BLZ HANDLEIDING BEURSIMPORT

Transcriptie

1 BLZ HANDLEIDING BEURSIMPORT

2 Beursimport vanuit Intres Het is zover. Medialog biedt ook de mogelijkheid om beursorders vanuit Intres te importeren. U moet eerst Intres hiervoor bellen en hun vragen om de bestellingen op hun FTP server te zetten. Wanneer u hoort van hun dat dit geregeld is, moet u ons verwittigen, zodat we de instellingen kunnen aanpassen van Medialog. Opgelet! Voordat u naar de beurs gaat, het programma beursimport opstarten en alle bestanden schrappen! Na uw bezoek op de beurs worden beursorders centraal verzameld en doorgestuurd naar de desbetreffende leveranciers. Intres maakt vervolgens een bestand per lid/inkoper aan en zet die ter beschikking op zijn server. Wel moet u zich aanmelden om dit bestand te ontvangen. U wordt via de ledenpost op de hoogte gebracht van het moment wanneer het bestand klaar staat. Lees dus uw ledenpost. Met de beursmodule kunt u dat bestand integreren in Medialog. De beursimport module bestaat uit drie stappen : - Ophalen van het beursimport bestand - Controle op de gegevens - Integratie in Medialog Deze drie stappen dienen één na één uitgevoerd te worden. We leggen hier uit hoe dit te werk gaat. BLZ. 2-10

3 Start de beursimportmodule in Medialog op via menu optie: Extra Externe programma s Beursimport. Het volgende scherm verschijnt. Mediadivisie zal, middels de ledenpost, u verwittigen dat er een bestand klaar staat. Dit betreft uiteraard enkel de leden die zich aangemeld hebben voor de import. BLZ. 3-10

4 Alle Bestanden schrappen Opgelet! Voordat u naar de beurs gaat, het programma Beursimport opstarten en alle bestanden schrappen! Klik op de knop <Alle bestanden schrappen>. Stap 1 : ophalen van gegevens Klik op de knop <START> om de nieuwe gegevens op te halen bij Intres. (Medianet (ftp programma) gaat nu de gegevens ophalen. BLZ. 4-10

5 Het volgende scherm verschijnt. In het kader midden in het scherm verschijnen de bestanden die klaar staan om geïmporteerd te worden. Selecteer een bestand door op die lijn te klikken. Deze lijn wordt nu blauw. Klik nu op de knop <VERWERKEN>. Herhaal deze stap met de andere bestanden die klaar staan, voordat je met stap 2 begint. Klik op Tabblad Stap 1 hiervoor. BLZ. 5-10

6 Stap 2 : Controle van de gegevens Begin met stap 2, nadat je alle bestanden hebt opgehaald in stap 1. De beursimport module controleert nu de gegevens vooraleer ze te integreren. Klik links op Stap 2: Controle gegevens en klik op de <START> knop. De volgende controles op naamvelden worden uitgevoerd: Uitgever Leverancier Boeksoort (gebonden enz.) Rubriek Titels die al reeds in Medialog in bestelling staan Titels die u onlangs al ontvangen heeft in Medialog (laatste 15 dagen) Dit is noodzakelijk om o.a. de Uitgever/Leverancier, Boeksoort en Rubriek te controleren of deze al bestaan in uw eigen Medialog. Het kan ook zijn dat bijv. de naam van een Uitgever al wel bestaat in Medialog maar net iets anders bijvoorbeeld: Standaard Uitgeverij en in uw Medialog staat deze als Standaard U. Deze kunt u daarna gaan koppelen, zie verder in de handleiding. Er is ook controle op Titels die al reeds eerder in Medialog in bestelling gezet zijn of die u al eerder ontvangen heeft, deze kunt u hierna controleren om te zien of deze duplicaat zijn van de beursorder. BLZ. 6-10

7 Na deze controle verschijnt het volgende scherm. Alle foutieve lijnen moeten bekeken en gecorrigeerd worden om dit bestand te importeren. Hierboven ziet u 8 artikelen staan waarvan de Uitgever onbekend is of die anders genoteerd staan in uw Medialog database. Klik op die regel en klik op de knop <OPENEN>. BLZ. 7-10

8 Een nieuw venster gaat open en u ziet een lijst van onbekende Uitgevers (1). Klik op de eerste regel en klik daarna onderaan het scherm op de knop <UITGEVER>. Klik op de knop <UITGEVER> (zie pijltje bij plaatje nr. 1) en een snelzoekschermpje verschijnt (2). Tik in het begin van de Uitgever bovenaan, en net als bij het aanmaken van een nieuw artikel toont dit schermpje de namen die beginnen met die bepaalde letters (3). Zie je de Uitgever erbij staan dan klik op die naam en klik op de knop <OK>. U komt nu weer terug in het vorige scherm (4) en u klikt hier nu op de knop <KOPPELEN> (zie pijltje bij plaatje nr. 4). (U heeft nu de lange naam bijvoorbeeld Standaard Uitgeverij gekoppeld aan de kortere naam in uw systeem Standaard U. Van nu af aan onthoudt Medialog dit en zal u dit ook niet meer krijgen voor deze Uitgever.) Bestaat de Uitgever nog helemaal niet! klik op de knop <NAW Verkenner>, linksboven plaatje nr. 1. U maakt dan op de gebruikelijke wijze de Uitgever aan, en sluit daarna de NAW Verkenner zodat u weer terug komt op schermpje nr. 1. Heeft u alle Uitgevers aangepast dan klik op de knop <VERLATEN> plaatje nr. 4 rechtsboven. BLZ. 8-10

9 U gaat nu hetzelfde doen met de andere fouten voor Boeksoorten en Rubrieken. Klik nu op de regel Titels reeds in bestelling voor de voorraad en klik weer op de knop <OPENEN>. Bekijk de titel(s) en selecteer de titels die u toch wilt ontvangen door een vinkje in de eerste kolom invoeren te zetten (klik in vierkantje). Degene die NIET aangevinkt staan, verdwijnen zodra u klikt op de knop <VERLATEN>. Klik nu op de regel Titel(s) onlangs ontvangen en klik op de knop <Openen>. Bekijk de titel(s) en selecteer de titel(s) die u toch nog wilt ontvangen. Degene die NIET aangevinkt staan, verdwijnen zodra u klikt op de knop <VERLATEN>. In geval dat u meer informatie wenst te hebben over een artikel, dubbelklik op die titel en de artikelfiche komt in beeld. Sluit het scherm om weer terug te gaan. Nadat u alle gegevens gecontroleerd heeft, kunt u overgaan naar stap 3. BLZ. 9-10

10 Stap 3 : Import Het systeem is nu klaar om de gegevens te importeren. Klik links op Stap 3. Een lijst verschijnt met alle artikelen die u nu gaat invoeren. Klik nu op de knop <IMPORTEREN> zie pijltje. BLZ