Handleiding voor extranetbeheerders van en e-raden gratis Inhoud Woord vooraf... 2 Lijst van begrippen... 3 Overzicht van de componenten... 4 Gebruikersbeheer... 5 e-raden beheer... 5 Inrichten van een raad... 5 Rechten instellen op een raad... 7 Regels instellen op een raad... 8 Instellen van een notificatieregel... 8 Instellen van een eenvoudige workflow... 12 Aaneengeschakelde regels... 15 Betekenis van andere regels... 15 Documenten beheren... 16 Opladen van documenten... 16 Documenten editeren... 18 Versiebeheer van documenten instellen... 20 Documenten raadplegen... 21 Tips voor gebruikersbeheer van e-raden... 21 1
Woord vooraf e-raden gratis is een dienst van VERA die de verspreiding van documenten binnen een bestuur kan structureren. Deze dienst wordt aangeboden door specifiek voor document management gemaakte software. Bij het activeren van de dienst zal VERA een aantal acties uitvoeren die uw bestuur in staat stellen om nagenoeg meteen van start te gaan. Toch vereist het verdere gebruik ook van u enige inspanning. U zal zich vertrouwd moeten maken met enkele nieuwe begrippen, u zal uw gebruikers moeten uitleggen hoe de dienst zal werken, wat de voordelen zijn - en ook wat de nadelen zijn -, u zal uw e- raden logisch moeten inrichten naar de behoeften en de werking van uw beleidsorganen. Dit is niet vanzelfsprekend. Het vergt een doordacht beeld van je organisatie en een goede communicatie naar je medewerkers. Bovendien vergt het gebruik van e-raden gratis een basiskennis van informatica die voor u misschien evident is, maar voor de gebruikers dikwijls ervaren wordt als een drempel een overlast vergeleken met de toch zo eenvoudige en vertrouwde werking van zaken als de post of e-mail. Als u kiest voor e-raden gratis moet u overtuigd zijn van de meerwaarde van de dienst. Niet alleen financieel, maar ook functioneel en organisatorisch. Wij aan de kant van VERA hebben alle moeite gedaan om de dienst zo eenvoudig mogelijk te houden. Deze handleiding is geschreven voor de beheerders van de dienst e-raden gratis. Voor vragen en opmerkingen kan je altijd terecht bij helpdesk@vera.be 2
Lijst van begrippen - e-raden: platform voor het beheer en de verspreiding van documenten in uw organisatie - Document : in strikte zin is dit een bestand, vaak een tekstbestand. - Informatie : de inhoud van een document - www.veraweb.be = beheerdersinterface van e-raden - www.e-raden.be = interface bedoeld voor de eindgebruikers - Groep = verzameling van gebruikers - Rol = verzameling van rechten - Ruimte = map of folder - Machtigingen = rechten instellen - Regels = set van acties die uitgevoerd worden op het niveau van een ruimte bij het toevoegen (of verwijderen) van een document. - Alfresco : de software waar e-raden op draait (http://www.alfresco.com) - Aspect = een meta-data veld, zoals eigenaar van het document, datum, grootte etc... 3
Overzicht van de componenten E-Raden is een dienst die je best leert bedrijpen vanuit verschillende invalshoeken. Voor ons zijn er twee belangrijke onderdelen : 1) Een omgeving voor het beheer van documenten door de beheerder 2) Een omgeving voor het afhalen van documenten door de gebruikers De beheersomgeving van het documentbeheersysteem vindt u onder http://www.veraweb.be. We maken er gebruikers en mappen aan, en laden er documenten op. Daartoe gebruiken we de standaard functionaliteiten van de onderliggende software van Alfresco. Om de eindgebruikers niet te confronteren met de complexiteit van dit systeem ontwikkelden we een zogenaamde publicatie-omgeving. Dit is het uiteindelijke http://www.e-raden.be Document beheer systeem Document publicatie systeem 4
