Buckaroo BetaalGarant White paper

Transcriptie

1 Buckaroo BetaalGarant White paper Versie: 1.6 Jaar: 2011 Auteur: Buckaroo Online Payment Services

2 Overzicht wijzigingen Versie Datum Wijziging Oplevering versie 1.0 van document ter review Content update + toevoegen tarievenoverzicht Review document Content update Inhoudelijke aanvullingen Content aanpassing BetaalGarant gateway toegevoegd Buckaroo BV, Nederland Niets uit dit document mag worden vermenigvuldigd en/of gekopieerd zonder uitdrukkelijke toestemming van Buckaroo BV Buckaroo BetaalGarant white paper 2 van 11

3 Inhoudsopgave 1. Inleiding Werking Buckaroo BetaalGarant Consument bestelt in uw webwinkel Toetsing bij de garantieverstrekker Factuurmelding door merchant Proces binnen 35 dagen na factuur Betalen en emaningen Betaling binnen 35 dagen na factuur Overdracht aan garantieverstrekker Betaling door garantieverstrekker Tarieven Buckaroo BetaalGarant...11 Buckaroo BetaalGarant white paper 3 van 11

4 1. Inleiding In Nederland is achteraf betalen nog altijd een zeer populaire betaalwijze. Er zijn echter wel een aantal risico s verbonden aan deze manier van betalen. Het kan gebeuren dat u als webwinkelier uw producten al heeft geleverd, maar dat de consument vervolgens niet betaalt. Dan zit u met een openstaande vordering en moet u een kostbaar incassotraject starten. Om de webwinkelier te ontzien van dit traject maar wel de voordelen te kunnen bieden van achteraf betalen, heeft Buckaroo Buckaroo BetaalGarant gelanceerd. Hierbij wordt bij achteraf betalen, de betaling door Buckaroo in samenwerking met de garantieverstrekker gegarandeerd. Buckaroo BetaalGarant is specifiek ontwikkeld voor bedrijven/webshops die zich richten op de verkoop aan consumenten binnen Nederland. Waarom zou u als ondernemer nu kiezen voor op rekening verkopen in combinatie met Buckaroo BetaalGarant: - Het is een goedkoper en beter alternatief voor Onder Rembours leveren. Allereerst kost onder rembours leveren de consument veel geld, waardoor het nadelig kan zijn voor de consument om hiervan gebruik te maken. Verder komt het voor dat de consument op het moment van levering geen geld in huis heeft. Deze kan dan zijn bestelling niet in ontvangst nemen. - Achteraf betalen geeft de consument de mogelijkheid om het product eerst te bekijken voordat hij betaalt. - U kunt extra omzet genereren doordat u achteraf betalen aan de consument aanbiedt. Veel consumenten vinden dit een fijne manier van betalen en zullen zo eerder geneigd zijn het product bij u af te nemen. - Het biedt zowel zekerheid voor de consument als voor u als webwinkelier. - U hoeft zelf minder tijd te besteden aan debiteurenbeheer. Dit wordt vanuit het systeem van Buckaroo grotendeels automatisch verwerkt. - Eenvoudige afhandeling van retouren door middel van een creditnota. Het is belangrijk om te vermelden dat Buckaroo BetaalGarant geen betaalmethode is. Deze unieke module is een aanvulling op de betaalmethode achteraf betalen. De consument kan achteraf betalen via de Payper van Buckaroo. Om de consument achteraf te kunnen laten betalen kunt u gebruik maken van elke gagarandeerde betaalmethode die u via uw webwinkel aanbiedt waarvoor Buckaroo de incasserende partij is. Deze white paper is speciaal bestemd voor webwinkels (merchants) die meer over Buckaroo BetaalGarant willen weten. Het beschrijft de werking van Buckaroo BetaalGarant, de koppeling met de Buckaroo Payment Engine en wat de consument hiervan zal zien. Buckaroo BetaalGarant white paper 4 van 11

