Whitepaper Bespaar tijd met de export MT940

Transcriptie

1 Whitepaper Bespaar tijd met de export MT940

2 Inhoudsopgave INLEIDING... 2 MT940 ALGEMEEN MT940 EXPORT FILE... 3 AUTOMATISCHE KOPPELING... 4 WELKE BOEKHOUDSYSTEMEN?... 4 SPECIFICATIES MT940 EXPORT... 5 MEER WETEN?... 8 Pagina 1

3 Inleiding De whitepaper export MT940 beschrijft de voordelen van het gebruik van MT940, gaat in op de specificaties van een MT940 bestandsformaat en geeft richtlijnen waarmee uw bedrijf het MT940 formaat, zoals die door MultiSafepay wordt verstrekt, in het eigen systeem kan implementeren. De MT940 export file wordt gegenereerd in de back-office van MultiSafepay. De MultiSafepay back-office is de meest uitgebreide back-office en biedt u diverse voordelen: realtime inzage in al uw transacties eenvoudig terugboekingen naar uw klanten doen transacties zoeken met behulp van keywords een helder overzicht van de resultaten van uw transacties financiële rapportage in Excel of CSV MT940-bestand; een standaard boekhoudsysteem formaat Met MT940 is het generen van financiële rapporten of direct een overzicht van de resultaten van uw transacties opvragen uit de MultiSafepay back-office niet moeilijk. MT940 biedt u totale gebruikersgemak. Orders en betalingen worden direct met elkaar gekoppeld. Met de export functie van MT940 kunt u eenvoudig uw online transacties koppelen aan uw boekhoudsysteem. Pagina 2

4 MT940 algemeen Een MT940 bestand (MT=Message Type) is een bestandsformaat om financiële banktransacties te exporteren. Het bestand is bekend als de "Customer Statement Message" en volgt een specifieke opmaak. Gegevens die volgens dit internationale standaardformaat zijn gestructureerd, kunnen door veel softwarepakketten worden verwerkt. Hoewel een globale indeling wordt gebruikt om het MT940 bestand te definiëren is de uiteindelijke implementatie ervan per bank verschillend. De in dit document genoemde richtlijnen, waarmee bedrijven het MT940 formaat zoals die door MultiSafepay wordt verstrekt in hun eigen systemen kunnen implementeren, is op basis van het bestandsformaat van de ING. MT940 export file MultiSafepay heeft een boekhoudexport (een standaard MT940 export) ontwikkeld dat ondersteund wordt door de meeste boekhoudprogramma s. Het systeem is gebaseerd op de MT940 boekhoudexport van de bestaande banken. De MT940 boekhoudexport van MultiSafepay maakt het mogelijk om alle in- en uitgaande transacties van het MultiSafepay-account te importeren in het boekhoudprogramma. In één export file kunnen meerdere dagen zijn opgenomen met één eindsaldo. De koppeling zorgt ervoor dat het bestand kan worden ingelezen in bestaande boekhoudprogramma s. Openstaande rekeningen in het boekhoudprogramma worden automatisch gekoppeld aan transacties uit het MultiSafepay-account. Om de koppeling mogelijk te maken, dient het bestaande boekhoudprogramma hiervoor ingericht te worden. De MT940 boekhoudexport is geschikt voor financiële afdelingen van webwinkels die al gebruik maken (of gebruik willen maken) van een bestaand MT940 boekhoudexport van één van de banken. De voordelen MultiSafepay s MT940 boekhoudexport: biedt een koppeling tussen bestaande boekhoudprogramma s en het MultiSafepay-account. vermindert significant de werkzaamheden voor de financiële afdeling. Medewerkers hebben meer tijd om andere noodzakelijke werkzaamheden te verrichten. automatiseert de werkzaamheden voor bestaande boekhoudprogramma s. Dit resulteert in een afname van fouten in de financieel administratieve werkzaamheden. Pagina 3

5 Automatische koppeling Voordat de automatische koppeling met het boekhoudsysteem gerealiseerd kan worden, dient er een 11- cijferige bankrekeningnummer in het boekhoudsysteem te worden toegevoegd. De MT940 export gebruikt hiervoor standaard het MultiSafepay accountnummer, een 8-cijferige nummer, dat niet gelijk is aan een bankrekeningnummer. De controle op de 11-proef kan dan worden uitgeschakeld, als het boekhoudsysteem dat toelaat. Is dit niet mogelijk dan kan er een alternatief bankrekeningnummer worden ingevoerd bij het aanmaken van de MT940 export file. Welke boekhoudsystemen? Het MT940 bestandsformaat wordt door de meeste financiële boekhoudsystemen ondersteunt. Dit zijn onder andere Reeleezee, Exact Software, Snelstart, King business software, Asperion en Twinfie. Dit is slechts een selectie van de vele mogelijke boekhoudsystemen. Pagina 4