Gebruikersbeheer Het gebruikersbeheer werd tot 2011 door VERA mogelijk gemaakt via www.gebruikersbeheer.be. Deze omgeving was ook verbonden met AgendaWeb. Ondertussen is de omgeving, net als AgendaWeb, buiten dienst genomen. Om besturen toch in staat te stellen om op een vlotte manier aan gebruikersbeheer te doen, kunnen ze nu de helpdesk van VERA contacteren: helpdesk@vera.be. Die voert de nodige wijzigingen snel door en verwittigt de aanvrager als dit gebeurd is. e-raden beheer Inrichten van een raad Vanaf de map van een raad (Raad, Vast Bureau, College...) heeft de extranetbeheerder bij een e- Raden gratis bestuur de volledige rechten om deze map zelf verder in te richten. Sommige besturen kiezen ervoor om gebruik te maken van aparte submappen voor bijvoorbeeld de agenda s, notulen en bijlagen. Anderen maken mappen voor bv. de dagordes en de ontwerpbeslissingen. 5
Besturen met de volledige versie gebruiken het systeem o.a. voor het beheer van het infoblad, de werking van de jeugdraad of het beheer van interne (ICT) en externe projecten. Concreet komt het er veelal op neer dat men een eigen boomstructuur gaat uitwerken. Een principe dat goed gekend via de Windows Verkenner of de fileserver, maar met dit verschil dat we bij e-raden spreken van ruimtes in plaats van folders. Ruimtes zijn rijker dan traditionele folders op de fileserver. - Ze kunnen zeer flexible toegangsrechten hebben - Ze kunnen aangevuld worden met meta-data - Ze kunnen voorzien zijn van regels Een nieuwe ruimte aanmaken doe je als volgt : 1) Login op www.veraweb.be 2) Blader naar uw organisatie 3) Blader door tot de map van de Raad die u wil inrichten 4) Kies onder Nieuw : Nieuwe ruimte 6
5) Vul de naam in van de nieuwe ruimte Rechten instellen op een raad Rechten bij e-raden worden vastgelegd in rollen. Ze worden als volgt gedefinieerd : Naam van de Rol Toeschouwer Bijhorende Rechten Enkel leesrechten Deze rol wordt ook gebruikt om toegang te geven tot diepere niveau s in de boomstructuur. Men ziet alleen die mappen waar men minimum toeschouwer is! Redacteur Kan enkel reeds bestaande documenten aanpassen, geen nieuwe documenten toevoegen Wordt zelden gebruikt Bijdrager Kan ook nieuwe documenten toevoegen, maar enkel zijn eigen documenten wijzigen of verwijderen 7
Wordt zelden gebruikt Medewerker Lees- en schrijfrechten Kan documenten en mappen in een map verwijderen, wijzigen en toevoegen Frequent gebruik Coördinator Kan alles op niveau van documenten, kan tevens submappen aanmaken en regels en rechten installen Maakt iemand beheerder van een map Voor het instellen van de rechten, kunt u de helpdesk van VERA (helpdesk@vera.be) contacteren. De helpdesk zal een groep aanmaken, daarbinnen individuele gebruikers aanmaken, en vervolgens rechten toekennen op groepsniveau. Hierdoor blijft het systeem makkelijk te beheren. Regels instellen op een raad e-raden beschikt over een aantal standaardregels die geactiveerd kunnen worden op het niveau van een ruimte. Het basisbeginsel is als volgt: regels worden op de achtergrond uitgevoerd bij het toevoegen van een document. Handige regels zijn : - Het instellen van notificatieberichten - Het omzetten van een document naar een pdf, en het verplaatsen van een document - Het toekennen van een eenvoudige publicatieregel Instellen van een notificatieregel 1) Blader naar de map waar deze regel ingesteld moet worden 2) Kies onder meer acties de optie Regels Beheren 8
3) Kies : Nieuwe Regel 4) Kies onder voorwaarden all items (u kunt ook regels instellen die slechts geldig zijn voor bepaalde type documenten (vb enkel pdf) of met bepaalde waarden in hun metadata(vb: indien datum = ouder dan...) U kunt zelfs meer voorwaarden definiëren 5) Klik op volgende en selecteer de actie : send an email to specified users 9