5 2. Werking Buckaroo BetaalGarant In deze white paper wordt stap voor stap de werking van Buckaroo BetaalGarant toegelicht. Voordat er specifiek wordt ingegaan op de verschillende stappen, wordt er eerst een totaal overzicht gegeven van het gehele proces. Dit staat weergegeven in figuur 1. Figuur 1: Proces Buckaroo BetaalGarant Stappen in het Buckaroo BetaalGarant proces: 1. Bestelling in uw webwinkel: consument kiest de betaalwijze Achteraf betalen a. Toetsing van de consument. Dit wordt uitgevoerd door de garantieverstrekker. De consument merkt hier niets van, dit duurt slechts enkele seconden. Vervolgens ontvangt Buckaroo een terugkoppeling waarin wordt aangegeven of de transactie wel of niet gegarandeerd wordt. 2. De factuur wordt gemaakt en Buckaroo stuurt een betaalverzoek naar de consument middels een Payper met betaalknop (op te maken in uw eigen huisstijl). 3. Indien er niet is betaald volgt: - Na 14 dagen (op dag 15) wordt de eerste emaning (met betaalknop) verstuurd zonder extra kosten. - Na 21 dagen (op dag 22) wordt de tweede emaning verstuurd met extra kosten ( 5,00). - Na 28 dagen (op dag 29) wordt de derde emaning (laatste sommatie) verstuurd met extra kosten ( 12,50). 4. Bij betaling binnen 35 dagen wordt de betaling in de normale uitbetaling (stap 8 uit figuur 1) aan u betaald. 5. Wordt de factuur niet betaald binnen 35 dagen dan wordt de vordering overgedragen aan de garantieverstrekker (stap 6 in figuur 1) en wordt dit gemeld aan de consument. 6. Stap 6 ligt bij de garantieverstrekker en gaat buiten het proces van Buckaroo en u als merchant om. Deze stap word hier dan ook niet verder beschreven. 7. De garantieverstrekker betaalt de vordering (op dag 38) uit aan Buckaroo en deze wordt meegenomen in de normale uitbetaling (stap 8). Nu het totaalproces beknopt in beeld is gebracht worden de verschillende stappen in de volgende paragrafen uitgebreider beschreven. Buckaroo BetaalGarant white paper 5 van 11

6 2.1 Consument bestelt in uw webwinkel Het gehele proces begint op het moment dat de consument (uw klant) het gewenste product heeft gevonden in uw webwinkel. Zodra het product in het winkelwagentje van de consument ligt, kan hij zijn bestelling afronden. Hierbij dient de consument een aantal gegevens in te vullen in uw webshop, waaronder NAW-gegevens, adres en rekeningnummer. Deze klantgegevens zijn benodigd om de consument achteraf te kunnen laten betalen. Welke gegevens u exact dient op te vragen kunt u terugvinden in de implementatiehandleiding Buckaroo BetaalGarant. De consument komt vervolgens terecht op de betaalpagina van uw webwinkel waar hij kan kiezen uit de door u aangeboden betaalmethoden. Vervolgens kiest de consument hier voor Achteraf betalen Toetsing bij de garantieverstrekker Zodra uw klant kiest voor Achteraf betalen volgt de volgende stap in het proces van Buckaroo BetaalGarant. Deze stap staat als 1a weergegeven in figuur 1. Voordat de transactie door het Buckaroo systeem wordt aangemaakt, wordt er eerst een toetsing voor betaalgarantie uitgevoerd door de garantieverstrekker. Deze partij checkt de consument op basis van het bedrag en de door hem ingevulde gegevens. Aan de hand van deze gegevens kijkt de garantieverstrekker naar o.a.: betaalgedrag, openstaande bestellingen (aantal en bedrag) en het maximaal toelaatbare bedrag. Na de toetsing voor betaalgarantie informeert de garantieverstrekker Buckaroo automatisch over het feit of de transactie wel of niet gegarandeerd wordt. Geen garantie verstrekt: Wanneer de transactie niet gegarandeerd wordt, dan kan uw klant niet achteraf betalen. Er wordt hem dan aangeboden om de factuur op een andere manier te betalen, bijv. middels ideal of een overboeking (gegarandeerde vooruitbetalingen). U kunt hier de zogeheten door Buckaroo aangeboden Allowed Payment Methods functie voor inzetten. Logischerwijs worden er voor deze betalingen alleen transactiekosten van de door uw klant gekozen betaalmethode aan u doorberekend. De kosten voor het uitvoeren van de toetsing worden niet in rekening gebracht, dit gebeurt alleen wanneer er garantie is verstrekt. Wel garantie verstrekt Als er garantie is verstrekt op een factuur, dient u binnen 30 dagen gebruik te maken van de garantie. Dit betekent dat de factuur binnen 30 dagen verstuurd dient te worden. Deze factuur dient binnen uiterlijk 14 dagen na factuurdatum te worden betaald door de consument. Belangrijk om te weten is dat Buckaroo BetaalGarant standaard maximaal een garantie aanvraagt voor bedragen tot 300,-. Afwijking hiervan is mogelijk, dit wordt door Buckaroo, in overleg met de garantieverstrekker, beoordeeld. Buckaroo BetaalGarant white paper 6 van 11

