Communicatiekit. Communicatiekit

Transcriptie

1 1

2 Welkom bij ClubCollect! Het is zeer belangrijk dat uw leden op de hoogte zijn van de samenwerking tussen uw club en ClubCollect. Goede en heldere communicatie naar de leden is hierbij van groot belang. De manier van het betalen van de contributie verandert namelijk voor de leden. Daarnaast vindt door de overdracht van het ledenbestand aan ClubCollect gegevensverwerking plaats. Daardoor vereist de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) dat de sportvereniging als verantwoordelijke de leden informeert over de gegevensverwerking die plaatsvindt zodat een lid gebruik kan maken van de rechten die hem onder de Wbp toekomen (artikel 33 Wbp). Kort gezegd moet een lid weten voor welke doeleinden zijn of haar persoonsgegevens worden verwerkt. Wij zullen de gegevens gebruiken voor het verzenden van de betaalverzoeken. De gegevens zullen niet aan derden worden verstrekt of voor commerciële doeleinden worden gebruikt. U kunt uw leden op de hoogte brengen via bijvoorbeeld het clubblad, de website, Facebook, Twitter, de (digitale) nieuwsbrief, posters en/of tijdens de ledenvergadering. De naam ClubCollect wordt getoond in alle communicatie naar uw leden en uiteraard vermelden wij uw clubnaam en logo waar mogelijk. Wanneer de leden op de hoogte zijn van de samenwerking zal het veel vragen van de leden voorkomen en zal er een hogere respons op de betaalverzoeken gerealiseerd worden. In de appendices van dit document vindt u enkele teksten die u kunt gebruiken in de communicatie naar de leden toe. Daarnaast hebben wij voor u een communicatie stappenplan opgesteld dat u kan helpen uw leden goed te informeren. 1 V 1.0

3 Stappenplan communicatie 1 De eerste stap is om de samenwerking aan te kondigen op het meest algemene communicatiekanaal, namelijk de website. In Appendix I en Appendix II vindt u teksten die u hiervoor kunt gebruiken. Via uw (digitale) nieuwsbrief kunt u uw leden ook informeren. U kunt hierbij de tekst uit Appendix I of Appendix II nogmaals gebruiken. Mogelijk bestaat uw nieuwsbrief uit meerdere onderwerpen. In dat geval kunt u een van de teksten uit Appendix III gebruiken. Wel raden wij u aan een link of verwijzing naar uw website in de nieuwsbrief op te nemen waar uitgebreide informatie terug te vinden is. 2 3 Social media wordt tegenwoordig veel gebruikt door verenigingen om leden te informeren. In Appendix IV zijn teksten opgenomen die u kunt gebruiken voor Twitter en Facebook. Ook voor deze communicatiekanalen raden wij u aan een link naar uw website op te nemen waar uitgebreide informatie terug te vinden is. Op uw vereniging zelf kunt u gebruik maken van posters in en rondom het clubgebouw, de kantine en/of de kleedkamers. De digitale versie van de poster is meeverstuurd. U ontvangt binnenkort fysieke posters van ons die u op de vereniging kunt gebruiken. 4 5 Het vermelden van het ClubCollect logo op de website kan eveneens zorgen voor extra vertrouwen bij uw leden. Hier vindt u een verzameling logo s die u vrij kunt gebruiken. Eventueel kunt u de leden ook informeren over de samenwerking met ClubCollect in de algemene ledenvergadering zoals eerder genoemd, maar ook via trainers/leiders die werkzaam zijn bij uw vereniging kunt u de leden op de hoogte brengen. 2

4 Appendix I Voorbeeld: aankondiging website, of brief Beste leden, De afgelopen tijd is het bestuur druk bezig geweest met uitzoeken hoe we bepaalde zaken kunnen verbeteren. Contributie innen is iets wat toch wel lastig is en ons veel tijd kost. Om dat op te lossen gaan we vanaf aankomend seizoen samenwerken met ClubCollect. Zij hebben een systeem ontwikkeld dat een aantal dingen automatiseert zoals het versturen van betaalverzoeken. Voor zowel de club als de leden zijn er veel voordelen. Wat gaat er veranderen? ClubCollect is geen incassobureau, maar een ondersteunend middel voor onze club om ervoor te zorgen dat contributie innen makkelijker gaat. Aan het begin van het seizoen ontvangt ieder lid een betaalverzoek via , sms en/of per post. Hierin staat een link waarmee je op jouw persoonlijke betaalpagina komt. Op deze pagina moet je een betaalkeuze maken: hier kan je kiezen tussen betalen in termijnen en om de gehele contributie ineens te betalen. Als je ineens betaalt heb je de keuze tussen een betaling via ideal en via automatische incasso. Bij de keuze om in termijnen te betalen gaan de betalingen altijd via automatische incasso en wordt er een kleine administratieve bijdrage in rekening gebracht. Voorafgaand aan iedere afschrijving krijg je een aankondiging zodat je altijd netjes op de hoogte bent en ervoor kan zorgen dat er voldoende saldo op je rekening staat. Er zullen enkele persoonsgegevens zoals je adres, adres en telefoonnummer worden gedeeld met ClubCollect. Dit is nodig om de betaalverzoeken te kunnen versturen. De persoonsgegevens zullen nooit worden verspreid of worden gebruikt voor commerciële doeleinden en zijn alleen zichtbaar voor de penningmeester. Het delen van de persoonsgegevens zal geheel conform de vereisten zijn onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (artikel 8 onder b Wbp). Wij zijn erg blij met deze stap in de goede richting. Voor meer informatie kunnen jullie terecht op Als jullie hier vragen over hebben, kunnen jullie de penningmeester altijd even benaderen. Ook als er tijdens het werken met ClubCollect vragen zijn staan zowel de penningmeester als ClubCollect hier altijd voor open. Met vriendelijke groet, Het bestuur 3 V 1.0

