Praktijkinstructie Planning en organisatie 4 (CSE04.4/CREBO:50185)

Transcriptie

1 instructie Planning en organisatie 4 (CSE04.4/CREBO:50185)

2 pi.cse04.4.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus BE AMERSFOORT

3 Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Het organiseren van kleine en middelgrote projecten (eindterm 2, 6, 7, 8 en 11) 5 Taak 2 Een planning vastleggen en bewaken (eindterm 4 en 5) 8 Taak 3 Het opstellen van reisschema s (eindterm 9) 10 Taak 4 Het opstellen van een partnerprogramma (eindterm 10) 12 Taak 5 Voorcalculatie en declaratie bij zakenreizen (eindterm 12 en 13) 14 Taak 6 Relatiegeschenken (eindterm 14) 16 Planning en organisatie 4

4 Planning en organisatie 4 Praktijk

5 Inleiding Het plannen en organiseren van projecten als een open dag, een personeelsfeest, een receptie voor een jubilaris, een zakenreis, een congres, eventueel met een partnerprogramma en een lunch of diner behoort tot de meest interessante taken van een secretaresse. De organisatie van zo n project is geen dagelijks werk, dat betekent dat het gewone secretaressewerk goed gepland moet worden om dit te kunnen combineren met de planning van bijvoorbeeld de open dag of het personeelsfeest. Het plannen en organiseren van een project vraagt heel wat van iemands communicatieve en organisatorische talenten. In taak 1 leer je hoe je kleine en middelgrote projecten organiseert. De planning van derden vastleggen en bewaken komt aan de orde in taak 2. Taak 3 behandelt het opstellen van reisschema s voor binnen- en buitenland en in taak 4 komt het partnerprogramma aan de orde. De financiële kanten van zakenreizen zijn het onderwerp van taak 5. Taak 6 gaat over relatiegeschenken. Planning en organisatie 4 3

6 Planning en organisatie 4 4

7 Taak 1 Het organiseren van kleine en middelgrote projecten De organisatie van kleine en middelgrote projecten als jubilea, een personeelsfeestje of een internationale bijeenkomst vraagt de nodige voorbereiding. Voordat er een duidelijk vastgesteld plan op papier is gezet, moet er heel wat denkwerk worden verricht. De voorbereidingstijd voor een eenvoudig kleinschalig project zal geringer zijn dan de tijd die men nodig heeft voor bijvoorbeeld een groot personeelsfeest of een internationale conferentie waarvoor mensen uit verschillenden landen worden uitgenodigd. Soms wordt er een speciale projectgroep samengesteld om ervoor te zorgen dat alle taken goed worden uitgevoerd maar het is ook mogelijk dat je het project samen met een collega organiseert of alleen. In deze taak leer je hoe je kleine en middelgrote projecten organiseert. Doel Aan het eind van deze taak kun je: zowel intern als extern kleine en middelgrote projecten plannen (eindterm 2) intern en extern (semi-)zakelijke bijeenkomsten administratief voorbereiden (eindterm 6) draaiboeken maken, nodig voor de voorbereiding en uitvoering van een (semi-)zakelijke binnenlandse of internationale bijeenkomst (eindterm 7 en 8) contacten leggen en onderhouden m.b.t. het organiseren van kleine en middelgrote projecten (eindterm 11) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. 1. Activiteiten m.b.t. de voorbereiding: - formeer een projectgroep, als dat nodig is - verdeel de taken - maak afspraken over het aantal en de duur van de projectgroepvergaderingen. 2. Activiteiten m.b.t. het budget: - informeer welk bedrag beschikbaar is voor het project - stel een begroting/kostenoverzicht/voorcalculatie op - bespreek nodig hoe dit budget over de verschillende activiteiten verdeeld wordt - spreek af wie het budget bewaakt. 3. Activiteiten m.b.t. de inhoud en uitvoering van het voor te bereiden project: - bepaal de aard van de bijeenkomst (open dag, personeelsfeest, internationale conferentie enz.) - inventariseer de wensen met betrekking tot het programma van de bijeenkomst - bepaal de inhoud van het programma - bepaal waar en wanneer de bijeenkomst plaatsvindt - bepaal welke faciliteiten gewenst zijn (technische hulpmiddelen als bijvoorbeeld geluidsapparatuur en audiovisuele middelen, catering, EHBO-post enz.). - bepaal wie uitgenodigd moeten worden (personen van je eigen organisatie en/of van andere organisaties) Taak 1 Planning en organisatie 4 5

