ELEKTRONISCH FACTUREREN

Transcriptie

1 Informatiemanagement Handleiding in zeven stappen ELEKTRONISCH FACTUREREN Steeds meer bedrijven stappen over op elektronisch factureren. Zeker nu, nu kostenbesparingen belangrijk zijn, zou een overstap lonend kunnen zijn. Daarbij heeft staatssecretaris De Jager de regels versoepeld en kan elektronisch factureren voortaan vormvrij en middelvrij plaatsvinden. Hoe lastig is het om over te gaan op elektronisch factureren? Niet zo lastig als het misschien lijkt, is de conclusie van de auteur. Hij beschrijft in dit artikel een eenvoudig stap-voor-stapmodel om gemakkelijk tot invoering te komen. DOOR FRISO DE JONG De laatste tijd is elektronisch factureren steeds meer in de belangstelling komen te staan. Meer en meer organisaties komen erachter dat elektronisch factureren kan helpen bij het verlagen van de kosten, iets wat in deze tijd van economische recessie hoog op de agenda staat. Het recente besluit van de Staatssecretaris dat e-factureren vanaf februari dit jaar vrij en middelvrij kan plaatsvinden heeft ook bijgedragen aan de toegenomen aandacht voor het onderwerp. Bovendien zorgt de steeds gemakkelijker wordende ICT ervoor gezorgd dat het koppelen van systemen goedkoper wordt en dat het invoeren van het elektronisch factureren eenvoudiger is geworden. In dit artikel laat ik zien hoe u in zeven stappen elektronische factureren kunt invoeren in uw organisatie. Hierbij heb ik gebruikgemaakt van twee belangrijke bronnen: de Factuurmonitor 2009 en het stage gate-model. Dit is gecombineerd met open innovatie. De Factuurmonitor 2009 levert statistische informatie en geeft u inzicht in wat u kunt verwachten van mogelijke dienstverleners; het stage gate-model voorziet in een beslismodel, aan de hand waarvan u stapsgewijs elektronisch factureren kunt invoeren. Het model Het model dat ik in dit artikel gebruik is gebaseerd op het stage gate-model, dat is aangepast volgens het principe van open innovatie. Open innovatie houdt in dat een organisatie innoveert door gebruik te maken van de kennis van derde partijen, om zo vernieuwing van complexe onderwerpen sneller of beter te kunnen realiseren. Het model is vervolgens zo bewerkt, dat u aan de hand van het beantwoorden van zeven vragen tot toepassing kunt komen (zie figuur 1). Figuur 1 laat zien dat het beslissingsproces om over te stappen op elektronisch factureren begint met een heel brede oriëntatie, die in de loop van het proces steeds nauwer wordt. Het is goed mogelijk dat u tijdens het doorlopen van de stappen behoefte heeft om met anderen te overleggen of om derden te vragen een inhoudelijke bijdrage te leveren, bijvoorbeeld een accountant, bank, brancheorganisatie of billing service provider. Het is ook mogelijk dat u een stap wilt overslaan omdat u de betreffende vraag al eerder heeft beantwoord of dat u een stap terug moet in het model om een eerder genomen beslissing te heroverwegen. Stap 1. Wat is elektronisch factureren? Dit lijkt een gemakkelijk te beantwoorden vraag. En dat is ook zo, ware het niet dat het antwoord gecompliceerder wordt naarmate er meer belangen in meegenomen worden. Mijn uitgangspunt bij het beantwoorden van deze vraag is dat elektronisch factureren ervoor zorgt dat een factuur vanaf de verzender langs elektronische weg bij de ontvanger terechtkomt. Ongeacht de gebruikte methode. 42 AUGUSTUS _FC0409 bw.indd :03:01

2 Een andere vraag is met welke methode het meeste resultaat behaald kan worden. Banken zullen zeggen dat de facturen het beste via hen kunnen worden verzonden, omdat alleen dan het meeste voordeel behaald kan worden. Zij hebben immers een systeem op basis van een bankrekeningnummer, waarin alle bedrijven en consumenten kunnen worden opgenomen. Ook werken ze al met gestandaardiseerde berichten (ware het niet dat deze berichten alleen tussen banken onderling worden uitgewisseld en niet tussen bedrijven en consumenten). Billing service providers zullen betogen dat zij de beste partij zijn om mee samen te werken omdat zij ervoor kunnen zorgen dat de berichten in elk gewenst formaat aan de betreffende ontvanger kunnen worden aangeboden. Een ander argument is dat alle billing service providers samen het grootste marktaandeel hebben in branche van het elektronisch factureren. Zo