FUNCTIEHANDBOEK PROTESTANTS CHRISTELIJK PRIMAIR ONDERWIJS LELYSTAD FUNCTIE-INFORMATIE Functienaam Administratief medewerker A Codering PCPO09-304 Organisatie PCPO Lelystad Salarisschaal 3 Indelingsniveau IIa FUWASYS-advies 3 - IIa Werkterrein Bedrijfsvoering -> Managementondersteuning Activiteiten Bewerken van gegevens Verlenen van hand- en spandiensten Kenmerkscores 22121 22112 11 22 Somscore 22 Uitvoerder J.A.A. van Gastel Datum 24 april 2009 FUWASYS-versie FUWA-PO FUNCTIEBESCHRIJVING Context De vereniging Protestants Christelijk Primair Onderwijs Lelystad vormt het bevoegd gezag over 8 reguliere scholen en 1 school voor Speciaal Basisonderwijs, verspreid in en rondom Lelystad. Alle scholen werken aan de hand van de Protestants Christelijke identiteit. Elke school heeft een duidelijke (eigen) onderwijskundige koers vanuit haar eigen culturele achtergrond en onderwijsconcept. Daarbij vormt iedere afzonderlijke school een belangrijke eenheid in de organisatie, met een eigen plaats en gezicht naar buiten en binnen haar omgeving. Het bestuur op verenigingsniveau realiseert haar doelstellingen door middel van het besturen op hoofdlijnen. Als integraal verantwoordelijke heeft de Algemeen Directeur zijn taken en bevoegdheden vergaand gemandateerd. De algemeen directeur heeft de beschikking over een kleine (centrale) stafdienst. De organisatie wordt gekenmerkt door een diversiteit aan onderwijsaanbod. 1
De administratief medewerker A produceert tekstmateriaal, verwerkt eenduidige informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen, behandelt en verwerkt in- en uitgaande post en voert reprowerkzaamheden uit op één van de scholen van de vereniging. De administratief medewerker A voert de werkzaamheden uit onder aansturing van de directeur, respecteert de protestants christelijke identiteit en draagt - waar nodig - bij aan een goede uitvoer en organisatie van activiteiten die de school vanuit deze identiteit organiseert. Werkzaamheden 1. Produceert tekstmateriaal met behulp van tekstverwerkingsapparatuur, door: - het aan de hand van duidelijke aanwijzingen typen van handgeschreven conceptteksten; - het vergelijken van het geproduceerde tekstmateriaal met de inhoud en indeling van de originele conceptteksten; - het ter controle aan de opdrachtgever voorleggen van de verwerkte concepten en het waar nodig op aanwijzing aanbrengen van wijzigingen; - het invoeren van administratieve gegevens in diverse vooropgestelde overzichten, tabellen, schema's en grafieken. 2. Voert met behulp van de computer eenduidige informatie in geautomatiseerde gegevenssystemen in (bijv. leerlingenadministratie, personeelsadministratie) in en verwerkt tevens de mutaties. 3. Behandelt en verwerkt ingekomen en uitgaande poststukken, door: - het sorteren, registreren en intern distribueren van ingekomen stukken, waaronder fax- en e-mailberichten en spoed- en aangetekende stukken; - het zorgdragen voor de ondertekening van uitgaande stukken; - het selecteren en frankeren van de uitgaande post; - het verzenden van e-mail- en faxberichten. 4. Voert reprowerkzaamheden uit, door: - het op aanwijzing printen en vermenigvuldigen van documenten; - het bundelen en binden van documenten; - het signaleren van storingen en het melden van de noodzaak tot het verrichten van onderhoud aan apparatuur; - het op peil houden van de voorraad benodigde materialen. 5. Draagt zorg voor het eigen ontwikkelproces, door: - het permanent en actief organiseren van zelfreflectie; - het bijhouden en bestuderen van voor het onderwijs relevante ontwikkelingen; 2