8 - bepaal of aan internationale gasten informatie gegeven moet worden over hotelaccommodatie, reizen per vliegtuig of trein, visa etc. - boek eventueel hotelaccommodatie en vervoer (reserveren huurauto/ taxi) - reserveer eventueel (een) lunch(es) en/of diner(s). 4. Activiteiten m.b.t. de planning van het project: - stel een planning op - maak eventueel een draaiboek dat de werkzaamheden van de projectgroep ondersteunt - maak eventueel een draaiboek voor de dag/dagen van de bijeenkomst - bewaak de planning en stuur deze bij als dat nodig is. 5. Activiteiten m.b.t. de informatievoorziening, voorafgaand aan de bijeenkomst: - bepaal welke informatie over de bijeenkomst verstrekt wordt en aan wie (lijst deelnemers, programmaonderdelen, routebeschrijving enz.) - bepaal hoe de informatie verstrekt moet worden ((nieuws)brief, brochure enz.) - bepaal in welke taal/talen de informatie gesteld moet zijn - stel de te verzenden informatie op - verstuur de informatie/vergaderstukken. 6. Activiteiten m.b.t. de dag/dagen van de bijeenkomst: - controleer of de accommodatie in orde is, maak daarbij eventueel gebruik van het draaiboek en/of een checklist (denk ook aan al dan niet blanco naamkaarten en de opstelling van tafels en stoelen) - zorg ervoor dat er tijdens grote bijeenkomsten iemand aanwezig is bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen. 7. Activiteiten m.b.t. de afhandeling van de bijeenkomst: - maak een verslag of rapport en verzend het naar de deelnemers - handel declaraties van sprekers af - handel de financiële zaken af (nagekomen rekeningen, nacalculatie) - evalueer de bijeenkomst. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke kleine of middelgrote projecten worden er door de organisatie georganiseerd? Welke afdeling is verantwoordelijk voor deze projecten? 2. Welke verschillen bestaan er in het organiseren van nationale en van internationale projecten? 3. Waarmee moet je bij het organiseren van projecten rekening houden (bijvoorbeeld culturele achtergronden, diëten of persoonlijke voorkeuren)? 4. Wordt het organiseren van grote projecten wel eens uitbesteed? Zo ja, aan welk bureau? Voor welke taken blijft de organisatie in dat geval verantwoordelijk? 5. Maakt de organisatie gebruik van een draaiboek of een checklist bij het organiseren van projecten? Zo ja, welke onderdelen bevat het draaiboek of de checklist? Zo nee, wat gebruikt men in plaats daarvan? 6. Voor welk soort projecten maakt de organisatie een voorcalculatie? Wat is het doel van zo n voorcalculatie? 7. Welke factoren bepalen of de organisatie een budget beschikbaar stelt voor Taak 1 Planning en organisatie 4 6

