Stap 1 Achterhalen van de map OPSTARTEN

Transcriptie

1 SjablonenHulp uitproberen Om te ervaren hoe de SjablonenHulp werkt, moet u het document SjablonenHulp.doc downloaden en in uw map Mijn Documenten opslaan: 1. Kopieer het bestand SjablonenHulp.doc naar de map Mijn documenten. 2. Start Word en open het gedownloade document vanuit de map Mijn documenten. 3. Op het scherm ziet u de volgende tekst inclusief de codes staan: Hedenmorgen ~~1[Datum<D>] verschenen ten kantore van notaris ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers>] te Amsterdam de cliënten ~~3[Naam eerste cliënt<a>] en ~~4[Naam tweede cliënt<b>] Druk op Alt+F8 voor een overzicht van de macro s, kies SjablonenHulp en klik op Uitvoeren of druk op Enter. Krijgt u een Beveiligingswaarschuwing aangaande uitgeschakelde macro's lees dan eerst de volgende paragraaf over Macro beveiliging. 5. U ziet nu het dialoogvenster SjablonenHulp met daarin informatie die overgenomen is uit de tekst. Druk twee of driemaal op de Tab toets om naar het veld Naam eerste cliënt te gaan en typ uw naam. 6. Druk weer op Tab en vul bij Naam tweede cliënt de naam van een bekende in. 7. Klik op OK (als de knop OK niet beschikbaar is, blader dan naar de volgende 'pagina' met de knop >> tot de knop OK wel beschikbaar is). Prompt worden de gegevens uit het venster naar het document overgeheveld en worden de codes gewist. 8. Let op: dit was een test, dus bewaar het document NIET. Sluit het document zonder te bewaren, bijvoorbeeld met CTRL+F4 > N. Macro beveiliging De kans bestaat dat u tijdens het uitvoeren van de opdrachten in dit artikel te maken krijgt met een Beveiligingswaarschuwing aangaande uitgeschakelde macro's. Indien in het dialoogvenster (met de titel Beveiligingswaarschuwing of Microsoft Visual Basic for Applications) een optie Macro's inschakelen ontbreekt, voert u de volgende actie uit: 1. Start Word en kies in de menubalk Bestand; klik in het linkerdeelvenster op Opties. In het dialoogvenster Opties voor Word klikt u in het linkerdeelvenster op Vertrouwenscentrum > Instellingen voor vertrouwenscentrum. 2. In het dialoogvenster Vertrouwenscentrum klikt u op Alle macro's inschakelen. 3. Sluit de vensters met OK > OK. 4. Sluit Word en start Word opnieuw. Dialoogvenster van de SjablonenHulp in al uw documenten beschikbaar maken Het dialoogvenster van de SjablonenHulp wordt geactiveerd door een VBA macro, die is ingebouwd in SjablonenHulp.doc. Dit betekent dat de SjablonenHulp alleen in dat document gebruikt kan worden en dat zou niet handig zijn. Om hem in alle documenten beschikbaar te maken moet u er een zogenoemde 'Invoegtoepassing' van maken. Daartoe moet u hem verplaatsen en een andere naam geven. Dit is een eenmalige actie, die in het volgende hoofdstuk wordt beschreven. Invoegtoepassing met macro installeren in Word 2010 en 2013 Om een macro vanuit elk willekeurig Word document te kunnen starten, moet u de sjabloon (waarin de macro is ondergebracht) aan de 'invoegtoepassingen' toevoegen. In tegenstelling tot eerdere versies van Word is er in 2010 en 2013 geen speciale plek of map, waar de invoegtoepassingen moeten moeten staan. Uit oogpunt van beheer is het wel handig om één vaste plek (map) voor sjablonen aan te houden. Een geschikte map voor SjablonenHulp is de map OPSTARTEN, omdat de sjaboon dan automatisch wordt geladen als u Word start. De volgende drie stappen zijn eenmalig: Stap 1 Achterhalen van de map OPSTARTEN

