Incura Handleiding Zorgmail

Transcriptie

1 Incura Handleiding Zorgmail Incura 1 / 13

2 Inleiding Zorgmail is een product van E.Novation. Van oudsher is ZorgMail gericht op het intercollegiaal informeren van zorgverleners met data uit het eigen informatiesysteem zoals laboratorium- en radiologieberichten, specialistenbrieven, ontslag- en mutatieberichten, receptberichten en rapportages. De aangeboden patiëntinformatie kan met één druk op de knop gekoppeld en opgenomen worden in het eigen informatiesysteem. Hierdoor hoeft de ontvanger niet 'op zoek' te gaan naar de informatie, maar krijgt deze door de verzender op de juiste manier aangeboden. Wilt u gebruikmaken van Zorgmail binnen Incura? Dan dient u zich eerst aan te melden bij E.Novation. U kunt E.Novation als volgt bereiken: Telefoon: info@enovation.nl Het webformulier op de contactpagina U ontvangt vervolgens van E.Novation een postbusnummer en een inlogcode per gebruiker welke u nodig heeft om in Incura de functionaliteit te activeren. Bestaande gebruikers Bent u al een Zorgmail gebruiker? Dan kunt u (praktijkeigenaar/aanvrager voor alle zorgverleners) hiervoor via de website van Zorgmail het digitale mutatieformulier invullen. Daarop kunt u aangeven dat u overstapt van 'systeem X' naar Incura. U ontvangt dan van Zorgmail een nieuw wachtwoord. De directe link naar het mutatieformulier: Incura 2 / 13

3 Inhoud 1 Zorgmail activeren Instellingen bij de medewerker Gebruikersautorisatie om Zorgmail te mogen gebruiken Medewerkers machtigen elkaars mailbox te raadplegen De praktijk-inbox instellen Medewerkers machtigen om de praktijkinbox te raadplegen De Zorgmail-inboxen Zorgmailvenster Zorgmail: Ophalen. De mappen ontvangen, verzenden, archief en concepten Berichten aanmaken en verzenden Berichten versturen vanuit een inbox Berichten opstellen vanuit patiëntendossier Zorgmail foutmelding bij opstarten van Incura Incura 3 / 13

4 1 Zorgmail activeren Voordat u in Incura van Zorgmail gebruik kunt maken, moeten de logingegevens die u van E.Novation heeft ontvangen worden opgenomen bij de stamgegevens. Wanneer iedere zorgverlener een eigen Zorgmail-account heeft, dan moet per medewerker de gebruikersnaam en het wachtwoord bij diens stamgegevens worden ingevuld bij de zgn. Zorgverlenergegevens. Let op: Wanneer u echter gebruikmaakt van een praktijkinbox dan geldt dat u juist géén gebruikersnaam en wachtwoord bij de Medewerker moet invullen, maar bij de Organisatie. Verderop in deze handleiding leest u daar meer over. 1.1 Instellingen bij de medewerker Figuur 1: zorgverlenergegevens bij de medewerker Ga in Incura naar Beheer Stamgegevens Organisatie Medewerkers en selecteer de medewerker voor wie u de Zorgmail postbus wilt activeren (zie figuur 1). 1. Klik op de regel met de AGB-code onder het kopje Zorgverlenersgegevens en klik op Details om te wijzigen. De pop-up uit figuur 2 verschijnt. Incura 4 / 13

5 Figuur 2: detailscherm zorgverlenersgegevens 2. Zet een vinkje achter Zorgmail ingeschakeld. 3. Vul het Klantnummer (postbusnummer) in. Let op: a. Dit kan het postbusnummer van de medewerker zélf zijn, of: b. Dit kan het postbusnummer van bijv. de praktijkeigenaar zijn. 4. Vul het Wachtwoord in. 5. Klik op de knop Bewaren. 1.2 Gebruikersautorisatie om Zorgmail te mogen gebruiken Nadat de gebruikersnamen en wachtwoorden zijn ingesteld, moet er bij Gebruikersbeheer worden ingesteld welke gebruikers van Zorgmail gebruik mogen maken. Hier kunt u ook aangeven of de verschillende gebruikers ook namens collega s zorgmail mogen ontvangen en versturen (zie figuur 3). Figuur 3: functieautorisatie instellen via gebruikersbeheer Incura 5 / 13

