De elektronische factuur komt naar u toe

Transcriptie

1 thema credit management / e-facturering Inzicht in verschijningsvormen De elektronische factuur komt naar u toe Elektronisch factureren is sterk in opkomst. De verwachting is dat binnen drie tot vijf jaar ongeveer zeventig procent van alle bedrijven hun facturen elektronisch gaan verzenden en ontvangen. Hoe gaat u het doen? Een beschrijving van een aantal verschijningsvormen. Door Friso de Jong, directeur van Factuurwijzer en voorzitter van Platform ELFA De wet zegt dat elektronisch factureren is toegestaan zonder dat er voorafgaande toestemming nodig is. Belangrijk is wel dat de ontvanger op de een of andere manier akkoord gaat met het feit dat hij een elektronische factuur gaat ontvangen. Bovendien moet de factuur ook werkelijk worden uitgereikt, de zogeheten brengplicht. En voor de fiscus (maar ook in een incassoprocedure: civielrechtelijk bewijs) staan de waarborgen authenticiteit van de herkomst en integriteit van de inhoud centraal. Deze waarborgen kunnen met drie methoden en combinaties daarvan - worden gecreëerd: - door toepassing van een geavanceerde elektronische handtekening; - door gebruik te maken van EDI (electronic data interchange); - door (samen te werken met de banken bij) het toepassen van automatische incasso; - door gebruik te maken van andere elektronische middelen. Handtekening De bekendste wettelijk toegestane vorm van elektronisch factureren is het verzenden van een bericht dat de factuur belichaamt, of het versturen van een bericht waaraan de factuur als bijlage is toegevoegd. Dit attachment kan in allerlei formaten worden meegezonden (doc, csv, tiff, xml, txt, xls, mdb enz.) maar pdf wordt het meest gebruikt. Uit oogpunt van controleerbaarheid wordt als voorwaarde gesteld dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de herkomst wordt gewaarborgd door het zetten van een geavanceerde elektronische handtekening. Door het verzenden van een factuur als een bericht, of als een attachment aan een bericht, wordt voldaan aan de uitreikingsplicht. EDI Een andere vorm waarin elektronische facturen kunnen worden gezonden, is EDI. EDI staat voor electronic data interchange: gestructureerd dataverkeer. Waar bij het verzenden van elektronische facturen per sprake is van een datalaag én van een presentatielaag (het briefpapier ), is er bij EDI alleen sprake van een onzichtbare datalaag. Deze datalaag kan weliswaar worden gelezen maar uit het volgende voorbeeld blijkt dat dit zonder vertaaltabel voor een gewoon mens vrijwel niet mogelijk is. Platform Elfa Als u zich wilt verdiepen in elektronisch factureren of in geautomatiseerde factuurverwerking is de site een aanrader. Platform Elfa wil de penetratiegraad van beide in Nederland vergroten, om daarmee iedereen versneld te laten profiteren van de grote voordelen. TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE NUMMER 9 september

2 Optie 1 De eerste mogelijkheid is dat de leverancier een volledig elektronische factuur aan de klant ter beschikking stelt en dat de factuur niet aan de eisen van authenticiteit en integriteit voldoet. Het is dan ook niet nodig dat de klant de elektronische factuur als vorm accepteert. En de elektronische factuur hoeft zelfs niet op de juiste wijze te worden uitgereikt. Voldoende is dat de factuur in een onbeveiligd bericht wordt toegezonden, of achter een inlogcode en een wachtwoord op een besloten gedeelte van een website beschikbaar is. Dit alles kan doordat akkoord is gegaan met het proces van automatische incasso, zodat de betaling niet afhankelijk is van de klant en de factuur. De factuur vormt dan geen constitutief handelsrechtelijk en fiscaalrechtelijk vereiste. Elektronisch factureren is een vorm van ketendigitalisering: wat voor de een een verkoopfactuur is, wordt voor de ander een inkoopfactuur. Beide partijen moeten rekening met elkaar houden. msg/rfc822 Received: from edi.zyxcorp.com by edi.xyzcorp.com with SMTP id AA21570 (5.67b8/ IDA-1.5 for <edi@edi.xyzcorp.com>); Fri, 24 Jul :56: To: edi@edi.xyzcorp.com From: edi@ edi.zyxcorp.com Subject: X PO850 Message-ID: <zyxcorp @edi.xyzcorp. com> Mime-Version: 1.0 Content-Type: <??? N RRN1*SH*ACEMANUFACTURING*1* *N2* RECEI*N3* 234 MARKET STREET *N4*SAN FRANCISCO*CA*94103*US PGP- MIME, S/MIME, MOSS, etc.