Orbis Software. Debman4U. Whitepaper. Deze whitepaper geeft u meer informatie over ons standaardproduct Debman4U van Orbis Software Benelux BV.

Transcriptie

1 Software Whitepaper Deze whitepaper geeft u meer informatie over ons standaardproduct van Software Benelux BV

2 Standaard Product Debman4 Debma Automatisch Credit Management Systeem Debm Met maakt u gebruik van de nieuwste technieken om uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en vooral automatisch af te handelen U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog Waarom? moet uitvoeren is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u Met de opkomst van het internet is de snelheid van onze zakelijke transacties precies hoe het werkt Met verbetert u niet alleen de efficiency maar enorm toegenomen Dit vereist ook een grotere snelheid voor het incasseren ook uw klantrelaties! van openstaande nota s Het handmatig afdrukken en verzenden van betalingsherinneringen en aanmaningen uit uw ERP systeem is definitief is geschikt voor alle organisaties die op een snelle en efficiënte wijze achterhaald Door deze documentenstroom automatisch af te handelen hun debiteurenbeheer wensen te automatiseren zodat dit nauwelijks nog tijd kost! kunt u veel tijd en kosten besparen U wilt echter niet dat een trouwe klant automatisch een herinnering krijgt wanneer hij een keer een dag te laat is werkt samen met alle gangbare ERP systemen zoals: met betalen U wilt uw debiteurenbeheer dus zo veel mogelijk automatiseren waarbij u het proces flexibel naar eigen wens kunt inrichten P02 P03

3 Tekortkomingen van de huidige werkwijze Herkent u de volgende problemen? Medewerkers zijn veel tijd kwijt met het opzoeken en afhandelen van achterstallige betalingen Uw cashflow staat onder druk door frequente en langlopende openstaande posten Het toesturen van rekeningoverzichten en kopiefacturen kost veel tijd Door ad hoc debiteurenbeheer komt u niet toe aan een gestructureerde werkwijze Uw klant krijgt een ongepaste of onterechte aanmaning Het vergaren van (management)informatie over de status van betalingen is tijdrovend U heeft geen gestructureerd inzicht in uw openstaande posten en de redenen waarom deze (nog) niet betaald zijn De Oplossing! Met uw debiteurenbeheer eenvoudig, snel en automatisch afhandelen U kunt uw incassotrajecten volledig naar eigen wens inrichten heeft een kort implementatietraject, drie dagen consultancy zijn meestal voldoende Met verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties! Rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen en andere documenten worden zo veel mogelijk automatisch verstuurd De werkstroom vertelt u precies welke activiteiten u nog dient uit te voeren is gemakkelijk in het gebruik, binnen 1 dag weet u precies hoe het werkt P04 P05

4 Koppelen met uw ERP Systeem wordt middels een aantal standaard taken binnen TaskCentre gekoppeld aan vrijwel ieder ERP systeem TaskCentre zorgt ervoor dat de gegevens uit uw ERP systeem automatisch gesynchroniseerd worden met Denk hierbij ondermeer aan uw debiteurgegevens, de contactpersonen en de actuele openstaande posten Het definiëren van uw incassotrajecten werkt met trajecten en activiteiten Een traject is een verzameling van activiteiten die uitgevoerd worden om een openstaande post te incasseren U kunt dus verschillende trajecten definiëren voor de verschillende debiteuren Voor een goede en betrouwbare debiteur heeft u wellicht een ander traject dan bij een slecht betalende Operationeel in 4 stappen debiteur U legt de verschillende trajecten (en de daarbij behorende activiteiten) eenmalig in vast Eenmalig definiëren communicaties DebMan4U verstuurt allerlei soorten documenten en berichten aan uw debiteuren Dit gebeurt automatisch of wanneer u hiertoe opdracht geeft U dient eenmalig binnen uw documenten en berichten te definiëren Denk hierbij aan rekeningoverzichten, aanmaningen, kopiefacturen of incassobrieven 1 Koppelen met uw ERP Systeem 2 Het definiëren van uw incassotrajecten Starten! 3 Eenmalig definiëren communicaties Nadat u de inrichting heeft voltooid wordt de synchronisatie met uw ERP systeem gestart 4 Starten! Op dat moment wordt de database van gevuld met de actuele situatie uit uw ERP systeem Een taak zorgt er vervolgens voor dat op gezette tijden (1x per dag, 1x per uur, etc) de database van automatisch gesynchroniseerd wordt met uw ERP systeem U kunt vervolgens aan de slag met uw debiteurenbeheer! P06 P07