2 1. Start Word en zorg dat er een blanco document op het scherm staat. Klik in de menubalk op Bestand; klik in het linkerdeelvenster op Opties. 2. In het dialoogvenster Opties voor Word klikt u in het linkerdeelvenster niet (!) op Invoegtoepassingen, maar op Geavanceerd 3. Blader in het rechterdeelvenster omlaag naar de rubriek Algemeen en klik daar op de knop Bestandslocaties. 4. In het gelijknamige dialoogvenster ziet u achter Opstarten de naam van de map staan, meestal: of of c:\users\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\word\opstarten c:\users\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\word\startup TIP: Als de naam niet volledig te lezen is, klik dan op Wijzigen en vervolgens in de adresbalk (helemaal links) op <<. Uit de hiërarchische structuur die nu zichtbaar wordt kunt u de naam van het pad herleiden. Klik daarna op Annuleren. 5. Sluit de vensters via Sluiten en Annuleren. Stap 2 Document met macro als sjabloon in de map OPSTARTEN plaatsen Via Word kunt u het bestand met de macro nu als sjabloon in de OPSTARTEN map plaatsen. Voor de duidelijkheid: een Word document heeft de bestandsnaamextensie.doc of.docx, een Word sjabloon heeft de bestandsnaamextensie.dotm of.dotxm. 1. Kies in Word voor Bestand > Openen en open het bestand vanuit de map Mijn documenten. De voorbeeldtekst verschijnt op het scherm. 2. Kies Bestand > Opslaan als om het dialoogvenster Opslaan als te openen. 3. Onder in het dialoogvenster klikt u op het pijltje in het vak achter Opslaan als: en selecteert Wordsjabloon met ingeschakelde macro's (*.dotm). In de Engelse versie is dit: Word Macro Enabled Template (*.dotm). 4. Links in het dialoogvenster zoekt u het pad op, bijvoorbeeld het pad zoals hierboven gevonden: Klik daartoe op het pijltje voor Computer, dan op het pijltje voor Lokale schijf C: etc. net zolang tot u bij OPSTARTEN (of STARTUP) bent aangekomen en klik de naam van die laatste map aan. In het rechterdeelvenster ziet u dan de namen van de sjablonen die al in die map staan. Opmerking: sjablonen die niet meer ter zake zijn kunt u alleen verwijderen via Windows Verkenner, en alleen nadat u eerst Word én Outlook afgesloten hebt. 5. Klik op Opslaan. 6. Een eventuele melding over de nieuwe bestandsindeling beantwoord u met OK. 7. De vensters sluiten en u ziet weer de voorbeeldtekst op het scherm. Stap 3 Activeren van de sjabloon U moet nu nog kenbaar maken dat Word met de sjabloon aan de slag moet én dat Word de macro's van de sjabloon onder Alt+F8 beschikbaar stelt: 1. Start Word en klik in de menubalk op Bestand; klik in het linkerdeelvenster op Opties. 2. In het dialoogvenster Opties voor Word klikt u in het linkerdeelvenster op Invoegtoepassingen (Add Ins). 3. In de lijst invoegtoepassingen die u nu ziet ontbreekt nog de nieuwe sjabloon. Klik onder in beeld achter Beheren (Manage) op het pijltje om de lijst te openen en kies Sjablonen (Templates) of Wordinvoegtoepassingen. Klik op Start (Go).

3 4. U ziet nu het dialoogvenster Sjablonen en invoegtoepassingen. Als de sjabloon niet in het witte vak voorkomt, klik dan op Toevoegen (Add), blader naar de map waarin u de sjabloon zojuist opgeslagen hebt. Klik op de sjabloonnaam en klik op OK. 5. Plaats in het dialoogvenster Sjablonen en invoegtoepassingen een vinkje voor de sjabloon en klik op OK. Vink eventuele oude versies van de sjabloon uit. 6. Sluit de voorbeeldtekst via sneltoets Ctrl+F4 zonder te bewaren. Voortaan is de macro van de sjabloon ook in andere documenten bereikbaar via sneltoets Alt+F8. Ook nadat u Word hebt gesloten en opnieuw opgestart wordt de sjabloon met de macro automatisch geladen en is hij klaar voor gebruik: druk op Alt+F8, selecteer de macro en klik op Uitvoeren. Eigen standaarddocumenten maken Om te zien of de SjablonenHulp nu ook werkt in uw eigen, zelfgemaakte standaarddocumenten, neemt u de volgende proef: 1. Start Word. Druk op sneltoets Ctrl+N om een nieuw document te beginnen. 2. Typ de volgende tekst over, compleet met codes: Hedenmorgen ~~1[Datum] verschenen ten kantore van notaris ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers>] te Amsterdam de cliënten ~~3[Naam eerste cliënt<a>] en ~~4[Naam tweede cliënt<b>] Bewaar het document via Ctrl+S. Sla het op in de map Mijn documenten en geef het de naam TEST STANDAARDDOCUMENT. 4. Een eventuele opmerking over compatibele indeling klikt u weg met Ja. 5. Sluit het doucment met Ctrl+F4. Merk op dat dit standaarddocument geen macro's, velden of formuliercodes bevat, alleen maar tekst en enkele ~~ codes. Om te zien of de SjablonenHulp werkt, verplaatst u zich nu in de dagelijkse werksituatie, waarin het standaarddocument gebruikt wordt: 1. Open het standaarddocument. 2. Start de SjablonenHulp via sneltoets Alt+F8, selecteer SjablonenHulp en druk op Enter. Prompt ziet u het dialoogvenster SjablonenHulp met daarin alle vragen en suggestie antwoorden. Beantwoord de vragen en klik op OK. Bewaar het ingevulde document onder een nieuwe naam. Uw standaarddocumenten opslaan als Sjablonen Geeft u de voorkeur aan échte sjablonen, dan werkt de SjablonenHulp ook. Een sjabloon is een standaarddocument, waarvan u telkens een kopie trekt. Het bijzondere is dat die kopie geen naam heeft; die moet u er zelf aan geven, als u hem bewaart. Daarmee voorkomt u dat u het oorspronkelijke document met de codes per ongeluk overschrijft door een ingevulde versie, waarin de codes vervangen zijn door tekst. Ook bijzonder is de manier waarop u een sjabloon gebruikt, namelijk via Bestand >> Nieuw. Word geeft dan een overzicht van de sjablonen die het op uw systeem heeft aangetroffen. Het gaat er dus eerst om dat u uw standaarddocument op de juiste plek zet, opdat de functie Bestand > Nieuw hem kan vinden. Stap 1 Achterhalen van de map SJABLONEN 1. Start Word en klik in de menubalk op Bestand; klik in het linkerdeelvenster op Opties. 2. In het dialoogvenster Opties voor Word klikt u in het linkerdeelvenster niet (!) op Invoegtoepassingen, maar op Geavanceerd 3. Blader in het rechterdeelvenster omlaag naar de rubriek Algemeen en klik daar op de knop Bestandslocaties. 4. In het gelijknamige dialoogvenster ziet u achter Gebruikerssjablonen de naam van de map staan, meestal:

