Standaarden voor gegevensuitwisseling

Transcriptie

1 Standaarden voor gegevensuitwisseling Afspraken over informatie-uitwisseling Wereldwijde afspraken binnen de ict om hard- en software met elkaar te kunnen laten communiceren noemen we standaarden voor gegevensuitwisseling. Er zijn een aantal redenen waarom het maken van afspraken zo belangrijk is: Door de globalisering maken we steeds meer gebruik van hard- en software die over de hele wereld geproduceerd wordt. Door de globalisering hebben we steeds meer contact met mensen en organisaties buiten de eigen landgrenzen. Gebruikers eisen van producenten dat de door hen gekochte hard- en software ze niet beperkt tot één merk, maar dat alles eenvoudig op elkaar aansluit. Overheid, instellingen, bedrijfsleven en burgers wisselen steeds vaker digitaal informatie uit (belastingaangiften, digitaal factureren etc.). Wat heeft u hier mee te maken? Indien u met uw klanten, leveranciers, inkooporganisatie, collega-ondernemers of wie dan ook informatie wilt gaan uitwisselen zult u afspraken moeten maken. Kleinschalig kan dit betekenen dat u en uw leverancier dezelfde artikelnummers gaan hanteren om misverstanden te voorkomen. Grootschalig zijn er misschien al afspraken (in de maak) waaraan u zich in de toekomst zult moeten conformeren om een volwaardige zakelijke partner te blijven. Het is daarom van groot belang dat u zich bij iedere software of strategiekeuze ten aanzien van ict laat informeren over de laatste stand van zaken binnen uw branche. Dit geldt overigens ook voor uw interne organisatie; indien u voor softwarekeuzes staat is het van belang rekening te houden met de gewenste informatie-uitwisseling tussen de diverse interne systemen en de hierbij te hanteren standaarden. Welke standaarden kent u al? Huishoudelijke apparatuur: denk bijvoorbeeld aan uw dvd-speler, de informatie op een dvd wordt dusdanig opgeslagen dat uw dvd-speler in staat is deze af te spelen Internet: eigenlijk is het hele internet opgebouwd uit afspraken, zodat iedereen over de hele wereld gegevens kan uitwisselen Streepjescodes: afspraken over streepjescodes heeft het hele logistieke proces veel efficiënter gemaakt Belangrijke standaarden voor elektronisch zakendoen EDI is de afkorting voor Electronic Data Interchange: de uitwisseling van elektronische gegevens tussen bedrijven. Zo kan een order direct van de computer van de afnemer via een computernetwerk naar de computer van de leverancier gestuurd worden. Hierdoor krijgt een leverancier zijn order snel, en zonder menselijke tussenkomst in zijn administratie. De gegevensuitwisseling betreft veelal handelstransacties zoals bijvoorbeeld bestellingen, facturen, vrachtbrieven, import- en exportaangiften, belastingaangiften, ziekmeldingen etc. Om EDI succesvol in te voeren, is het van belang de uitgewisselde gegevens op elkaar af te stemmen, zodat er geen misverstanden over de gehanteerde gegevens kunnen ontstaan. Zo zal een fabrikant die zijn artikelen voorziet van een streepjescode deze code moeten doorgeven aan de afnemers voordat deze op basis van de streepjescode kunnen gaan bestellen. 63