9 een project? Welke afdeling bewaakt meestal het budget van een project? 8. Is er een lijst met bedrijven waarmee de organisatie regelmatig samenwerkt bij het organiseren van kleine of middelgrote projecten (zalen- of conferentiecentra, hotels, cateringbedrijven, drukkerijen enz.)? Zo ja, welke afdeling zorgt ervoor dat de lijst actueel blijft? Zo nee, ga na of het zinvol is zo n lijst samen te stellen. 9. Welke afdeling onderhoudt de contacten met deze bedrijven? 10. Hoe worden de wensen van de deelnemers aan een bijeenkomst geïnventariseerd? 11. Evalueert men in de organisatie een project na afloop? Zo ja, op welke manier doet men dat? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Assisteer een collega bij de voorbereiding en uitvoering van een klein of middelgroot project van binnenlandse aard (d.w.z. zonder gasten uit het buitenland). Maak duidelijke afspraken over taken en deadlines en overleg over de voortgang van het project met je collega. Als het in de organisatie niet de gewoonte is een draaiboek te gebruiken, stel dan voor dit toch te doen of maak een schematisch overzicht van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Bespreek je werk met je collega en met je praktijkopleider. 2. Assisteer een collega bij de voorbereiding en uitvoering van een klein of middelgroot project van internationale aard. Maak duidelijke afspraken over taken en deadlines en overleg over de voortgang van het project met je collega. Als het in de organisatie niet de gewoonte is een draaiboek te gebruiken, stel dan voor dit toch te doen of maak een schematisch overzicht van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Bespreek je werk met je collega en met je praktijkopleider. 3. Bereid een klein of middelgroot binnenlands project voor en zorg voor een goede uitvoering. Gebruik hierbij de activiteitenlijst eventueel als checklist, als er geen draaiboek of checklist aanwezig is in de organisatie. Bespreek je werk met je praktijkopleider. 4. Bereid een klein of middelgroot internationaal project voor en zorg voor een goede uitvoering. Gebruik ook hierbij de activiteitenlijst eventueel als checklist of maak gebruik van een draaiboek. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 1 Planning en organisatie 4 7

10 Taak 2 Een planning vastleggen en bewaken Als de planning van een open dag, een symposium, een personeelsfeest of een ander klein of middelgroot project op papier staat, komt de bewaking ervan aan de orde. Afspraken die gemaakt zijn moeten worden nagekomen. Dat verloopt niet altijd volgens plan en het is dus noodzakelijk dat iemand de naleving van de planning controleert. Soms blijkt dat de planning te optimistisch is opgesteld en is men gedwongen de afspraken of deadlines aan te passen. In deze taak leer je hoe je de planning van je leidinggevende of afdeling ondersteunt en bewaakt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: de planning van derden ondersteunen en bewaken (eindterm 4) de planning vastleggen in een (elektronisch) management- of planningssysteem (eindterm 5) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. - Controleer aan de hand van het projectplan, de planning en de taken die moeten worden uitgevoerd. Ga na of het project volgens planning verloopt. - Informeer bij de betreffende personen naar de redenen van vertraging, als je een afwijking van de planning constateert. - Breng je leidinggevende op de hoogte van de afwijkingen van de planning. - Overleg welke oplossing de beste is. Let op: overleg kan ook plaatsvinden tussen je leidinggevende en degene(n) die verantwoordelijk is (zijn) voor de betreffende taken. - Stel eventueel de planning bij. - Leg de eventuele wijzigingen vast in het planningssysteem. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Welke hulpmiddelen gebruik je bij het opstellen en bewaken van een planning? (Bijvoorbeeld een planbord of een (elektronisch) management- of planningssysteem.) 2. Waarom is er vertraging opgetreden in de uitvoering van de werkzaamheden? 3. Hoe gaat men de vertraging in de planning in de organisatie oplossen (bijvoorbeeld bij overschrijden van de deadline, te optimistisch ingeschatte benodigde werktijd of ziekteverzuim)? Taak 2 Planning en organisatie 4 8

11 Opdracht De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Assisteer je leidinggevende of de afdeling bij het bewaken van de voortgang van de planning. Leg de planning vast in het planningssysteem en pas deze aan, als daarvoor een reden is. Onderzoek hoe eventuele problemen opgelost kunnen worden en breng jouw ideeën naar voren. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 2 Planning en organisatie 4 9