6 Om dit in te stellen gaat u in Incura naar Beheer Gebruikersbeheer. 1. Selecteer de medewerker waarvoor Zorgmail-autorisatie moet worden ingesteld. 2. Klik op de knop Details. 3. Klik op de knop Wijzigen. 4. Vink onder het kopje Functieautorisaties Zorgmail beheerder aan voor de betreffende medewerker. 5. Zodra u deze aanpassing bewaart met de knop Bewaren verschijnen er twee poppetjes ( ) die achter deze regel staan. 6. Door nu weer op Wijzigen te klikken en op de poppetjes te klikken krijgt u een scherm waarmee u voor deze medewerker kunt instellen welke mailboxen deze medewerker mag beheren. 1.3 Medewerkers machtigen elkaars mailbox te raadplegen Voor ieder persoonlijk Zorgmail-account moet in elk geval de medewerker zelf worden geautoriseerd om in diens eigen mailbox te mogen kijken. Figuur 4: medewerkers toegang geven tot elkaars mailboxen Het is ook mogelijk om andere collega s toegang te geven tot een specifieke mailbox. Via Beheer Gebruikersbeheer dubbelklikken op de betreffende medewerker knop Wijzigen en vervolgens de twee poppetjes ( ) kan middels een pop-up deze onderlinge autorisatie worden ingesteld. Klik op OK om uw keuzes te bevestigen. Let op: wanneer u met één van de Incura-accounts inlogt en deze gebruiker geen vinkje voor de eigen Zorgmail-inbox ingesteld heeft staan zoals getoond in figuur 4, dan zal deze persoon een foutmelding krijgen dat er een fout is opgetreden bij het ophalen van de Zorgmail-berichten. Incura 6 / 13

7 1.4 De praktijk-inbox instellen Het instellen van de praktijk-inbox verloopt ook een vergelijkbare wijze als het instellen van de persoonlijke Zorgmail-accounts. Belangrijk verschil hierbij is wel dat u géén gebruikersnamen en wachtwoorden invoert bij Beheer Stamgegevens Organisatie Medewerkers. Figuur 5: praktijkinbox instellen via stamgegevens van de praktijk Daarvoor in de plaats stelt u de inloggegevens in bij Beheer Stamgegevens Organisatie Praktijken (zie figuur 5). Vervolgens dubbelklikt u op de AGB-coderegel van de praktijk en opent het detailscherm van de praktijk. 1. Klik hier op de knop Wijzigen. 2. Vervolgens vinkt u achter Zorgmail account het hokje aan. 3. Vul achter Klantnummer uw Zorgmail-klantnummer in. 4. Vul achter Wachtwoord het wachtwoord in. 5. Klik op Bewaren. De inloggegevens voor de praktijkinbox zijn nu ingesteld. 1.5 Medewerkers machtigen om de praktijkinbox te raadplegen Om gebruik te mogen maken van de praktijkinbox moeten medewerkers worden geautoriseerd, net zoals hoe dat met persoonlijke inboxen wordt gedaan (zie paragraaf 2.2). Incura 7 / 13

8 Figuur 6: autorisatie op praktijkinbox Ook voor de autorisatie op het gebruik van de praktijkinbox gaan we naar Beheer Gebruikersbeheer. 1. Selecteer de medewerker waarvoor Zorgmail-autorisatie moet worden ingesteld. 2. Klik op de knop Details. 3. Klik op de knop Wijzigen. 4. Vink onder het kopje Functieautorisaties aan voor de betreffende medewerker Zorgmail beheerder. 5. Klik vervolgens op de twee poppetjes ( ) 6. Zet een vinkje in de regel waar de praktijknaam wordt getoond. 7. En klik om de knop OK om deze autorisatie te bevestigen. Deze Incura-gebruiker mag nu berichten in de Zorgmail-praktijkinbox inzien, ontvangen, samenstellen en versturen. Incura 8 / 13

9 2 De Zorgmail-inboxen Zorgmail opent u via de envelop bovenin de donkergrijze knoppenbalk (zie figuur 7). Figuur 7: route naar zorgmail binnen incura 2.1 Zorgmailvenster Zodra u het Zorgmail envelopje heeft aangeklikt, opent het scherm zoals getoond in figuur 8. U ziet al uw postbusnummers onder elkaar (inboxen). Figuur 8: zorgmail venster in incura Het aantal mappen dat hier wordt getoond staat gelijk aan het aantal inboxen waarvoor u bent geautoriseerd (zie hoofdstuk 1 voor autorisaties). Incura 9 / 13

10 2.2 Zorgmail: Ophalen. De mappen ontvangen, verzenden, archief en concepten De Zorgmail-koppeling binnen Incura kent een vaste mappenstructuur. In deze paragraaf leert u de werking kennen van enkele van deze mappen en een aantal knoppen. Figuur 10: mappenstructuur van zorgmail Ophalen Deze knop gebruikt u om te controleren of er nieuwe berichten zijn binnen gekomen. Wanneer u bent ingelogd worden er automatisch nieuwe berichten opgehaald. Ontvangen Deze map gebruikt u om berichten te openen. Klik op een bericht om deze te bekijken. U heeft hier ook de opties om berichten in het Archief te zetten. Verzonden In deze map vindt u de verzonden berichten. Klik het bericht aan om deze te bekijken. U heeft hier ook de opties een bericht in het archief te zetten. Archief Deze map gebruikt u om de gearchiveerde berichten map te openen en de berichten te bekijken die u gearchiveerd heeft. Concepten De berichten die u als Concept heeft opgeslagen vindt u terug in deze map. Incura 10 / 13

