Reg. nr.: 1310539 Afdeling: Openbare Ruimte Onderwerp Dienstverleningsovereenkomst Verkeer en Vervoer ten behoeve van de gemeente Haaren, en werving medewerker Verkeer en Vervoer. Samenvatting Door vertrek van haar beleidsmedewerker Verkeer en Vervoer heeft gemeente Haaren verzocht om ondersteuning vanuit de gemeente Boxtel om deze taak voor haar te vervullen. Ambtelijk is overeengekomen dat Boxtel daartoe 0,2 fte niveau schaal 10 (senior beleidsmedewerker verkeer en vervoer) en 0,5 fte niveau schaal 8 (medewerker verkeer en vervoer), zal leveren aan de gemeente Haaren. Wij stellen voor daartoe een dienstverleningsovereenkomst met Haaren aan te gaan, de senior beleidsmedewerker Verkeer en Vervoer voor 0,2 fte diensten voor Haaren te laten verrichten en daarnaast de formatie uit te breiden met een medewerker Verkeer en Vervoer 0,7 fte schaal 8, en de werving daarvoor uit te voeren. Voorstel 1. In te stemmen met het aangaan van een dienstverleningsovereenkomst (december 2013) voor het leveren van diensten in de vorm van beschikbaar stellen van ambtelijke capaciteit aan de gemeente Haaren op het gebied van Verkeer en Vervoer. 2. De portefeuillehouder Personeel (burgemeester Buijs) te machtigen tot afhandeling en ondertekening van voornoemde dienstverleningsovereenkomst. 3. In te stemmen met het uitbreiden van de formatie met, en werving van, een medewerker Verkeer en Vervoer, 0,7 fte (24 uur/week) schaal 8, en de lasten daarvan te dekken vanuit voornoemde dienstverleningsovereenkomst. Akkoord Bespreken Naam Datum Burg. & Weth. Burg. Comm. vergadering op 17-12-13 Weth. W Dorpsraad Agenda nr. Weth. M OR Portef. houder B Weth. L Raad P/C stuk Secr. Overige 1 Openbaar ja Overige 2 1
Inleiding Door het vertrek van hun verkeerskundige ambtenaar is er bij de gemeente Haaren een probleem ontstaan in de uitvoering van hun taken op dit gebied. Haaren beschikte met deze verkeerskundig ambtenaar over 0,5 fte in schaal 10, en heeft thans enkel nog tijdelijk een andere medewerker beschikbaar met een deeltaak van slechts ca. 0,2 fte in schaal 10. De gemeente Haaren heeft aan de gemeente Boxtel gevraagd de taken op het gebied van Verkeer en Vervoer voor haar te vervullen. Een en ander is ambtelijk besproken, voor meer achtergrond zie de bijlage Overlegstuk samenwerken gemeente Boxtel en gemeente Haaren: Verkeer. Het overleg heeft geresulteerd in overeenstemming om vanuit Boxtel 0,2 fte schaalniveau 10 (senior beleidsmedewerker verkeer en vervoer) en 0,5 fte schaalniveau 8 (medewerker verkeer en vervoer) te leveren aan de gemeente Haaren. De 0,2 fte schaal 10 wordt geleverd door de huidige senior beleidsmedewerker Verkeer en Vervoer van Boxtel, de heer P. Bezema. Voor het invullen van deze uren die wegvallen voor Boxtel, en voor de te leveren 0,5 fte schaal 8 voor Haaren, stellen wij voor een nieuwe medewerker aan trekken voor 0,7 fte (24 uur/week) is schaal 8. Op deze wijze blijft de personele capaciteit in beide gemeente gelijk, en hebben beide gemeenten een licht voordeel ten aanzien van de salarisschaal. De lasten van de nieuwe medewerker zijn te dekken vanuit de dienstverleningsovereenkomst die met de gemeente Haaren is te sluiten. Door het aangaan van een tijdelijke aanstelling is flexibiliteit in te bouwen, mocht door omstandigheden op het gebied van samenwerking van gemeenten in de toekomst de dienstverleningsovereenkomst aangepast worden dan wel vervallen. Beoogd effect Samenwerking tussen gemeenten Haaren en Boxtel te bevorderen en gemeente Haaren daarbij te ondersteunen door het verrichten van betaalde diensten op het gebied van Verkeer en Vervoer door levering van ambtelijke capaciteit. Argumenten 1.1 De dienstverleningsovereenkomst past binnen het voornemen om ambtelijk samen te werken met andere gemeenten in de regio, waaronder Haaren. Het lopende project van samenwerking in de gemeenten in de regio Wij van de Meierij biedt een goed uitgangspunt voor verdieping van de samenwerking tussen Boxtel en Haaren. Op het sociaal domein is dit al enige jaren geëffectueerd en ook op milieugebied zijn hier al eerder ervaringen opgedaan. De activiteit sluit aan bij de beoogde ambtelijke (en later mogelijk bestuurlijke) fusie. 1.2 Er is ambtelijke overeenstemming over de te leveren diensten voor Haaren Overleg over de te leveren diensten en de wijze waarop dat plaats vindt, heeft ambtelijke overeenstemming opgeleverd. Beide partijen stemmen in met deze opzet en achten dit uitvoerbaar. 1.3 De samenwerking biedt kostenverlaging, efficiency en vermindering kwetsbaarheid Samenwerking biedt al een direct voordeel voor beide partijen in de loonkosten. Door samen op te trekken in beleid en mogelijk ook uitvoering, zijn verdere kostenvoordelen te behalen door kostendeling. Dit komt de efficiëntie en effectiviteit ten goede. Door bundeling van de krachten, zal ook de kwetsbaarheid door van tijdelijke uitval van medewerkers voor 2