zullen alle andere mogelijke partijen hun belang(en) met argumenten proberen te onderstrepen. Dit maakt het lastig om erachter te komen voor wie u nu het best kunt kiezen wanneer u moet beslissen over samenwerking. Om vergis- singen te voorkomen is het belangrijk dat u eerst uw eigen wensen en eisen duidelijk in kaart brengt. Wat elektronisch factureren betekent, hangt dus mede af van aan wie u het vraagt. Uit de praktijk is in ieder geval gebleken dat 70 procent van de mensen denkt dat elektronisch factureren betekent het verzenden van pdf-documenten. Volgens andere groepen is er pas sprake van elektronisch factureren als een verzonden bericht ook kan worden verwerkt in administratie van de ontvanger. Dit is bij pdf-documenten meestal niet het geval. Stap 2. Wat kan e-factureren betekenen voor uw organisatie? U weet inmiddels wat e-factureren voor u inhoudt. Nu moet u nog duidelijk krijgen wat het voor uw organisatie en klanten betekent. Het overgaan op elektronisch factureren heeft een aantal voordelen. Deze kunnen van economisch of niet-economische aard zijn. Het meest voor de hand liggende economische voordeel is uiteraard allereerst de besparingen die u e-factureren kunt realiseren. Daarbij is het mogelijk om meer omzet te genereren, door middel van cross-selling en deep-selling. Hierbij wordt de Wat houdt elektronisch factureren in? Is het wat voor mij? Hoe ziet de businesscase voor mijn organisatie eruit? Met wie moet ik om de tafel om over te stappen? Ik ben bijna zover. Waar moet ik verder nog op letten? We gaan starten! Hoe vertel ik dit aan mijn klanten? We zijn al een tijdje bezig. Welke verbeteringen kunnen we realiseren? Discover Websites/nieuwsbrieven Brancheorganisaties Leveranciers Klanten Overheidsorganisaties Vakliteratuur/tijdschriften Accountants Boekhoudpakketten Scope Businesscase Develop Test validate Launch Open innovatie: kennis afkomstig van derden voor snellere, betere of goedkopere vernieuwing Optimize Klantsegmenten Sprong Gate 1 Stage 1 Gate 2 Stage 2 Gate 3 Stage 3 Gate 4 Stage 4 Gate 5 Stage 5 Iteratie Figuur 1. Model voor het invoeren van elektronisch factureren AUGUSTUS _FC0409 bw.indd :03:01

3 factuur ook als marketing- of verkoopinstrument gebruikt. Naast de economische voordelen zijn er ook niet-economische voordelen ofwel voordelen die niet gemakkelijk in economische termen zijn te kwalificeren. Hierbij valt te denken aan snellere doorlooptijden van facturen, de mogelijkheid tot verdere procesverbeteringen, betere kwaliteit van serviceverlening aan klanten en imagovoordelen, bijvoorbeeld door te laten zien dat uw onderneming maatschappelijk verantwoord onderneemt. Stap 3. Hoe ziet mijn businesscase eruit? Inmiddels is duidelijk wat u verstaat onder elektronisch factureren en welke voordelen dit zou kunnen opleveren. Nu is het belangrijk om een businesscase te maken. Dit kan een financiële business case zijn eventueel aangevult met een technische business case. Een financiële businesscase dient vooral om duidelijk te maken wanneer de investeringen zijn terugverdiend en wat de waarde van het project is voor de organisatie. Een technische businesscase gaat vooral in op de vraag of elektronisch factureren en de keuzes die u daarbij heeft gemaakt haalbaar zijn. Vaak hebben de scenario s gemaakt aan de hand van de technische keuzes effect op de financiële businesscase. Bij het opstellen van de financiële businesscase kunt u bijvoorbeeld gebruikmaken van de calculator die het ministerie van Economische Zaken op haar website aanbiedt. Daarnaast kunt u ook calculators vinden op de website van Platform ELFA. Bij de technische businesscase draait het om de vraag hoe u elektronisch factureren wilt gaan toepassen. Als u ervoor kiest om op grote schaal per pdf-documenten naar uw klanten te gaan sturen, zullen de technische implicaties niet zo groot zijn. Anders wordt het als u meer rekening wilt houden met de wensen van de klanten en de mogelijkheden die het hun biedt. Daarnaast kunt u overwegen om te gaan werken met een systeem waarbij de facturen worden gepresenteerd op een online portal. U kunt deze dan ook aanpassen aan de stijl van uw website. Nog een stapje gaat het als u uw klanten de gelegenheid wilt bieden om aan te geven hoe ze elektronische