Praktijkinstructie Magazijnbeheer 3 (CLO07.3/CREBO:50201)

Transcriptie

1 instructie Magazijnbeheer 3 (CLO07.3/CREBO:50201)

2 pi.clo07.3.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Bepalen van de opslagbehoefte (eindterm 1 en 8) 5 Taak 2 Inventarisatie van hulpmiddelen (eindterm 2, 3 en 4) 7 Taak 3 Goederenbehandeling (eindterm 5) 9 Taak 4 Opstellen en toepassen van voorschriften (eindterm 6 en 7) 11 Magazijnbeheer 3

4 Magazijnbeheer 3 Praktijk

5 Inleiding Wanneer je in je huis een inbouwkeuken laat installeren moet je een goed beeld hebben van de hoeveelheid kastruimte die je nodig denkt te hebben. Voor een bedrijf geldt dat net zo, je zult moeten weten hoeveel bedrijfsruimte je nodig hebt, bijvoorbeeld voor het opslaan van grondstoffen. Met andere woorden, je moet weten hoe groot de opslagbehoefte is. Hoe je dit kunt bepalen leer je in taak 1. In taak 2 leer je hoe je een inventarisatie kunt maken van hulpmiddelen. Hierbij gaat het om hulpmiddelen die gebruikt worden bij de verschillende magazijnoperaties, bijvoorbeeld de interne transportmiddelen en opslagmiddelen. Daarna wordt de goederenbehandeling in taak 3 behandeld. Het is namelijk belangrijk om te controleren of de goederenbehandeling en de omstandigheden in het magazijn wel optimaal zijn. In taak 4 leer je tenslotte hoe je voorschriften voor orde en netheid in het magazijn moet opstellen en voorschriften die te maken hebben met veiligheid, gezondheid en milieu moet toepassen. Magazijnbeheer 3 3

6 Magazijnbeheer 3 4

7 Taak 1 Bepalen van de opslagbehoefte Een bedrijf kampt al een tijd met een ruimtetekort. De opslag van grondstoffen en emballage gebeurt daarom op verschillende plaatsen. Door het kopen van een stuk grond dat aan het bestaande bedrijfsterrein grenst, ontstaat de mogelijkheid om een nieuw magazijn te bouwen waar alle grondstoffen en emballage opgeslagen kunnen worden. Hiervoor moet onder andere de opslagbehoefte bepaald worden. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de opslagbehoefte bepalen (eindterm 1) gebruik maken van een geautomatiseerd systeem t.b.v. magazijnbeheer (eindterm 8) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer welke goederen in aanmerking komen voor opslag en bepaal welke fysieke voorwaarden aan de opslag van deze goederen worden gesteld. Stap 2 Verzamel afnamegegevens van de goederen (historisch of geprognosticeerd) en bepaal welke opslageenheden (bijv. aantal per pallet, palletmaat) voor de goederen gelden. Stap 3 Bepaal, aan de hand van gesprekken met de leiding, welke opslagmethoden worden gebruikt. Stap 4 Stel i.v.m. de ruimte-eisen vast hoe de materialen zullen worden in- en uitgeslagen. Stap 5 Bepaal op basis van de voorafgaande stappen de opslagbehoefte en de hiervoor benodigde opslagruimte. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke informatiebronnen, bijv. over afnamegegevens en fysieke voorwaarden zijn er in het bedrijf t.b.v. het magazijnbeheer? Is er een geautomatiseerd informatiesysteem en zo ja, hoe wordt dit gebruikt voor de bepaling van de opslagbehoefte? 2. Welke opslageenheden worden er voor de goederen gebruikt? 3. Welke mogelijke opslagmethoden (denk hierbij aan de verschillende magazijnindelingscriteria) zijn er in het bedrijf? Wat zijn de voor- en nadelen van de verschillende methoden? 4. Welke procedures worden gebruikt voor de inslag en uitslag van goederen? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Ga voor een aantal (minimaal 2) verschillende soorten goederen na welke eisen aan de opslag worden gesteld. Maak daarna een voorstel voor de meest geschikte opslagmethode voor deze goederen. Doe dit aan de hand van de meest gangbare magazijnindelingscriteria: Taak 1 Magazijnbeheer 3 5