12 Taak 3 Het opstellen van reisschema s Als je reisschema s opstelt, kun je gebruik maken van diverse hulpmiddelen, variërend van het spoorboekje tot een timetable voor vliegreizen of van een automatische routeplanner tot wegenkaarten en stadsplattegronden. In deze taak leer je hoe je een reisschema maakt voor een reis in Nederland of in het buitenland. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een reisschema maken ten behoeve van binnen- en buitenlandse zakenreizen (eindterm 9) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen. Stap 1 Bepaal het reisdoel. Stap 2 Inventariseer manieren van vervoer (eigen vervoer of openbaar vervoer met trein of vliegtuig). Let op de persoonlijke voorkeur van de reiziger. Stap 3 Ga na wat de meest efficiënte reisroute is. Let bij eigen vervoer op spitsuren en filegevoelige wegen. Let bij openbaar vervoer op spitsuren en goede aansluitingen bij overstappen. Let bij vliegreizen op inchecktijden en overstappen. Let bij de eindbestemming op vervolgtransport (huurauto/taxi). Stap 4 Maak een reisschema en neem hierin, indien van toepassing, het vluchtschema op. Stap 5 Maak een programma-overzicht met vermelding van adressen, contactpersonen, telefoon- en faxnummers. Let op tijdverschillen. Stap 6 Zorg dat de achterblijvers een kopie van het reisschema ontvangen. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wie of welke afdeling in de organisatie boekt binnen- en buitenlandse reizen? Bestaat er verschil tussen het boeken van binnen- en buitenlandse reizen? 2. Welke procedure gebruikt men bij het boeken? (Van welk reisbureau wordt gebruik gemaakt? Voor welke reizen sluit men reis- en annuleringsverzekeringen af?) 3. Gebruikt men in de organisatie speciale software voor het plannen van reizen (Bijvoorbeeld NS-Reis Planner)? 4. Maakt de organisatie onderscheid naar functiehoogte van de reizigers met betrekking tot extra faciliteiten? Zo ja, waaruit bestaan de extra faciliteiten (bijvoorbeeld reizen in een bepaalde klasse of reiskostenvergoeding enz.)? 5. Heeft de organisatie een budget voor de reizen? Is dit een totaalbudget, een afdelingsbudget of een persoonlijk budget? Wat doet de organisatie wanneer de geraamde kosten van een reis worden overschreden? Taak 3 Planning en organisatie 4 10

13 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Stel een reisschema op voor een binnenlandse reis. Bespreek dit met je praktijkopleider. 2. Stel een reisschema op voor een buitenlandse reis. Bespreek dit met je praktijkopleider. Taak 3 Planning en organisatie 4 11

14 Taak 4 Het opstellen van een partnerprogramma De partners van bijvoorbeeld binnen- en buitenlandse deelnemers aan een conferentie krijgen vaak een programma aangeboden waarin informatieve, culturele en/of ontspannende activiteiten zijn opgenomen. Het opstellen van een partnerprogramma vraagt een voorbereiding die vergelijkbaar is met de voorbereiding van een klein of middelgroot project. Ook hier mag het budget niet uit het oog verloren worden en moeten de deelnemers op tijd de informatie ontvangen. In deze taak leer je hoe je een partnerprogramma opstelt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een partnerprogramma, samenhangend met een zakelijke bijeenkomst, samenstellen (eindterm 10) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. De onderstaande activiteiten vertonen grote overeenkomst met de activiteitenlijst in taak Activiteiten m.b.t. de voorbereiding: - ga na of het partnerprogramma voorbereid kan worden door de projectgroep - stel eventueel een kleine projectgroep samen - verdeel de taken - maak afspraken over het aantal en de duur van de projectgroepvergaderingen. 2. Activiteiten m.b.t. het budget: - vraag na welk bedrag beschikbaar is voor het partnerprogramma - stel een begroting/kostenoverzicht/voorcalculatie op - bespreek hoe dit budget over de verschillende activiteiten verdeeld moeten worden - spreek af wie het budget bewaakt. 3. Activiteiten m.b.t. de inhoud en uitvoering van de voorbereiding: - bepaal hoe het programma van de conferentie en het partnerprogramma op elkaar afgestemd kunnen worden - bepaal de inhoud van het partnerprogramma (informatieve, culturele en/of ontspannende activiteiten) - bepaal waar en wanneer de activiteiten plaatsvinden (let op de manier van vervoer naar de locaties en eventuele afstemming met het programma van de bijeenkomst) - ga na wie uitgenodigd moeten worden (partners van personen van de eigen organisatie en/of van andere organisaties). 4. Activiteiten m.b.t. de planning van de werkzaamheden: - stel een planning op - maak eventueel een draaiboek dat de werkzaamheden van de projectgroep ondersteunt. - maak eventueel een draaiboek voor de dag/dagen van de bijeenkomst - bewaak de planning en stuur deze bij als dat nodig is. Taak 4 Planning en organisatie 4 12