7 2.2 Factuurmelding door merchant U dient de facturen aan te melden bij Buckaroo. Met deze gegevens wordt de toetsing voor betaalgarantie uitgevoerd. Wanneer de garantie wordt toegekend zal, op basis van de factuurgegevens, door Buckaroo eerst een mail worden verstuurd aan de consument met daarin de melding dat de garantie is verstrekt. Op de factuurdatum wordt automatisch een betaalverzoek, met daarin een betaalknop (Payper ) en de vermelding van de uiterste betaaldatum, verstuurd aan de consument. Het betaalverzoek kunt u geheel in eigen huisstijl opmaken binnen de Buckaroo Payment Plaza. De factuur dient binnen 30 dagen na de toetsing voor betaalgarantie verstuurd te worden naar uw klant om onder de garantie te vallen. De factuurdatum dient bij de garantieaanvraag te worden meegegeven. Deze datum dient samen te vallen met de datum waarop uw product geleverd zal worden. Wanneer u het product na 30 dagen levert, is de geldigheid van de garantie vervallen. Op het moment dat er garantie is verstrekt, wordt er een transactie aangemaakt op de factuur met de status Betaling nog verwacht. Dit kunt u terug zien in de Buckaroo Payment Plaza. Er zijn een aantal varianten hoe u uw facturen bij Buckaroo kunt aanleveren. Deze hebben wij hieronder kort voor u beschreven: Variant 1: Een internetbestelling die direct in een factuur resulteert. U verstuurt dan de factuurgegevens naar Buckaroo en stuurt de factuur mee met het product. Met deze informatie kan Buckaroo vervolgens emaningen versturen naar de consument en indien van toepassing kan de garantieverstrekker de openstaande factuur dan na 35 dagen overnemen. Variant 2: Uploaden van facturen in batch. U kunt ervoor kiezen om de facturen te uploaden middels een batch file in het systeem van Buckaroo. Dit zal in de meeste gevallen een CSV bestand zijn. Let wel: De realtime terugkoppeling aan de consument is dan niet van toepassing. Wanneer er geen garantie wordt verstrekt zal de consument opnieuw benaderd moeten worden. Variant 3: Factuur aanmaken via de Callcenter 2 module. Het is ook mogelijk om via de Callcenter 2 module uw facturen aan te maken. Deze module maakt onderdeel uit van de Buckaroo Payment Plaza (zie figuur 2). Buckaroo BetaalGarant white paper 7 van 11

