Tech Monitor Een verkenning van elektronisch factureren voor bedrijven Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer, november 2007

Transcriptie

1 Tech Monitor Een verkenning van elektronisch factureren voor bedrijven Maatschappelijk Overleg Betalingsverkeer, november 2007 Introductie Elektronisch factureren is een onderwerp dat de laatste tijd steeds meer in de belangstelling komt te staan. Het is ook een onderwerp dat voor veel partijen nog met onduidelijkheid is omgeven. In deze Tech Monitor worden daarom de resultaten van een verkenning van elektronisch factureren voor bedrijven beschreven, met het oog op het bewerkstelligen van een bijdrage aan een betere beeldvorming. Eerst wordt daartoe, op hoofdlijnen, uitgelegd wat elektronisch factureren is. Vervolgens wordt op een van de belangrijkste aspecten ervan, de internationale standaardisering, nader ingegaan. Ten slotte wordt toegelicht wat elektronisch factureren potentieel kan betekenen voor bedrijven. Elektronisch factureren Ondernemers verstrekken, naar aanleiding van geleverde goederen of diensten, een factuur. Niet alleen als onderdeel van een proces om de inkomsten, en daarmee de bedrijfsvoering, te borgen, maar ook omdat dat verplicht is vanwege de wettelijke administratie- en bewaarplicht, de te betalen BTW en andere belastingen. Een factuur is dus: een rekening voor geleverde goederen of verleende diensten die voldoet aan de voorgeschreven vereisten en is een uitnodiging om te betalen. Factureren maakt onderdeel uit van het inkoop- en verkoopproces waarin acties van verkopende en kopende partij tijdvolgordelijk in een logisch verband plaatsvinden; dit kader vormt de basis voor deze verkenning. De gegevens die op een factuur worden vermeld, moeten voldoen aan een aantal wettelijk voorgeschreven eisen. Het uitbrengen van een (papieren) factuur kost de verkoper geld; het verwerken van een (papieren) factuur door de ontvangende partij kost die partij óók geld en meestal zelfs een veelvoud ervan. Omdat (papieren) facturen worden afgeleid van gegevens die veelal al elektronisch voorhanden zijn én worden gebruikt om weer naar elektronische gegevens te worden vertaald, is het aannemelijk dat zowel verkoper als koper door het overslaan van de papieren factuur en het overstappen op elektronisch factureren een aanzienlijke kostenbesparing kan realiseren. Elektronisch factureren is het versturen van deze factuurgegevens op elektronische wijze. Het is een alternatief voor een factuur die per gewone post wordt verzonden. Ten opzichte van een papieren factuur moet een elektronische factuur aan een aantal aanvullende wettelijke eisen voldoen. Elektronisch factureren voor bedrijven gebeurt tot nu toe vooral in gesloten groepen door gebruik te maken van het zogeheten UN/EDIFACT 1, een in de jaren tachtig ontwikkelde standaard. Deze toepassingen zijn vaak industriespecifiek. Het gebruik van UN/EDIFACT komt 1 United Nations/Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport (UN/EDIFACT)

2 vaak tot stand tussen partijen in een sector of groep zodra zij de voordelen van het gemeenschappelijke onderlinge gebruik in zien. Dat behoeft niet altijd zo te zijn; er kan ook sprake zijn van een partij met grote macht afgeleid uit inkoop, die afdwingt dat leveranciers alleen op basis van UN/EDIFACT met deze partij communiceren. Leveranciers die aan afnemers in verschillende sectoren leveren hebben daardoor veelal te maken met verschillende technische uitvoeringsvormen. Bedrijven die internationaal opereren hebben bovendien te maken met wetgeving die verschillend per land is geïmplementeerd. Het gebruik van UN/EDIFACT leent zich voor het elektronisch kunnen factureren, omdat door het gebruik van deze standaard aan de relevante wettelijke eisen kan worden voldaan. Implementeren van communicatie op basis van UN/EDIFACT is door de complexiteit vrijwel alleen voorbehouden aan multinationals en grote bedrijven. Voor andere bedrijven is er eigenlijk nog geen simpel te implementeren communicatie waarmee aan de eisen kan worden voldaan. Ondanks de opkomst van het gebruik van internet in het bedrijfsleven is het elektronisch factureren nog niet erg van de grond gekomen. Dit wordt als een belemmering gezien voor het bereiken van de in het Lissabon Akkoord voor Europa geformuleerde doelstellingen. Voor de Europese Commissie is dit aanleiding om met een initiatief te komen om de knelpunten ten aanzien van adoptie en gebruik van elektronisch factureren door bedrijven te verminderen. Elektronisch factureren voor consumenten kenmerkt zich door een veel opener ontwikkeling dan bij bedrijven. In Europa zijn al diverse min of meer open toepassingen voor elektronisch factureren in de markt gezet en naar verwachting gaat het gebruik ervan bij consumenten zich de komende jaren verder ontwikkelen. De sterke groei in internetgebruik door consumenten, gekoppeld aan een minder strikte (fiscale) regelgeving waaraan moet worden voldaan, kan een brede acceptatie en toepassing van elektronisch factureren door consumenten in Nederland mogelijk maken.. De huidige activiteiten rond elektronisch factureren bij de Europese Commissie en betrokken partijen, waaronder standaardisering van elektronische facturering voor overheid en bedrijfsleven, richten zich hoofdzakelijk op het verlagen van de drempels die Business to Bussiness (B2B) en Business to Government (B2G) acceptatie in de weg staan, (e-invoicing). Voor Business to Consumer (B2C) interacties gelden, zoals gezegd, afwijkende regels. Facturering richting consumenten, in het Engels ook wel e-billing 2 genoemd, valt daarom buiten de scope van de Europese Commissie. In een aantal landen wordt B2C al door belangrijke spelers op nationaal niveau uitgewerkt. Deze Tech Monitor richt zich hoofdzakelijk op de ontwikkelingen met betrekking tot elektronisch factureren in de B2B en B2G context. 2 In de praktijk ook wel electronic bill presentment and payment genoemd. Zie opmerking in voetnoot 1. 2