8 - omzetsnelheid of vraagfrequentie - assortimentsgroep of artikelgroep - fysieke eigenschappen van het product - vrije plaatsing/locatie of vaste plaatsing/locatie - bulk- of werkvoorraad Geef in het voorstel ook aan wat de voor- en nadelen van de verschillende methoden zijn. Bespreek dit voorstel met je praktijkopleider. 2. Ga met het in het bedrijf gebruikte geautomatiseerde systeem na welke verbruikscijfers horen bij de goederen uit opdracht 1 (bijvoorbeeld aantal per jaar) en de manier van opslag. Maak daarna een overzicht van de opslagbehoefte. Houd daarbij rekening met de voor deze goederen gebruikte opslageenheden. 3. Selecteer een artikel dat wordt opgeslagen in stellingen. Bepaal hoeveel er van dit artikel moet worden opgeslagen. Maak een voorstel voor de behoefte aan stellingmateriaal bij een gegeven palletmaat en lay-out met deze palletstellingen. Bespreek dit voorstel met je praktijkopleider. 4. Maak een ABC-indeling voor de in het bedrijf aanwezige goederen. Overleg over de indelingscriteria met je praktijkopleider (bijvoorbeeld het aandeel in de omzet, de kosten van bestellen, het aantal afgiften in het magazijn). Taak 1 Magazijnbeheer 3 6

9 Taak 2 Inventarisatie van hulpmiddelen Wanneer er in het magazijn van een bedrijf producten binnenkomen, is het soms nodig dat er speciale hulpmiddelen gebruikt worden om de producten op de juiste manier en op de juiste plaats in het magazijn te zetten. Bij bedrijven komen goederen vaak in grote hoeveelheden tegelijk binnen. Dan is het niet erg handig om deze goederen stuk voor stuk het magazijn in te dragen. Daarvoor wordt dan ook vaak een speciaal transportmiddel zoals een vorkheftruck gebruikt. Wanneer goederen moeten worden opgeslagen zijn soms ook speciale hulpmiddelen nodig. Wanneer er bijvoorbeeld rollen stof moeten worden opgeslagen, kunnen deze niet zomaar ergens op de grond worden neergelegd, omdat ze dan vies worden en misschien wel gaan rollen. Goederen worden dan ook vaak op stellingen gelegd. In deze taak leer je hoe je een keuze kunt maken uit de verschillende hulpmiddelen. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de hulpmiddelen voor magazijnbeheer en -inrichting omschrijven (eindterm 2) bepalen welke opslagsystemen in aanmerking komen voor verschillende producten (eindterm 3) de soorten faciliteiten voor intern transport omschrijven (eindterm 4) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Stel vast welke fysieke hulpmiddelen nodig zijn voor het transport en de opslag van de verschillende producten en aan welke voorwaarden deze moeten voldoen. Controleer of de hulpmiddelen aanwezig zijn, - als ze aanwezig zijn, ga je verder met stap 2. - als ze niet aanwezig zijn, ga je verder met stap 4. Stap 2 Controleer of de aanwezige hulpmiddelen aan de gestelde voorwaarden voldoen, - als dat niet het geval is, ga je verder stap 3. - als dat wel het geval is, ga je verder met stap 6. Stap 3 Bepaal of de aanwezige hulpmiddelen gebruikt kunnen worden, ook al voldoen ze niet aan alle voorwaarden, - als ze gebruikt kunnen worden, ga je verder met stap 6. - als ze niet gebruikt kunnen worden, ga je verder met stap 4. Stap 4 Verzamel, eventueel via de afdeling Inkoop, informatie over de benodigde hulpmiddelen bij leveranciers om inzicht te krijgen in het aanbod. Stap 5 Bepaal, in overleg met Inkoop, aan de hand van de verzamelde informatie, welke hulpmiddelen van welke leveranciers aan alle of de meeste voorwaarden voldoen. Selecteer naar aanleiding hiervan de hulpmiddelen en leveranciers. Bespreek of de hulpmiddelen aangeschaft mogen worden en bestel deze eventueel. Stap 6 Maak een keuze uit de aanwezige/aangeboden hulpmiddelen en reserveer deze als dat nodig is. Taak 3 Magazijnbeheer 3 7