> Date: Fri, 24 Jul :56: Content-MD5: f277771c1a287afc889119f58080d102 # Note the Content-MD5 headers-only Daarnaast kunnen EDI-berichten ook worden opgebouwd aan de hand van XML (extensible markup language), ebxml (electronic business extensible markup language) en zelfs XBRL (extensible business reporting language). Bij EDI wordt aan de diverse eisen van controleerbaarheid, acceptatie en uitreikingsplicht voldaan door middel van een tweezijdige overeenkomst tussen de verzender en de ontvanger, waarin deze aspecten zijn benoemd, uitgewerkt en vervolgens technisch vormgegeven. Automatische incasso In veel gevallen wordt bij een transactie tussen een leverancier en een consument (B2C) automatische incasso toegepast. Denk daarbij aan (mobiele) telefoonabonnementen en verzekeringen. In dat geval is de factuur niet veel meer dan een bewijs van de geleverde dienst en hetgeen op basis daarvan van de opgegeven rekening van de consument is afgeschreven of zal worden afgeschreven. In het geval van automatische incasso heeft de leverancier twee mogelijkheden. In beide gevallen kan hij de integriteit van de inhoud en de authenticiteit van de herkomst garanderen door samenwerking met de bank. Optie 2 De tweede mogelijkheid is dat er helemaal geen factuur meer wordt uitgereikt, ook niet op een besloten gedeelte van een portal. Dat is mogelijk als het elektronische afschrift van de bank van de klant ten minste de volgende gegevens bevat: - een voldoende identificatie van de ondernemer die de goederen heeft geleverd of de dienst heeft verleend. Een dergelijke identificatie kan soms al zijn gelegen in de omschrijving van de prestatie, zoals een verzekering, een telefoon- of internetabonnement; - het giro- of bankrekeningnummer van de afnemer; - een omschrijving van de prestatie en de datum of het tijdvak van de geleverde goederen of verleende diensten; - de vergoeding; - de belasting. Factuur als pdf meesturen vereist elektronische handtekening Als aan deze eisen wordt voldaan, is het bankafschrift in feite een soort afstemmingsoverzicht en een elektronische factuur. Uiteraard zal er voor de bank wel zekerheid moeten zijn rondom de identiteit van de leverancier die om de afschrijving verzoekt. Andere elektronische middelen De vierde vorm die in de wet Omzetbelasting wordt toegestaan, is de variant waarbij zogenoemde andere elektronische middelen worden toegepast. Daarbij moet worden gedacht aan de Rabobank Notabox, die is gebaseerd op de digitale nota. Dit initiatief, dat wordt gevolgd door de meeste grote banken, zorgt ervoor dat de facturen zichtbaar worden nadat de klant is ingelogd TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE NUMMER 9 september

3 electronic invoice presentment & payment (EIPP) of van electronic bill presentment & payment (EBPP). Wanneer een EIPP- of EBPP-dienstverlener samenwerkt met een bank, is deze constructie naar mijn mening ook toegestaan waar het zakelijke klanten betreft. Beste kansen voor consolidator-model en four corner-model Figuur 1. Het seller direct-model Een klant heeft een telefoonabonnement. Hij meldt zich aan op de website om daarmee te kennen te geven elektronische facturen te willen ontvangen (stap 1). Hij doet dit omdat hij daardoor een lagere rekening krijgt en daarnaast van meer korting gebruik kan maken. De telecomoperator zet de factuur klaar op het gesloten gedeelte van zijn website (stap 2) en verzendt een bericht of notificatiebericht naar de klant (stap 3). De klant ontvangt het bericht, gaat naar het gesloten gedeelte van de website door op een unieke link in het bericht te klikken en controleert en accordeert de factuur (stappen 4, 5 en 7). Als er sprake is van een betwisting, vindt er nog een dispuutproces plaats (stap 6) voordat de factuur wordt geaccordeerd (stap 8). Vervolgens geeft de klant een betalingsopdracht aan de bank, voor zover er geen automatische incasso plaatsvindt (stap 8), waarna de banken de transactie afhandelen (stap 9) en dit terugkoppelen naar het administratieve pakket van hun beider klanten (stap 10). Zes modellen De vier genoemde varianten die door de fiscus zijn goedgekeurd, kunnen door vijf conceptuele modellen worden ingevuld. Dit zijn: het seller direct-model, het buyer direct-model, het self billing-model, het direct processing-model en het consolidator-model. Daarnaast vloeit uit SEPA een geavanceerd consolidator-model voort: dit zesde model heet het four corner-model. Deze zes functionele modellen lichten we hierna toe, waarbij nadrukkelijk wordt opgemerkt dat het een algemene uitleg is. Iedere dienstverlener zal zijn product of dienst op in zijn of haar online-bankierenomgeving. Daar worden in één regel de belangrijkste factuurgegevens gepresenteerd, waarna de klant kan besluiten om de volledige rekening in te zien en te betalen. Consumenten Een andere versie is die waarbij de klant inlogt op het systeem van de leverancier en daar de facturen kan ophalen. Dit wordt ook wel electronic bill presentment (EBP) of web presentment genoemd. Deze constructie voor het laten ophalen van de rekening wordt tot nu toe toegestaan, waar het consumenten betreft. De presentment & paymentmethode wordt steeds meer gebruikt, ten koste van de digitale handtekening en EDI. Business Zodra het gaat om zakelijke gebruikers, spreken we over electronic invoice presentment (EIP). En als er een betaalmodule aan is gekoppeld, spreken we over Figuur 2. Het buyer direct-model De leverancier logt in op het systeem van de klant en zet daar de factuur in het juiste formaat klaar (stappen 1 en 2). Het systeem verstuurt een bericht naar de klant (stap 3). De klant ontvangt het bericht en controleert en accordeert in het systeem de factuur (stappen 4, 5 en 7). Als er sprake is van een betwisting, vindt er nog een dispuutproces plaats (stap 6) voordat de factuur wordt geaccordeerd (stap 8). Vervolgens geeft de klant een betalingsopdracht aan de bank, voor zover er geen automatische incasso plaatsvindt (stap 8), waarna de banken de transactie afhandelen (stap 9) en dit terugkoppelen naar het administratieve pakket van hun beider klanten (stap 10). TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE NUMMER 9 september

4 een andere manier hebben ingericht. En iedere dienstverlener zal zijn dienst op een andere onderscheidende manier willen omschrijven of categoriseren. 1. Het seller direct-model Bij het seller direct-model (zie figuur 1) is de leverancier en dus de verzender de dominante partij. De verzender stelt een elektronische factuur op voor zijn klanten. Hij draagt in eerste instantie de investering om over te gaan op elektronisch factureren en hij haalt ook de meeste voordelen uit een elektronische factuur, bijvoorbeeld door de oplossing ook te gebruiken voor marketingdoeleinden. De koper, en dus de ontvanger van de elektronische factuur, maakt in eerste instantie weinig of geen kosten maar moet wel met verschillende systemen kunnen werken als de factuur bijvoorbeeld niet meteen in zijn administratieve pakket kan worden ingelezen. Het seller direct-model is een gangbaar model in B2C-sectoren met veel uitgaande facturen zoals productie, nutsvoorzieningen, gezondheidszorg en financiële diensten. Denk maar aan de digitale nota en de facturen van Planet, Telfort en UPC. Bij dit model worden leveranciers dikwijls gedwongen om de gegevens op een bepaalde manier aan te leveren. De ervaring leert dat dit op de korte en middellange termijn uit oogpunt van ketendigitalisering per saldo niet altijd de besparing oplevert, die er vooraf aan werd toegedicht. Dit komt vaak doordat iedere ontvanger (de buyer ) een eigen systeem voor zijn leveranciers verplicht stelt. Daarbij moet dikwijls worden gewerkt met technische specificaties die niet aansluiten bij wat de leveranciers kunnen of willen, zoals één enkel bijzonder berichtformaat als standaard. 