11 3 Berichten aanmaken en verzenden Nieuwe berichten aanmaken kan op twee manieren: Vanuit het Zorgmail-scherm door bovenaan in Incura op de enveloppe te klikken. Hiermee maakt u een nieuw leeg bericht aan en dient u de patiënt nog apart op te zoeken. Of u maakt eerst een verslag aan vanuit een patiëntdossier dat u vervolgens vanuit het dossier via Zorgmail doorstuurt. 3.1 Berichten versturen vanuit een inbox Om een nieuw bericht te maken en te verzenden klikt u op de knop Nieuw, links op de oranje knoppenbalk. Een berichtvenster zoals getoond in figuur 9 zal verschijnen met enkele opties om het bericht mee te kunnen versturen (de getoonde tekst achter Bericht is een voorbeeld). Figuur 9: zorgmailvenster met een nieuwe zorgmailbericht De volgende velden zijn verplicht om in te vullen: 1. Persoon naar: de geadresseerde van het bericht. Middels het vergrootglas kunt u uw Relaties benaderen waardoor u bijvoorbeeld een huisarts kunt opzoeken. 2. Persoon van: de verzender van het bericht. Deze lijst bevat alle medewerkers van uw praktijk middels wie u geautoriseerd bent om berichten te verzenden. 3. Patiënt: de patiënt waarover het bericht gemaakt wordt. Middels het vergrootglas kunt patiënten opzoeken over wie u informatie wilt verzenden. Let op: wanneer u een Incura 11 / 13

12 Zorgmailbericht opstelt direct vanuit de envelop bovenin, dan is het bericht altijd leeg. Stuurt u vanuit de map Correspondentie vanuit een patiëntdossier een bericht via Zorgmail (zie hoofdstuk 5)? Dan wordt het bewuste document mee gekopieerd in het bericht en hoeft u deze niet zelf te typen. Tip: Lukt het niet direct om een patiëntdossier te vinden waar u een bericht aan wilt koppelen? Dit kunt u vaak oplossen door de patiëntnaam minder volledig in te voeren om zo meer zoekresultaten te creëren. 4. Behandelepisode: de behandelepisode waarover het bericht gemaakt wordt. U kunt hier zelf een behandelepisode kiezen. 5. Bericht: dit is een vrij tekstveld waarin u een bericht naar uw relatie kunt schrijven. 6. Kies ten slotte Verzenden als u het bericht wilt versturen of Opslaan als concept als u dit op een later tijdstip wilt doen. NB: Het tekstveld kunt u vergroten door in het Bericht veld de [Enter]-toets te gebruiken. 3.2 Berichten opstellen vanuit patiëntendossier De meest voor de hand liggende plek in Incura om Zorgmailberichten te kunnen versturen is via Patiëntdossier Correspondentie. Hier kunnen documenten worden aangemaakt, welke u na het aanmaken ervan kunt versturen naar uw Zorgmailrelaties. In deze map worden ook de in- en uitgaande Zorgmailberichten opgeslagen die het dossier verlaten en die binnenkomen. Figuur 11: in- en uitgaande mailverkeer in patiëntdossier Wanneer u naar het patiëntdossier gaat treft u de map Correspondentie aan in iedere behandelepisode. De berichten die u middels Zorgmail communiceert zijn dus episode-gebonden. Met de pijlen en wordt aangegeven of het bericht inkomend of uitgaand is. Bladeren door de berichten kan d.m.v. de knoppen in de oranje knoppenbalk. Selecteer het bericht en kies voor de Details indien u meer informatie wilt opvragen van het aangemaakte bericht. Incura 12 / 13

13 4 Zorgmail foutmelding bij opstarten van Incura Ziet u tijdens het opstarten van Incura de foutmelding uit figuur 12? Dit betekent dat u autorisatie heeft voor een inbox waarbij de zorgmailgegevens niet juist zijn ingevuld. Figuur 12: zorgmail foutmelding bij opstarten van incura Deze foutmelding kan de volgende oorzaken hebben: 1. Mogelijk zijn de gebruikersgegevens onjuist. Controleer of deze correct zijn ingevoerd. 2. De gebruikersgegevens voor de website van Zorgmail zijn ingevuld in Incura. Van Zorgmail krijgt u altijd twee setjes met gebruikersgegevens. Eén van deze gebruikersgegevens is bedoeld om mee op de website van Zorgmail in te loggen. De ander is bedoeld om in uw programma in te stellen. 3. Onder Beheer Gebruikersbeheer is voor de ingelogde gebruiker ook een vinkje gezet bij de inbox van een andere gebruiker waar het klantnummer en/of wachtwoord foutief is opgegeven. M.a.w.: de gebruikersgegevens van de ingelogde gebruiker zijn niet fout, maar wel die van een gebruiker waar deze persoon ook de inbox van zou mogen inzien. Meer over het instellen van autorisatie voor inboxen leest u in paragraaf Er is een praktijkinbox in gebruik, maar per abuis zijn de gebruikersgegevens van Zorgmail ook ingevuld bij de stamgegevens van de medewerkers (Stamgegevens Organisatie Medewerkers, zie ook paragraaf 1.4) Incura 13 / 13