3 Rol van de factuur in het inkoop- en verkoopproces van bedrijven Ontvangen respectievelijk verzenden van een factuur maakt bij bedrijven onderdeel uit van het inkoop respectievelijk verkoopproces. Deze keten omvat het gehele proces van bestelling tot en met betaling (zie figuur 1). Iedere fase brengt voor de verkoper en/of de koper administratieve handelingen met zich. De gegevens voor het opmaken van een papieren factuur zijn doorgaans al in elektronische vorm in het informatiesysteem van de verkoper aanwezig. Door het overstappen van de papieren factuur op de elektronische factuur wordt bij de verkoper het omzetten van elektronische gegevens op een papieren factuur overbodig. Dat levert voor de verkoper voordelen op zoals tijd- en kostenbesparingen en snellere betalingen. Ook de koper levert het tijd- en kostenbesparingen: in elektronisch formaat ontvangen facturen kunnen automatisch in het informatiesysteem worden ingevoerd. Daardoor neemt het aantal fouten af, verbetert de interne procescontrole en kan direct elektronisch worden gearchiveerd. Figuur 1 Papieren factuur ten opzichte van elektronische informatieoverdracht Bron:ECP.nl workshop E-factureren, 20 juni 2007 De factuur is een van de belangrijkste documenten in het handelsverkeer. Naast het belang van de factuur voor de koper en verkoper is er nog een aantal andere belanghebbende partijen. Zo wordt bijvoorbeeld de belasting die op een factuur is gespecificeerd, achteraf verwerkt in de BTW afhandeling met de belastingdienst. Ontvangen BTW moet worden afgedragen door de verkopende partij. Betaalde BTW mag worden verrekend door de kopende partij indien dit een zakelijke partij is. De factuur is daarnaast ook van belang voor de douane, banken, verzekeringsmaatschappijen en de rechter (bewijsfunctie in geval van een dispuut). 3