15 5. Activiteiten m.b.t. de informatievoorziening, voorafgaand aan de bijeenkomst: - beoordeel welke informatie over het partnerprogramma verstrekt wordt en aan wie (lijst deelnemers, programma-onderdelen, routebeschrijving enz.) - zoek uit hoe de informatie verstrekt moet worden ((nieuws)brief, programma, brochure enz.) - zoek uit in welke taal/talen de informatie gesteld moet zijn - stel de te verzenden informatie op - verstuur de informatie. 6. Activiteiten m.b.t. de dag/dagen van de bijeenkomst: - controleer of de accommodatie in orde is, maak daarbij eventueel gebruik van het draaiboek en/of een checklist - zorg ervoor dat er iemand aanwezig is bij wie mensen terecht kunnen met hun vragen - bewaak de afstemming tussen het programma van de bijeenkomst en het partnerprogramma voor eventuele gezamenlijke activiteiten (lunch/diner). 7. Activiteiten m.b.t. de afhandeling van de bijeenkomst: - handel de financiële zaken af (nagekomen rekeningen, nacalculatie) - evalueer de bijeenkomst. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Wordt er in de organisatie wel eens een partnerprogramma georganiseerd? Zo ja, in welke gevallen? 2. Hoe pakt men het organiseren van een partnerprogramma aan? Maakt het deel uit van het projectplan van het eigenlijke project? Roept men een aparte projectgroep in het leven? 3. Welk soort activiteiten neemt men op in een partnerprogramma? 4. Wordt er gestreefd naar gezamenlijke onderdelen in het programma, zodat beide partners kunnen deelnemen? Hoe loopt het programma van de bijeenkomst en partnerprogramma dan in elkaar over? Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Assisteer bij het organiseren van een partnerprogramma. Bespreek je werk met je praktijkopleider. 2. Organiseer een partnerprogramma. Bespreek je werk met je praktijkopleider. Taak 4 Planning en organisatie 4 13

16 Taak 5 Voorcalculatie en declaratie bij zakenreizen Een voorcalculatie wordt gemaakt voordat een zakenreis of een zakelijke bijeenkomst plaatsvindt, om een overzicht te krijgen van de kosten die gemaakt worden. Aan de hand van zo n overzicht is een schatting te maken of men binnen het budget blijft. Na afloop van de zakenreis of de zakelijke bijeenkomst worden de kosten gedeclareerd. In deze taak leert je hoe je een voorcalculatie maakt en een onkostendeclaratie opstelt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: een voorcalculatie m.b.t. de kosten van een zakenreis en/of een zakelijke bijeenkomst maken (eindterm 12) aan de hand van aangeleverde gegevens een onkostendeclaratie samenstellen en voor verwerking gereedmaken (eindterm 13) Activiteitenlijst Lees de activiteitenlijst door om een beeld van de taak te krijgen. 1. Activiteiten m.b.t. de voorcalculatie: - verzamel gegevens over de zakenreis en/of de zakelijke bijeenkomst om inzicht te krijgen in de te verwachten kosten - maak een berekening van de te verwachten kosten (denk bijvoorbeeld aan kosten voor taxi, hotel, zaalhuur enz.). 2. Activiteiten m.b.t. de onkostendeclaratie: - verzamel de financiële gegevens, zoals bonnen, rekeningen enz. - stel een overzicht op van de kosten. gebruik daarvoor eventueel een standaardformulier. voeg eventuele betaalbewijzen bij - maak een berekening van de gemaakte kosten - controleer de declaratie op volledigheid - vergelijk de voorcalculatie met de onkostendeclaratie en stel vast of men binnen het budget is gebleven. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Is het in de organisatie gebruikelijk een voorcalculatie op te stellen voor een zakenreis en/of een zakelijke bijeenkomst? Zo ja, welke kosten worden begroot? 2. Welke kosten komen voor vergoeding in aanmerking en welke kosten zijn privé? 3. Welke kosten kunnen vooruitbetaald worden en welke kosten dienen ter plaatse te worden voldaan (bijvoorbeeld kosten vliegticket, hotel, huurauto enz.)? 4. Beschikt de organisatie over creditcards? Hoe is de administratieve verwerking van de kosten, gemaakt met een creditcard, geregeld? 5. Wordt er in de organisatie gebruik gemaakt van een declaratieformulier? Zo ja, wat staat hier op? 6. Wie of welke afdeling handelt voorcalculaties en declaraties m.b.t. zakenreizen af? Beschrijf de procedure. Taak 5 Planning en organisatie 4 14