8 Figuur 2: Factuur invoeren in Callcenter Proces binnen 35 dagen na factuur Zodra Buckaroo het betaalverzoek met betaalknop per heeft verstuurd aan de consument, heeft deze de mogelijkheid de factuur te betalen. De consument kan betalen met de door u als merchant geaccepteerde betaalmethoden. U kunt in de Buckaroo Payment Plaza zelf instellen welke van de betaalmethoden u aan uw klanten wenst aan te bieden in het betaalverzoek (onze Payper dienst). Het kan voorkomen dat een consument het bestelde product, of een gedeelte van de bestelling retour stuurt. Dit omdat bijvoorbeeld het product beschadigd is, of omdat het verkeerde product is geleverd. U als merchant bent verantwoordelijk voor de afhandeling van de retouren en betwistingen. In de Buckaroo Payment Plaza kunt u het retour gestuurde product in mindering brengen op de vordering op de consument door middel van een creditnota. U wordt daarbij gevraagd het creditbedrag en het creditfactuurnummer op te geven. Bij eventuele overdracht van de vordering naar de garantieverstrekker zal dit bedrag in mindering worden gebracht op het factuurbedrag Betalen en emaningen Uw klant dient de factuur te betalen binnen 14 dagen na de datum waarop de factuur verzonden is. Wanneer de consument niet binnen deze periode betaalt, zullen de volgende stappen volgen: na 14 dagen (op dag 15) wordt de eerste emaning verstuurd aan de consument. Deze emaning kan geheel in uw eigen huisstijl worden opgemaakt. Dit kunt u doen door op de Plaza onder het tabblad Configuratie uw eigen template op te maken. Buckaroo BetaalGarant white paper 8 van 11

9 na 21 dagen (op dag 22) wordt de tweede emaning verstuurd als er nog niet betaald is. Bij de tweede emaning wordt er 5,- euro aanmaankosten* bovenop de factuur in rekening gebracht. Na 28 dagen (op dag 29) wordt de derde emaning (laatste sommatie) verstuurd indien er nog niet betaald is. Bij de laatste sommatie worden de aanmaankosten* verhoogd naar 12,50,-. * De aanmaankosten die bij de tweede en derde herinnering in rekening worden gebracht, zijn bestemd voor de garantieverstrekker. Dankzij Buckaroo BetaalGarant hoeft u dit proces maar één keer in de Payment Plaza in te richten en heeft u hier verder geen omkijken naar. Dit bespaart u veel handmatig werk en daarmee tijd. Verder kunt u in de Payment Plaza eenvoudig inzien hoeveel aanmaningen een specifieke klant al heeft ontvangen en wanneer de volgende zal worden verstuurd. 2.4 Betaling binnen 35 dagen na factuur Wanneer de consument de factuur betaalt binnen 35 dagen, dan wordt de transactie door Buckaroo verwerkt als een reguliere transactie. De consument betaalt dan middels één van de door u aangeboden betaalmethoden. De transactie wordt vervolgens op de Payment Plaza getoond onder het tabblad Transacties. De status verandert dan van Betaling nog verwacht naar Betaling geslaagd. De normale fee voor de gebruikte betaalwijze wordt hierbij in rekening gebracht. Vervolgens wordt de betaling door Buckaroo meegenomen in de eerst volgende uitbetaling. Afhankelijk van uw afspraken met Buckaroo ontvangt u uw uitbetaling dus wekelijks of dagelijks. 2.5 Overdracht aan garantieverstrekker Wanneer de consument niet binnen 35 dagen zijn factuur heeft voldaan, wordt na de betaalverwerking op de 35 ste dag, de factuur officieel overgedragen aan de garantieverstrekker. De consument ontvangt automatisch vanuit de systemen van Buckaroo een waarin wordt medegedeeld dat de factuur is overgedragen aan de garantieverstrekker. Deze bevat, in tegenstelling tot de emaningen, niet langer een betaalknop. Het is dus voor de consument niet langer mogelijk om vanuit de te betalen. Zoals eerder beschreven heeft uw klant gedurende de 35 dagen een betaalverzoek en vervolgens een drietal emaningen ontvangen met daarin een betaalknop. Na 35 dagen wordt de betaalmogelijkheid in deze s gesloten. Uw klant kan dan niet meer via een oude emaning de factuur alsnog voldoen. Als uw klant dan op de betaalknop klikt krijgt hij de melding: Vordering is overgedragen aan incassobureau, betaling hier is niet meer mogelijk. Het incassobureau zal contact met u opnemen hoe u kunt betalen. Buckaroo BetaalGarant white paper 9 van 11