4 Internationale standaardisering De Europese Commissie is van mening dat het vergroten van de efficiency in informatiestromen in hoge mate bijdraagt aan de zogeheten Lissabon Agenda: het politieke streven om rond 2010 van Europa de meest concurrerende en innovatieve economie ter wereld te maken. De Europese Commissie heeft in dit verband elektronisch factureren aangemerkt als een belangrijk instrument dat daaraan kan bijdragen en wil daarom belemmeringen voor een grootschalige toepassing wegnemen. In juli 2007 heeft de Europese Commissie een rapport van een informele werkgroep van deskundigen uit de publieke en private sector gepresenteerd waarin de noodzaak van de vorming van een European Electronic Invoicing (EEI) Framework wordt geschetst. Het Framework moet een basis vestigen voor interoperabiliteit zodat informatiesystemen onderling gegevens kunnen uitwisselen zonder tussenkomst van een handmatige verwerking. Het rapport identificeert een aantal belemmeringen waaronder het ontbreken van internationale standaardisering en het gebrek aan harmonisatie van Europese wet- en regelgeving (zie box 2). De Commissie doet de aanbeveling om een EEI Stuurgroep op te zetten waarin beleidsmakers en deskundigen samen de belemmeringen aanpakken. Om een factuur in een elektronisch formaat te kunnen lezen wordt een elektronische taal gebruikt. Op dit moment is er geen internationaal geaccepteerde en publiek beschikbare standaard die algemeen toegankelijk is. Ruim een derde van de grote Europese ondernemingen gebruikt elektronisch factureren, meestal op basis van het zogeheten UN/EDIFACT; vanwege de hoge kosten van implementatie is deze voor het MKB eigenlijk niet geschikt. XML (extensible Markup Language) wordt als de opvolger van UN/EDIFACT gezien. Voor het MKB is XML makkelijker toe te passen en goedkoper. In het rapport van de Europese Commissie wordt voorgesteld dat de internationale standaardiseringorganisaties UN/CEFACT 3 en ISO gaan samenwerken om een EEI-standaard te ontwikkelen. De Europese Commissie geeft de voorkeur aan een wereldwijde en niet aan een uitsluitend Europese standaard. UN/CEFACT heeft al een voorzet voor een standaard gedaan (de Cross Industry Invoice) die nog verder ontwikkeld moet worden. Deze voorzet van UN/CEFACT wordt door de ICT-industrie als basis gezien voor de verdere ontwikkeling naar een internationale standaard. 3 United Nations Centre for Trade Facilitation and Electronic Business 4

5 Box 2 Harmonisatie wet- en regelgeving Eind 2001 is de Europese richtlijn facturering (2001/115/EG) tot stand gekomen met nieuwe factureringsregels (die intussen zijn opgenomen in de algemene BTW-richtlijn 2006/112/EG). De lidstaten waren verplicht de richtlijn facturering op 1 januari 2004 in hun nationale wetgeving te implementeren. Nederland heeft aan deze verplichting voldaan door een aanpassing van de Wet op de omzetbelasting De nieuwe factureringsregels hebben ertoe geleid dat in alle lidstaten het gebruik van de elektronische factuur is toegestaan. Maar zij hebben er niet toe geleid dat in alle lidstaten uniforme factureringsregels gelden omdat de richtlijn op een groot aantal punten beleidsvrijheid aan de lidstaten biedt, ook met betrekking tot elektronisch factureren. Als gevolg van deze beleidsvrijheid bestaan er verschillen in eisen die door de individuele lidstaten aan de authenticiteit en de integriteit van elektronische factureren worden gesteld. Nederland laat alle methoden toe. Andere lidstaten doen dat niet. Het ontbreken van uniformiteit in de eisen die lidstaten stellen, heeft tot gevolg dat grensoverschrijdend elektronisch factureren problematisch is. De factureringsregels die sinds 1 januari 2004 gelden, moeten eind 2008 geëvalueerd worden. In verband daarmee heeft de Europese Commissie eind juli 2007 een aanbestedingsbericht gepubliceerd voor een breed onderzoek. Daarin moet informatie verzameld worden over de wetgeving in elk van de 27 lidstaten, niet alleen over de BTW-wetgeving, maar ook over andere wetgeving die op de factureringsregels van invloed is. Ook het gebruik van elektronisch factureren door bedrijven moet in kaart worden gebracht. Verder moet aandacht worden besteed aan het effect van afwijkende regels van de lidstaten op grensoverschrijdend elektronisch factureren. Het onderzoek moet afgerond worden met aanbevelingen om een meer geharmoniseerd, vereenvoudigd en modern geheel van factureringsregels op te stellen om de administratieve lasten van bedrijven te verminderen. De ontwikkeling van de uniforme Europese betaalruimte (Single Euro Payment Area, SEPA 4 ) draagt op een belangrijke manier bij aan de doelstellingen van de Lissabon Agenda. Ook de ontwikkeling van elektronisch factureren heeft de Europese Commissie in dat kader als doelstelling geformuleerd in de eeuropa Actie Plannen van 2002 en De totstandkoming van SEPA verloopt langs twee trajecten: een wetgevings- en een operationeel traject. In het wetgevingstraject is in april 2007 de Payment Services Directive tot stand gekomen. Deze Europese richtlijn voor betaaldiensten vormt het juridische kader voor SEPA en wordt in de nationale wetgeving van lidstaten geïmplementeerd. In het operationele traject zijn de banken in Europa verenigd in de European Payments Council (EPC). De EPC is in 2002 opgericht voor het opstellen van nieuwe, op SEPA gerichte, regels, procedures en standaarden voor eurobetalingen in het eurogebied. 4 SEPA zorgt ervoor dat burgers en bedrijven in de gehele eurozone met dezelfde betaalmiddelen (bankrekening, overschrijvingen, automatische incasso en betaalpassen) hun betalingen kunnen afhandelen. 5