5 Functionaliteiten Activiteiten, de bouwstenen van een Incassotraject Activiteiten zijn de afzonderlijke stappen die ondernomen worden om een openstaande post te incasseren Zij vormen dus de bouwstenen van een incassotraject Er zijn automatische activiteiten, die uitgevoerd worden door het systeem ( TaskCentre), maar ook handmatige activiteiten die door een medewerker uitgevoerd dienen te worden Bij het definiëren van de verschillende activiteiten kunt u niet alleen aangeven hoe deze activiteit uitgevoerd dient te worden, maar u heeft ook de beschikking over vrije velden die u binnen deze activiteit kunt laten vullen Verschillende Incassotrajecten mogelijk In een traject worden diverse activiteiten in de tijd ingepland en automatisch aan een Dossiers, alle documenten en activiteiten overzichtelijk bij elkaar Een dossier wordt aangemaakt voor de oudste openstaande (vervallen) factuur van een debiteur Alle documenten die door een activiteit aangemaakt en verstuurd worden zijn binnen het dossier terug te vinden Ook extra (handmatige) activiteiten kunnen aan een dossier toegevoegd worden zoals een gespreksnotitie of een dispuut Een dossier geeft u dus heel snel inzicht in alle activiteiten die reeds uitgevoerd zijn en alle activiteiten die in de toekomst nog uitgevoerd gaan worden Eenvoudig versturen van documenten Binnen is het mogelijk om met één eenvoudige handeling documenten te versturen naar uw klant Vraagt de klant om een kopiefactuur of wenst u hem een rekeningoverzicht toe te zenden? Dit kan heel eenvoudig per , fax of via de printer Deze activiteit met bijbehorende documenten wordt vervolgens weer binnen het dossier bewaard Het daadwerkelijk genereren en versturen van de documenten wordt verzorgd door TaskCentre openstaande post (dossier) toegekend Binnen kunnen verschillende trajecten gedefinieerd worden Zo kunt u onderscheid maken tussen verschillende groepen debiteuren Een goede debiteur wilt u wellicht anders benaderen dan een slecht betalende debiteur Er is één standaard traject dat elke debiteur automatisch krijgt toegewezen, tenzij u aan een debiteur een ander traject heeft toegekend Een traject bestaat uit meerdere automatische of handmatige activiteiten Sommige Ouderdomsanalyse en saldilijst De ouderdomsanalyse geeft het totaal openstaand bedrag weer van alle debiteuren in de tijd De saldilijst geeft u een totaaloverzicht per debiteur van de openstaande en/of vervallen posten handmatige activiteiten, zoals bijvoorbeeld een Dispuut of een Aanvraag voor Creditnota, blokkeren het traject Er worden géén verdere activiteiten meer uitgevoerd totdat deze blokkerende activiteiten gereed gemeld zijn P08 P09

6 Medewerkers en Rollen Binnen is het mogelijk om verschillende medewerkers aan te maken en deze aan een rol te koppelen Deze rollen bepalen welke activiteiten een medewerker mag uitvoeren Tevens kan een medewerker toegang hebben tot 1 of meerdere administraties waaraan gekoppeld is Ook is er een Dynamische medewerker binnen Dit is de accountmanager (vertegenwoordiger) van een debiteur Wanneer er een nieuwe activiteit wordt aangemaakt voor de accountmanager, wordt deze automatisch aan de juiste medewerker gekoppeld Werkstroom Met automatisch debiteurenbeheer verbetert u niet alleen de efficiency maar ook uw klantrelaties! Handmatige activiteiten worden toegekend aan een medewerker Deze medewerker zal deze activiteit moeten uitvoeren en afhandelen In zijn eigen werkstroom kan iedere medewerker precies zien welke activiteiten dit zijn In één oogopslag ziet elke medewerker welke activiteiten reeds uitgevoerd hadden moeten zijn, of welke activiteiten in de toekomst uitgevoerd dienen te worden Administraties Binnen is het mogelijk om voor meerdere administraties het debiteurenbeheer te voeren U kunt gemakkelijk de gewenste administratie selecteren of meerdere administraties verzamelen Meer informatie over en onze andere producten kunt u terugvinden op onze website of neem contact met ons op per verkoop@orbis-softwarenl of telefoonnummer +31 (0) P10 P11

7 Prijzen Hieronder vindt u de prijzen terug van Licentie per server Aanschafprijs Onderhoud p/jaar 2500,00 500,00 Het jaarlijks onderhoud is verplicht Voor het gebruik van geldt: Tenminste een Microsoft SQL Server 2005 Tenminste een IIS 60 Microsoft Net Framework 35 TaskCentre licentie met voldoende vrije taken Vanaf de webserver moet het mogelijk zijn om verbinding te maken met de database op de database-server (eventueel lokaal) Er dient een TaskCentre client op de webserver geïnstalleerd te zijn en moet er vanaf deze client verbinding gemaakt kunnen worden met de TaskCentre server Eventueel Crystal Reports voor het aanmaken van de verschillende documenten P12 P13

8 Notities P14 P15

9 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: by Software Benelux All rights reserved All products and service names mentioned are the trademarks of their respective companies Data contained in this document serves informational purposes only These materials are subject to change without notice These materials are provided by Software for informational purposes only, without representation or warranty of any kind, and Software shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials The only warranties for Software products and services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any Nothing herein should be construed as constituting an additional warranty Alle prijzen in dit document zijn onder voorbehoud van druk- en zetfouten Voor de gevolgen van druk- en zetfouten wordt geen aansprakelijkheid aanvaard Alle prijzen in dit document zijn in EURO s en exclusief 21% BTW Op al onze producten zijn de voorwaarden van toepassing zoals die te raadplegen zijn op: