INCASSOWIJZER [ KNLTB verenigingen ]

Transcriptie

1 INCASSOWIJZER [ KNLTB verenigingen ]

2 Inhoud KNLTB EN INTRUM JUSTITIA 3 NATIONALE INCASSO-OVEREENKOMST VOOR KNLTB VERENIGINGEN 4 INCASSO OP DEBITEUREN 4 DE INCASSOPROCEDURE 5 a) Minnelijke incassofase 5 b) Schuldbewaking 6 TARIEVEN NATIONALE INCASSO 7 Tarieven minnelijke fase 7 Tarieven Schuldbewaking 7 RAPPORTAGE EN COMMUNICATIE 8 Aanleveren dossiers 8 Managementrapportage 8 SCHEMA INCASSOPROCEDURE 9 3

3 KNLTB en Intrum Justitia Nationale incasso-overeenkomst voor KNLTB verenigingen Debiteuren die te laat of, erger nog, niet betalen zijn een bron van ergernis voor u en een rechtstreekse aanslag op uw rendement. Dit probleem verdient een professionele aanpak. Daarom heeft de KNLTB Deze overeenkomst is de basis voor onze samenwerking en biedt u: in uw belang gekozen voor een samenwerking met Intrum Justitia, de grootste credit management (incasso) organisatie in Europa. De Intrum Justitia debiteurensticker voor op uw laatste aanmaning. Geen registratie/administratiekosten voor incassozaken. Gereduceerd incassotarief. Intrum Justitia is opgericht in 1923 en heeft momenteel meer dan 60 vestigingen in 21 Europese landen Rendementsbeoordeling van de huidige aanmaningsprocedure. en beschikt tevens over een mondiaal netwerk van agenten. Jaarlijks behandelen specialisten Advies inzake herinneringen, aanmaningen, intervallen etc. miljoenen opdrachten voor meer dan opdrachtgevers. Mede door de acquisitie van de Europese Abonnement op het CM Magazine, ons toonaangevende relatie magazine Credit Management Services van Dun & Bradstreet heeft Intrum Justitia haar leidende marktpositie in Maandelijkse (schriftelijke) managementrapportage verder versterkt. Als medeoprichter van de N.V.I. (Nederlandse Vereniging van Incasso-ondernemingen) en meer dan Incasso op debiteuren 30 jaar ervaring in Nederland is Intrum Justitia uw betrouwbare partner in het optimaliseren van uw Het ontstaan van de betalingsproblematiek bij uw zakelijke en/of particuliere relaties is vaak een debiteurenbeheer. combinatie van een mindere moraal en een beperkte solvabiliteit. Vooral de beperkte solvabiliteit is een belangrijk aspect bij het vaststellen van de incassoprocedure. Immers de investering in de (gerechtelijke) De tarieven en condities die de KNLTB en Intrum Justitia u bieden zijn uitstekend en gelden alleen voor invorderingskosten blijkt, wegens de geringe verhaalsmogelijkheden op een debiteur, in veel gevallen KNLTB verenigingen. niet in verhouding staan tot het kostenrisico. Vanaf nu kunt u gebruik maken van Intrum Justitia om te lang openstaande facturen snel en compleet In de minnelijke incassoprocedure wordt er intensief gecommuniceerd met de debiteur om te te incasseren. achterhalen wat de reden is van het niet (tijdig) betalen van de facturen. Zodra bekend is of de ontstane betalingsproblematiek te wijten is aan niet kunnen of niet willen betalen, kunnen de vervolgacties worden NB. bepaald. U kunt zich aanmelden via de website van de KNLTB. U vindt Intrum Justitia terug onder het hoofdstuk verenigingsondersteuning, binnen het ExtraNet voor verenigingen. Zodra u zich heeft aangemeld, Het kan voorkomen dat er bij een debiteur onvoldoende geld is om het verschuldigde bedrag in ontvangt u het welkomstpakket met de incassostickers en opdrachtformulieren. één keer te betalen. In een dergelijke situatie wordt met de debiteur een passende betalingsregeling afgesproken. De uitgangspunten voor het afspreken van een betalingsregeling, kunnen vooraf met u Mocht u echter na het lezen van deze Incassowijzer nog vragen hebben over de samenwerking met worden afgesproken, zodat aan de telefoon of in een briefwisseling met de debiteur direct zaken gedaan de KNLTB, dan kunt u tijdens kantooruren contact opnemen met het bondsbureau van de KNLTB via kunnen worden. Het is zaak om een debiteur met een betalingsafspraak intensief te volgen tot volledige 4 telefoonnummer betaling heeft plaatsgevonden. 5 Indien een debiteur zonder geldige motivatie weigert te betalen of niet reageert op onze minnelijke incassoactiviteiten dan worden de mogelijke vervolgacties met u besproken. Voor relatief lage vorderingen adviseert Intrum Justitia de vordering op te nemen in Schuldbewaking, deze service wordt omschreven in het vervolg van de incassowijzer.