6 Geen van de huidige methoden van elektronisch factureren voor bedrijven is geschikt voor massale toepassing in het bedrijfsleven. Ook werken deze niet goed met de SEPA standaarden. In EPC-verband zijn XML-berichtenstandaarden tot stand gekomen, gebaseerd op het zogeheten Universal Financial Industry message scheme (UNIFI). UNIFI heeft tot doel dat alle financiële berichtenstandaarden volgens een internationaal geaccepteerde XML-opbouw worden ontwikkeld. UNIFI-berichten zijn wereldwijd benoemd als ISO standaard (ISO 20022). De XMLberichtenstandaarden van de EPC vormen een subset van de UNIFI-berichten. Naar verwachting zullen de parallel in het bedrijfsleven ontwikkelde standaarden 5 en de door banken ontwikkelde standaarden uiteindelijk worden geïntegreerd in één standaard die in zowel de bedrijfsomgeving als in de bancaire omgeving zal werken. Gevolgen Jaarlijks worden er circa 27 miljard facturen verzonden in Europa (circa 1 miljard in Nederland). Uit onderzoek van e-business Watch dat in 2005 is gedaan in opdracht van de Europese Commissie blijkt dat slechts circa 5 procent van de onderzochte bedrijven elektronisch factureert. PricewaterhouseCoopers (PwC) heeft in 2006 een onderzoek gehouden naar het gebruik van elektronisch factureren bij grote Europese bedrijven. Daaruit blijkt dat circa 36 procent van deze groep van bedrijven elektronische facturen verstuurt. Het merendeel van de bedrijven in Europa die elektronisch factureren zijn dus grote ondernemingen die gebruik maken van EDI. Daar waar zender en ontvanger verschillende formaten hanteren zal een service provider de elektronische factuur moeten omzetten naar de standaard van het informatiesysteem van de ontvanger van de factuur. Dit betekent een conversie van de factuur. In sommige gevallen wordt er binnen een gesloten groep elektronisch gefactureerd en dan hoeft er feitelijk niet te worden geconverteerd. Voor de omvangrijke groep ondernemingen die nog niet elektronisch factureren (95%) betekent de komst van een internationale standaard dat informatiesystemen zonder conversies elektronische facturen kunnen uitwisselen. Dit impliceert geen extra kosten, maar wel meer efficiency. Een globale schatting van de kostenbesparingen in Europa door elektronisch factureren is in het in juli 2007 door de Europese Commissie gepubliceerde rapport gedaan. Daarin staat dat in Europa de kosten van het verwerken van een papieren factuur gemiddeld EUR 30 zijn en van een elektronische factuur gemiddeld EUR 6. Overstappen op elektronisch factureren zou een ondernemer een kostenbesparing van gemiddeld 80 procent opleveren. De potentiële besparingen per factuur zijn daarbij groter voor een ontvanger dan voor een verzender. Op deze wijze kan in de Europese Unie in het factuurverkeer tussen bedrijven onderling volgens deze schatting jaarlijks EUR 243 miljard worden bespaard. Dit is slechts een globale schatting die vooral 5 Voorbeeld is Universal Business Language, UBL, en ISO15000, ebxml 6

7 duidelijk maakt dat elektronisch factureren voor Europa als geheel tot grote besparingen leidt voor het bedrijfsleven.. Om het Nederlandse bedrijfsleven in de volle breedte te kunnen laten profiteren van de verdere ontwikkeling van elektronisch factureren is het belangrijk dat wordt aangesloten bij de internationale ontwikkelingen, onder andere die rond standaardisering. Vooral voor het middenen kleinbedrijf is dit belangrijk om elektronisch factureren te kunnen toepassen in de bedrijfsvoering, maar ook grote bedrijven zijn gebaat bij internationale standaardisering. Uiteindelijk heeft een standaard voor elektronisch factureren alleen zin als die massaal wordt geadopteerd en toegepast. Dit kan worden bereikt door een brede communicatie over de ontwikkelingen rond standaardisering van elektronisch factureren. Met name het MKB is een belangrijke doelgroep om op te richten in deze communicatie. In Nederland is het Forum Standaardisatie in 2006 door het Kabinet ingesteld als adviesorgaan ten aanzien van standaardisatie. De overheid en het bedrijfsleven zijn hierin vertegenwoordigd. Bij het Forum Standaardisatie staat het European Electronic Invoicing Framework hoog op de agenda en wordt het belang onderkend van sturing op een optimale aansluiting van de ontwikkelingen in Nederland op die in Europa.. 7