Handleiding Incura Controle op verzekeringsrecht 2010 Incura Pagina 1 / 24
Inhoud 1 Inleiding... 3 1.1 Controle op verzekeringsrecht... 3 2 Het COV-scherm... 4 2.1 COV op diverse plaatsen oproepbaar... 5 2.1.1 COV vanuit de persoonsgegevens van de patiënt... 6 2.1.2 COV vanuit verzekeringen... 6 2.1.3 COV vanuit de aanmeldwizard... 7 2.1.4 COV vanuit aanmelding detailscherm... 7 2.1.5 COV vanuit aanmelding, aanmaken Dossier/ Behandelepisode... 8 2.1.6 Collectieve COV vanuit de Agenda... 9 2.1.7 COV vanuit de Facturatiewizard... 10 2.2 Verschillen Collectieve COV oproepen... 11 3 Systeemcertificaat als randvoorwaarde voor COV... 13 3.1 Certificaten aanvragen... 14 3.2 Vernieuwen van systeemcertificaat... 14 3.3 Systeemcertificaat in Incura bekend maken... 14 3.3.1 Certificaat exporteren vanuit de webbrowser... 14 3.3.2 Certificaat koppelen aan Incura... 19 4 Zoekpaden... 22 5 Contact... 23 5.1 Zelfhulp en handleidingen... 23 6 Versie-informatie... 24 2010 Incura Pagina 2 / 24
1 Inleiding Middels deze handleiding wordt toegelicht hoe de controle op het verzekeringsrecht binnen Incura werkt en hoe u het COV-scherm op diverse plekken in het programma kunt inzetten om deze controle en overname van gegevens kunt toepassen. Tevens wordt aandacht besteed aan het vernieuwen van uw Vecozo-certificaat. 1.1 Controle op verzekeringsrecht [ ]Per 1-5-2013 hebben zorgverzekeraars besloten om enkele privacy & beveiliging maatregelen voor COV door te voeren. De belangrijkste maatregelen zijn het inperken van de huidige COV zoekpaden en resultaten en het invoeren van een verbeterde autorisatiestructuur.[ ] ( Bron: http://ei.vektis.nl/help/vz801v1.0/cov%20vz801-802v1.0%20-%20informatiebrief.pdf ) Concreet betekent dit voor u dat, ook in Incura, sinds genoemde datum de COV enkel dàt doet waar COV van origine voor is bedoeld, namelijk het controleren op verzekeringsrecht (en NAW-gegevens). Lange tijd heeft dit controlemechanisme ook voorzien in het kunnen controleren en overnemen van adresgegevens. Hier wordt tegenwoordig echter niet meer in voorzien. 2010 Incura Pagina 3 / 24
2 Het COV-scherm Het COV-scherm in Incura heeft een linker- en een rechterzijde, met daar tussenin de mogelijkheid om van Vecozo gegevens over te nemen naar Incura: 1. Linkerzijde / Dossier binnen Incura. 2. Keuzekolom om gegevens al dan niet over te nemen. 3. Rechterzijde / gegevens bekend bij Vecozo. Figuur 1: voorbeeld COV scherm 2010 Incura Pagina 4 / 24
Tijdens het doen van een controle op verzekeringsrecht kunt u de gegevens vanuit het dossier vergelijken met hoe deze bekend zijn bij Vecozo, ten einde ertoe te besluiten deze informatie over te nemen door gebruik te maken van de kolom in het midden. Figuur 2: overnemen en accepteren Gegevens die in het patiëntdossier afwijken ten opzichten van de informatie die bekend is bij de zorgverzekeraar, worden rood gearceerd weergegeven. Indien u deze gegevens ook in uw patiëntdossier wenst over te nemen, dan kunt u het vinkje in de kolom in het midden zo laten staan en klikken op de knop Overnemen & Accepteren (zie ook figuur 2). 2.1 COV op diverse plaatsen oproepbaar De mogelijkheid tot het uitvoeren van een COV is op meerdere plaatsen in Incura mogelijk: 1. De persoonsgegevens van de patiënt 2. De verzekeringsgegevens van de patiënt 3. Tijdens stap 2 van de aanmelding 4. In het detailscherm van een aangemelde patiënt in de wachtlijst (Overzicht aanmeldingen) 5. Tijdens het aanmaken van een patiëntdossier / behandelepisode vanuit Overzicht aanmeldingen 6. In de Agenda via de knop COV (collectief) 7. Stap 1 van de facturatiewizard (collectief volgens selectie) 2010 Incura Pagina 5 / 24