facturen willen ontvangen. Hiervoor kunt u een soort selfservice managementconsole opzetten. Uit berekeningen blijkt namelijk dat een ontvanger vier keer meer kan besparen met een goed aangeleverde elektronisch facturen dan de verzender. SELECTIECRITERIA ELEKTRONISCH FACTUREREN MARKT Doelgroep Consumenten MKB Corporaties Overheden Sectoren Automotive Energie Consumenten producten Zakelijke dienstverleners ICT Financiële diensten NUTS voorzieningen Reizen Detail handel Bouw / Industrie Elektronica Overige: Landen (inclusief Nederland) Europese lidstaten Andere Europese staten Noord-Amerika Zuid-Amerika Azië Afrika Australië TOEPASSING Model Seller Direct Buyer Direct Direct Processing Four Corner Consolidator Self Billing Kanaal Fysiek afleveren Post Bank Webportal EDI Formaat zonder attachment Post PDF Word Excel XML EDI Terugkoppeling Ontvangen Geopend Gelezen Gedownload Geprint Koppelingen Boekhoudpakket ERP-systeem Figuur 2. Selectiecriteria bij het kiezen van een geautomatiseerde factuurverwerking 44 AUGUSTUS _FC0409 bw.indd :03:02

4 FINANCIEEL Componenten Hardware Softwarelicentie vergoeding per eenheid Vergoeding per maand Vergoeding per jaar Hosting Training Helpdesk Onderhoudsvergoeding Implementatie Consultancy EXTRA On boarding Website Training Helpdesk Handleiding Archiveren Integriteit Authenticiteit Leesbaarheid Reproduceerbaar Audit trail Betalen Contant Acceptgiro Automatische incasso eenmalige machtiging Internet bankieren I-Deal Creditcard Micro/mobile payment E-banking pakket Audit 1 keer per jaar Tussen 2 tot 5 keer per jaar Vaker dan 5 keer per jaar Vervolg figuur 2. Op basis van de technische en financiële businesscase, die niet altijd heel uitgebreid hoeven te zijn, kunt u een beslissing nemen over het wel of niet starten met elektronisch factureren. Dit is ook het moment dat waarop u concrete informatie kunt gaan inwinnen bij andere partijen over de mogelijkheden en kosten om hun e-factureren te laten verzorgen. Stap 4. Met wie moet ik gaan praten? Elektronisch factureren is een actueel onderwerp. Er zijn allerlei partijen die zich hiermee bezighouden. De overheid is ermee bezig omdat ze graag een voorbeeldfunctie wil vervullen en omdat ze zelf besparingen tot stand wil brengen. Banken zien elektronisch factureren als een interessant stuk dienstverlening; makers van boekhoudpakketten willen graag dat bedrijven hun producten gaan gebruiken. Accountants zijn geïnteresseerd omdat zij degenen zijn die de administratie zullen moeten gaan controleren op basis van elektronisch verzonden en ontvangen facturen. Brancheorganisaties zijn betrokken omdat ze hun leden zo goed mogelijk willen informeren en nieuwe ontwikkelingen willen faciliteren. Niet in de laatste plaats zijn billing service providers actief, omdat zij die diensten verlenen die alle betrokken parijen nodig hebben. Hoe u een selectie kunt maken, wordt duidelijk in figuur 2. Voordat u echter met andere partijen kunt gaan praten is het van belang om inzicht te krijgen in wat zij precies aanbieden en welke producten of diensten u nodig heeft. Figuur 2 biedt hiervoor aanknopingspunten Stap 5. Waar moet ik verder nog op letten? De businesscases zijn klaar, u bent inmiddels in gesprek met andere partijen en heeft gekozen voor een bepaald boekhoudpakket. Waar moet u dan nog meer op letten? Er zijn nog een aantal andere aspecten die belangrijk zijn. Bijvoorbeeld, hoe gaat u om met de verzonden berichten? Hoe gaat u deze archiveren? Hoe gaat u om met vragen van klanten over andere mogelijke formaten van facturering? Hoe factureert u aan buitenlandse klanten? Het is belangrijk om voor de lancering van uw nieuwe systeem alvast na te denken over deze zaken of deze te bespreken met uw leverancier. Op financieel niveau krijgt u daarnaast te maken met vragen over het volgen van betalingen. Wat doet u als facturen niet betaald worden? Een ander aspect is de managementinformatie. Managementinformatie kan u helpen bij het verkrijgen van bewijsmateriaal mocht een factuur niet betaald worden door een debiteur. Daarnaast kan managementinformatie u ook helpen bij het inrichten van uw cashmanagement. U kunt zich daarom afvragen welke feedback u wilt ontvangen als facturen elektronisch worden verzonden. Als laatste punt is SEPA