexiteit van de doegroep waarop het team zich wi richten. Richt het team zich hoofdzakeijk of uitsuitend op de aer moeiijkste, zeer zorgbehoeftige en instabiee ciëntengroep 10 of richt het team zich ook op de meer stabiee ciënten met LVB en angdurende gedrags- en psychiatrische probematiek? In het eerste geva za het team vee tijd besteden aan casefinding en het binden van / contact krijgen met ciënten, terwij in het tweede geva ciënten vaak a wat stabieer functioneren maar vanwege hun kwetsbaarheid we het risico open op decompensatie of een gevaar of overast veroorzaken voor de omgeving. Bij deze ciënten is de behandeing en de begeeiding vanuit het FACT-team erop gericht om hen zodanig te ondersteunen dat zij zo zefstandig mogeijk kunnen functioneren in de sameneving, en kunnen werken aan hun verdere herste- en reïntegratieproces. In de tweede paats hangt de keuze voor ACT dan we FACT af van het reeds bestaande zorgaanbod vanuit de eigen organisatie. Indien de VG organisatie a beschikt over een sterke ambuante wijkzorg-tak die zodanig geëquipeerd is dat deze ook intensieve zorg kan bieden aan ciënten die tijdeijk extra zorg nodig hebben, igt het voor de hand dat het nieuw op te richten team zich toespitst op de aer moeiijkste en instabiee ciëntengroep, dus de ACT-doegroep. Het ACT-team zou dan ook een consutatieve functie kunnen vervuen t.b.v. de ambuante wijkzorgteams, en evt. ook tijdeijk kunnen bijspringen door inzet van personee. In de derde paats is het van beang om te weten wek zorgaanbod er eders binnen de regio aanwezig is. Zijn er binnen de regio a (F)ACT-teams actief, hetzij vanuit de VG, hetzij vanuit de GGZ, de versavingszorg of de jeugdzorg? Zo ja, in weke mate richten zij zich ook op de LVB+ doegroep? As er bijvoorbeed a een goed functionerend ACT-team bestaat dat zich mede op de LVB+ doegroep richt, zou dit een reden kunnen zijn om te kiezen voor FACT. Op de vierde paats moet de omvang van de regio worden meegenomen in de keuze voor ACT of FACT. In de GGZ zijn ACT-teams met name actief in de grote steden, terwij FACT-teams met name in kein stedeijke en rurae gebieden werkzaam zijn. Dit heeft te maken met het feit dat de concentratie van ernstige psychiatrische probematiek in de grote steden hoger is dan in kein stedeijke gebieden. Een team dat een groot gebied moet bedienen heeft vee reistijd, en za dus moeiijker kunnen vodoen aan de strenge normen die het ACT-mode o.a. stet aan intensiteit van zorg en contactfrequentie. Ten sotte wordt de keuze mede bepaad door de beschikbare financiën. ACT is duurder dan FACT. Mocht een VG organisatie wien starten met ACT, dan za het de financier moeten kunnen overtuigen van het feit dat deze zorgvorm noodzakeijk is voor de zeer compexe doegroep die men in de toekomst wi bedienen. Uitgeicht: FORACT LVB Trajectum Het forensisch ACT-team van Trajectum is in 2012 opgericht en richt zich specifiek op forensische LVB-ciënten: mensen met een actuee forensische tite en/of mensen die vanuit hun beperking, stoornis en/of gedrag, potentiee deictgevaarijk zijn. Het team heeft ervoor gekozen om in eerste instantie as ACT-team van start te gaan en zich, conform de 'Modebeschrijving ACT voor LVB en compexe probematiek' te richten op de meest moeiijke, zorgintensieve en zorgmijdende ciëntencategorie omdat er in de regio (behave in Zwoe) nog geen (forensische) (F)ACT teams waren die zich specifiek richtten op de LVB-groep en bij deze doegroep de nood het hoogst was. Begin 2014 had het forensisch ACT-team circa 75 ciënten in zorg. Ae ciënten staan op het bord en worden dageijks