Online incasso-software

Transcriptie

1 Online incasso-software Incasseer uw openstaande vorderingen met het Debtic incasso-platform en ontvang zelf de incassokosten! Effectief Daadkrachtig Professioneel Online incasso-software Debtic 1

2 Het zelf doen van incasso Of u nu zaken doet met consumenten, overheden of bedrijven, iedere onderneming krijgt er mee te maken: facturen die te laat betaald worden. Uit onderzoek 1) blijkt zelfs dat 32,7 procent van alle facturen pas na vervaldatum wordt voldaan. Bedrijven geven gemiddeld pas na 87 dagen hun vordering ter incasso uit handen. Debtic faciliteert een incassotraject waarmee u zelf sneller en daadkrachtiger reageert op betalingsachterstanden. 1) Atradius Betalingsbarometer 2014 Ontvang zelf de incassokosten Volgens de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten (WIK) kunt u als schuldeiser aanspraak maken op vergoeding van de kosten van de buitengerechtelijke incasso. Dat kan incasso zijn door een gerechtsdeurwaarder of incassobureau maar ook door uzelf. De keuze voor het doen van de incasso in eigen beheer kan dus uit bedrijfseconomische overwegingen interessant zijn. Doet u de incasso immers zelf, dan zijn de incassokosten ook voor u. De staffel buitengerechtelijke incassokosten (BIK) vanaf 1 juli Hoofdsom Incassokosten in % De 1 e % (min. 40) De volgende % De volgende % De volgende % Het meerdere 0,5% (max ) Incasso als onderdeel van debiteurenbeheer Een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer is het versturen van herinneringen en aanmaningen. Gebruikelijk staan betaling en klantbehoud daarbij centraal. Als dit traject niet succesvol is, wordt de vordering veelal uit handen gegeven. De nadruk ligt dan op de betaling. De wijze waarop uw debiteur daarbij wordt benaderd, heeft echter direct invloed op uw imago en de klantrelatie. Breid daarom uw debiteurenbeheer uit met een correcte 14-dagenbrief en een eigen incassotraject met ruimte voor dialoog en oplossingen. Houd grip op uw debiteuren; ook in de incassofase! 11:56 Maatschappelijk verantwoord incasseren (MVI) In het kader van het maatschappelijk verantwoord ondernemen, richten bedrijven en overheden zich steeds vaker op het maatschappelijk verantwoord incasseren. Correcte debiteurenbenadering, naleving Wet Normering Buitengerechtelijke Incassokosten, juiste berekening van rente en verwerking van betalingen spelen hierbij een belangrijke rol. Met de incasso-software van Debtic geeft u invulling aan MVI. 2 Debtic Online incasso-software

3 Mogelijkheden van Debtic De incasso-software van Debtic biedt een incassoprocedure in de cloud. De procedure bevat uitgebreide mogelijkheden op het gebied van (geautomatiseerde) communicatie, betaalfaciliteiten en dossiervorming. Heeft een debiteur de openstaande factuur nog niet voldaan na vervaldatum en eventueel een herinnering, dan start u eenvoudig een incassotraject in Debtic. Facturatie Herinnering 14 dagenbrief Ingebrekestelling Minnelijk incassotraject Gerechtelijk incassotraject Geautomatiseerd traject Elke incassozaak doorloopt een geautomatiseerd traject vanaf de 14-dagenbrief tot aan de gerechtelijke procedure. U kunt in uw Debtic-omgeving de gegevens van de debiteur en de openstaande vordering handmatig invoeren of digitaal aanleveren via onze API. Aan de hand van deze gegevens genereert Debtic de berichten en wordt de debiteur benaderd middels brieven, s en sms-berichten. Ook de portokosten zijn bij het gebruik van Debtic inbegrepen. Brieven, s en sms-berichten Herinneringen en sommaties worden via post, s en sms-berichten onder de aandacht van uw debiteur gebracht. Met Debtic hoeft u zich geen zorgen te maken over de opmaak en juridische juistheid van de berichten. U vult de gegevens één keer in en vervolgens zorgt Debtic voor de communicatie richting uw debiteur en de correcte berekening van rente en incassokosten. Mocht alleen een adres of postadres bekend zijn, dan zal Debtic de debiteur alleen per of post benaderen. Veiligheid en betrouwbaarheid De toegang tot de Debtic software is beveiligd via een uitgebreid gevalideerd SSL Certificaat (EV/Extended Validation), identiek aan het internetbankieren. Alle gegevens worden automatisch versleuteld weggeschreven en elk uur opgeslagen in een beveiligde back-up-omgeving. Deze back-ups worden op verschillende datacenters, gecertificeerd met ISO en VEB beveiligingsklasse 4, opgeslagen zodat de gegevens altijd veilig zijn. Online incasso-software Debtic 3

