Debiteurenbeheer Dunning Partners

Transcriptie

1 Debiteurenbeheer Dunning Partners Dunning, ofwel alle activiteiten en alle vormen van communicatie om facturen betaald krijgen, is voor de continuïteit van elk bedrijf of organisatie van belang. Dunning Partners levert software en diensten op het gebied van debiteurenbeheer. Het is alsof er een extra medewerker of beter gezegd een heel leger aan robots bij uw organisatie aan de slag gaat voor de administratieve kant van het debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer van Dunning Partners levert het bedrijf veel financiële voordelen op, zoals meer werkkapitaal, een lagere kredietbehoefte en een betere beoordeling/rating. Maar ook de klant profiteert van de software, ervaart meer service en vooral meer betaalgemak, waardoor de betalingstermijn korter wordt. Bij de medewerkers valt een administratieve last weg en kan men efficiënt en vooral gestructureerd werken aan het klantencontact. Geld dat (te lang) vast zit bij debiteuren belemmert uw organisatie in de groei, kan betekenen dat bepaalde projecten niet uitgevoerd kunnen worden en kan uiteindelijk de relatie met leveranciers, overheidsinstanties en ook het personeel schaden. Veelal lijkt het inningsproces vanzelf te gaan, maar in bepaalde situaties vergt het ook een actieve houding en vooral adequate opvolging door het bedrijf zelf. Als uw bedrijf of instelling zelf het proces niet consequent naleeft en de afspraken niet strikt opvolgt, dan is het risico aanwezig dat klanten daardoor onnodig lang(er) over betalingen doen met alle negatieve effecten van dien. 1

2 Debiteurenbeheer is dus een arbeidsintensieve taak. Wekelijks is er veel tijd gemoeid met de administratieve kant van het opvolgen van openstaande facturen. Terwijl de computer dat perfect kan verzorgen. Door het geautomatiseerde proces mist u opeens geen datum meer in de opvolging van openstaande facturen. Aan de andere kant levert de software ook betaalgemak en service voor uw klanten op. Soms zijn debiteuren niet onwelwillend om te betalen, maar het komt er gewoon niet van omdat men de tijd niet heeft of het gewoon lastig is om de betaling (op tijd) te verzorgen. Op alle vormen van communicatie kan een link naar een betaalpagina of het klantenportaal voor de betaling van de factuur toegevoegd worden. Tot slot kunnen ook SMS-berichten met een link naar een betaalpagina verzonden worden, zodat de debiteur direct via internetbankieren (ideal) kan betalen als het hem of haar uitkomt. 2

3 Wat doet de robot precies? Denk bij de administratieve kant van debiteurenbeheer aan de volgende taken: Het versturen en archiveren van brieven of s met betaalverzoeken, overzichten openstaande facturen, herinneringen, betalingsoverzichten, aanmaningen en eventueel brieven, waarin buitengerechtelijke incassokosten aangekondigd of berekend worden. Het dagelijks controleren van de betalingen van de debiteuren en het bijhouden van de agenda ten aanzien van de opvolging van alle openstaande facturen. De facturen, die betaald zijn, worden standaard niet meer getoond in de actielijsten. Het bijhouden van de actielijsten voor alle werkelijke medewerkers, die persoonlijke taken in het debiteurenbeheerproces vervullen. Dat kan een telefoonactie zijn om te informeren wanneer de betaling verwacht kan worden, maar zou ook de beantwoording van een vraag van de klant over een factuur kunnen zijn of zelfs een instructie voor een bezoek aan de klant. Het bijhouden, agenderen en controleren van betalingsafspraken, die door uw echte medewerker(s) debiteurenbeheer met de klanten gemaakt zijn om vervolgens de medewerker(s) te informeren als de debiteur niet betaald heeft. Tot slot zoekt de robot alle documenten en gespreksnotities bijeen en maakt er een compleet dossier van, als een openstaande factuur bij Dunning Partners of derden ter incasso uit handen gegeven moet worden. 3

4 Alle boekhoudpakketten worden ondersteund De software gaat veel verder dan de standaard functionaliteit van boekhoudpakketten en Debiteurenbeheer van Dunning Partners kan in combinatie met elk boekhoudpakket gebruikt worden. Er wordt een software-connector gemaakt, die dagelijks de debiteur-, factuur- en betalingsgegevens automatisch ophaalt, zo vaak u wilt. Hierdoor bent u ervan verzekerd dat u of uw medewerkers altijd over de meest actuele gegevens beschikt tijdens het bellen. Robotic debiteurenbeheer Elk type klant kan op een verschillende manier (gesegmenteerd) opgevolgd worden. Voor elk type klant wordt er dan een aparte opvolg-workflow aangemaakt. Zo kan er bijvoorbeeld voor particuliere en zakelijke klanten een een aparte workflow aangemaakt worden en kan er een aparte workflow gemaakt worden voor het geval dat bijvoorbeeld een automatische incasso mislukt is of na enkele dagen of weken gestorneerd wordt. U kunt exact instellen hoe er gewerkt moet worden. 4

5 U bepaalt zelf de tekst, stijl en opmaak van alle brieven, s en SMS-berichten. Een workflow kan bestaan uit geprinte brieven, s, SMS-berichten, een telefoongesprek, een pauze of controlemoment en eventueel overdracht aan derden. U bepaalt zelf vanaf het versturen van de factuur hoeveel tijd er tussen de verschillende acties zit en heeft volledige controle en overzicht. En tot slot bepaalt u zelf met welke workflow de facturen van elke individuele debiteur opgevolgd worden. Communicatie De software wordt geleverd met een licentie voor alle medewerkers van het bedrijf zodat iedereen voor een taak in het proces ingezet kan worden en alle correspondentie en (betalings)afspraken met de klant nagezien kunnen worden. 3 abonnementen Dunning Partners heeft 3 abonnementen en de robot, die voor u aan de slag gaat, biedt de volledige functionaliteit voor het systematisch opvolgen van facturen met een onbeperkt aantal gebruikerslicenties. Voor opvolging of als herinneringssysteem. Registratie van contactmomenten, via bevestigd, automatisch verzenden van betaalverzoeken, herinneringen en aanmaningen, QR-betaal-codes, SMS-module, optioneel klantenportaal en automatische archivering van alle correspondentie voor het met één druk op de knop overdragen van dossiers. Vanaf 65 per maand. 5

6 Pay-Per-Use Credit Management van Dunning Partners is Software as a Service. De initiële investering voor deze professionele robot-software is laag en kan op korte termijn in gebruik genomen worden. Naast de abonnementskosten wordt maandelijks alleen het gebruik van het systeem doorberekend. Credit Management van Dunning Partners levert u meteen geld op, dat trouwens rechtstreeks op uw eigen bankrekening betaald wordt. Onderhoud en beheer van de robot is inbegrepen. Alle prijzen en tarieven zijn netto en exclusief BTW. Voor wie? Credit Management van Dunning Partners is geschikt voor elk bedrijf of organisatie met de wens om de (betaal)service voor klanten te verbeteren, het debiteurenbeheer beter te faciliteren, het proces tot in detail en tot op de dag te optimaliseren om zodoende maximaal zicht op de openstaande facturen te houden én de betalingstermijn van de debiteuren te verkorten. Op de website kunt u exact bepalen hoeveel werkkapitaal het vrijmaakt, als u de betalingstermijn van uw debiteuren met de software of diensten van Dunning Partners kunt terugbrengen. PRO Bent u een financiële dienstverlener of heeft u bijvoorbeeld een administratiekantoor en verzorgt u of uw bedrijf debiteurenbeheer voor andere bedrijven, instanties of organisaties? Of wilt u dit als een vorm van dienstverlening gaan ontwikkelen en aanbieden? Dan komt u in aanmerking voor een PRO-overeenkomst. De ideale gereedschapskist voor financieel specialisten op het gebied van modern debiteurenbeheer. Debiteurenbeheer uitbesteden? Wilt u het debiteurenbeheer vertrouwd uitbesteden, dan zorgt Dunning Partners voor elke situatie en voor alle specifieke wensen het optimale resultaat. Wij denken graag met u mee in praktische oplossingen. Korte lijnen, duidelijke communicatie en de klantrelatie staat hierbij centraal. Er zijn diverse diensten beschikbaar om de continuïteit van uw cashflow te waarborgen. Voor meer informatie, een demonstratie of een afspraak kunt u contact opnemen met Dunning Partners via 6