besproken. Ciënten worden aangemed via het veiigheidshuis, penitentiaire inrichtingen, recassering, GGZ en via interne kanaen. Vrijwe ae ciënten hebben intensieve zorg nodig en worden meerdere keren per week bezocht. Een dee van de ciënten heeft veiigheidscode rood en moet dus met meerdere hupvereners gezien worden. De doegroep is op dit moment ACT 'waardig'. Er bestaan pannen om het ambuante aanbod van Trajectum in de toekomst uit te breiden c.q. om te vormen met FACT, om ook aan de meer stabiee ciëntengroep zorg te kunnen bieden en de uitstroom uit ACT op te kunnen vangen. 10 Bij ciënten met een ernstige psychiatrische aandoening (EPA) gaat het naar schatting om 20% van de ciëntenpopuatie (Van Vedhuizen ea, 2006). 14 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Uitgeicht: FORFACT LVB Atrecht Het forensisch FACT LVB team van Atrecht is in 2012 opgericht en richt zich net as Trajectum op een forensische LVB-doegroep. Het team heeft gekozen voor FACT omdat Atrecht a een aanbod heeft op het gebied van ACT, waaronder ook een forensisch ACT-team. In deze teams worden ook ciënten met een LVB behanded en begeeid. Na behandeing in het forensisch ACT-team worden ciënten soms doorverwezen naar het forensisch FACT LVB team. Andere verwijzingen zijn afkomstig van de forensische poikiniek en de recassering. De ervaring eert dat vee startende teams bij aanvang nog niet met zekerheid kunnen voorspeen weke doegroep zij precies in hun caseoad zuen krijgen. Het is moeiijk om van tevoren a een heder en betrouwbaar beed te krijgen van de aard en omvang van de ciëntenpopuatie. Toch is het van beang om van tevoren zo goed mogeijk een 'zorgvraaganayse' uit te voeren, op basis waarvan in ieder geva een vooropige keuze kan worden gemaakt tussen ACT en FACT. De definitieve keuze kan dan na veroop van tijd (bijvoorbeed na een jaar) worden gemaakt, as het team a enige tijd draait en de doegroep zich meer heeft uitgekristaiseerd. 2.2.4 Hoevee (F)ACT teams? De (VG) organisatie die wi gaan starten met (F)ACT za ook moeten besissen of het met één dan we meerdere teams tegeijk wi gaan starten. Deze besissing hangt uiteraard af met de omvang van de regio en het aanbod eders binnen de regio. Daarnaast hangt het af van de beschikbare financiering, de ambities van de organisatie en de visie op en ervaringen met het impementeren van innovaties in de zorg: wi men op één piotocatie beginnen en in een ater stadium breder uitroen of kiest men voor een regio brede aanpak vanaf het eerste begin? Samenvattend: (F)ACT zorg aan ciënten met LVB+ kan op verschiende manieren georganiseerd worden: vanuit de VG, vanuit de GGZ, of vanuit een samenwerking van VG en GGZ. Organisaties staan voor de keuze om voor de LVB+ doegroep separate, speciaistische (F)ACT teams te organiseren of om de zorg voor deze doegroep te integreren in reguiere (F)ACT teams. Een organisatie die gaat starten met (F)ACT kan ervoor kiezen om bestaande ambuante teams om te vormen naar (F)ACT of om te starten met gehee nieuwe teams. Ook za een organisatie vroeg of aat een keuze moeten maken tussen ACT en FACT of, in het geva van meerdere teams, een combinatie van beide. Het is astig om organisaties die wien gaan starten met ambuante outreachende zorg voor de LVB+ doegroep, een eensuidend advies te geven met betrekking tot de organisatievorm. Iedere organisatie za zijn eigen afweging moeten maken en in de praktijk gebeurt dat ook, getuige de verscheidenheid in organisatorische vormgeving (zie praktijkvoorbeeden). Evenwe kan worden gested dat het in eerste instantie het meest ogisch ijkt om daar te