Praktijkinstructie Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 (CIN06.3/CREBO:50191)

Transcriptie

1 instructie Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 (CIN06.3/CREBO:50191)

2 pi.cin06.3.v1 ECABO, 1 augustus 1997 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Administratie en beheer (eindterm 1, 2, 5 en 6) 5 Taak 2 Instructie (eindterm 4) 8 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3

4 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 Praktijk

5 Inleiding De dagelijkse werkzaamheden van u als Medewerker Beheer Informatiesystemen bestaan uit het uitvoeren van vele taken. Niet alle taken hebben dezelfde prioriteit. Vaak is er voor een bepaalde dag een strakke werkplanning gemaakt, maar door allerlei omstandigheden kan die dag er qua invulling heel anders uit gaan zien. Gebruikers kunnen acute ondersteuning nodig hebben, er kunnen storingen optreden en werkzaamheden kunnen uitlopen. Dit alles zorgt ervoor dat de administratie van de componenten, de software en de eigen werkzaamheden soms in het gedrang komen. Echter, een gebrekkige administratie zorgt ervoor dat het beheer niet efficiënt kan geschieden. Vervolgens heeft u weer minder tijd om de administreren, enz... enz. Deze praktijkinstructie leert u het belang van administreren in te zien, er voldoende tijd voor te nemen en om de systeemdocumentatie, inclusief gebruikersinstructies, goed te (laten) gebruiken. In taak 1 is ook de uitvoer en handhaving van back-up- en herstelprocedures opgenomen. Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 3

6 Taak 1 Administratie en beheer In deze taak leert u werkzaamheden uit te voeren die inzicht geven in welke hardware en software binnen de organisatie waar aanwezig zijn. De organisatie moet weten welke gebruiker welke PC-configuratie (ook thuis) ter beschikking heeft. Natuurlijk moet u ook de voorraad en de uitgifte van supplies bijhouden. Tevens leert u om volgens richtlijnen back-ups te maken. Als er binnen de organisatie iets fout gaat met betrekking tot het informatiesysteem, is het belangrijk om terug te kunnen vallen op een recente back-up. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: de uitgifte van hardware en supplies beheren (eindterm 1) de systeemdocumentatie bijstellen ten aanzien van nieuw geïnstalleerde componenten (eindterm 2) volgens richtlijnen een back-up maken (eindterm 5) werkplekbestanden van gebruikers herstellen (eindterm 6) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Onderhoud het hardware-register. - Onderhoud het uitleenregister. - Voorzie de hardware van een fysieke identificatie. - Voer reparatie-procedures uit. - Beheer de voorraad en zorg voor de uitgifte van computersupplies. - Stel de systeemdocumentatie bij n.a.v. storingen en aanpassingen in hardware, software en procedures. - Beheer de softwarelicenties. - Pas het back-upscript aan. - Voer de back-upprocedure uit. - Zie toe op de handhaving van back-upprocedures die gebruikers zelf moeten uitvoeren. - Herstel werkbestanden na verminking of verlies van gegevensbestanden. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Heeft de organisatie een (al dan niet geautomatiseerd) systeem voor het beheer van de hard- en software? Bewaakt dit systeem ook de uitgifte van supplies en de retourstromen van gebruikte materialen (zowel logistiek als financieel)? Heeft dit systeem ook een voorziening om componenten fysiek te identificeren? Is er een overzicht van waar welke componenten staan? 2. Gebruikt de organisatie geïntegreerde systeemdocumentatie of is er documentatie beschikbaar per onderdeel? 3. Heeft de organisatie een kwaliteitshandboek en zo ja, staan hierin voorwaarden beschreven met betrekking tot bijvoorbeeld bestandsbeveiliging of het onderhoud van het informatiesysteem? Taak 1 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 5