6) Klik nu op Waarden instellen en toevoegen 7) Selecteer groepen, voer de naam van uw gemeente in en klik op zoeken. Stel nooit regels in op het niveau van gebruikers. Klik op Toevoegen. 8) Selecteer het sjabloon voor uw e-mail (e-raden_notificatie_ftl) of voer zelf tekst in 10
9) Klik op OK en klik op Volgende indien u niet meerdere acties wil instellen 10) Geef een titel aan de regel (VERPLICHT) en gebruik hierbij de naam van uw bestuur. Klik op volgende 11) Lees het volgende scherm en indien akkoord, klik op Klaar 11
12) De regel zal nu uitgevoerd worden als een nieuw document in de map wordt toegevoegd Instellen van een eenvoudige workflow 1) Blader naar de map waar deze regel ingesteld moet worden 2) Kies onder meer acties de optie Regels Beheren 3) Kies : Nieuwe Regel 12
4) Kies onder voorwaarden all items (u kan ook regels instellen die slechts geldig zijn voor bepaalde type documenten (vb enkel pdf) of met bepaalde waarden in hun metadata(vb: indien datum = ouder dan...) U Kunt zelfs meer voorwaarden definiëren. 5) Klik op volgende en selecteer de actie : Add simple Workflow to item 6) Het volgende scherm spreekt voor zich maar het is belangrijk om hier alles aandachtig te lezen. Je kiest er je naam voor goedkeuring en beslist welke actie (kopiëren of verplaatsen) ondernomen moet worden. Blader naar de map voor deze actie en klik op het groen plusteken om je keuze te bevestigen. Je beslist ook of er een actie bij niet-goedkeuren ondernomen moet worden. 13
7) Volg nu dezelfde stappen als bij notificatie regels om de regel een naam te geven en te activeren. 8) Voeg een bestand toe in de map 9) Klik op het pijltje naar het bestand, je kan hier de verschillende acties zien 10) Kies de gewenste actie (vb afgekeurd) en de actie wordt uitgevoerd zoals u hierboven heeft ingesteld. 14
Aaneengeschakelde regels Regels zijn van toepassing op een ruimte en zijn in staat om documenten te verplaatsen en te copiëren naar andere ruimtes. Op die manier is het mogelijk om eenvoudige processen op te stellen waarbij verschillende actoren betrokken zijn en verschillende acties ondernomen worden. Regels komen pas echt tot hun recht als ze in een aangeschakelde context bekeken worden. Voorbeeld : Ruimte Nieuw ontwerp van verslag Raad Agenda Raad Regel - Notificatie naar secretaris - Regel met goedkeuring naar Raad Agenda - Notificatie Raad - Toevoegen metadata (datum, status...) - Goedkeuring -maak pdf -maak kopie naar archief Betekenis van andere regels Naam van de Regel Add aspect Add simple workflow Blog Post Check in Copy item to specific space Extract metadata Execute a script Specialise the type of an item Korte uitleg Meta-data veld toevoegen Eenvoudige goedkeuringsprocedure instellen Publiceren naar een blog Document inchecken Kopieer documents naar andere map Bij office documenten worden metadata uit het document (titel, auteur) opgeslagen in metadata van e-raden zodat men er ook op kan zoeken Men kan Javascripts aanmaken en deze uitvoeren via een regel. Vb : aanleggen van een lijst van ontvangen document met titel en de tijd. Werken met content types die een verzameling van meta-data voorstellen. Vb : Melding - Naam van de melder - Adres - Datum van melding - Type (wegen, veiligheid..) - Status 15
