Aan de slag met (F)ACT voor LVB?!

Transcriptie

1 Aan de sag met (F)ACT voor LVB?! 4. Monitoren, verankeren en continu verbeteren Laura Neijmeijer - apri Handreiking voor de impementatie van (F)ACT

2 Coofon Financier Antonia Wihemina Fonds Initiatiefnemers Amarant Groep, Ivo Vugs Kennispein Gehandicaptensector, Hiair Basters Uitvoering Trimbos-instituut, Laura Neijmeijer Met dank aan Deenemende VG- en GGZ-organisaties 2 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT

3 4 Monitoren, verankeren en continu verbeteren Een startend team heeft de tijd nodig om uit te groeien tot een vowaardig en gecertificeerd (F)ACT LVB team. Meesta breekt na één tot twee jaar van pionieren, hectiek, vaen en opstaan, een meer stabiee fase aan. De kennis van (F) ACT is toegenomen (er is niet aeen sprake van cognitieve, maar ook van emotionee begripsvorming) en het team beschikt over de noodzakeijke discipines en deskundigheden. Het team heeft zich de (F)ACT werkwijze eigen gemaakt, het zorgproces is beschreven, er zijn afspraken gemaakt over bereikbaarheid, crisisopvang, bed op recept (BOR), et cetera. Er wordt samengewerkt met interne en externe ketenpartners en verwijzers weten het (F)ACT LVB team te vinden. De financiering en de andere randvoorwaarden zijn op orde. En bovena krijgen de ciënten de zorg die zij nodig hebben. In de fase die nu aanbreekt is het beangrijk om de aandacht voor verdere verbetering van het functioneren van het team en de kwaiteit van zorg niet te aten versappen. Beangrijk is dat het team kritisch bijft op zijn eigen functioneren, en zich spieget aan anderen. Verbeteringen die de afgeopen periode bereikt zijn, moeten vastgehouden en verankerd worden in de dageijkse routine. Ook za in deze fase in toenemende mate van het (F)ACT LVB team verwacht worden dat het kan aten zien weke resutaten er geboekt zijn, niet aeen ten behoeve van de eigen organisatie maar ook ten behoeve van de financiers. 4.1 Routine Outcome Measurement (ROM) Het systematisch meten en monitoren van de resutaten van de zorg is om twee redenen van beang. In de eerste paats geven ROM-gegevens inzicht in het functioneren van de individuee ciënt en ontwikkeingen daarin in de oop van de tijd. ROM-gegevens zoas ciënttevredenheid, psychisch functioneren en deename aan dagbesteding of arbeid geven een indruk van hoe goed het met iemand gaat en in hoeverre de ciënt heeft geprofiteerd van de begeeiding en de behandeing vanuit het (F)ACT team. In de tweede paats geven ROM-gegevens inzicht in de opbrengsten van (F)ACT in het agemeen, dus voor de gehee ciëntengroep die het team bedient. In die overa gegevens zijn met name de financiers van de zorg geïnteresseerd. Op dit moment is het a zo dat zorgorganisaties, waaronder dus ook VG-organisaties, verpicht zijn om jaarijks informatie aan te everen bij benchmarkorganisaties en financiers over de zorg die zij geeverd hebben en over een aanta zogenaamde prestatie-indicatoren. Prestatie-indicatoren zijn ontwikked per sector. Echter, voorasnog zijn er geen aparte prestatie-indicatoren ontwikked die specifiek geden voor zorgaanbieders die ambuante ((F)ACT) zorg bieden aan ciënten met een LVB en bijkomende compexe probematiek (SGLVB). Om de resutaten van de zorg op ciëntniveau en op geaggregeerd niveau inzichteijk te maken, zuen binnen het team afspraken gemaakt moeten worden over de uitkomstmaten (wat wi men precies meten: het functioneren van ciënten, het aanta opnames, ciënttevredenheid?) en de instrumenten die daarbij gehanteerd zuen worden. Er za met andere woorden een ROM-set moeten worden ontwikked. Vaak heeft de organisatie waarvan het (F)ACT LVB team dee uit maakt, a een traditie op het gebied van ROM, en bestaat er dus a een structuur. Mogeijk kan het (F)ACT LVB team hierop (gedeeteijk) meeiften Inhoud van de ROM-set Een ROM-set kan in principe naar eigen inzicht worden opgezet. We is het bij het opzetten van een ROM-set van beang om met een aanta zaken rekening te houden: De ROM za zo goed mogeijk moeten worden afgestemd op de aard van de doegroep. (F)ACT LVB-teams die ook (of uitsuitend) forensische ciënten in zorg hebben, zuen mogeijk andere instrumenten in de ROM opnemen 3 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT

4 dan niet-forensische teams. Hetzefde gedt voor jeugd- versus vowassenenteams. Voor meer informatie over uitkomstmaten en meetinstrumenten, zie o.a. de website van de Stichting Benchmark GGZ ( de website van de VGN ( en de website van het Kennisnet Jeugd ( Omwie van de vergeijkbaarheid met de (F)ACT teams in de GGZ is het raadzaam om in ieder geva de HoNOS (LD), de CAN en de MANSA te gebruiken. Deze instrumenten worden ook voorgeschreven vanuit het (F)ACT mode. Vanwege het te verwachte hoge percentage externaiserende probematiek in (F)ACT LVB teams is ook een risicotaxatie-instrument aan te beveen (bijvoorbeed DROS, START, HKT-30). Hou de ROM-set zo beperkt mogeijk. Hoe meer instrumenten de ROM bevat, hoe meer tijd het de hupvereners kost om de gevraagde informatie aan te everen, en hoe minder waarschijnijk de respons ROM-werkwijze Behave over de inhoud van de ROM-set zuen ook afspraken gemaakt moeten worden over de werkwijze. Wordt er gewerkt met papieren instrumenten (vragenijsten die schrifteijk door hupvereners en/of ciënten worden ingevud), of wordt de ROM gedigitaiseerd? Indien men kiest voor digitaisering, kan gebruik worden gemaakt van een ROMsoftwarepakket (zoas Careweb, Intramed, NetQ ROM, Bergop) dat mogeijk a binnen de organisatie aanwezig is. Ook moeten afspraken worden gemaakt over de frequentie waarmee ROM-gegevens verzamed worden; doet men dit jaarijks of vaker? Beangrijk is in ieder geva dat de ROM voor een ciënt wordt ingevud voorafgaand aan zijn behandepanbespreking of evauatie, zodat de gegevens gebruikt kunnen worden as input voor het individuee behandebeeid. Meesta wordt de ROM door de dossierhouder ingevud, maar in overeg kunnen uiteraard ook andere afspraken worden gemaakt. Nog beter is om de ROM in mutidiscipinair verband in te vuen. ROM-gegevens geven zoas gezegd niet aeen input aan het individuee behandebeeid van ciënten. As ze samengevoegd worden geven ze ook inzicht in het functioneren van de ciëntengroep in zijn gehee. Daarmee zeggen ze dus ook iets over de 'effectiviteit' van (F)ACT LVB. Om de ROM-gegevens van de gehee ciëntengroep te anayseren, zuen de data uiteraard gedigitaiseerd moeten worden. Ondersteuning vanuit een stafafdeing (kwaiteit, onderzoek, contro) is daarbij onontbeerijk. Afgesproken moet worden hoe vaak en in weke vorm de geaggregeerde ROMdata worden teruggekopped, en in weke vorm. Het (F)ACT mode stet as norm dat ROM-data periodiek worden besproken in het (F)ACT team, en dat op basis van de resutaten verbeteracties worden bepaad en in gang gezet. Een dergeijke bespreking zou kunnen paatsvinden tijdens een uitgebreide (haf) jaarijkse teambijeenkomst. 4.2 Monitoren en verbeteren van het teamfunctioneren Interne evauatie As een (F)ACT LVB team eenmaa draait, is het risico aanwezig dat het team zich aat eiden door de waan van de dag. Compexe, instabiee ciënten vragen vee aandacht van het team. Teameden worden (regematig) geconfronteerd met crisissituaties en onverwachte gebeurtenissen. Dynamiek is inherent aan het werken in een (F)ACT LVB team. Daarnaast moet het team vodoen aan de productienormen zoas die binnen de organisatie geden. Toch is het ook in deze fase van beang dat er vodoende ruimte is om te bijven refecteren op de werkwijze van het team en te bijven werken aan verbeteringen. De teameider heeft hierin een beangrijke ro; hij ziet toe op het optimaa impementeren van het (F)ACT mode. Periodiek za de baans moeten worden opgemaakt: waar staan we nu en waar wien we naar toe as team? Streven we naar certificering en zo ja, wanneer? Hoe wien we dat bereiken en wat is daarvoor nodig? Om te toetsen waar het team staat is een (haf)jaarijkse evauatie met het gehee (F)ACT LVB team aan te beveen. Zo'n evauatie kan paatsvinden tijdens een uitgebreide teambijeenkomst of een beeidsdag, aan de hand van het 4 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT

5 werkpan van het team en/of het (F)ACT mode (DACTS of FACTS). Een dergeijke evauatie kan eventuee door een onafhankeijke voorzitter (bijvoorbeed een teameider van een ander team of een staffunctionaris) worden voorgezeten, zodat ook de teameider inhoudeijk kan meepraten. Beschikt de organisatie over meerdere (F)ACT teams, dan is het raadzaam een intern auditsysteem op te zetten waarbij de (F)ACT teams periodiek getoetst worden door getrainde auditoren aan de hand van de DACTS of FACTS. Hiermee krijgt het team een goed objectief beed van het eigen functioneren en van de mate waarin een CCAF-certificaat binnen handbereik is. Beschikt de organisatie niet over een intern auditsysteem en heeft het team behoefte aan een onafhankeijke kwaiteitstoetsing voorafgaand aan de officiëe CCAF-audit, dan kan het team opteren voor een proefaudit, uitgevoerd door een extern deskundige. Figuur 1. De opwaartse verbeterspiraa vogens de PDSA (Langey et a, 1996) Certificering De Stichting CCAF (Centrum voor Certificering van ACT en FACT-teams) is opgericht in 2008 en wi de toepassing van ACT en FACT in de ambuante GGZ bevorderen. Ze kent keurmerken toe aan ACT- en FACT-teams die vodoende modegetrouw werken. Gecertificeerde teams everen een herkenbare, vergeijkbare en garandeerbare kwaiteit van zorg en behandeing. Steeds meer zorginkopers nemen certificering op in hun inkoopvoorwaarden met zorgaanbieders. Een audit vindt paats op basis van de DACTS (ACT-teams) of de FACTS (FACT-teams). Voor forensische (F)ACT teams wordt een forensische versie van deze instrumenten gehanteerd. Voor teams die zich specifiek richten op de LVBdoegroep za in 2014 een apart instrumentarium worden ontwikked. Het CCAF stet een aanta entree-eisen aan (F)ACT teams. Zo moet het team op het moment van de audit minimaa een jaar operationee zijn. Ook worden er eisen gested aan de omvang van de caseoad per hupverener, de inzet van een psychiater, de intensiteit van zorg, de mate van outreach en het percentage drop-outs. Voor meer informatie, zie Education permanente Beangrijk is dat er bijvend geïnvesteerd wordt in deskundigheidsbevordering van het (F)ACT LVB team. Dit is ook een norm vanuit het (F)ACT mode; (nieuwe) hupvereners moeten systematisch worden (bij)geschood in het (F)ACT mode, in evidence based practices en in hersteondersteunende zorg. 5 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT

6 Deskundigheidsbevordering vindt niet aeen paats door het vogen van trainingen en opeidingen, maar ook door deename aan congressen (bijvoorbeed het jaarijkse (F)ACT congres), studiedagen en patforms (bijvoorbeed het patform (F)ACT LVB). Organisaties die beschikken over meerdere (F)ACT teams organiseren vaak eens per jaar een interne studiedag of werkconferentie, waarbij gastsprekers worden uitgenodigd en hupvereners van verschiende teams ervaringen kunnen uitwisseen. Ook is het goed om hupvereners in de geegenheid te steen een paar dagen mee te open met een ander (F)ACT LVB team binnen of buiten de organisatie. Samenvattend: As het (F)ACT team eenmaa 'staat', is het beangrijk om de aandacht voor verdere verbetering van het functioneren van het team en de kwaiteit van zorg niet te aten versappen. Om de resutaten van de zorg op ciëntniveau inzichteijk te maken, zuen binnen het team afspraken gemaakt moeten worden over wat men wi meten, hoe men wi meten en in weke frequentie men wi meten (ROM). Om het functioneren van een (F)ACT team te monitoren en te (bijven) verbeteren, is het zinvo om periodiek een (proef)audit af te (aten) nemen. Om aan ciënten, verwijzers en financiers te aten zien dat een (F)ACT team werkt vogens de professionee standaarden en kwaiteitscriteria doet het team er goed aan om zich te aten certificeren door de Stichting CCAF. 6 Handreiking voor de impementatie van (F)ACT