4 14-dagenbrief De wetgever heeft bepaald dat een consument-debiteur een laatste maal in de gelegenheid moet worden gesteld om binnen een termijn van veertien dagen kosteloos voor betaling zorg te dragen. Pas na deze brief kan aanspraak gemaakt worden op de incassokosten in de minnelijke incassofase. Deze laatste brief voorafgaande aan de minnelijke incasso wordt 14-dagenbrief, WIK-brief of pré incasso genoemd. Debtic Techvista B.V. Het opstellen van de 14-dagenbrief In Debtic heeft u de mogelijkheid om eenvoudig een correcte 14-dagenbrief brief op te stellen en te verzenden. U voert de juiste debiteur- en factuurgegevens in en Debtic genereert de 14-dagenbrief. Die wordt, afhankelijk van de ingevoerde informatie, verstuurd (portokosten inbegrepen) tezamen met een en sms-bericht. De debiteur kan vervolgens het openstaande bedrag voldoen via het beveiligde debiteurenportaal met behulp van een meegestuurde ideal betaallink. Wat staat er in de 14-dagenbrief? De mededeling dat de debiteur 14 dagen de gelegenheid krijgt om voor betaling zorg te dragen voordat de incassokosten in rekening worden gebracht. Een aankondiging van de gevolgen als betaling opnieuw uitblijft nadat een periode van 14 dagen is verlopen. De aanzegging van de exacte hoogte van de in rekening te brengen incassokosten. Vermelding van de verschuldigde rente sinds de vervaldatum van de factu(u)r(en) in kwestie. Debtic zorgt ervoor dat uw 14-dagenbrieven aan de wettelijke eisen voldoen. Best Practise B.V. Postadres Postbus AB Amsterdam Nederland Harco Knipscheer Bezoekadres Flessenpassage 52A Tuintjespad DG Hoek van Holland 6997 GJ Amsterdam Nederland T E [email protected] IBAN NL91ABNA Datum: Dossiernummer: 14 Betreft: Openstaande factu(u)r(ren) Geachte heer/mevrouw Knipscheer, Wij hebben in onze administratie geconstateerd dat u de door ons op aan u gezonden factu(u)r(en) met het/de nummer(s) F1256 nog niet heeft voldaan. Wij vermoeden dat deze betaling aan uw aandacht is ontsnapt en verzoeken u vriendelijk binnen 14 dagen (deze termijn gaat twee dagen na dagtekening van deze brief in) alsnog voor betaling van het onderstaande bedrag zorg te dragen. Het openstaande bedrag werd verhoogd met de rente sinds de uiterste betaaldatum. U kunt de vordering eenvoudig voldoen met ideal via het debiteurenportaal. Indien u wilt overboeken, dan moet u dat doen op bankrekeningnummer NL91ABNA t.n.v. Best Practise B.V. onder vermelding van: Dossiernummer: 14. Op dit moment is door u verschuldigd Conform bovenstaande factu(u)r(en) 5632,23 Rente 57,25 Subtotaal vordering 5689,48 Totaal ontvangen of in mindering gebracht 0,00 Totaal openstaand 5689,48 Als betaling binnen de genoemde termijn van 14 dagen uitblijft dan stellen wij u voor zover nodig voor alsdan in gebreke en zal een incassotraject via Debtic B.V. worden gestart. Daarbij zal namens Best Practise B.V. aanspraak worden gemaakt op incassokosten volgens de Wet Incassokosten en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke Best Practice B.V. incassokosten. Deze incassokosten zullen 656,61 bedragen. Postadres Om uw schuld via ideal te voldoen kunt u inloggen op het debiteurenportaal via met uw Postbus 1001 unieke code: IAOP6Q AB Amsterdam Nederland Wij benadrukken dat de incassokosten nu nog niet verschuldigd zijn en vertrouwen erop dat wij uw betaling binnen de genoemde termijn tegemoet zullen Harco zien. Knipscheer Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking. Bezoekadres Flessenpassage 52A Universtiteitsweg 23 Met vriendelijke groet, 4531 DG Hoek van Holland 4693 AB Wijk bij Duurstede Nederland Best Practise B.V. T E [email protected] IBAN NL63INGB Datum: Dossiernummer: 14 Betreft: Openstaande factu(u)r(ren) Ook de portokosten zijn bij Debtic inbegrepen bij de 14-dagenbrief. Geachte heer/mevrouw Knipscheer, Wij hebben in onze administratie geconstateerd dat u in verzuim bent met de betaling van de door ons op aan u gezonden factu(u)r(en) met het/de nummer(s) F1256. Wij vermoeden dat deze betaling aan uw aandacht is ontsnapt en verzoeken u vriendelijk binnen 14 dagen na ontvangst van deze brief alsnog voor betaling van het onderstaande bedrag zorg te dragen. Het openstaande bedrag werd verhoogd met de rente sinds de vervaldatum. Betaling dient te geschieden op bankrekeningnummer NL63INGB t.n.v. Best Practice B.V. onder vermelding van: Dossiernummer 14. Op dit moment is door u verschuldigd Conform bovenstaande factu(u)r(en) 5632,23 Rente 37,50 Subtotaal vordering 5669,73 Totaal ontvangen of in mindering gebracht 0,00 Totaal openstaand 5669,73 4 Als betaling binnen de genoemde termijn van 14 dagen uitblijft dan stellen wij u voor zover nodig voor alsdan in gebreke en zal een incassotraject via Debtic B.V. worden gestart. Daarbij zal namens ons aanspraak worden gemaakt op incassokosten volgens de Wet Incassokosten en het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Debtic Online incasso-software Deze incassokosten zullen 656,61 bedragen. Wij hechten eraan te benadrukken dat deze kosten nu nog niet verschuldigd zijn en vertrouwen erop dat wij uw betaling binnen de genoemde termijn tegemoet zullen zien. Wij danken u bij voorbaat voor uw medewerking en zien uw

5 Minnelijke incasso Hoewel de nieuwe wet Incassokosten ruimte biedt voor interne incasso, doet slechts 4% van de bedrijven deze incasso daadwerkelijk zelf. Het inregelen van een juiste 14-dagenbrief en het voldoen aan wettelijke termijnen vormen de grootste drempels. Debtic regelt dit voor u. Met professionele communicatie, in overeenstemming met wettelijke bepalingen, kunt u er nu voor kiezen om de incasso zelf te doen. Bedenk daarbij: Als u zelf uw incasso doet, ontvangt u zelf de incassokosten. Debtic De minnelijke incassofase Gedurende de minnelijke incassoprocedure wordt uw debiteur meerdere malen gewezen op zijn openstaande schuld. Aan de hand van de door u verstrekte gegevens wordt de debiteur benaderd door middel van brieven, s en sms-berichten. Uw vordering wordt verhoogd met de rente vanaf de vervaldatum van de factuur en met de wettelijke incassokosten. In uw beveiligde Debtic-omgeving kunt u eenvoudig elke incassozaak bijwerken. Zo kunt u betalingen van uw debiteur registreren maar ook reacties en voorstellen afhandelen. Contact met uw debiteur Het is mogelijk dat uw debiteur het niet eens is met de vordering of wellicht een betalingsvoorstel wil doen omdat betaling in één keer niet mogelijk is. Hij kan dan met u communiceren via het debiteurenportaal. Dit portaal is sturend in reacties en voorstellen. Dat betekent dat u reacties en voorstellen in standaard formats via het portaal zult ontvangen. De afhandeling voor u als gebruiker wordt daarmee efficiënt en gemakkelijk gemaakt. Online incasso-software Debtic 5

6 Debiteurenportaal De debiteur ontvangt bij elke brief, en sms-bericht inloggegevens voor het debiteurenportaal. Via dit portaal kan de debiteur de openstaande schuld betalen, bezwaar maken of een betalingsvoorstel doen. Vervolgens ziet u of uw medewerker in één oogopslag welke zaken behandeld moeten worden. De reacties van debiteuren worden in vaste formats verzonden. U krijgt waar nodig aanwijzingen om de reactie correct te behandelen. Door u goedgekeurde betalingsregelingen worden vervolgens automatisch door Debtic bijgehouden en bewaakt. Betalingsregeling Het voorstellen van een betalingsregeling wordt in het debiteurenportaal mogelijk gemaakt. De debiteur kan aangegeven dat hij de openstaande vordering graag in termijnen wil betalen of dat hij de gehele vordering wel kan voldoen maar pas over enkele dagen of weken. U beslist over het voorstel. Als u het voorstel accepteert dan bewaakt Debtic de regeling en informeert u tijdig over de voortgang. ideal betaalmethode Debtic heeft de ideal-betaalmethode geïntegreerd in het debiteurenportaal. Dit portaal kan door de debiteur bezocht worden met een persoonlijke code die bij , sms-bericht en brief wordt meegedeeld. Vorderingen worden eerder voldaan met ideal! Vanuit dit debiteurenportaal kan de gehele vordering of (indien het saldo bijvoorbeeld niet toereikend is) een deel van de vordering op elk moment met ideal worden betaald. Overige (internationale) betaalmethoden: Voor buitenlandse debiteuren biedt Debtic internationale (online) betaalmethoden. 6 Debtic Online incasso-software

7 Dossier en renteberekening Debtic is zeer geschikt voor bedrijven die bereid zijn het probleem van non-betaling zelf aan te pakken, maar daarbij wel hulp kunnen gebruiken. Debtic faciliteert een juridisch correct incassotraject waarbij uw klanten worden benaderd op een wijze die ruimte biedt voor het voortzetten van de klantrelatie. Debtic verzorgt het traject en de gebruiker ziet 24/7 wat er in elk dossier gebeurt en hoe de klant reageert. Dossier export Dossiervorming voor een gerechtelijke procedure Algemene gegevens Zaaknummer 5 Aantal facturen 1 Startdatum zaak Exportdatum De minnelijke incassofase leidt niet altijd tot de betaling van uw vordering. Als betaling uitblijft dan kan Schuldenaar Type Bedrijf Aanhef Voor(naam/letter) Achternaam Bedrijf Slagloon B.V. Dhr. Quintes van Waarhoven de gebruiker kiezen voor een gerechtelijke procedure. Met een dagvaarding door een gerechtsdeurwaarder wordt de zaak voorgelegd aan een rechter. Bij toewijzing van de vordering, zal de debiteur ook worden veroordeeld tot betaling van de incassokosten. Die komen, ook dan, aan u toe. Het volledige incassodossier kan worden doorgezet naar een advocaat of gerechtsdeurwaarder. Adres Molenhofpad 3 Postcode 2695 NN Plaats Arnhem Telefoon Mobiele telefoon [email protected] Factuurdetails Factuurnummer Factuurdatum Vervaldatum Bedrag Betaalde bedrag ,56 0,00 Incassozaak details Omschrijving Bedrag Hoofdsom 3567,56 Rente 247,17 Incassokosten 481,76 Betalingen en kwijtscheldingen Datum Type Bedrag Betaling 1250,00 Huidige status Te betalen Origineel Reeds betaald Hoofdsom 3567,56 768, ,32 Rente 247,17 0,00 247,17 Incassokosten 481,76 481,76 0,00 Te vorderen 3046,49 11:56 Debtic Rente Rapport Rente rapport Algemene gegevens Zaaknummer 8 Aantal facturen 5 Aantal betalingen 2 Exportdatum Soort rente Wettelijke rente 6:119a BW Betalingsverwerking Van kosten, van oudste verschenen rente, van oudste hoofdsom, van oudste lopende rente Huidige zaakstatus Origineel Reeds betaald Te vorderen Hoofdsom 605,00 139,23 465,77 Rente 43,68 20,02 23,66 Incassokosten 90,75 90,75 0,00 Te vorderen 489,43 Betalingen en kwijtscheldingen Datum Bedrag Type Betaling 100, Betaling 150,00 Renteberekening De in Debtic geïntegreerde rentewizard zorgt voor een correcte naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van een juiste renteberekening en hoogt de hoofdsom op correcte wijze op met de jaarlijks vervallen wettelijke rente. De rentewizard zorgt ook voor de juiste afboeking van door de debiteur verrichte betalingen. Factuurnummer Periode Hoofdsom Verschenen rente Totaal Percentage Dagen Lopende rente Dat dient te gebeuren volgens het wettelijke t/m 121,00 0,00 121,00 8,25% 150 / 365 4, t/m 121,00 0,00 121,00 8,15% 184 / 365 4, t/m 121,00 0,00 121,00 8,05% 20 / 365 0, ,25 0,00-9, t/m 111,75 0,00 111,75 8,05% 11 / 365 0, ,88 0, t/m 9,88 0,24 111,75 121,63 8,05% 9 / ,75-9,88-121,63-0,24 Factuurnummer Periode Hoofdsom Verschenen Totaal Percentage Dagen Lopende rente rente t/m 121,00 0,00 121,00 8,25% 150 / 365 4, toerekeningsvoorschrift. Betalingen worden in Debtic achtereenvolgens afgeboekt op: 1 Kosten 2 Vervallen rente 3 Hoofdsom 4 Lopende rente Online incasso-software Debtic 7

8 Interesse? Maak een gratis account aan via en start binnen 2 minuten uw eerste incassotraject! Contact opnemen met Debtic Verdere informatie, de mogelijkheden van Debtic en de tarieven van onze incasso-software vindt u op onze website. Daar kunt u ook een gratis account aanmaken en direct starten met incasso in eigen beheer tegen een vast laag tarief. Wij zijn u graag van dienst met onze incasso-software! Postbus CC Arnhem [email protected] 2015 Debtic B.V. Alle rechten voorbehouden. Tenzij anders vermeld berusten alle rechten op informatie in deze brochure bij Debtic of zijn gelicenseerd aan Debtic. Gehele of gedeeltelijke overname, plaatsing op websites, verveelvoudiging op welke andere wijze dan ook en/of commercieel gebruik van deze informatie is niet toegestaan, tenzij hiervoor uitdrukkelijk schriftelijke toestemming is verleend door Debtic. Debtic is een onderdeel van Techvista B.V. 8 Debtic Online incasso-software