7 4. Wie is binnen de organisatie verantwoordelijk voor het onderhoud van de systeemdocumentatie? Is de systeemdocumentatie alleen beschikbaar voor het systeembeheer of ook voor de gebruikers? 5. Maakt de organisatie gebruik van een back-upprocedure waarbij bijvoorbeeld automatisch elke nacht een kopie van alle belangrijke bestanden wordt gemaakt? Zo ja, bestudeer deze procedure zorgvuldig. Zo nee, maak dan zelf een eenvoudige back-upprocedure in overleg met uw praktijkopleider. 6. Kunnen gebruikers gegevens bewaren op de lokale harde schijf of op diskettes? Zo ja, zijn ze dan ook zelf verantwoordelijk voor de beveiliging (back-up) van die bestanden of is dit een taak van de afdeling systeembeheer? Zo nee, hoe kunnen gebruikers bestanden onderling uitwisselen of mee naar huis nemen? 7. Is er in de back-upprocedure aandacht voor het periodiek testen of de bewaarde bestanden ook echt kunnen worden teruggehaald? Zo nee, hoe wordt dan gecontroleerd of dat mogelijk is? 8. Welke voordelen biedt het gebruik van diskless-workstations ten aanzien van beveiliging van applicaties en gegevens? En welke nadelen? 9. Hoe is, bijvoorbeeld bij uitval van de server, de uitwijk geregeld? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Inventariseer (of her-inventariseer) de binnen uw organisatie aanwezige componenten. Neem hierbij ook de eventueel aanwezige hardware mee, die staat opgesteld bij de medewerkers thuis. 2. Lever na de inventarisatie de volgende producten op:. Hardware-register; een tabel met daarin minimaal de volgende gegevens:. unieke identificatie die ook fysiek op de componenten is aangebracht. hardware-type. hardware-specificatie (inclusief intern geheugen, processortype, LANkaart, etc.). jaar van aanschaf. afdeling of persoon die de hardware gebruikt. locatie. Uitleenregister; een overzicht van op welke afdeling of werkplek de componenten zich bevinden. Hierbij hoort ook een grafisch overzicht van de opstelling van de componenten en hun plaats of nummer binnen het lokale netwerk. 3. Ga na of er binnen de organisatie componenten zijn die gerepareerd dienen te worden. Zorg in overleg met de praktijkopleider voor reparatie en ga hierbij te werk volgens de geldende procedure. Taak 1 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 6

8 4. Bepaal welke supplies regelmatig verbruikt worden. Neem hiervan de aanwezige voorraad op. Probeer te achterhalen hoeveel stuks er de afgelopen 6 maanden zijn verbruikt. Maak aan de hand van bovenstaande gegevens een besteladvies op en bespreek dit met uw praktijkopleider. Na afstemming kunnen de benodigde supplies door u of door de afdeling inkoop besteld worden. 5. Neem de aanwezige systeemdocumentatie aandachtig door en controleer of deze nog actueel is met betrekking tot:. hardware (zie opdracht 2). hardware-instellingen (geheugengebruik, opstart-procedure e.d.). softwaregebruik; wie gebruikt welke versie van welke toepassing (inclusief besturingssysteem en grafische userinterface). software-instellingen (autorisatie, bestandslocaties, printerinstellin-gen, macro-bibliotheek etc.). Pas de systeemdocumentatie zo nodig aan op basis van bovenstaande gegevens. 6. Stel een lijst op van alle applicaties die binnen de (administratieve) organisatie worden gebruikt, inclusief besturingssystemen en grafische userinterfaces. Controleer aan de hand van deze lijst of:. alle originele software (dus diskettes of cd-roms) aanwezig is. alle originele gebruikslicenties aanwezig zijn en netjes gearchiveerd. deze licenties in overeenstemming zijn met het aantal gebruikers. Stel uw praktijkopleider op de hoogte van uw bevindingen. 7. Controleer het binnen de organisatie gebruikte back-upscript en ga na of de lijst met te kopiëren bestanden en/of directories nog actueel is. Pas het script zo nodig aan. Voer een volledige back-upprocedure uit, dus inclusief. maken back-up. registreren back-up. herstellen van testbestanden in testdirectory. veiligstellen back-upmedium (bijvoorbeeld tapes); dus bewaren buiten het bedrijfspand. Ga na in hoeverre gebruikers zelf back-upprocedures uitvoeren volgens geldende richtlijnen en of de benodigde hulpmiddelen (randapparatuur, opslagmedia) beschikbaar zijn. Breng over het geheel van deze opdracht verslag uit aan uw praktijkopleider. Taak 1 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 7