2.1.1 COV vanuit de persoonsgegevens van de patiënt Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard te gaan naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Persoonsgegevens. De knop voor de COV zit rechts bovenin het patiëntdossier (zie figuur 3). Figuur 3: cov vanuit patientgegevens 2.1.2 COV vanuit verzekeringen Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard te gaan naar Patiëntdossier Patiëntgegevens Verzekeringen. De knop voor de COV zit rechts in de tweede oranje balk (zie figuur 4). Boven de knop ziet u ook de tekst Hoogste peildatum COV. Deze datum geeft de jongste datum weer waarop door u een COV is gedraaid. Figuur 4: cov vanuit verzekeringen 2010 Incura Pagina 6 / 24
2.1.3 COV vanuit de aanmeldwizard Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard een nieuwe aanmelding op te starten en dan in de tweede stap van dat proces op de knop COV te klikken die op de hoogte achter de labels BSN en Geslachtsnaam ziet staan (zie ook figuur 5). Figuur 5: cov vanuit nieuwe aanmelding 2.1.4 COV vanuit aanmelding detailscherm Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard te gaan naar Overzicht aanmeldingen patiëntaanmelding open klikken. De knop voor de COV treft u hier midden boven in dit detailscherm aan (zie figuur 6). 2010 Incura Pagina 7 / 24
Figuur 6: cov vanuit aanmelding detailscherm Het resultaat van de verschillen en zogenaamde geaccepteerde verschillen vindt u terug vanuit het Dashboard onder COV (knop rechts in het deelvenster Acties ). 2.1.5 COV vanuit aanmelding, aanmaken Dossier/ Behandelepisode Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard te gaan naar Overzicht aanmeldingen daar selecteert u een patiënt in het aanmeldoverzicht en vervolgens op de knop Dossier/Episode aanmaken. De COV wordt hier direct uitgevoerd (zie figuur 7). Figuur 7: cov vanuit aanmelding detailscherm NB: deze controle wordt hier alleen uitgevoerd indien er bij Instellingen Globale instellingen een vinkje is gezet bij COV Controle bij aanmaken dossier/episode (zie ook figuur 8). Bij het opleveren van uw Incura-database hebben wij deze standaard voor u op aangevinkt staan. 2010 Incura Pagina 8 / 24
Figuur 8: vinkje cov bij globale instellingen 2.1.6 Collectieve COV vanuit de Agenda Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard of het patiëntdossier naar de Agenda te gaan, waar u rechts boven in de oranje knoppenbalk de knop COV aantreft. Hiermee wordt, na het aanklikken, een collectieve COV uitgevoerd voor alle patiënten die in de huidige weergave van de Agenda worden weergegeven (zie figuur 9). Figuur 9: vinkje cov bij globale instellingen 2010 Incura Pagina 9 / 24
Vervolgens verschijnt er een pop-up waarin het resultaat van de collectieve COV wordt getoond. Een voorbeeld daarvan ziet u in figuur 10. Figuur 10: resultaat collectieve COV 2.1.7 COV vanuit de Facturatiewizard Deze plek vindt u door vanuit het Dashboard naar de Facturatiewizard te gaan. Daar treft u links onderin de knop COV aan die een collectieve COV opstart voor de geselecteerde facturatieperiode. (zie figuur 11). Het resultaat heeft dan eenzelfde weergave zoals hierboven getoond in figuur 10. Figuur 11: COV vanuit facturatiewizard 2010 Incura Pagina 10 / 24