Documenten beheren Opladen van documenten Iedereen met de rol vanaf medewerker kan documenten toevoegen aan een map. Er zijn verschillende manieren om dit te doen : 1) Via de beheerdersinterface : klik op bestand opladen en blader naar het document op de eigen harde schijf Voordelen Op deze manier kan men ook bijhorende meta-data invullen Nadelen Men kan slechts één document tegelijkertijd opladen 2) Via FTP e-raden is bereikbaar via FTP volgens de URL : ftp.veraweb.be Vul zelf gebruikersnaam en paswoord in, en de e-raden server presenteert zich als een typische fileserver. Let wel : regels blijven actief! Populaire FTP-clients bij VERA zijn Filezilla 16
Voordelen Men kan meerdere documenten tegelijkertijd opladen Nadelen Men heeft een client software nodig 3) Via WebDAV WebDAV is een protocol dat het mogelijk maakt e-raden te tonen binnen de omgeving van je eigen Windows Verkenner. De map moet dan als een network-drive toegevoegd worden via volgende adres : https://www.veraweb.be/alfresco/webdav/ (let op de s) Voordelen Het is zeer gebruiksvriendelijk. Iemand die Windows Verkenner kent, kent ook e-raden Nadelen Microsoft heeft er alle moeite mee om dit protocol op een deftige manier te ondersteunen, soms werkt het wel, soms niet. VERA kan hier geen support op geven en het is afwachten of dit in de 17
toekomst beter of slechter zal worden. Het alternatief is de installatie van een eigen webdav client. (vb : anyclient) 4) Andere oplossingen op de markt Er bestaan specifieke oplossingen op de markt om het gebruik van e-raden te verbeteren. VERA volgt deze ontwikkelingen wel en heeft sommige toepassingen in test of demo. Voordelen Men kan meerdere documenten tegelijkertijd opladen, meta-data beheren, mails beheren... Nadelen Ze zijn niet gratis. Documenten editeren e-raden is in eerste instantie bedoeld voor het verspreiden van documenten, maar aangezien het steunt op een volwaardig document beheersysteem is het natuurlijk ook mogelijk om deze 18
documenten aan te passen, en de aanpassingen zelf te beheren in verschillende versies. (versiebeheer) Dit is echter niet zo eenvoudig als op een fileserver. Het principe van check-in/check-out zorgt er veelal voor dat de procedure niet zo vlot verloopt. Aanpassen van documenten verloopt verschillend naargelang de gekozen interface : 1) Via Webdav : door dubbelklik op het document zal het document zich openen in de bijhorende applicatie. Opslaan, slaat de aanpassingen op. Let wel, indien er notificatie regels zijn ingesteld zal elke opslaan actie resulteren in het verzenden van een notificatie mail 2) Via de webclient op www.veraweb.be Blader naar het document en klik op het pijltje naast het document en kies check-out : edit offline Open het document en doe je aanpassingen. Sla het document op op je eigen PC. Ga terug naar e-raden en kies kopie gebruiken die geladen is vanaf mijn computer Kies check in 19
Versiebeheer van documenten instellen 1) Op het niveau van een map Blader naar de map Kies regel toevoegen Kies all items Kies add aspect Selecteer waarde versionable Bij de document details zal je zien dat er versie-historie is toegevoegd 2) Op het niveau van een document Blader naar het document Kies document details Klik op versiebeheer inschakelen (onderaan op het scherm) 20
Documenten raadplegen Voor eindgebruikers ontwikkelde VERA een zeer eenvoudige werkwijze om documenten te kunnen raadplegen. Surf naar : http://www.e-raden.be Login Klik door naar de gewenste map Klik op het document. Tips voor gebruikersbeheer van e-raden 1) Denk goed na over de namen van uw groepen. U kunt ze niet meer wijzigen. 2) Denk goed na over de structuur van uw groepen en subgroepen. Het is een goed idee om hierbij een soort organogram aan te maken dat u later kan raadplegen. Zet desnoods de tekening in e-raden zelf. 3) VERA legt geen beperkingen op voor aanmaken van nieuwe groepen, maar probeer het aantal te herleiden tot een minimum, dat maakt het duidelijker voor u. 21