beide gemeenten dalen, met name voor Haaren die slechts 1 verkeerskundig medewerker bezit. 2 Haaren heeft nog geen kans gezien de dienstverleningsovereenkomst aan te leveren. Graag had ik bij dit voorstel al een dienstverleningsovereenkomst ter vaststelling aangeboden, maar Haaren heeft die nog niet aan kunnen leveren. Ik stel daarom voor de portefeuillehouder Personeel dit verder te laten afhandelen, zodat geen kostbare tijd door het Kerstreces van het college wordt verloren in de besluitvorming en al wel reeds de procedure werving en selectie voortgezet kan worden (onder voorbehoud van). 3.1 De huidige formatie is te krap voor levering van de gevraagde diensten. Het wegvallen van 0,7 fte verkeerskundig medewerker in Haaren kan niet opgevangen worden met de huidige formatie van Boxtel, die al vol belast is. Uitbreiding van de capaciteit is daarom noodzakelijk. 3.2 De kosten worden gedekt uit de dienstverleningsovereenkomst De dienstverleningsovereenkomst biedt volledige verrekening van de geleverde diensten. Kanttekeningen 1.1 Er kan tegenstrijdigheid in belangen zijn De ambtenaren die voor gemeente Haaren werken, dienen twee bazen; in dienst van Boxtel, maar werkend voor Haaren. Bij capaciteitsvraagstukken kan dit knelpunten opleveren, die prioriteitstelling en duidelijke afspraken nodig maken, zo nodig op niveau van teamleiders/afdelingshoofden. De beleidsmatige en juridische scheiding van de afzonderlijke gemeentebesturen kunnen eveneens tot fricties leiden. Zo heeft Haaren onlangs nog een zienswijze ingediend op een verkeersbesluit van Boxtel. De betreffende ambtenaar kan hierbij in een ongemakkelijk spagaat belanden. Hierover zullen sturings- en procesafspraken over gemaakt moeten worden. Als het tot een bestuurlijke fusie zou komen, dan vervallen deze knelpunten. 1.2 Bereikbaarheid functies kan lastiger zijn Standplaats van de voor Haaren werkende ambtenaren is Boxtel. Voor Haaren is de bereikbaarheid van de ambtenaren hierdoor iets minder geworden. Door op vaste tijdstippen op de gemeente Haaren te werken en met benutting van de moderne communicatietechnieken lijkt dit geen groot probleem. 3. Beschikbaarheid van de functie op de arbeidsmarkt is onzeker Het aantrekken van een deeltijdfunctie van 24 uur per week kan een knelpunt zijn in de wervingsmogelijkheden. Aan de andere kant is een sprake van veel jeugdwerkloosheid en een aanbodmarkt. Dit verbetert weer de kans van slagen. De functie kan ook een mooie gelegenheid zijn om een aantal jaren begeleide praktijkervaring op te doen alvorens door te stromen naar meer zelfstandige fulltime baan. 3
Uitvoering Omdat de verkeerskundige al bij Haaren is vertrokken, wordt al enige inzet gepleegd door onze senior medewerker. Omdat het enige maanden zal vergen voordat de nieuwe medewerker is aangetrokken, zal door tijdelijke inhuur wat extra capaciteit worden aangetrokken. De kosten worden gedeclareerd bij Haaren. De interne procedure voor de werving van de nieuwe medewerker is gestart op 2 december. Naar verwachting zal een externe procedure noodzakelijk zijn, die rond de jaarwisseling zal plaatsvinden en beoogd wordt eind januari 2014 af te ronden. Uiterlijke indiensttreding wordt dan verwacht op 1 mei 2014. Planning Zie uitvoering. Communicatie Interne communicatie in Haaren en Boxtel over de dienstverlening. Bijlagen 1. Overlegstuk samenwerken gemeente Boxtel en gemeente Haaren: Verkeer 2. Dienstverleningsovereenkomst verkeerskundig medewerker Boxtel-Haaren 3. Vacaturebeschrijving Ter inzage 1. Financiële consequenties Voorzien in begroting: nee Voorzien in investeringsprogramma: nee Begrotingswijziging: nee Akkoord afdelingscontroller: ja Functie nr: Kostenplaats: Wijz. nr.: 4
5
Collegebesluit Reg. nr.: 1310539 Afdeling: Openbare Ruimte Datum: Fout! Verwijzingsbron niet gevonden. Onderwerp Dienstverleningsovereenkomst Verkeer en Vervoer ten behoeve van de gemeente Haaren, en werving medewerker Verkeer en Vervoer. Besluit Conform advies. 1