2.2 Verschillen Collectieve COV oproepen De resultaten van de verschillen zie zowel de collectieve als individuele COV oplevert wordt verzameld in het onderdeel COV dat u via het Dashboard terugvindt in het rijtje van acties. Figuur 12: COV vanaf het dashboard Een in tweeën gedeeld scherm wordt getoond met de verschillen die de COV eerder heeft opgeleverd. U kunt hier een overzicht inzien van nieuwe verschillen en verschillen die eerder door u/ uw praktijk zijn geaccepteerd. In beide lijsten met resultaten kunt u de patiënten die verschillen hebben opgeleverd selecteren en daar de details van opvragen (d.m.v. de knop Details ). Dit geeft u de gelegenheid om nieuwe verschillen alsnog te accepteren Figuur 13: verschillen collectieve COV of u kunt de Peildatum aanpassen, bijvoorbeeld om te zien of een patiënt die eerder niet werd gevonden met de COV, met een jongere peildatum nu wel via Vecozo kan worden ingelezen (zie ook figuur 14). 2010 Incura Pagina 11 / 24
Figuur 14: nieuwe peildatum opgeven Na het ingeven van een andere peildatum dient u op de Enter-toets op uw toetsenbord te drukken om een nieuwe bevraging bij Vecozo te activeren. Let op: Het kan soms even duren voordat het resultaat terugkomt en op uw scherm verschijnt. 2010 Incura Pagina 12 / 24
3 Systeemcertificaat als randvoorwaarde voor COV Voor het doen uitvoeren van een COV is het vereist dat u een geldig systeemcertificaat in Incura geïnstalleerd heeft. Met een persoonlijk certificaat kunt u geen COV uitvoeren, die gebruikt u om mee in te loggen op de VECOZO-website. Alleen met het systeemcertificaat is het mogelijk controles op verzekeringsrecht uit te voeren en via VECOZO te factureren naar zorgverzekeraars. Heeft u reeds een geldig systeemcertificaat, maar is het recht om te facturen niet gegeven dan kan u door middel van het volgende mutatieformulier op de site van Vecozo aanvullende rechten verkrijgen: http://www.vecozo.nl/uploadedfiles/diensten/administratieve_zaken/documenten/aanvraagformu lier%20systeemcertificaat.pdf Op het formulier kruist u Ja aan bij Digitaal declareren (EDP) (zie figuur 15). Figuur 15: mutatieformulier cov 2010 Incura Pagina 13 / 24
3.1 Certificaten aanvragen Voor het aanvragen van uw systeemcertificaat kunt u terecht op VECOZO via: https://www.vecozo.nl/diensten/administratieve_zaken/kennisbank.aspx?id=1280 3.2 Vernieuwen van systeemcertificaat Is uw huidig certificaat verlopen? Dan kunt u via onderstaande link terecht voor een instructie hoe u uw certificaat het beste kunt verlengen: https://www.vecozo.nl/diensten/certificaatbeheer/kennisbank.aspx?id=736 NB: De geldigheidsduur van VECOZO-certificaten werd vanaf mei 2013 verhoogd naar twee in plaats van één jaar (bron: VECOZO). 3.3 Systeemcertificaat in Incura bekend maken Zodra u via de website van VECOZO uw systeemcertificaat heeft vernieuwd of een nieuwe heeft ontvangen, dan dient u dit certificaat vervolgens nog te koppelen aan uw Incura-programma. Alvorens u dit kunt doen, moet het certificaat vanuit uw internetbrowser op u computer zijn geplaatst. Dit heet exporteren. Mocht u het exporteren al hebben verricht, dan kunt u de nu volgende stappen overslaan en verder lezen bij subparagraaf 3.3.2. Kort samengevat bestaat het bekend maken van het certificaat in Incura dus uit drie stappen: 1. Aanvragen of vernieuwen bij Vecozo (het certificaat wordt in uw webbrowser geplaatst). 2. Het certificaat exporteren vanuit uw webbrowser en opslaan op uw computer (subparagraaf 3.3.1). 3. Het koppelen van het certificaat in Incura computer (subparagraaf 3.3.2). 3.3.1 Certificaat exporteren vanuit de webbrowser Het systeemcertificaat vindt u in de verschillende webbrowsers over het algemeen onder instellingen of internetopties. Bij de meest bekende webbrowsers zijn de routes om de certificaten te vinden als volgt (*): Internet Explorer: Alt (op uw toetsenbord) Extra Internetopties Tabblad Inhoud knop Certificaten. 2010 Incura Pagina 14 / 24