10 Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke hulpmiddelen voor inslag, opslag en uitslag zijn er in het bedrijf? 2. Wordt er ten aanzien van opslag zoveel mogelijk standaardisatie toegepast in het bedrijf? Zo ja, in welke vorm? 3. Is er een budget voor de aanschaf van fysieke hulpmiddelen? 4a. Wie bestelt uiteindelijk de fysieke hulpmiddelen die nodig zijn? b. Wie moet goedkeuring geven aan deze bestelling? 5. Hanteert het bedrijf voorwaarden waaraan hulpmiddelen moeten voldoen? Zo ja, waar kun je die vinden? Zo nee, hoe wordt bepaald welke hulpmiddelen geschikt zijn? 6. In welke gevallen mag van de voorwaarden worden afgeweken? 7. Maakt het bedrijf gebruik van een leveranciersoverzicht van de E.V.O.? Zo nee, waarvan dan? 8. Heeft het bedrijf catalogi voor hulpmiddelen voor inslag, opslag en uitslag? Zo nee, hoe kun je er dan aan komen? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit 1. Inventarisatie van de aanwezige fysieke hulpmiddelen Maak een globaal overzicht van de hulpmiddelen (zoals stellingen, pallets, transportmiddelen) die er zijn voor inslag, opslag en uitslag. Deel de hulpmiddelen in groepen in. Beschrijf per hulpmiddel de karakteristieke kenmerken en de functie. Stel vast of er wordt uitgegaan van standaardmaten. 2. Controle van de aanwezige benodigde hulpmiddelen Kies in overleg met je praktijkopleider een product(groep) waar fysieke hulpmiddelen voor nodig zijn. Bepaal welke hulpmiddelen nodig zijn voor deze productgroep. Stel vast of de benodigde hulpmiddelen aanwezig zijn en voldoen aan de gestelde voorwaarden voor deze product(groep). Zo ja, ga dan verder met opdracht 5. Zo nee, ga dan verder met opdracht Hulpmiddelen die niet voldoen aan de voorwaarden Ga uit van de hulpmiddelen die niet voldoen aan de voorwaarden. Zoek naar oplossingen zodat deze hulpmiddelen met enige aanpassingen wel voldoen aan de gestelde voorwaarden. Ga dan verder met opdracht 5. Als er geen oplossingen gevonden worden, ga dan verder met opdracht Verzamelen en selecteren van informatie over nieuwe hulpmiddelen Verzamel in overleg met de afdeling Inkoop informatie bij leveranciers over relevante opslag- en transportmiddelen. Maak hiervoor ook gebruik van aanwezige informatie in artikel- en leveranciersbestanden. Maak je keuze. Houd rekening met een eventueel budget. Geef eventueel aan de afdeling Inkoop door welke leveranciers voor verdere onderhandelingen over de aanschaf van nieuwe hulpmiddelen in aanmerking komen. 5. Keuze van hulpmiddelen Maak een keuze uit de aanwezige hulpmiddelen en verklaar je keuze. Taak 3 Magazijnbeheer 3 8