4 De incassoprocedure Het is de visie van Intrum Justitia dat een structureel intern en extern incassotraject dat uit de hieronder vermelde twee fasen bestaat, het hoogste netto incassoresultaat realiseert. De twee incassofasen: a) Minnelijke incassofase b) Schuldbewaking a) Minnelijke incassofase Direct na overdracht van de openstaande factuur start het minnelijke traject zoals beschreven in het werkschema. Betalingen zullen door Intrum Justitia worden geregistreerd in het dossier. Reacties van debiteuren worden door Intrum Justitia verwerkt. Behoudens het aanleveren van de incassogevevens is door u geen extra handeling vereist. De minnelijke incassoprocedure bestaat uit een cyclus van schriftelijke incassoacties. Iedere herinnering wordt binnen 3 dagen na het versturen gevolgd door een poging telefonisch in contact te komen met de debiteur. Voor het verwerken van de uitgaande en binnenkomende telefoongesprekken, heeft Intrum Justitia een geavanceerd call center, dat op werkdagen van 8.30 tot is geopend en op zaterdag van 9.00 tot b) Schuldbewaking De Schuldbewaking-procedure start met het uitvoeren van een adresonderzoek op onze Tracingafdeling. Ieder jaar zal de verkregen informatie worden geverifieerd bij de Tracing-afdeling. Geen mogelijkheden tot verhaal Zolang blijkt dat er geen mogelijkheden tot verhaal aanwezig zijn, zal de debiteur periodiek worden gemeld dat er (nog steeds) een schuld openstaat waarbij nadrukkelijk wordt gewezen op de oplopende rente. Uiteraard wordt in de correspondentie de debiteur uitgenodigd telefonisch contact met ons op te nemen voor het doen van een passend betalingsvoorstel. Wel mogelijkheden tot verhaal Indien blijkt dat de inkomenssituatie van een debiteur dusdanig is gewijzigd dat er wel verhaalsmogelijkheden aanwezig zijn, wordt de debiteur gesommeerd het verschuldigde te voldoen. Naast de periodieke melding dat er nog een schuld openstaat, wordt de debiteur gericht benaderd op momenten, dat het aannemelijk is dat er tijdelijke ruimere financiële mogelijkheden zijn. Om het voor de debiteur aantrekkelijk te maken om een deel van het additionele inkomen aan te wenden voor een (extra) aflossing op de openstaande schuld, worden er voordelen geboden. Voorbeelden van dergelijke voordelen zijn: De berekening van rente (tijdelijk) bevriezen. Bij een aflossing een extra bedrag op de vordering in mindering brengen. Bij betaling van een bepaald percentage kwijting van het restant. In de minnelijke incassofase wordt de debiteur extra belast conform de richtlijnen van de Nederlandse Vereniging voor Incasso-ondernemingen (NVI) 6 7

5 Tarieven nationale incasso KNLTB verenigingen Rapportage en communicatie Tarieven minnelijke fase In de minnelijke incassofase brengt Intrum Justitia per overgedragen vordering geen vaste dossierkosten in rekening (No cure, no pay). Indien de debiteur de hoofdsom, rente en incassokosten voldoet, draagt Intrum Justitia de hoofdsom integraal af, de door de debiteur betaalde rente en kosten komen aan Intrum Justitia toe. Bij gedeeltelijk succes, waar de incassokosten van Intrum Justitia niet verhaald kunnen worden op de debiteur, berekenen wij 15% commissie over het daadwerkelijk geïncasseerde bedrag (hoofdsom of een gedeelte hiervan). Aanleveren dossiers De relevante gegevens worden door u via Internet aangeleverd en zullen door Intrum Justitia worden aangevuld met een uniek dossiernummer. Relevante gegevens zijn: n.a.w.-gegevens telefoonnummer, vast en mobiel geboortedatum factuurdatum het verschuldigde bedrag en uw referentienummer. Tarieven Schuldbewaking Er worden nimmer kosten in rekening gebracht. Alle ontvangen gelden worden op basis van een 50/50 verdeelsleutel aan u afgedragen. Alle in deze Incassowijzer vermelde prijzen zijn exclusief BTW. Op deze Incassowijzer zijn de Algemene Voorwaarden van Intrum Justitia van toepassing. Managementrapportage Intrum Justitia levert maandelijks de managementrapportages. De managementrapportage bevat o.a. de volgende informatie: aantal en waarde ingevoerde zaken aantal, waarde en percentage ingetrokken zaken aantal, waarde en percentage schulden voor aanmaning aan u voldaan rechtstreeks aan u betaalde bedragen aantal en waarde thans lopende zaken aantal en waarde thans lopende zaken waarin een betaling is gedaan rechtstreeks aan u betaalde bedragen in de thans lopende zaken bij Intrum Justitia in kas zijnde gelden in de thans lopende zaken aantal, waarde en percentage volledig geïncasseerde zaken aantal, waarde en percentage niet geïncasseerde zaken rendementspercentage 8 9

6 Schema incassoprocedure Aanmaning 1 Aanmaning 2 Minnelijke Incassofase Brandbrief Onderzoek naar verhaalsmogelijkheden Geen verhaalsmogelijkheden Schuldbewaking 10

7 Copyright (c) 2004 Intrum Justitia. Alle rechten voorbehouden. De resultaten zoals beschreven en weergegeven in dit rapport mogen worden veelvoudigd en openbaar gemaakt, mits het in de context van het onderzoek wordt gebruikt en met vermelding van de bron : Intrum Justitia Johan de Wittlaan 3 Telefoon JR Den Haag Fax