Google Chrome: aanpassen en beheren (rechtsboven te herkennen als ) Instellingen Geavanceerde instellingen weergeven (helemaal onderaan) knop Certificaten beheren. Firefox: Firefox-knop linksboven ( ) Opties Opties tabblad Geavanceerd knop Certificaten bekijken. ( * = het is echter, afhankelijk van de versie van uw webbrowser mogelijk dat de route in uw webbrowser iets afwijkt) Vervolgens is de route vanuit elke webbrowser hetzelfde: 1. Klik op de knop Certificaten (zie figuur 16) Figuur 16: knop Certificaten 2. Selecteer het juiste certificaat. Let er uiteraard op dat u het systeemcertificaat selecteert en niet het persoonlijke. U herkent het certificaat het gemakkelijkst doordat dit degene is met de hoogste verloopdatum. Klik vervolgens op de knop Exporteren (zie ook figuur 17). 2010 Incura Pagina 15 / 24
Figuur 17: certificaat selecteren en exporteren 3. Vervolgens klikt u in het eerste scherm van de pop-up die dan verschijnt op Volgende (zie figuur 18). Figuur 18: wizard certificaat exporteren 4. In het tweede scherm geeft u, ondanks dat u bezig bent het systeemcertificaat te exporteren, toch aan dat u de persoonlijke sleutel wilt exporteren (zie figuur 19). Klikt u vervolgens opnieuw op de knop Volgende. 2010 Incura Pagina 16 / 24
Figuur 19: optie persoonlijke sleutel exporteren 5. In het derde scherm van de wizard is het opnieuw even oppassen; om het certificaat op de juiste wijze te exporteren dienen hier twee vinkjes gezet te worden bij de checkboxen onder Personal Informatie Exchange : a. Indien mogelijk exporteren met alle certificaten in het certificeringspad. b. & De persoonlijke sleutel verwijderen als de export is gelukt. Figuur 20: instellingen personal information exchange Vervolgens klikt u opnieuw op de knop Volgende. 6. Het certificaat moet nu worden voorzien van een wachtwoord. U kunt hier zelf een eigen wachtwoord verzinnen. Onthoudt u deze goed, u zult deze later weer nodig hebben om het certificaat aan Incura te koppelen. Klik na het opgeven van een wachtwoord andermaal op de knop Volgende (zie figuur 21). 2010 Incura Pagina 17 / 24
Figuur 21: wachtwoord verzinnen 7. Nu alle export-instellingen zijn opgegeven, kan het certificaat daadwerkelijk worden geëxporteerd. Hiervoor klikt u eerst nog op de knop Bladeren waarna u een locatie op uw computer moet opgeven waar u het certificaat wilt opslaan. Praktisch is om hier te kiezen voor uw Bureaublad, zodat u het certificaatbestand daar dadelijk eenvoudig kunt terugvinden. Voorts is het verstandig om voor de naamgeving iets herkenbaars aan te houden zodat u later kunt terugzien tot wanneer dit systeemcertificaat geldig is, bijvoorbeeld: vecozosysteemcertificaataug2015. Deze naam bevat alle elementen waaruit eenduidig valt op te maken waar het toe dient en ook wanneer het certificaat precies verloopt. Na het kiezen van een bestandsnaam kunt u op Opslaan klikken en opnieuw op de knop Volgende (zie figuur 22). Figuur 22: kiezen van bestandslocatie en - naam 8. Het laatste scherm van de Wizard Certificaat exporteren toont het resultaat van de export om aan te geven dat dit is gelukt. Door op Voltooien te klikken sluit u de wizard (zie figuur 23). 2010 Incura Pagina 18 / 24
Figuur 23: resultaat van de export 3.3.2 Certificaat koppelen aan Incura Voor het koppelen van het systeemcertificaat aan Incura gaat u vanuit het Dashboard naar Instellingen Praktijkinstellingen dubbelklikken op uw praktijknaam tabblad Vecozo Certificaten. Indien van toepassing treffen we daar mogelijk het oude systeemcertificaat aan, waarbij we aan de naamgeving en de Vervaldatum kunnen zien dat deze niet meer geldig is of spoedig het moment bereikt wordt waarop dit het geval is (zie figuur 24). Figuur 24: vecozo certificaten Om een nieuw certificaat te kunnen koppelen is het absoluut noodzakelijk om, indien dus aanwezig, het oude certificaat te verwijderen uit Incura. Dit gebeurt eenvoudig door het certificaat te selecteren zodat deze lila opkleurt waarna u op de knop Verwijderen klikt. Hierna klikt u op de knop Nieuwe certificaat en volgen de stappen vanuit een aantal pop-ups: 2010 Incura Pagina 19 / 24