beginnen waar de nood het hoogst is en dus de meeste winst (zowe in termen van gezondheidswinst as economische winst) kan worden geboekt, ofwe bij de meest compexe, zorgintensieve, instabiee en veea tevens overastgevende LVB-doegroep. Deze specifieke doegroep is het meest gebaat bij ACT-zorg. Na veroop van tijd zouden dan as aanvuing op ACT, tevens FACT-teams kunnen worden gestart (zie ook Rijkaart en Neijmeijer, 2011). Ten sotte za een organisatie moeten bepaen hoevee (F)ACT-teams het wi gaan starten, en binnen weke tijdsperiode. Dit vergt een zorgvudige zorgvraaganayse en een strategisch meerjarenbeeidspan. 15 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
2.3 Hoe gaan we starten met (F)ACT? 2.3.1 Inrichten projectstructuur Op het moment dat de pannen m.b.t. (F)ACT in grote ijnen duideijk zijn, er op bestuursniveau vodoende draagvak is voor (F)ACT en de financiering (in ieder geva voor het komende jaar) vodoende op orde is, is het raadzaam om een projectstructuur op te bouwen. Door de impementatie van (F)ACT een projectstatus te geven, wordt voorkomen dat een veebeovend initiatief niet tot wasdom kan komen of haverwege strandt in goede bedoeingen maar te weinig daadkracht en voortvarendheid. Een project heeft as voordee dat het een status aparte krijgt toegekend en dat er extra inspanningen geeverd gaan worden om de doeen te reaiseren. Uiteraard is daarbij van beang dat degenen die bij het project betrokken worden, vodoende gefaciiteerd worden in de vorm van tijd en ged voor ontwikke- en schoingsactiviteiten. Het opbouwen en inrichten van de projectstructuur behoort tot de taak van de verantwoordeijk project- of accountmanager, die is aangested door de RvB. De projectmanager, i.c. een vertegenwoordiger van het hoger management, kan op zijn beurt één of meerdere projecteiders of coördinatoren benoemen. De ro van projecteider kan het beste worden ingevud door de (beoogd) operationee teameider. Van deze persoon wordt verwacht dat hij sturing kan geven aan veranderprocessen en medewerkers kan coachen en faciiteren om de (F)ACT werkwijze optimaa in de praktijk te brengen (voor een taakbeschrijving van de teameider: zie bijage). De eindverantwoordeijkheid voor de impementatie van (F)ACT berust bij de projectmanager. In het geva van meerdere startende (F)ACT-teams bewaakt hij ook de onderinge afstemming en coördinatie tussen de teams. De projectmanager draagt zorg voor een hedere resutaatomschrijving met bijbehorende mijpaen. Het projectteam bestaat dus in ieder geva uit de projectmanager en de projecteider(s) van de (F)ACT team(s) in oprichting. Desgewenst kan een beeidsmedewerker en/of een extern procesbegeeider/adviseur aan het projectteam worden toegevoegd. Daarnaast is het raadzaam een ervaren behandecoördinator toe te voegen aan het projectteam. Staffunctionarissen, zoas een communicatieadviseur, een faciitair coördinator, een ICT-coördinator en een personeesconsuent hoeven niet standaard dee uit te maken van het projectteam, maar kunnen op indicatie verzocht worden tot deename aan het overeg. Van beang is om bij aanvang afspraken te maken over de onderinge taakverdeing. Indien de organisatie kiest voor het opstarten van meerdere (F)ACT-teams tegeijkertijd, igt het voor de hand om het voorzitterschap te beeggen bij de projectmanager. Gaat het (vooropig) om de start van één team, dan kan het voorzitterschap bij de projecteider iggen. In dat geva is het weicht niet nodig dat de projectmanager bij ieder overeg van het projectteam aanwezig is, maar periodiek (in een nader te bepaen frequentie) aanschuift. De