belangrijk. SEPA staat voor Single Euro Payment Area. Met de komst van SEPA neemt de consumentenbescherming rondom betalen en automatische incasso flink toe. Denk maar aan de mandateringskwestie en de langere storneringsperiode (zestig dagen). Elektronisch factureren biedt mogelijkheden om de effecten van deze wijzigingen als geovlg van SEPA te dempen Stap 6. Hoe communiceert u aan de buitenwereld dat u overgaat op elektronisch factureren? In dit stadium heeft u al een beslissing gemaakt over hoe u gaat factureren en met wie u hiervoor gaat samenwerken. Het nieuwe systeem is klaar en u wilt dit vertellen aan uw klanten. U kunt dit op verschillende manieren doen, bijvoorbeeld: ~ U vertelt u klanten niets en wacht af hoe zij reageren als zij de digitale facturen binnenkrijgen. ~ U zet in uw algemene voorwaarden dat u gebruikmaakt van e-facturen en vertelt uw klanten dat u uw voorwaarden heeft aangepast. AUGUSTUS _FC0409 bw.indd :03:02

5 ~ U maakt een nieuwsbrief voor uw klanten of schakelt de marketingafdeling in om een actie te starten om uw klanten op de hoogte te stellen. ~ U verplicht uw klanten om elektronische facturen te accepteren, anders kunnen zij niet langer een bestelling plaatsen. Dit komt vooral voor bij bedrijven die hun producten online verkopen. Nu bent u zover dat u kunt starten met het nieuwe systeem om zo de doelstellingen uit de businesscase te gaan realiseren. Stap 7. Hoe kan ik het systeem optimaliseren? Deze laatste stap is zeker niet overbodig omdat organisaties er dikwijls over klagen dat maar zo weinig klanten gebruikmaken van het nieuwe systeem. Dit noemen we tweedegeneratiebelemmeringen. De eerstegeneratiebelemmeringen waren die belemmeringen die optraden door het vroegere gebrek aan standaarden, de onduidelijke fiscale wetgeving en onbekendheid met elektronisch factureren. Deze belemmeringen zijn inmiddels goeddeels opgelost. Het onderwerp is bekend, we weten inmiddels dat interoperabiliteit belangrijker is dan standaarden en de Belastingdienst heeft aangegeven dat facturen vormvrij een middelvrij mogen worden verzonden. De kern van de tweedegeneratiebelemmeringen is adoptie. Elektronische factureren is dan pas succesvol en kostenverlagend als de klant deze facturen ook wil ontvangen. Dit komt aan de orde in dit stadium. Zo kan het zijn dat u in uw initiële businesscase keuzes hebt gemaakt die vooral ingegeven zijn door uw eigen wensen als verzender en niet door die van de ontvanger. De klanten hebben de elektronische facturen niet geadopteerd. Uit de praktijk blijkt dat dit vaak het geval is als er te weinig rekening is gehouden met de formaatwensen en/of eisen van zakelijke klanten. Bij klanten in de consumentenmarkt zien we vaak dat de adoptie van elektronisch factureren lager is wanneer de consument wordt gestraft als hij zijn factuur niet elektronisch wenst te ontvangen, bijvoorbeeld door extra administratiekosten in rekening te brengen of door simpelweg geen papieren facturen meer te sturen en uitsluitend toe te staan dat hij inlogt op een beveiligde webportal. In deze gevallen is optimalisatie aan te raden. Dit kan inhouden dat wordt bekeken welke formaten er nog meer kunnen worden aangeboden of (bij consumenten) dat wordt bekeken of er in plaats van een malusregeling wellicht ook een bonusregeling kan worden getroffen. Optimalisatie kan ook plaatsvinden omdat het e-factureren prima werkt en dat het tijd is dit verder uit te breiden met andere typen berichten dan alleen facturen, of het uit te breiden naar andere klantgroepen of andere landen. Conclusie Het invoeren van elektronisch factureren is niet zo lastig als het misschien lijkt. In deze tijden van economische crisis kan het verstandig zijn om te bezien of elektronisch factureren iets is voor uw organisatie en of u hiermee uw kosten zou kunnen verlagen. De Belastingdienst heeft een en ander gefaciliteerd door te besluiten dat elektronisch factureren voortaan vormvrij en middelvrij kan plaatsvinden. Het beschreven stappenplan maakt het proces overzichtelijk zodat u wellicht de stap kunt wagen. F.W. de Jong is directeur van Factuurwijzer ( Factuurwijzer houdt zich in Nederland en Europa bezig met het ontwikkelen van instrumenten ten behoeve van elektronisch factureren. 46 AUGUSTUS _FC0409 bw.indd :03:02