9 Taak 2 Instructie Als automatiseerder heeft u de verantwoordelijkheid voor de goede werking van het informatiesysteem. Als de hardware op de juiste wijze is geïnstalleerd, alle software optimaal werkt en de systeemdocumentatie up-to-date is, is het vervolgens uitermate belangrijk dat de gebruikers worden geïnstrueerd in het gebruik van de computer en de software. De instructie moet niet alleen worden uitgevoerd tijdens de installatie en ingebruikname van een nieuw softwarepakket, maar moet een blijvend karakter hebben. Gebruikers moeten altijd kunnen terugvallen op een helpdesk met een klantgerichte instelling. Doel Aan het eind van deze taak kunt u: gebruikers instrueren over het gebruik van software (eindterm 4) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Stel planningen op om gebruikers op gestructureerde wijze te ondersteunen. - Informeer gebruikers met betrekking tot een efficiënt en effectief gebruik van ter beschikking staande applicaties. - Instrueer gebruikers daadwerkelijk over het gebruik van software. - Zie toe op het gebruik van bedrijfsstandaarden en verdedig deze ook naar de eindgebruikers. - Stimuleer gebruikers in het zelfstandig gebruik van het informatiesysteem waarbij handleidingen en gebruikersinstructies als hulpmiddel dienen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met uw praktijkopleider. 1. Zijn er binnen de organisatie, naast de handleidingen, gebruikersinstructies beschikbaar van het geïntegreerde informatiesysteem en ook voor onderdelen daaruit zoals de standaardapplicatie voor tekstverwerking? Zo ja, noem op welke er zijn. 2. Beschikt de organisatie over een Helpdesk? Zo ja, wat zijn de taken van de Helpdesk? 3. Op welke wijze vindt de instructie aan de gebruikers plaats binnen de organisatie:. telefonisch, dus op afstand?. ter plekke meteen na een verzoek tot ondersteuning?. ter plekke na inplanning?. groepsgewijs tijdens vooraf ingeplande opleidingsmomenten?. d.m.v. bevordering van het gebruik van de daartoe opgemaakte gebruikersinstructies? Taak 2 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 8

10 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat u de opdrachten gaat uitvoeren dient u na te gaan of het werk in uw bedrijf/organisatie op de hiervoor beschreven wijze gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst in overleg met uw praktijkopleider, zo nodig aan. Voer daarna de opdrachten uit. 1. Luister een aantal malen mee met een collega of uw praktijkopleider bij het (telefonisch) ondersteunen van een medewerker in het gebruik van het informatiesysteem. Maak aantekeningen en bespreek deze achteraf met uw praktijkopleider. 2. Bepaal in overleg met uw praktijkopleider voor welk softwarepakket u zelfstandig gedurende een periode de instructie aan de gebruikers uitvoert. Bereid deze instructies voor en voer ze ook uit. Breng periodiek verslag uit aan uw praktijkopleider. 3. Inventariseer de kennis en vaardigheid bij de gebruikers, of juist het gebrek aan kennis en/of vaardigheid, en rapporteer hierover aan uw praktijkopleider. Bereid deze ondersteunende taak goed voor. Ondersteun gebruikers individueel bij specifieke behoeftes en voorkom d.m.v. een groepsinstructie of een intern memo aan de betrokkenen dat dezelfde vragen steeds weer opnieuw moeten worden beantwoord. Moedig de gebruikers zo nodig aan om ook elkaar te helpen in plaats van zelfstandig steeds weer een probleem op te lossen dat elders ook moet hebben gespeeld. Wijs de gebruikers er tenslotte op, dat u altijd klaar staat om hen van dienst te zijn. Zij zijn uw klanten! 4. Pas zo nodig de gebruikersinstructies aan aan de specifieke behoefte van alle gebruikers of een groep gebruikers die bepaalde onderdelen beter moeten leren beheersen. Taak 2 Beheer en installatie computersystemen/administratie 3 9