10 Vanaf dit moment begint het proces van de garantieverstrekker en eindigt de interactie tussen u als webwinkelier en Buckaroo. Dit is stap 6 uit het schema zoals weergegeven in figuur Betaling door garantieverstrekker Hierboven is beschreven dat, wanneer een consument niet binnen 35 dagen zijn factuur voldaan heeft, deze wordt overgedragen aan de garantieverstrekker. De stap die daarop volgt is de uitbetaling van het factuurbedrag door de garantieverstrekker. Dit gebeurt op de 38 ste dag. De garantieverstrekker betaalt het bedrag van de niet-betaalde facturen uit aan Buckaroo Stichting Derdengelden ter attentie van uw account. In het systeem van Buckaroo wordt het oorspronkelijke betaalverzoek (Payper ) vervolgens op de status geslaagd gezet met als betaalwijze Buckaroo BetaalGarant. Vervolgens wordt vanaf de 40 ste dag deze betaling vrijgegeven voor uitbetaling aan u als webwinkelier. Met andere woorden, na die 40 ste dag wordt de betaling uitbetaald in de eerst volgende dag- of weekuitbetaling. Buckaroo BetaalGarant white paper 10 van 11

11 3. Tarieven Buckaroo BetaalGarant Hieronder hebben wij de kosten die verbonden zijn aan het gebruik van Buckaroo BetaalGarant uiteengezet. Kostenomschrijving Maandelijkse abonnementskosten 20,- Kosten in Euro s Toetsing voor betaalgarantie* 0,50 per check Commissiefee over de hoofdsom** 5%*** Transactiekosten voor gebruikte betaalmethode (bij betaling binnen 35 dagen) Afhankelijk van betaalmethode (Zie kostenoverzicht in de Algemene Toelichting) Transactiekosten BetaalGarant (indien er niet binnen 35 dagen is betaald) 0,35 Welke kosten uit het bovenstaande tarievenoverzicht van toepassing zijn kan worden uitgesplitst in 3 situaties. De maandelijkse abonnementskosten laten wij hierin buiten beschouwing omdat dit bedrag vast is per maand. 1. Garantie niet verstrekt na toetsing: De factuur valt niet onder Buckaroo BetaalGarant en wordt een normale transactie. U betaalt dan enkel de normale transactiekosten voor de gekozen betaalmethode. 2. Garantie wel verstrekt en betaling binnen 35 dagen: 0,50 (toetsingskosten) + 5% commissiefee over de hoofdsom + transactiekosten gekozen betaalmethode. 3. Garantie wel verstrekt en niet betaald binnen 35 dagen: 0,50 (toetsingskosten) + 5% commissiefee over de hoofdsom + 0,35 transactiekosten Buckaroo BetaalGarant. * U betaalt dit bedrag enkel wanneer de betaling ook daadwerkelijk gegarandeerd wordt. ** Als een factuur gegarandeerd is, wordt er door de garantieverstrekker 5% commissiefee over de hoofdsom in rekening gebracht. Ook in het geval van een creditnota of refund blijft de fee geheven over de hoofdsom. *** Voor de berekening van de commissiefee zal het orderbedrag geacht worden minimaal 10,- te zijn. Als een orderbedrag lager is dan 10,- dan bedraagt de commissiefee een vast bedrag van 0,50. Buckaroo BetaalGarant white paper 11 van 11