6 Specificaties MT940 export Een MT940 export bestaat uit een aantal specificaties. De specificaties zijn: - Bericht voorlooprecord - Transactie referentie nummer - Beginsaldo - Afschriftregels - Eindsaldo Op de volgende pagina s worden de specificaties besproken en aan de hand van een voorbeeld uitgelegd. Daarnaast wordt voor elke transactie type de code en omschrijving gegeven. Tevens treft u een lijst met de door MultiSafepay gebruikte veldspecificaties. Bericht voorlooprecord Een MultiSafepay export heeft als bank info: MSPANL2A MSPANL2AXXXX MSPANL2AXXXX Transactie referentie nummer Dit veld bevat een referentie die door de afzender is toegewezen ten behoeve van een eenduidige identificatie van het bericht. In deze sectie wordt MSPAY als gerelateerde referentie gebruikt. Het MultiSafepay rekeningnummer is een 8-cijferig rekeningnummer. Indien het boekhoudsysteem dit formaat niet kan verwerken, is het mogelijk om tijdens de export het rekeningnummer aan te passen. MultiSafepay verhoogt het afschriftnummer niet (28C:). 28C: Afschriftnummer/volgnummer. :20:MSPAY (Transactie referentienummer) :25: (Rekeningidentificatie) :28C:1 Beginsaldo Het beginsaldo wordt in regel 60F geplaatst. VOORBEELD Beginsaldo :60F:C091201EUR ,36 Afschrift regels Afhankelijk van het type transactie is de inhoud van de informatie regel (:86) verschillend opgebouwd. Het referentie nummer wordt indien mogelijk gevuld met het bankrekeningnummer waarvan het geld is ontvangen en bij uitbetaling waarheen het geld is overgemaakt. De transactietype lijst is gespecificeerd in bijlage A. Pagina 5

7 In de informatie voor rekeninghouders (:86) wordt zoveel mogelijk informatie betreffende de transactie geplaatst. VOORBEELD Informatie voor rekeninghouder :61:091210C ,50N Jan Jansen,Amsterdam merchant order MultiSafepay ID : (ideal) :61:091210D ,00N094NONREF merchant order MultiSafepay ID : (Bank Transfer) :61:091210C ,00N061NONREF Jan Jansen,Amsterdam merchant order MultiSafepay ID : (Direct Debit) Eindsaldo In dit veld wordt aangegeven wat de hoogte van het saldo is. Het eindsaldo is een totaal van de gehele batch. VOORBEELD Eindsaldo :62F:C091231EUR ,77 D000040C000014D ,58C ,14 -XXX Pagina 6

8 MT940 export Voorbeeld MSPANL2AXXXX MSPANL2AXXXX :20:MSPAY :25: :28C:1 :60F:C091210EUR ,11 :61:091211D ,60N913NONREF Jan Jansen,Amsterdam Cost Demo Shop Transaction or MasterCard Transactions (min 0.6) MultiSafepay ID : (MultiSafepay) :61:091211D ,50N094NONREF Cost Demo Shop Transaction or MasterCard Transactions (min 0.6) MultiSafepay ID : (MasterCard) :61:091211C ,50N001NONREF Jan Jansen,Amsterdam merchant order MultiSafepay ID : (MasterCard) :61:091214D ,50N913NONREF Cost MultiSafepay Payout merchant: EUR 0.50 per payout MultiSafepay ID : (MultiSafepay) :61:091214D ,01N071NONREF MultiSafepay Payout merchant: MultiSafepay ID : (Bank Transfer) :61:091216D ,00N004NONREF Monthly transaction cost November MultiSafepay ID : (MultiSafepay) :62F:D091220EUR ,00 D000001C000005D ,61C ,50 -XXX Pagina 7

9 Transactie types De onderstaande transactie type codes worden door MultiSafepay gebruikt: Code N001 N002 N003 N004 N021 N031 N061 N071 N091 NO92 NO93 NO94 NO95 NO96 NO97 N913 Omschrijving MasterCard Visa Maestro MultiSafepay ideal Giropay Eenmalige machtiging Overboeking Care Blue DIRECTebanking Intern ontvangen geld Mister Cash Terugvordering Uitbetaling Terugboeking Transactiekosten Veldspecificaties De onderstaande veldspecificaties worden door MultiSafepay gebruikt: Veld Omschrijving :86 Informatie voor rekeninghouder :28C Afschriftnummer/volgnummer :20 Transactie referentienummer :25 Rekeningidentificatie :60F Beginsaldo :62F Eindsaldo Veld Omschrijving :86 Informatie voor rekeninghouder :28C Afschriftnummer/volgnummer :20 Transactie referentienummer :25 Rekeningidentificatie :60F Beginsaldo :62F Eindsaldo Meer weten? Wilt u meer informatie over de MT940 export neem dan contact op met MultiSafepay via Pagina 8