3. Het selfbilling-model De ondernemer die de prestatie verricht, is verplicht ervoor te zorgen dat een factuur wordt uitgereikt. Hij kan dit zelf doen maar hij kan dit ook in zijn naam en voor zijn rekening door zijn afnemer laten doen. Dit noemen we selfbilling De afnemer als inkoper stelt dan de verkoopfactuur voor zijn leverancier op. Voor selfbilling geldt dat: - Leverancier en afnemer zijn het erover eens dat de afnemer de factuur opmaakt. - De factuur moet voldoen aan de wettelijke eisen die gelden voor alle facturen (zie pagina 37). - De leverancier kan binnen een bepaalde termijn bij de afnemer bezwaar maken tegen de gegevens op de factuur (bijvoorbeeld een te hoog btw-bedrag). Als er bezwaar wordt gemaakt, geldt de factuur niet meer als factuur. De leverancier moet dan toch zelf een factuur uitreiken aan zijn afnemer. Ook bij selfbilling blijft de ondernemer die de prestatie verricht, aansprakelijk voor de juistheid van de factuur. De purchase order flip (PO-flip) is een voorbeeld van selfbilling. Daarbij geeft de inkoper door middel van een elektronische inkooporder aan dat bepaalde diensten moeten worden verricht of bepaalde goederen moeten worden geleverd. Deze inkooporder wordt bijvoorbeeld op een 2. Het buyer direct-model In het buyer direct-model (zie figuur 2) is de ontvanger van elektronische facturen de dominante partij; hij legt elektronische facturatie op aan zijn leveranciers. Dit model vindt stilaan ingang bij grote inkopers die veel facturen binnenkrijgen. De koper draagt de grootste initiële investering maar heeft ook het grootste voordeel. De leverancier zal ook moeten investeren om ervoor te zorgen dat hij zijn factuur in het systeem van de ontvanger kan plaatsen. Iedere buyer stelt zijn eigen systeem verplicht voor leveranciers Niettemin kan de leverancier het verzenden van elektronische facturen aangrijpen om de relatie met zijn klant, de ontvanger, te verstevigen. De leverancier maakt minder kosten of creëert meer omzet, maar moet wel met verschillende systemen gaan werken. Figuur 3. Het consolidator-model De leverancier en de klant registreren zich bij het platform van de consolidator (stap 1). De leverancier levert een factuur in het afgesproken formaat aan op het platform van de consolidator (stap 2). De consolidator zet de factuur klaar in de formaten die voor de klanten van de leverancier relevant zijn. Vervolgens stuurt het platform een bericht aan de klanten van de leverancier (stap 3). De klant ontvangt het notificatiebericht, klikt op de unieke hyperlink en komt in het gesloten gedeelte van de website van de leverancier. Dit gesloten gedeelte is gemaakt en wordt gehost door de dienstverlener (de consolidator). Bovendien sluit het naadloos aan op de bestaande website van de leverancier. De klant merkt er daardoor niets van, terwijl de dienstverlener op die manier het factureringsproces voor de leverancier kan uitvoeren. Vervolgens controleert en accordeert de klant de factuur (stappen 4, 5 en 7) die bovendien is voorzien van een aantal betaalmogelijkheden. Als er sprake is van een betwisting, vindt er nog een dispuutproces plaats (stap 6) voordat de betaalgegevens (stap 8) worden vrijgegeven aan een payment service provider. Daarna handelen de banken de transactie af (stap 9) en koppelen dit terug aan hun beider klanten (stap 10). TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE NUMMER 9 september