2 XML Sinds de opkomst van het internet wordt er ook gebruik gemaakt van extensible Markup Language (XML). XML betekent in de praktijk dat informatie uit verschillende systemen uitgewisseld kan worden door afspraken te maken over de vertaling van het ene naar het andere systeem. Met XML kun je inhoud, functie of betekenis van gegevens definiëren ongeacht de opmaak. Daarmee wordt de inhoud dus losgekoppeld van de vormgeving. ebxml Het grote nadeel is dat er wereldwijd verschillende XML/EDI-standaarden binnen verschillende branches worden gehanteerd. Daarom wordt er op dit moment gewerkt aan de ontwikkeling van één standaard: ebxml. De nieuwe standaard electronic business XML (ebxml) is een versmelting van XML en EDI. Het biedt een kader waarbinnen nieuwe en bestaande standaarden passen en waarbinnen verschillende organisaties en branches zakelijke gegevens met elkaar kunnen uitwisselen via het internet. Met ebxml kunnen organisaties on line zakendoen met klanten en leveranciers verspreid over de hele wereld. Ook kunnen ze documenten uitwisselen met douane, belastingdienst, banken en andere partijen die bij handelstransacties betrokken zijn. Aan de slag. Een laatste tip! Standaarden voor gegevensuitwisseling zijn aan verandering onderhevig. Het is niet voldoende om hier een keertje naar te kijken maar cruciaal om bij elk ict-besluitvormingsproces mee te nemen. 64

3 Standaarden voor gegevensuitwisseling binnen uw bedrijf Hoe zijn de afspraken over de gegevens- uitwisseling tot stand gekomen? Met wie wisselt u regelmatig elektronisch gegevens uit? o klanten o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. o leveranciers o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. o inkoop- o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. organisatie o overheid o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. o anders nl. o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. o anders nl. o in samenspraak o op uw initiatief o de afspraak is u opgelegd o n.v.t. Meer dan twee keer in samenspraak of op eigen initiatief aangekruist? Meer dan twee keer de afspraak is u opgelegd aangekruist? U heeft de uitkomst van elektronische gegevensuitwisseling gedeeltelijk in handen. Zorg daarom dat u op de hoogte blijft van de nieuwste ontwikkelingen om uw invloed zo goed mogelijk te kunnen benutten. U bent afhankelijk van de beslissingen van anderen, zorg dat u niet voor onaangename verrassingen komt te staan en blijf geïnformeerd. Beantwoord de volgende vragen JA NEE Verwacht u in de toekomst meer te gaan samenwerken met klanten en/of leveranciers? o o Verwacht u in de toekomst meer gegevens elektronisch te gaan uitwisselen? o o Bent u op de hoogte van de ontwikkelingen van branchespecifieke standaarden o o voor gegevensuitwisseling? Vindt u het belangrijk om een hechtere band te hebben met de relaties binnen uw keten? o o Vindt u het belangrijk om over actuele informatie te beschikken vanuit uw keten? o o Vindt u het belangrijk dat er binnen de keten minder tijd verloren gaat met o o de invoer van gegevens? Vindt u het belangrijk om tot foutreductie m.b.t. gegevensinvoer te komen binnen uw keten? o o Bent u bereid een voortrekkersrol te spelen als uw relaties in de keten nog o o achterblijven op het gebied van standaarden voor gegevensuitwisseling? Minder dan vier keer JA: Vier of meer keer JA: U bent niet erg actief met het uitwisselen van informatie met relaties in uw keten. U ziet de kansen omtrent samenwerking in de keten, zorg dat u op de hoogte blijft m.b.t. standaarden in uw keten/branche, zodat u het meest uit gegevensuitwisseling kunt halen. 65