5 Appendix II Voorbeeld: aankondiging website, of brief De afgelopen tijd zijn wij als bestuur bezig geweest om te onderzoeken of bepaalde zaken binnen onze organisatie verbeterd kunnen worden. Ook de contributie innen is hierbij aan bod gekomen en wij zijn van mening dat we hierin stappen kunnen maken. Om die reden gaan wij vanaf komend seizoen samenwerken met ClubCollect, een organisatie die ruime ervaring heeft met contributie innen. ClubCollect is geen incassobureau maar een ondersteunende partij die ervoor zorgt dat contributie innen makkelijker gaat. Voor zowel u als de vereniging levert dit veel voordelen op. Het grootste voordeel voor u is het betaalgemak en de mogelijk tot gespreid betalen (hiervoor wordt wel een kleine administratieve bijdrage in rekening gebracht). Wat gaat er veranderen? ClubCollect neemt de administratieve verwerking van de contributie-inning over. Via , sms en/of per post zal ClubCollect u betaalverzoeken sturen namens onze vereniging. Met de link in de berichten die u ontvangt kunt u naar uw persoonlijke betaalpagina gaan. In deze beveiligde omgeving kunt u aangeven op welke manier u wenst te betalen. U kunt namelijk kiezen tussen een betaling ineens of een gespreide betaling. Gespreide betalingen gaan altijd middels automatische incasso, maar bij een betaling ineens heeft u de keuze tussen een betaling via automatische incasso en een betaling via ideal. Bij de keuze voor gespreid betalen ontvangt u altijd een aankondiging voordat een bedrag wordt afgeschreven, zodat u altijd op de hoogte bent. Op uw persoonlijke betaalpagina kunt u ook alle facturen inzien en zo nodig vragen stellen over een bepaalde factuur. Omdat ClubCollect u betaalverzoeken zal sturen namens de vereniging, zullen er enkele persoonsgegevens worden gedeeld zoals het adres, telefoonnummer en adres. Deze persoonsgegevens zullen nooit worden verspreid, nooit worden gebruikt voor commerciële doeleinden en zijn alleen inzichtelijk voor de penningmeester. De verwerking van de persoonsgegevens zal plaatsvinden geheel conform de vereisten onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (artikel 8 onder b Wbp). Voor meer informatie over ClubCollect verwijzen wij u naar Mocht u nog vragen hebben met betrekking tot de samenwerking met ClubCollect kunt u altijd terecht bij de penningmeester. Indien er tijdens de samenwerking vragen of onduidelijkheden zijn staan zowel wij als ClubCollect hier altijd voor open. Met vriendelijke groet, Het bestuur 4

6 Appendix III Voorbeeld: korte aankondiging nieuwsbrief Optie 1: Wijziging contributie innen Vanaf aankomend seizoen gaan er wat zaken veranderen met betrekking tot het innen van de contributie. Onze club is een samenwerking aangegaan met ClubCollect. Zij gaan ons ondersteunen door namens ons betaalverzoeken en eventuele herinneringen te versturen. Meer informatie is te vinden op onze website: link naar eigen website met nieuwsbericht over ClubCollect Optie 2: Wijziging contributie innen Met ingang van komend jaar zal het proces rond het innen van de contributie gewijzigd worden. Wij zijn een samenwerking aangegaan met ClubCollect, een organisatie met ruime ervaring op het gebied van contributie-inning. Zij bieden ondersteuning door de administratieve verwerking over te nemen, zoals het versturen van betaalverzoeken en -herinneringen namens ons. Voor meer informatie verwijzen wij u naar onze website: link naar eigen website met nieuwsbericht over ClubCollect 5 V 1.0

7 Appendix IV Voorbeeld: social media Facebook Vanaf komend seizoen gaan we samenwerken Zij gaan ons helpen bij het innen van de contributie. ClubCollect is geen incassobureau maar heeft een systeem dat ons ondersteunt bij onder andere het verzenden van betaalverzoeken en herinneringen. Kijk voor meer informatie op de website: link naar eigen website met nieuwsbericht over ClubCollect Twitter Vanaf komend seizoen werken we samen Zij gaan ons helpen bij het innen van de contributie! link naar eigen website met nieuwsbericht over ClubCollect 6