5 functionaliteiten, zoals het feit dat je maar één keer hoeft te integreren met een extern platform om naar heel veel klanten facturen te kunnen sturen of om van veel verschillende leveranciers facturen te kunnen ontvangen. Figuur 4. Het four corner-model De klant meldt bij de leverancier dat hij de factuur elektronisch wenst te ontvangen (stap 1). De verzender verstuurt de factuur naar zijn eigen bank (stap 2). De bank stuurt een notificatiebericht naar de online omgeving van de bank van de klant (stap 3). De klant logt in op zijn online bankomgeving, waarna het proces van ontvangen, controleren, accorderen en betwisten plaatsvindt (stappen 4, 5, 6 en 7). Zodra deze fase is doorlopen, kan de klant de factuur meteen betaalbaar stellen (stap 8) en wordt de betalingsopdracht verwerkt (stap 9) en teruggekoppeld (stap 10). besloten webpagina vanuit het systeem van de inkoper gegenereerd en aan de leverancier gepresenteerd. De leverancier kan na het leveren van de prestatie of van de goederen de elektronische inkooporder met een druk op de knop laten omzetten naar een factuur (de flip). Het systeem van de inkoper maakt dan op basis van de inkooporder de factuur aan voor de leverancier. Als de factuur akkoord is, wordt die naar de leverancier gezonden en in het administratieve systeem van de inkoper verwerkt. Deze oplossing is verwant aan de inkoopkaart of purchase card. 4. Het direct processing-model Direct processing is het model waarbij partijen door middel van gestructureerd dataverkeer (EDI) factuurgegevens en andere gegevens uitwisselen. Oorspronkelijk (lees: tot aan de opkomst van internet) was op deze wijze van gegevensuitwisseling voornamelijk de 80/20-regel van toepassing. Dat hield in dat als een leverancier tachtig procent van zijn omzet behaalde met twintig procent van zijn klanten, het interessant voor hem was om over te gaan op EDI. In dat geval werden niet alleen factuurgegevens maar ook ordergegevens, verzendgegevens, prijsgegevens, pakbonnen, verzendinstructies enzovoort via EDI verzonden. Dankzij internet kunnen we vrijwel alle facturen elektronisch verzenden. Met de opkomst van internet bleek het mogelijk om ook bij een 70/30- of zelfs een 50/50-verhouding EDI toe te passen. Daarnaast bood internet de mogelijkheid om de andere klanten elektronische facturen te presenteren (zie de andere modellen) en via een webpagina de gepresenteerde facturen in een door de klant te kiezen formaat te downloaden. Kortom, door de opkomst van moderne communicatiemiddelen bestaat de mogelijkheid om vrijwel alle facturen elektronisch te verzenden. 5. Het consolidator-model In het consolidator-model (zie figuur 3) wisselen leverancier (verzender) en klant (ontvanger) factuurinformatie uit via een tussenliggend platform. Dit model wint steeds meer aan populariteit, omdat het geschikt is voor elk soort verzender of ontvanger. Daarnaast is het consolidatorplatform in staat om te werken met facturen in diverse formaten (multi-format) die over meerdere kanalen (multi-channel) worden verzonden. Bovendien biedt het systeem verzenders en ontvangers extra 6. Het four corner-model Het four corner-model (zie figuur 4) is een variant op het consolidator-model. Bij het four corner-model spelen de banken een centrale rol. Het belangrijkste verschil is dat de factuur nu naar de bank van de verzender wordt gezonden en niet meer direct naar de ontvanger. De (Europese) banken routeren de factuurinformatie onderling en de bank van de betaler presenteert de factuur in de online omgeving van de ontvanger. De klant kan de in de online bankomgeving van zijn eigen bank ontvangen elektronische facturen accorderen en betaalbaar stellen, maar ze ook parkeren, archiveren, printen en importeren. De factuur wordt nu nadrukkelijk de drager voor een betaling(sverzoek). Toekomstverwachting De verwachting is dat van deze zes modellen het consolidator-model en het four corner-model steeds meer de nadruk zullen krijgen, vanwege de opkomst van elektronisch factureren en de invoering van de payment service directive (PSD) en de single euro payment area (SEPA). Deze bijdrage is gebaseerd op het boek Elektronische facturen, Kluwer 2007, deel 14 uit de Praktijkreeks Administratie, van de hand van Friso de Jong. (ISBN ) TIJDSCHRIFT ADMINISTRATIE NUMMER 9 september