Voordelen van elektronische facturatie en inrichtings-mogelijkheden Jeroen A. Prins - juni 2008
Het Financieele Dagblad, 16 October 2007 (1) 2
Het Financieele Dagblad, 16 October 2007 (2) Belangrijkste punten uit het artikel 10 mrd potentiële besparing als bedrijven overstappen op e-billing Voor het totale Europese bedrijfsleven bedraagt de potentiële besparing zelfs 240 mrd Snelle, goedkope internationale standaard is nodig Meer dan 95% van de Nederlandse ondernemingen stuurt nog traditionele papieren facturen Integrale kosten van een papieren factuur: 30,- Integrale kosten van een elektronische factuur: 6,- EU heeft een richtlijn uitgevaardigd voor e-billing, deze wordt momenteel verder uitgewerkt door een speciale taskforce 3
Definitie van en visie over e-billing Definitie e-billing = het versturen van een elektronische factuur die gebruikt kan worden als een legaal document voor de BTW-aangifte. Aan het versturen van een e-bill zijn enkele condities verbonden: De klant moet bevestigen dat hij elektronisch gefactureerd wil worden De factuurbron moet eenduidig vast te stellen zijn ( Integrity of origin ) De inhoud van de factuur mag niet wijzigbaar zijn ( Integrity of content ) De laatste twee condities worden meestal opgelost door een zgn. digitale handtekening aan de e-bill toe te voegen. Visie verdergaande implementatie van e-billing digitalisering van processflows specifiek (bv. verzekeringen, juridische documenten). Integratie met betalingsverkeer 4
Drie methoden van e-billing (EU directive 2001/115/EC) In de EU-wetgeving worden drie mogelijkheden genoemd voor e-invoicing: 1. Advanced digital signature Uniek verbonden met de verzender Identiteit van verzender moet eenduidig vast te stellen zijn Wijzigingen in factuurdata na factuur-uitreiking zijn detecteerbaar Ofwel: 2. Electronic Data Interchange (EDI) Elektronische transmissie van factuurdata van computer naar computer Overeenstemming tussen verzendende en ontvangende partij is nodig Meestal gebaseerd op een data-standaard Factuur kan automatisch en eenduidig aangemaakt worden Ofwel: 3. Andere manieren van elektronische facturatie Een e-mail met PDF attachment Facturen elektronisch publiceren op een web-portal In de meeste landen wordt deze methode niet geaccepteerd door locale wetgeving! 5
Voordelen van e-billing Belangrijkste voordelen voor de verzender van e-bills Sneller kunnen factureren (geen doorlooptijd fulfillment-house en post) Sneller betaald krijgen Hogere kwaliteit facturatie Kostenreductie tot ca. 50% Verzending in het formaat zoals de klant het wil, daardoor sterkere klantenbinding mogelijk Vooroplopen in state of the art administratief proces e-billing spaart papier en is dus milieuvriendelijk Belangrijkste voordelen voor de ontvanger van e-bills: Gebruiksvriendelijk Facturen direct kunnen uploaden in eigen ERP omgeving Snellere factuurverwerking Automatische order-validatie mogelijk Kostenbesparing tot ca. 75% 6
Marktpenetratie e-billing (bron: Billentis) Penetratie i.h.a. laag, maar versnelling in laatste jaar Scandinavië loopt voorop vanwege initiatieven van overheid 7
Soorten mogelijkheden e-billing Biller Direct Aanbieder maakt e-bill rechtstreeks beschikbaar voor klant, meestal via een webportal Klant kan e-bill online bekijken en downloaden (vaak in 1 mogelijk formaat) Billing Consolidating Meerdere soorten input formaten Meerdere soorten output formaten Meestal integratie met een trust-center, om legaal geaccepteerde digitale handtekeningen toe te voegen Integratie met workflow en archivering Integratie mogelijk met meerdere soorten document-typen in hetzelfde webportal 8
Inrichtingsmogelijkheden e-billing (1) Biller-direct model bij TNT Express als afnemer E-mail notification TNT Invoice e-bill Server External Customer Web-Server Retrieve Invoice data TNT Customer Firewall 9
Inrichtingsmogelijkheden e-billing (2) Billing consolidating model van TietoEnator als aanbieder 10
Aanbod efacto Added-value services Opstellen van een business case Business technology alignment Optreden als tussenschakel tussen de IT organisatie (of externe leverancier) en de interne klantorganisatie Begeleiden bij selectie en inkoop van het optimale pakket of externe leverancier Aansturen of begeleiden van change management-proces bij klantorganisatie Begeleiden van Legal compliance (met interne of externe partijen) zodat papieren facturatie kan worden stopgezet Project management van implementatie van e-invoicing 11
Ervaring efacto Creativiteit in (e-)billing oplossingen Enkele voorbeelden van activiteiten en kennisgebieden: Implementatie van e-billing in 37 landen Standaardisatie van factuur-layout Billing proces inrichting en optimalisatie Migratie van billing platformen Coaching van billing teams Revenue-assurance: het maximale uit het billing-systeem halen Kennis van factuurvereisten binnen en buiten EU-gebied Projectinitiatie en management 12
TNT Express Wereldwijde e-invoicing implementatie Probleemstelling Binnen de mainframe omgeving van TNT bestond was slechts de mogelijkheid om factuurinformatie op diskettes te zetten en aan de klant te versturen. Dit is een achterhaald, bewerkelijk en onbetrouwbaar proces. Oplossing Met een reeds gekozen leverancier werd het zgn. Biller-direct model geïmplementeerd. Klanten van TNT ontvangen een e-mail notificatie dat nieuwe facturen klaar staan. M.b.v. een userid en een password kunnen zij deze factuur online bekijken en downloaden. TNT medewerkers kunnen zien of en wanneer de klant dit gedaan heeft. De oplossing is in 37 landen uitgerold en de factuurimage in PDF is tevens voorzien van een digitale handtekening zodat papieren facturatie kan worden stopgezet. 13
Billing bij OXXIO van geklus naar structuur Probleemstelling Het factuurproces was sterk handmatig en er was geen goed functionerend billing team. Het bedrijf werd gekenmerkt door incidenten-management en een kluscultuur. Oplossing Allereerst werden achterstanden weggewerkt en m.b.v. opgedane kennis van het billing systeem tijdrovende processtappen geautomatiseerd. Er werd een team opgebouwd dat de geautomatiseerde processen zelf kon uitvoeren en monitoren. Processen werden beschreven, KPI s gedefinieerd en uitvalrapportage samengesteld. Momenteel worden value-added services ontwikkeld of bestudeerd zoals verzamelfacturatie en e-billing. 14