11 Taak 3 Goederenbehandeling Een bedrijf dat verschillende goederen ontvangt zal ook eisen stellen aan de behandeling van deze goederen. Deze eisen kunnen afhankelijk van de aard van de goederen zeer uiteenlopen. Hierbij kun je denken aan de verpakkingen; een cd-speler stelt andere eisen aan de verpakking dan bijvoorbeeld blikken kattenvoer. Maar ook de vraag of er koelruimte nodig is en of er keuringen moeten plaatsvinden speelt bij de bepaling van de goederenbehandeling een rol. Hoe je de manier van goederenbehandeling in een bedrijf kunt bepalen, leer je in deze taak. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de omstandigheden in het magazijn m.b.t. behandeling van goederen beoordelen (eindterm 5) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Inventariseer per goederensoort welke eisen aan de goederenbehandeling gesteld moeten worden. Stap 2 Beoordeel aan de hand van de gestelde eisen of de huidige goederenbehandeling voldoet. Zo ja, dan hoeft de goederenbehandeling niet aangepast te worden, ga verder naar stap 7. Zo nee, noteer dan de knelpunten of de behoefte aan aanpassing. Stap 3 Geef aan de hand van de knelpunten en behoefte aan aanpassing oplossingen voor de goederenbehandeling. Doe dit in overleg met de betrokkenen. Stap 4 Leg de nieuwe manier van goederenbehandeling vast. Stap 5 Overleg met de betrokkenen over de invoering van de nieuwe manier van goederenbehandeling. Stap 6 Voer de nieuwe manier van goederenbehandeling in. Stap 7 Controleer of deze manier van goederenbehandeling ook wordt nageleefd. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke procedures voor goederenbehandeling bestaan er in het bedrijf? 2. Welke methoden heeft het bedrijf om de kwaliteit van de geleverde goederen te bepalen? 3. Worden er in het bedrijf goederen opgeslagen die een speciale behandeling vereisen? Zo ja, welke procedure kent het bedrijf voor dit soort goederen? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Inventarisatie ten behoeve van de goederenbehandeling Inventariseer en noteer voor een goederensoort - de eigenschappen, het gewicht, de vorm, maten, de verpakkingseenheid, de hoeveelheden of gebruik de gegevens uit opdracht 1 van taak 1 Taak 3 Magazijnbeheer 3 9

12 - de eisen waaraan de goederenbehandeling moet voldoen zoals: welke transportmiddelen welke behandeling tijdens transport welke behandeling tijdens laden en lossen (hoe lang mogen de goederen buiten de koeling staan) welke verpakkingen, opschriften, stickers en dergelijke welke opslagruimten welke keuringen (wel of geen inschakeling keuringsdienst) welke voorzorgsmaatregelen. Bespreek de eisen met je praktijkopleider op haalbaarheid en op belangrijkheid. 2. Beoordelen van de huidige manier van goederenbehandeling Beoordeel met behulp van de verzamelde gegevens of de huidige behandeling van de goederen uit opdracht 1 aan de eisen voldoet. Zo ja, dan hoeft de goederenbehandeling niet aangepast te worden. Zo nee, noteer dan de knelpunten die je tegenkomt of de behoefte aan aanpassingen. Bijvoorbeeld: deze goederen moeten altijd koel opgeslagen worden, mogen maar een bepaalde tijd buiten de koeling staan. Of deze goederen moeten voor opslag eerst gekeurd worden of hebben speciale transportmiddelen nodig. Noteer aan welke eisen niet kan worden voldaan en waarom niet. Overleg met de betrokkenen hoe de problemen opgelost kunnen worden of hoe aan de eisen kan worden voldaan met betrekking tot bijvoorbeeld de opslag, de keuringen etc. 3. Vaststellen van de nieuwe manier van goederenbehandeling Bespreek de nieuwe manier van goederenbehandeling met je praktijkopleider. Leg de manier van goederenbehandeling vast volgens de gebruikte procedure. 4. Invoeren van nieuwe manier van goederenbehandeling Bespreek met de betrokkenen de invoering van de nieuwe manier van goederenbehandeling. Voer de nieuwe manier van goederenbehandeling in. 5. Bewaken van de nieuwe manier van goederenbehandeling Controleer of deze manier van goederenbehandeling wordt nageleefd. Taak 3 Magazijnbeheer 3 10