1. Klik op het vergrootglassymbool ( ) waardoor we het certificaat van uw computer kunnen ophalen (zie figuur 25). Figuur 25: popup nieuw certificaat 2. Vervolgens klikt u op de knop Bestand kiezen (zie figuur 26) en zoekt u op uw computer naar de locatie waar u eerder het systeemcertificaat heeft opgeslagen, doorgaans op ons advies uw bureaublad. Figuur 26: bestand kiezen 3. Zodra u het certificaat heeft gekozen en op Openen klikt, keert u terug in de popup getiteld Bijlage (zie figuur 27) en ziet u links in het groen de naam van het certificaat genoemd. Belangrijk is om hier nu niet op Download te klikken, maar meteen op Sluiten. 2010 Incura Pagina 20 / 24
27: bijlage gekozen en scherm sluiten 4. Ten slotte dient u achter Wachtwoord alleen nog het wachtwoord in te geven dat u eerder heeft moeten verzinnen tijdens het exporten van het certificaat vanuit uw webbrowser (zie hiervoor subparagraaf 2.3.1.) en klik op de knop Bewaren. Figuur 28: wachtwoord en bewaren Het resultaat moet nu zijn dat het VECOZO-systeemcertificaat aan Incura is toegevoegd. Of dit gelukt is kunt u controleren door de Vervaldatum hierop na te gaan en uiteraard door een COV uit te voeren vanuit bijvoorbeeld een patiëntdossier. 2010 Incura Pagina 21 / 24
4 Zoekpaden De COV-functionaliteit werkt, conform zoals dat vanuit VECOZO is overgenomen, middels zogeheten zoekpaden. Dit wil zeggen dat u een aantal combinaties van zoeksleutels kunt en soms moet gebruiken wilt u een patiënt vanuit VECOZO kunnen vinden. Met zoeksleutels wordt hier bedoeld, patiëntkenmerken zoals geboortedatum, BSN-nummer of adresgegevens. Tegenwoordig (sinds de wijzigingen vanuit VECOZO in 2013) kunt u enkel nog patiënten via de COV vinden door de te kiezen uit één van de volgende twee zoekpaden: 1. U zoekt op geboortedatum, BSN-nummer èn de volledige adresgegevens (*). & 2. U zoekt op geboortedatum, geslachtsnaam èn de volledige adresgegevens (*). & * = Er is eveneens een COV match indien de huisnummertoevoeging leeg gelaten wordt, mits deze niet van toepassing is. In dat geval moet dit vanzelfsprekend ook als dusdanig bekend zijn bij Vecozo. Zie ook figuur 29, dat een fragment is uit stap 2 van de wizard Aanmelding: Figuur 29: gele zoekpaden tbv de COV 2010 Incura Pagina 22 / 24
5 Contact Voor aanvullende vragen of ondersteuning kunt u contact opnemen met de Incura helpdesk. Ook voor vragen over de meetinstrumenten kunt u met ons bellen. Telefonisch: 088-946 2255 Maandag t/m donderdag 09:00 tot 20:00 Vrijdag 09:00 tot 18:00 Tijdens de zomermaanden juli en augustus hanteren wij de aangepaste tijden: Maandag t/m vrijdag 09:00 tot 17:00 Met vriendelijke groet, Incura Helpdesk 5.1 Zelfhulp en handleidingen Incura heeft ook een eigen supportsite. U kunt daar komen door de volgende link te volgen: http://support.incura.nl/ of door vanuit Incura bovenin op te klikken. U kunt daar terecht voor: De meeste actuele handleidingen. Veel gestelde vragen. Overzicht van trainingen en de aanvraag ervan. Het contactformulier voor vragen over Incura. 2010 Incura Pagina 23 / 24
6 Versie-informatie Datum versie Gedane aanpassing(en) 20.08.2013 Initiële Handleiding 2010 Incura Pagina 24 / 24