projectmanager heeft ook as taak om de projecteiders te coachen en zorg te dragen voor de noodzakeijke faciiteiten. Er za budget en tijd moeten worden vrijgemaakt voor het impementatietraject. Om (F)ACT tot een succes te kunnen maken, zijn investeringen nodig. De eden van het projectteam zuen geoormerkte uren moeten krijgen om een werkpan op te steen en uit te voeren. Daarnaast za er tijd en ged beschikbaar moeten worden gested voor deskundigheidsbevordering en eventuee werving van nieuwe medewerkers (in de VG zuen dat met name behandediscipines zijn) die in de (F)ACT teams zuen gaan werken. Ook zuen de nieuwe (F)ACT-teams de tijd moeten krijgen om zich te ontwikkeen en zich de (F)ACT werkwijze eigen te maken. Dat betekent dat er in deze ontwikkefase reaistische (dus agere) productienormen zuen moeten worden afgesproken met de teams. Van beang is om a in een vroeg stadium van het project na te denken over de borging van (F)ACT binnen de organisatie op angere termijn. Hoe zorgt men ervoor dat de resutaten die de komende tijd bereikt worden, inzichteijk worden gemaakt ten behoeve van de eigen organisatie en externe partijen, waaronder financiers? En hoe zorgt men ervoor dat deze resutaten ook op angere termijn worden vastgehouden en verankerd in de dageijkse routine? Het antwoord op deze vragen is van invoed op de inhoud van het werkpan en de aanpak van het projectteam. Zie verder hoofdstuk 4. 16 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
2.3.2 Opsteen van een werkpan Het projectteam start met het maken van een werkpan. Indien er meerdere (F)ACT-teams tegeijkertijd starten, is het raadzaam om een FACT-breed werkpan op te steen en as afgeeide daarvan aparte (dee)werkpannen per team. In het werkpan beschrijft het projectteam aan weke doeen men wi gaan werken gedurende een afgebakende periode. Ae acties die uitgevoerd moeten worden om te starten met (F)ACT worden in dit pan beschreven. Het gaat daarbij o.a. om doeen en acties met betrekking tot: Het opbouwen en samensteen van het team (formatiepan) Het schoen van het team (schoingspan) Het ontwikkeen van beeid m.b.t. crisis, beschikbaarheid, veiigheid, et cetera Het aanschaffen van de noodzakeijke middeen en ruimtes (huisvestingspan, faciitair pan, ICT pan) Het opbouwen en samensteen van de caseoad (indicatiecriteria) Het inrichten van het primaire proces (proces van instroom t/m uitstroom) en het bijbehorende administratieve proces (aanvragen indicaties e.d.) Het inrichten van de overegstructuur Het beschrijven van het zorgaanbod Beangrijk is om de doeen zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabe, reaistisch, tijdgebonden) mogeijk te formueren. Van doeen die te gobaa en te weinig concreet geformueerd zijn, vat achteraf moeiijk te bepaen of ze ook daadwerkeijk gereaiseerd zijn. Om in de oop van het impementatietraject de voortgang te bepaen, kan het zinvo zijn om de gestede doeen te vertaen naar prestatie-indicatoren. De prestatie-indicatoren moeten zorgvudig gedefinieerd zijn, zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan over wat ermee bedoed wordt. Ze worden beschreven in termen van percentages, tijd, aanta, duur et cetera. Vervogens is het zaak om de doeen en acties te koppeen aan projectgroepeden en te voorzien van data waarop de doeen moeten zijn behaad. Van beang is dat het werkpan wordt besproken met en goedgekeurd door het hogere management: de Raad van Bestuur / directie en de managementaag daaronder (sector-/ custermanagement). Het werkpan bevat een groot aanta activiteiten waarvan goed afgesproken moet worden wie waarvoor verantwoordeijk is. Waar sommige activiteiten door de projectgroep zef kunnen worden geïnitieerd en uitgevoerd (bijvoorbeed beschrijven en inrichten van een overegstructuur), zuen andere activiteiten (bijvoorbeed het maken van werkafspraken met de crisisdienst, externe PR) op directieniveau moeten worden uitgevoerd. Enkee voorbeeden (van een werkpan, schoingspan) zijn in de bijage opgenomen. 