- het deelnemen aan her- en bijscholingscursussen en collegiale consultatie aansluitend op het persoonlijk ontwikkelplan. 6. Voert desgevraagd werkzaamheden van vergelijkbaar niveau uit, zoals het uitvoeren van telefoon / receptiediensten. Speelruimte (kader, verantwoordelijkheden en bevoegdheden) - werkt binnen het kader van gedetailleerde werkafspraken, voorschriften en regels die van belang zijn voor de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd; - legt verantwoording af aan de directeur over de juistheid van het geproduceerde tekstmateriaal, over de juistheid en volledigheid van de ingevoerde eenduidige informatie in de gegevenssystemen, over de juistheid van de verwerking van de ingekomen posstukken, over de juistheid van de verrichte reprowerkzaamheden en over het eigen ontwikkelproces; - neemt beslissingen bij het al dan niet aan de opdrachtgever doorgeven of bespreken van doorgevoerde wijzigingen in de teksten, brieven, registratie van poststukken, bij het sorteren, registreren en intern distribueren van poststukken, bij het op peil houden van de voorraad en bij het organiseren van zelfreflectie. Kennis en vaardigheden - kennis van en vaardigheid in het gebruik van de computer en relevante software t.b.v. gegevens- en tekstverwerking; - kennis van de voor de postbehandeling geldende procedures en vaardigheid in de toepassing ervan; - kennis van en inzicht in de protestants christelijke identiteit / cultuur en tradities; - inzicht in en vaardig met de mogelijkheden van opmaaksoftware t.b.v. productie en vormgeving; - vaardigheid in de bediening van reprografie, fax- en overige apparatuur. Contacten - met de directeur over de werkzaamheden om de voortgang te bespreken; - met medewerkers binnen de school over aangeleverd en geproduceerd tekstmateriaal om informatie uit te wisselen. 3
VERANTWOORDING Motivering Op basis van het activiteitenprofiel werden als mogelijke hoofdgroepen I tot en met IV aangegeven. Het FUWASYS inschalingsadvies salarisschaal 3 - IIa is tot stand gekomen op basis van onderstaande overwegingen. De kenmerken waarop gescoord is, zijn genummerd van 1 tot en met 14 en de bijbehorende score uit het scoreprofiel staat tussen haakjes vermeld. Werkzaamheden 1. Met elkaar samenhangende werkzaamheden, waarbij enige interpretatie is vereist. (2) 2. Bijdragen aan het realiseren van de taakstelling van een leraar of werkeenheid op een afgebakend werkgebied, danwel het realiseren van deelproducten. (2) 3. Beïnvloeding van de werkzaamheden van een enkele medewerker en / of een beperkt aantal leerlingen én het effect is vrijwel direct merkbaar. (1) 4. Inspelen op bekende situaties waarbij niet al te ingewikkelde keuzen moeten worden gemaakt. (2) 5. Inspelen op wisselende omstandigheden. (2) Kader, bevoegdheden & verantwoordelijkheden 6. Vrijheid om - op basis van eigen beoordeling - een keuze te maken uit meerdere, bekende mogelijkheden. (2) 7. Afwegen van duidelijk omlijnde keuzefactoren. (2) 8. Van tevoren bekend én onmiddellijk vast te stellen. (1) 9. Werkinstructies en gedetailleerde regels of voorschriften voor vrijwel alle activiteiten van het werk. (1) 10. Controle van de werkzaamheden op juistheid van de gevolgde aanpak en op naleving van regels en afspraken. (2) Kennis en Vaardigheid 11. Praktisch gerichte kennis om gangbare (administratieve) procedures, hulpmiddelen, gereedschappen, instrumenten of apparaten te kunnen hanteren en administratieve handelingen te kunnen verrichten. (1) 12. Praktische vaardigheid en behulpzaamheid. (1) 4
Contacten 13. Informatie-uitwisseling / -overdracht en / of dienstverlening en klantvriendelijkheid. (2) 14. Verkrijgen van informatie ten behoeve van de voortgang van de werkzaamheden of het toelichten van gegevens aan derden. (2) 5