17 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van de activiteitenlijst. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat de activiteitenlijst moet worden aangepast. Pas de activiteitenlijst, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Maak een voorcalculatie m.b.t. de kosten van een zakenreis en/of zakelijke bijeenkomst. Bespreek deze met je praktijkopleider. 2. Stel een onkostendeclaratie samen en maak deze klaar om verwerkt te worden. Bespreek deze met je praktijkopleider. Taak 5 Planning en organisatie 4 15

18 Taak 6 Relatiegeschenken Binnen een organisatie kun je op verschillende manieren met relatiegeschenken te maken krijgen. Denk bijvoorbeeld aan gelegenheden als open dagen en bedrijfspresentaties op een beurs. Ook de maand december is bij uitstek geschikt om elkaar relatiegeschenken toe te sturen en zo een goede zakelijke relatie te bevestigen. De aard van het relatiegeschenk kan uiteenlopen van een balpen tot bijvoorbeeld een videorecorder of een gratis ticket voor een vlucht met de Concorde naar New York. In deze taak leer je hoe je taken m.b.t. relatiegeschenken afhandelt. Doel Aan het eind van deze taak kun je: taken m.b.t. het aanbieden van relatiegeschenken afhandelen (eindterm 14) Werkplan Lees het werkplan door om een beeld van de taak te krijgen Stap 1 Raadpleeg de collectie relatiegeschenken van de organisatie of een catalogus met relatiegeschenken. Let op: doe dit tijdig i.v.m. een eventuele levertijd. Stap 2 Kies in overleg met je leidinggevende een relatiegeschenk. Let op: - houd bij de keuze rekening met de relatie tussen de gever en de ontvanger(s) van het geschenk - houd rekening met het soort gelegenheid waarbij het relatie-geschenk wordt overhandigd - houd rekening met de culturele achtergrond van degene die het geschenk ontvangt - houd rekening met het imago van de organisatie - houd rekening met de wettelijke beperkingen. Stap 3 Bestel het relatiegeschenk, zonodig. Stap 4 Reserveer, zonodig, enige tijd in het programma van een bijeenkomst voor de overhandiging van het relatiegeschenk. Vragen Beantwoord de vragen en bespreek de antwoorden met je praktijkopleider. 1. Bij welke gelegenheden worden er in de organisatie relatiegeschenken gegeven? 2. Gebruikt de organisatie een catalogus met relatiegeschenken? Zo ja, is dit een eigen catalogus? Welk soort relatiegeschenken wordt erin aangeboden? Zo nee, hoe bepaalt men dan de keuze? 3. Kent de organisatie een bepaalde procedure voor het geven van relatiegeschenken? (Denk hierbij aan kosten van een geschenk in relatie tot de gelegenheid, overhandigende persoon enz.) Taak 6 Planning en organisatie 4 16

19 Opdrachten De opdrachten zijn een uitwerking van het werkplan. Voordat je de opdrachten gaat uitvoeren, moet je nagaan of het werk in het bedrijf/de organisatie op de hiervoor beschreven manier gebeurt of dat het werkplan moet worden aangepast. Pas het werkplan, in overleg met je praktijkopleider, als dat nodig is, aan. Voer de opdrachten daarna uit. 1. Assisteer een collega bij de keuze van een geschenk voor een relatie en de overhandiging ervan. Bespreek het werk met je praktijkopleider. 2. Kies in voorkomende gevallen, in overleg met je leidinggevende, een geschenk voor een relatie uit en organiseer de overhandiging ervan. Bespreek het werk met je praktijkopleider. Taak 6 Planning en organisatie 4 17