2.3.3 Opsteen van een communicatiepan Het impementeren van (F)ACT heeft consequenties voor verschiende partijen; in de eerste paats natuurijk voor de hupvereners die gaan participeren in de FACT-teams, maar vanzefsprekend zuen ook ciënten en hun famiieeden / naastbetrokkenen het één en ander van de veranderingen gaan merken. Omdat de invoering van (F) ACT consequenties za hebben voor verschiende organisatieonderdeen, waaronder bijvoorbeed de kiniek en de crisisunit, za het nodig zijn om breed binnen de organisatie te communiceren over de opstart en werkwijze van (F) ACT. Onder andere moet duideijk zijn voor weke doegroep (F)ACT bedoed is, wat de indicatie- en eventuee de contra-indicatiecriteria zijn, hoe de aanmeding veroopt en wat de ro is van het (F)ACT team in geva van opname in de kiniek. Uiteraard zuen ook verwijzers, samenwerkingspartners en andere externe stakehoders (financiers) geïnformeerd moeten worden over de start van (F)ACT, en is het van beang om hen periodiek op de hoogte te houden van de ontwikkeingen binnen (F)ACT en de rest van de organisatie. 17 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT
Raadzaam is om de activiteiten op het gebied van interne en externe communicatie vast te eggen in een apart communicatiepan. Het kan handig zijn om af te spreken dat één van de projectteameden de communicatie coördineert en de verantwoordeijkheid draagt voor de uitvoering ervan. Een communicatie- of beeidsmedewerker kan hierbij ondersteunen en adviseren. Uitgeicht: De (F)ACT teams van de Borg Trajectum, Atrecht/Aventurijn, Ipse de Bruggen en Dichterbij/Stevig zijn in september 2011 samen met het Trimbos-instituut een project gestart, gericht op de impementatie van forensische (F)ACT voor LVB. Op Borgniveau werd een stuurgroep (F)ACT opgericht. De stuurgroep heeft o.a. een communicatie- en PR pan opgested. Uitvoering van dit pan heeft op andeijk niveau o.a. geeid tot: een reportage in Markant over het forensisch ACT LVB team van Trajectum diverse ezingen op (internationae) congressen participatie van de (F)ACT LVB teams in andeijke patforms een bijeenkomst t.b.v. externe stakehoders (CCAF, zorgverzekeraar, gemeente, ministerie van Veiigheid en Justitie). Op regionaa en okaa niveau hebben de activiteiten geeid tot onder meer: deename aan diverse ketenovereggen presentaties aan verwijzers informatiemateriaa voor ciënten en verwijzers berichten in nieuwsbrieven en personeesbaden. Samenvattend: Zodra de randvoorwaarden voor de start van (F)ACT op orde zijn, is het raadzaam een projectstructuur op te bouwen. In de projectgroep dienen zowe vertegenwoordigers van het hogere management as van het operationee management vertegenwoordigd te zijn. Voor het impementatietraject za vodoende budget en tijd moeten worden vrijgemaakt. Met startende (F)ACT-teams zuen bovendien reaistische productietaaksteingen moeten worden afgesproken. Omdat de invoering van (F)ACT consequenties za hebben voor verschiende organisatieonderdeen, waaronder bijvoorbeed de kiniek en de crisisunit, za het nodig zijn om breed binnen de organisatie te communiceren over de opstart en werkwijze van (F)ACT. 18 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT