Orbis Software. Case. Study. Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Vila Etiketten B.V.

Transcriptie

1 Orbis Software Case Study Deze Case Study vertelt het succesverhaal van de samenwerking tussen Orbis Software Benelux BV en Vila Etiketten BV

2 Vila Etiketten Dè expert in etiketten Het bedrijf Vila Etiketten bestaat sinds 1993 Robbert Vugts en Ton Reichardt zijn de huidige eigenaren van Vila Het zijn twee toegewijde en doortastende mannen met ambitie, die elkaar prima aanvullen Ton is verantwoordelijk voor de productie en Robbert richt zich op de sales Het ijzersterke team van Vila telt inmiddels ruim 45 professionals Naast Robbert en Ton is Richard van Dommelen werkzaam als medewerker IT en verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde zaken, van systeembeheer tot programmeren Verreikende ambities We zijn een modern, dynamisch bedrijf en altijd ingesprongen op nieuwe veelbelovende ontwikkelingen, vertelt Ton Zo herkenden we al snel de enorme mogelijkheden van digitaal drukken We lopen dan ook voorop om onze opdrachtgevers het beste te kunnen bieden Hun prominente positie wordt in het buitenland ook erkend Vila Etiketten opereert steeds internationaler met opdrachtgevers uit onder andere België, Duitsland, Denemarken en Portugal Precies wat je nodig hebt Wij weten kennis van zaken en ervaring te koppelen aan enthousiasme en betrokkenheid, vertelt Robbert Onze mensen weten als geen ander hoe het hoort Al die kennis en ervaring wordt dagelijks in de praktijk gebracht Een voorbeeld daarvan is het combineren van de verschillende druktechnieken die we in huis hebben Dat levert vaak voor onmogelijk gehouden resultaat op En dat kan precies zijn wat je nodig hebt Sterke pijlers Onze ambities kunnen we verwezenlijken, omdat we bouwen op een aantal sterke pijlers Wij houden van aanpakken, we nemen je zorgen uit handen, we bieden altijd de beste oplossing, we investeren veel in onze mensen en de nieuwste technologie en we luisteren goed naar je Dit zorgt ervoor dat we op een prettige manier samenwerken en het gewenste resultaat leveren Het is duidelijk dat Vila Etiketten de etiquette van de etiketten beheerst P01 P02

3 Debman4U De afdeling administratie binnen Vila Etiketten telt 3 medewerkers Deze medewerkers bellen elke donderdag de klanten na wanneer er openstaande posten zijn of wanneer de klant in een bepaalde fase van het traject is De benodigde informatie halen ze uit Debman4U Alle bevindingen worden in Debman4U bij de betreffende activiteiten binnen het dossier genoteerd Een traject bij Vila Etiketten bestaat standaard uit vijf stappen: Stap 1: 1e herinnering Stap 2: 2e herinnering Stap 3: Aanmaning Stap 4: Ingebrekestelling Stap 5: Nabellen debiteurenbewaking Alleen de activiteit Nabellen debiteurenbewaking is een handmatige activiteit De andere activiteiten worden allemaal automatisch uitgevoerd door Orbis TaskCentre Bij Vila Etiketten spreken we nooit over aanmaningen maar over rekeningoverzichten of herinneringen, omdat we vinden dat een aanmaning niet klantvriendelijk is De communicatie naar klanten over hun openstaande posten is een belangrijk proces Meestal hebben onze klanten een reden waarom ze niet betaald hebben, We zijn zeer tevreden over Debman4U, vertelt Richard Alle overzichten worden altijd op de juiste momenten en voor de juiste klanten verstuurd Intern wordt tevens een kopie van alle overzichten naar de administratie gestuurd, zodat ze ten alle tijden de erbij kunnen halen die verstuurt is naar de klant Naast het versturen van documenten per koppelt Orbis TaskCentre de documenten ook keurig aan de betreffende debiteur(en) in Debman4U Vila Etiketten verstuurd de rekeningoverzichten in het Nederlands, Engels en Duits Voornamelijk de Duitse klanten willen de overzichten in het Duits en niet in het Engels ontvangen De taal van de herinnering wordt bepaald aan de hand van de taal van de contactpersoon in Exact Een proces dat middels Orbis TaskCentre volledig automatisch afgehandeld wordt Klachtenregistratie De registratie van klachten gebeurt middels een aparte ASP-pagina Orbis TaskCentre handelt deze klachten volledig automatisch af in het klachtenregister Op het moment dat een nieuwe klacht geregistreerd wordt, ziet Orbis TaskCentre een wijziging in de klachtendatabase Orbis TaskCentre leest deze database uit en zal op basis van een meegestuurde code bepalen wat er verder met de betreffende klacht gebeurt Denk bijvoorbeeld aan: Naar welke afdeling moet deze klacht gestuurd worden? Moet deze verwerkt worden in een ander systeem? Dient een notificati verstuurd te worden? In welke taal (Engels, Duits of Nederlands) moet deze notificati opgemaakt worden? etc bijvoorbeeld omdat ze een vraagstuk hebben over bepaalde factuur Daarom dat wij liever spreken over een betalingsherinnering dan een aanmaning P03 P04

4 Keuring materialen Het is heel belangrijk voor Vila Etiketten dat productiematerialen als machines en diverse producten, continu gecontroleerd worden op slijtage, corrosie etc Na de controle wordt er een document gekoppeld dat als bewijs dient dat er een controle uitgevoerd is Wanneer een audit plaatsvindt, dan kan men precies zien welke controles Vila Etiketten uitgevoerd heeft Een Orbis TaskCentre taak zorgt ervoor dat een bericht wordt verstuurd wanneer een controle nog niet uitgevoerd is of wanneer iets verlopen is Zo staat er ook in het systeem dat auto s gekeurd moeten worden of dat de winterbanden vervangen moeten worden, vertelt Richard Wanneer dat dan niet op tijd gebeurt, stuurt Orbis TaskCentre automatisch een bericht Ook belangrijke apparaten zoals een chiller (het apparaat in de digitale ruimte die zorgt voor de luchtbevochtiging), drukmachines, digicon en afwerkmachines dienen gekeurd en onderhouden te worden Wanneer dit niet op tijd gebeurt kan de productie compleet stilvallen In de rapportages die Orbis TaskCentre genereert kunnen we precies volgen wanneer bepaalde controles gedaan zijn, wanneer de volgende controle moet plaatsvinden en wie er verantwoordelijk voor is Leveranciersbeoordelingen Middels een taak binnen Orbis TaskCentre stuurt Vila Etiketten hun leveranciers en klanten uitnodigingen voor het invullen van een beoordelings- of klanttevredenheidsonderzoek Nadat de leverancier of klant het online-formulier heeft ingevuld, zorgt deze taak ervoor dat de data in een database opgeslagen wordt en bepaalde personen binnen de organisatie een bericht krijgen Op basis van de resultaten kunnen dan weer acties ondernomen worden Zo kan men bijvoorbeeld ook direct terug reageren naar een leverancier Tevens kan men in dit online-systeem precies bijhouden op welke punten processen, communicaties, ed verbeterd kunnen of zelfs moeten worden P05 P06

5 De inzet van Orbis TaskCentre Door de fusie met Etiket Nederland, komt Vila Etiketten voor de uitdaging te staan om alle informatie van beide bedrijven aan elkaar te koppelen Denk hierbij aan het uitwisselen van data op order-, offerte- en financieel niveau Om deze koppeling te realiseren is Orbis TaskCentre ingezet Orbis TaskCentre zorgt voor het gevalideerd lezen en wegschrijven van data tussen de verschillende Exact administraties Ook binnen Debman4U is een extra administratie toegevoegd en ook hier zorgt Orbis TaskCentre voor een volledige integratie van al hun informatiestromen Door de complexiteit en verscheidenheid van de productiesystemen en drukprocessen is het onmogelijk om alle processen tussen Etiket Nederland en Vila Etiketten samen te voegen Daarentegen is juist de informatie-uitwisseling tussen beide bedrijven wel belangrijk Orbis TaskCentre zorgt er dus niet alleen voor dat alle informatiestromen op een correcte manier beschikbaar zijn, maar juist ook dat bepaalde stromen gescheiden van elkaar blijven Naast de koppeling van meerdere systemen en het stroomlijnen van de data, heeft Orbis TaskCentre binnen Villa Etiketten nog meer verantwoordelijkheden: Het versturen van orderbevestigingen in de juiste taal Op basis van een waarde in Exact wordt bepaald of deze bevestiging in het Engels, Nederlands of Duits verstuurd moet worden Het versturen van offertes in PDF-vorm Ook deze kunnen weer in het Engels, Nederlands of Duits verstuurd worden Elke maandagochtend maakt Orbis TaskCentre automatisch een overzicht van alle openstaande posten ouder dan 90 dagen Dit resultaat wordt per verstuurd naar de financiële afdeling Deze kan op basis van de ontvangen informatie, gepast actie naar de betreffende debiteur(en) ondernemen Wanneer een relatie geblokkeerd wordt in het ERP-systeem, verstuurd Orbis TaskCentre automatisch een notificatie Zodoende weet men dat aan de betreffende leverancier niet meer geleverd mag worden Vila Etiketten is een iso-gecertificeerd bedrijf Een van de vereisten hiervoor is het bijhouden van bepaalde handelingen, denk bijvoorbeeld aan een klachtenregister Dit doet men in een zogenaamde iso-portal Orbis TaskCentre zorgt er weer voor dat deze data op een gevalideerde manier in het ERP-systeem verwerkt wordt Wanneer bijvoorbeeld een klacht binnenkomt, wordt automatisch een order ingevoerd met daarbij de betreffende klacht als notitie Orbis TaskCentre maakt volledig automatisch deze order aan en verstuurt vervolgens een bericht naar de teamleiders In dit bericht is een link naar een asp-pagina verwerkt waar men commentaar aan de betreffende order kan toevoegen Orbis TaskCentre zorgt voor een volledige en correcte integratie van al onze systemen Orbis TaskCentre stuurt volledig automatisch klanttevredenheidsonderzoeken Nadat een klant deze heeft ingevuld, wordt de data in het ERP-systeem verwerkt en krijgt bijvoorbeeld een researchafdeling een met daarin de mededeling dat klant A het onderzoek heeft ingevuld Orbis TaskCentre heeft een belangrijke rol in het controleren en bewaken van de kredietwaardigheid van klanten en leveranciers Door met een webservice een koppeling te maken met Credit Safe, wordt snel en eenvoudig de status van klanten en leveranciers opgehaald Mocht een klant of leverancier niet voldoen aan bepaalde criteria, dan krijgt deze de status Pilot Daarnaast verstuurt Orbis TaskCentre elke week een overzicht met klanten en leveranciers welke de status Pilot hebben P07 P08

6 Meer informatie omtrent onze producten en/of diensten? Neem dan contact met ons op: Orbis Software Benelux BV Geldropseweg TR Eindhoven, Nederland Tel: +31 (0) Fax: +31 (0) WWW: