papierloze toekomst voor iedereen

Transcriptie

1 Sofie heeft de oplossing voor al uw facturen e-facturatie e-archivering e-hr fullfilment Reken jou za advertorial papierloze toekomst voor iedereen Het debat rond elektronische facturatie laait weer op. Het thema blijft meer dan ooit actueel, met name in economisch onzekere tijden. Dat mag niet verbazen. De elektronische factuur bezorgt iedereen voordelen: kostenbesparing, tijdwinst, meer veiligheid. Dat het principe alleen aan grote ondernemingen besteed zou zijn, klopt dan ook niet. Meer nog: OptiPost bewijst dat e-invoicing haalbaar is voor ieder bedrijf, ook voor de Belgische kmo.

2 Sven Dauwe, managing partner bij OptiPost: E-facturatie heeft niets met IT te maken. Het gaat om meer efficiëntie en lagere kosten bij de behandeling en verzending van bedrijfskritische documenten.

3 Elektronische facturatie is een snel groeiend domein in Europa. Gemiddeld gesproken gaat het om een groeiritme van zowat veertig procent per jaar. In die context hinkt België voorlopig nog wat achterop. Van het totale facturenvolume dat er in ons land omgaat, verloopt nauwelijks vijf tot tien procent via elektronische weg. Voor bedrijven die zich in de afhandeling en ondersteuning van elektronische facturatie specialiseren, ligt in ons land een enorm potentieel voor het rapen. Sven Dauwe, die een uitgebreide ervaring opbouwde in de wereld van printing, IT en postautomatisering, zag de opportuniteit. Samen met partner Into it richtte hij OptiPost op. Voor de klassieke postdiensten blijven er vandaag twee belangrijke poten over, zegt Sven Dauwe. Enerzijds gaat het om direct marketing, met de verzending van folders en ander reclamedrukwerk. Anderzijds is er het postvolume van de transactionele documenten: facturen, loonfiches, boetes, enzovoort. Het gaat daarbij om documenten met een juridische waarde. Ook dat volume is echter in dalende lijn. Jaar na jaar krimpt het transactionele postvolume met drie tot vijf procent, ten voordele van de digitale verzending. Sven Dauwe ontdekte in de Belgische markt een lacune. OptiPost biedt een nieuw platform voor elektronische aflevering van documenten. Ons uitgangspunt is duidelijk, vertelt hij. Het was belangrijk dat we ons als een onafhankelijke speler in de markt zouden profileren. Tegelijk was er het besef dat we geduld moesten oefenen. We weten dat de Belgische markt zijn tijd neemt voor de overstap naar het digitale kanaal. In de consumentenmarkt is er voorlopig nog maar een handvol leveranciers dat de elektronische factuur als Het middensegment bleef echter onbediend. Nochtans bestaat daar veel interesse en zitten veel van die bedrijven met vragen rond wetgeving, de impact van export, enzovoort. optie aanbiedt. Sven Dauwe: Als klant van een telecom- of nutsbedrijf kun je kiezen uit een klassieke, papieren factuur, een factuur op pdf via , of een elektronische factuur via Zoomit. Die manier van werken zorgt ervoor dat er in de praktijk nog veel papier in omloop blijft. Ook klanten die kiezen voor pdf via blijken de factuur heel vaak te printen, om ze daarna keurig in een map bij te houden. Het voordeel ligt hier alleen bij de leverancier, die de kosten voor papier en postzegels uitschakelt. Aan de kant van de leverancier verhoogt het gebruik van die verschillende kanalen de complexiteit van afhandeling van de facturatie. De leverancier moet facturen printen en opsturen per post, andere facturen verwerken in pdf en en, en nog andere via Zoomit tot bij de klant brengen. OptiPost verlaagt drempel Die complexiteit blijkt een drempel voor bedrijven die de stap naar elektronische facturatie willen zetten. Ze weten immers dat ze meer kanalen zullen moeten beheren. Daar speelt OptiPost op in. De oplossing van het bedrijf is er net op gericht de complexiteit bij de verzender weg te nemen. OptiPost baseert zich daarvoor op een verzendplatform. Eenvoudig uitgelegd zit het proces als volgt in elkaar. De verzender speelt de facturatiedata aan OptiPost door. Daarna zorgt OptiPost ervoor dat de factuur bij de klant terecht komt, op de manier die de klant verkiest. Het grote voordeel voor de verzender is dat die zich kan concentreren op het eigenlijke facturatieproces. De verzending van de facturen behoort in dat geval niet langer tot de bezorgdheid van de verzender. Het principe is niet nieuw, zegt Sven Dauwe. Grote verzenders zoals telecomoperatoren en nutsbedrijven maken daarvoor gebruik van de platformen van UnifiedPost of Zoomit. Andere bedrijven ontwikkelden hun eigen verzendplatform. Aan de on-

4 derkant van de markt bij de zelfstandige ondernemers en kmo s zijn de volumes facturen doorgaans te klein om voordeel te halen uit de investering in zo n verzendplatform. Sven Dauwe: Het middensegment bleef echter onbediend. Nochtans bestaat daar veel interesse en zitten veel van die bedrijven met vragen rond wetgeving, de impact van export, enzovoort. Dat is precies waar OptiPost een antwoord op biedt. Het bedrijf ontwikkelde een oplossing die toelaat om op basis van facturatiedata rechtstreeks afkomstig uit een boekhoud- of ERP-pakket een factuur bij de eindklant af te leveren. Sven Dauwe: We zagen dat er heel wat interesse bestond bij middelgrote bedrijven, maar dat ze op het vlak van de benodigde IT wat aan hun lot werden overgelaten. Daar brengen we met OptiPost verandering in. Met de oplossing stelt OptiPost zich bovendien technologieonafhankelijk op. Er zijn in de wereld van de boekhoudsoftware en ERP-pakketten nogal wat verschillende dataformats in omloop. Wij zorgen ervoor dat een bedrijf dat elektronische wil factureren niets aan zijn vertrouwde proces moet veranderen. De oplossing structureert de data op de juiste manier, ongeacht het pakket waaruit ze afkomstig zijn, verwerkt ze tot een factuur en verstuurt die naar de ontvanger, in het formaat van zijn voorkeur. Als extra dienstverlening biedt OptiPost de mogelijkheid aan om ook de archivering van de facturen voor zijn rekening te nemen. Het gaat daarbij zowel om de archivering van elektronische documenten als van de afschriften van papieren facturen. Voor de technologische onderbouw kon OptiPost alvast rekenen op de toonaangevende spelers uit de sector. De oplossing stoelt op het platform van UnifiedPost, waarbij partner Into it in als implementatiepartner optreedt. Ook verzenders met een klein volume die hun facturen via Zoomit aan klanten willen aanbieden, kunnen daarvoor bij OptiPost terecht. Binnen het jaar terugverdiend Vaak hebben bedrijven een erg goede reden om op elektronische facturatie over te stappen. Het gaat immers om een vorm van cashflowoptimalisatie. Dat is de primaire doelstelling, vindt ook Sven Dauwe. Vaak gaat er kostbare tijd verloren. Zo lang een factuur niet is verstuurd, kan de klant ook geen betaling uitvoeren en ligt de cashflow stil. Door het proces van de uitgaande facturatie te versnellen gewoon al door de factuur sneller bij de klant af te leveren volgt ook de betalingsstroom sneller. Tegelijk kan de elektronische factuur een vormvereiste zijn om als leverancier te mogen optreden, onder meer in het kader van overheidsopdrachten. De meest directe driver blijft uiteraard de kostenreductie die aan elektronische facturatie vast hangt. Sven Dauwe: Voor ondernemingen met

5 grote verzendingsvolumes valt de zware investering in print-, plooi- en frankeermachines weg. Maar ook bij kleinere ondernemingen gaat het al snel om een substantiële besparing. Sven Dauwe: We nemen meestal gewoon de proef op de som. We zitten samen met de klant en berekenen hoe veel een factuur de onderneming in de realiteit kost. Daar zetten we ons voorstel tegenover, met de garantie dat de investering in de implementatie van ons systeem binnen het jaar is terugverdiend. Zelfs de papieren facturen die een onderneming via OptiPost verstuurt, zijn grosso modo de helft goedkoper dan wanneer het bedrijf het printen, plooien en frankeren in eigen beheer uitvoert. Omdat het bedrijf grote volumes combineert, kan het de tarieven voor de behandeling en verzending van facturen sterk drukken. Sven Dauwe: Die besparing is de hoofdzaak, maar tegelijk ben je als bedrijf ook van een grote last af. Wanneer je in ons systeem instapt, ben je bovendien sowieso klaar om naar elektronische facturatie over te stappen, inclusief digitaal archief. Bij de overstap van papier naar digitaal, zakken de kosten per factuur nog eens met zeventig procent. De prijs van een elektronische factuur via OptiPost bedraagt dan ongeveer nog vijftien procent van wat de onderneming betaalde voor de verwerking en verzending van een papieren factuur in eigen beheer. Dat inzicht zorgt ervoor dat de adoptie van de elektronische factuur stilaan in een stroomversnelling komt. Ook de wetgever helpt daarbij een handje. Sinds begin 2010 was er al een nieuwe reglementering van kracht op basis van een Europese richtlijn die één en ander vereenvoudigde. Op 13 juli keurde de federale ministerraad het wetsontwerp voor de elektronische factuur goed. De e-factuur heeft daarmee nu ook volgens de letter van de wet dezelfde bewijskracht als een papieren exemplaar. De nieuwe wet bepaalt niet langer hoe de verzender de authenticiteit en integriteit van de factuur moet bewijzen. De principes blijven nochtans bestaan. Een factuur mag niet wijzigbaar zijn tijdens haar wettelijk verplichte levensduur van zeven jaar. Bovendien moet duidelijk zijn van wie de factuur effectief afkomstig is. Sven Dauwe: Vanaf 1 januari 2013 zijn daar eigenlijk geen regels meer voor. Het gebruik van de elektronische handtekening is dan niet langer verplicht, maar blijft wel de veiligste methode. Daarom heeft OptiPost een e-signing engine op basis van de elektronische handtekening in zijn oplossing geïntegreerd. Nieuw in de wetgeving is ook dat de ontvanger zich niet langer formeel akkoord dient te verklaren met de vorm waarin hij of zij de factuur ontvangt. We verwachten op dat vlak een verschuiving van opt-in naar opt-out. Wanneer een ontvanger de factuur niet elektronisch wenst te ontvangen, moet hij een bezwaar indienen en daarbij expliciet om een papieren factuur vragen. Eén geïntegreerd, overzichtelijk geheel De combinatie van de formele bevestiging van het wettelijke kader en de aanhoudende kostendruk als gevolg van de huidige economische omstandigheden, ziet het ernaar uit dat steeds meer bedrijven de stap naar elektronische facturatie zetten. Opti- Post ziet voor zichzelf binnen die context een duidelijke rol. Sven Dauwe: Ons is het erom te doen de operationele efficiëntie van de verzendstromen van documenten binnen een organisatie te verhogen, waardoor het bedrijf een duidelijke kostenbesparing realiseert en zijn ecologische voetafdruk verkleint. We bundelen digitale verzendkanalen en verschillende formaten met de traditionele printing en verzending van bedrijfskritische documenten. Zo behoudt het bedrijf altijd het overzicht. Meer info: follow optipost