4 Actieplan standaarden voor gegevensuitwisseling 1. Inventariseer welke gegevens u nu en in de nabije toekomst uitwisselt met externe partijen. Denk hierbij aan inkoop- en verkoopgegevens, productgegevens, logistieke gegevens, administratieve gegevens, personeelsgegevens etc. 2. Maak een selectie welke gegevens u nu en in de toekomst geautomatiseerd gaat uitwisselen. En noteer hierbij met wie u deze gegevens gaat uitwisselen. 3. Onderzoek of de informatie-uitwisseling met de software die u gebruikt/gaat gebruiken gebaseerd is op één-op-één afspraken met de externe partij, branchespecifieke standaarden of wereldwijde standaarden. 4. Bepaal de mate van initiatief en invloed die u heeft op de manier van gegevensuitwisseling met de diverse externe partijen. Voorbeeld: Uw grootste afnemer is een supermarktketen die u dwingt te conformeren aan hun inkoopsysteem gebaseerd op ebxml. Dan is het van groot belang om u hierop voor te bereiden. 5. Informeer bij uw branchevereniging en andere relaties binnen de keten wat de stand van zaken is en welke initiatieven er zijn voor standaarden voor gegevensuitwisseling. 6. Bepaal voor uw eigen onderneming op basis van de bovenstaande informatie: of uw huidige gegevensuitwisseling voldoet aan gangbare standaarden, zo niet bepaal dan waar de knelpunten zitten of op korte termijn een wijziging in uw gegevensuitwisseling vereist/gewenst is hoe u bij de aankoop en implementatie van nieuwe software zo goed mogelijk kunt aansluiten bij de systemen van derden of de diverse externe partijen verschillende standaarden van gegevensuitwisseling gebruiken en zo ja, aan welke standaarden u zich dan kunt conformeren Meer advies en informatie wat? ondersteuning, onafhankelijk advies en informatie over standaarden voor gegevensuitwisseling voor het mkb informatie over specifieke initiatieven in uw branche m.b.t. standaarden voor gegevensuitwisseling een dossier over ebxml een dossier over vereenvoudigde handelsprocedures standaardisatie streepjescodes en rfid waar? Syntens uw branchevereniging Als u op het internet op zoek bent naar relevante informatie rondom het thema standaarden voor gegevensuitwisseling, kunt u gebruik maken van onderstaand lijstje met zoektermen. Door de zoekterm te combineren met uw sector- of branchenaam kunt u nog specifieker zoeken. elektronische gegevensuitwisseling digitale informatieoverdracht gestandaardiseerde berichtenuitwisseling open standaarden EDI electronic data interchange XML ebxml EDIFACT OASIS W3C 66

5 Hebben standaarden voor gegevensuitwisseling uw prioriteit? Noteer op het gele memoblaadje: 1. Hoe belangrijk zijn standaarden voor gegevensuitwisseling om onze concurrentiepositie te verbeteren/behouden? Geef dit thema een cijfer van 1 (geen prioriteit) tot 10 (zeer belangrijk). 2. Motiveer kort, als geheugensteuntje voor later, waarom u dit cijfer heeft gegeven. (voorbeeld) Cijfer : 6 3. Bekijk in het schema hieronder welke thema s die samenhangen met standaarden voor gegevensuitwisseling voor u ook van belang zijn. 4. Heeft u dit thema een cijfer 7 of hoger gegeven? Plak het memoblaadje dan schuin in zodat het blaadje uitsteekt. Op deze manier kunt u thema s die prioriteit hebben, na het dichtslaan van het boek, snel terugvinden. 5. Lees andere voor u interessante thema s of ga aan de slag met behulp van het actieplan. Zie nu in dat dit behoorlijk belangrijk is. Moeten hier rekening mee gaan houden op h moment dat we software of n werkupdat gaan doen. Onze klanten hoor ik er nog ni over. s: elektronisch inkopen, e-mark ing, interne logistiek/erp, tracking&tracing/rfid Samenhang met andere thema s Hoe verhouden standaarden voor gegevensuitwisseling zich tot: Blz. 14 e-marketing voor gegevensuitwisseling met uw klanten zijn afspraken/ 20 marktplaatsen voor handel drijven op een marktplaats zijn afspraken/standaarden een absolute voorwaarde 38 elektronisch inkopen voor gegevensuitwisseling met uw leveranciers zijn afspraken/ 44 interne logistiek/erp om optimaal gebruik te maken van erp zijn afspraken/standaarden een absolute voorwaarde 50 ketenlogistiek voor samenwerking binnen de keten zijn afspraken/standaarden een absolute voorwaarde 56 tracking&tracing/rfid om door de keten heen aan locatiebepaling te doen zijn afspraken/ 110 netwerkeconomie voor het succesvol samenwerken met derden zijn afspraken/ 122 asp steeds meer asp-aanbieders maken gebruik van standaarden voor gegevensuitwisseling 128 oss steeds meer afspraken/standaarden zijn gebaseerd op open source software 67