13 Taak 4 Opstellen en toepassen van voorschriften Om een magazijn goed te kunnen beheren zal er naast een goede indeling van het magazijn, goede apparatuur en goed opgeleide medewerkers ook aandacht gegeven moeten worden aan voorschriften over orde en netheid in het magazijn. Daarnaast moet ook aandacht besteed worden aan wettelijke regels die te maken hebben met veiligheid, gezondheid en milieu. Doel Aan het eind van deze taak kun je: voorschriften opstellen inzake orde en netheid in het magazijn (eindterm 6) alle voorschriften en procedures om te voldoen aan wetgeving inzake veiligheid, gezondheid en milieu toepassen (eindterm 7) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Beschrijf alle activiteiten die in het magazijn uitgevoerd worden, vanaf de goederenontvangst tot en met het uitslaan van de goederen. Stap 2 Inventariseer voor elke activiteit of er zaken moeten worden vastgelegd die te maken hebben met veiligheid, orde, netheid, gezondheid of milieu. Stap 3 Inventariseer welke voorschriften en procedures al bestaan en geef aan bij welke activiteiten (uit stap 2) deze van toepassing zijn. Stap 4 Stel vast welke voorschriften en procedures ontbreken en maak hiervoor een voorstel. Stap 5 Toets, samen met alle betrokkenen, de voorschriften en procedures aan bestaande wetgeving. Stap 6 Schrijf op welke voorschriften en procedures in het bedrijf aanwezig moeten zijn en schrijf ook op waar die moeten liggen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie is er in het bedrijf verantwoordelijk voor orde, netheid, veiligheid, gezondheid en milieu? 2. Zijn er procedures en voorschriften over orde, netheid, veiligheid, gezondheid en milieu? Waar bevinden deze zich? 3. Is er een budget voor Arbo-zaken? Wie geeft goedkeuring als er geld moet worden uitgegeven voor verbetering van de arbeidsomstandigheden? 4. Wordt er bij binnenkomst van goederen gelet op de juiste etikettering bij gevaarlijke stoffen? Wie controleert dat en wat gebeurt er als er iets niet juist is? 5. Is er sprake van een aparte opslagruimte voor gevaarlijke stoffen? Liggen alle goederen die een aparte opslagruimte vereisen daar ook? 6. Is er documentatie aanwezig over veiligheidsaspecten? Waar ligt deze documentatie en is deze up-to-date? Taak 4 Magazijnbeheer 3 11

14 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Ga voor alle activiteiten m.b.t. in-, op- en uitslag na welke invloed zij hebben op orde en netheid in het magazijn. Beschrijf voor die activiteiten wat er gedaan moet worden om orde en netheid op peil te houden. 2. Onderzoek of er op het gebied van veiligheid iets geregeld is in het bedrijf. Geef in een schema aan hoe het magazijn is georganiseerd. Geef in het schema ook aan hoe "veiligheid" is georganiseerd (bijvoorbeeld: wie zitten in een veiligheidscommissie). 3. Ga van alle goederen, die worden opgeslagen in het magazijn, na of er gevaarlijke stoffen bij zijn. Maak gebruik van informatie van de inkoopafdeling (bijvoorbeeld goederenspecificaties). Bepaal daarna tot welke gevarenklasse ze behoren. Ga ook na of de juiste gevaarsetiketten er op zitten. 4. Ga van alle magazijnwerkzaamheden na of ze op het gebied van ergonomie verbeterd kunnen worden. Denk bijvoorbeeld aan het tillen van zware dozen. Geef aan welke werkzaamheden anders gedaan zouden moeten worden en geef (een) suggestie(s) voor verbetering. 5. Maak een overzicht van de voorschriften en procedures en verklaar waarom eventuele wijzigingen/aanvullingen moeten worden aangebracht. Taak 4 Magazijnbeheer 3 12