4 c:\users\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\templates of c:\gebruikers\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen TIP: Als de naam niet volledig te lezen is, klik dan op Wijzigen en vervolgens in de adresbalk (helemaal links) op <<. Uit de hiërarchische structuur die nu zichtbaar wordt kunt u de naam van het pad herleiden. Klik daarna op Annuleren. 5. Sluit de vensters via Sluiten en Annuleren. Stap 2 Standaarddocumenten als sjabloon opslaan 1. Druk op sneltoets Ctrl+N. 2. Typ de tekst van uw standaarddocument compleet met de codes voor de SjablonenHulp, bijvoorbeeld Hedenmorgen ~~1[Datum<D>] verschenen ten kantore van notaris ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers>] te Amsterdam de cliënten ~~3[Naam eerste cliënt<a>] en ~~4[Naam tweede cliënt<b>] Bewaar het document als sjabloon via Bestand > Opslaan als. 4. Kies achter Opslaan als voor Word sjabloon (*.dotx). 5. Geef het bestand achter Bestandsnaam een naam, bijvoorbeeld MijnSjabloon01.dotx 6. Ga nu in het linkerdeelvenster naar de zojuist gevonden map. Uitgaande van de map c:\gebruikers\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen klikt u eerst op het pijltje voor de C:, vervolgens op het pijltje voor Gebruikers et cetera. Aangeland bij de laatste submap moet u dubbelklikken, dus dubelklik op Sjablonen. 7. Check op bestandsnaam, map en type kloppen en klik op Opslaan. 8. Sluit de sjabloon via sneltoets Ctrl+F4. Verplaats u nu in de dagelijkse werksituatie, waarin deze sjabloon gebruikt wordt: 1. Kies Bestand >> Nieuw. 2. Klik op Mijn Sjablonen en vervolgens op MijnSjabloon01 >> OK, zie afbeelding. 3. Als het goed is wordt een nieuw document geopend op basis van MijnSjabloon01. Merk op dat het document naamloos is, zodat u niets per ongeluk kunt overschrijven, als u het ingevulde document straks bewaart. 4. Druk op Alt+F8 en dubbelklik op SjablonenHulp om het dialoogvenster SjablonenHulp aan te roepen. 5. Beantwoord de vragen en klik op OK. TIP: Hebt u veel standaarddocumenten, die u wilt onderbrengen bij Mijn sjablonen, dan is het overizchtelijker als Mijn Sjablonnen onderverdeeld is in submappen. Die submappen maakt u bijvoorbeeld in Windows Verkenner: ga naar de map Gebruikerssjablonen, bijvoorbeeld c:\gebruikers\uwnaam\appdata\roaming\microsoft\sjablonen en maak hier submappen aan met herkenbare namen: 'Offertes', 'Orderbevestigingen' etc. Let op: sleep naar elke submap wel een of meer sjablonen, want de functie Bestand > Nieuw van Word laat geen lege mappen zien. Uiteraard kunt u in een netwerkomgeving in plaats van de lokale map ook de bestandslocatie van de sjablonen voor werkgroepen gebruiken. Aanwijzingen voor de gebruiker

5 Als u de SjablonenHulp bedrijfsbreed wilt introduceren, dan moet u uw collega's vertellen hoe zij de SjablonenHulp moeten toepassen. Dus hoe zij de codes in de standaarddocumenten moeten aanbrengen. In eerste instantie moeten zij de sjablonen aanmaken en bewaren volgens de aanwijzingen onder Eigen standaarddocumenten maken en/of Sjablonen. Verder gelden de volgende richtlijnen: In de downloadversie van de SjablonenHulp kunnen maximaal 12 vragen voorkomen. Elke code begint met ~~ gevolgd door een nummer (1 tot en met 12). De volgorde van de nummering bepaalt de volgorde waarin de vragen in het dialoogvenster worden weergegeven. Als uw sjabloon bijvoorbeeld met een datum begint, terwijl u in het dialoogvenster liever wilt beginnen met een naam, dan mag u het datumveld dus gerust een hoger nummer geven, bijvoorbeeld ~~4 en de naam (ook al staat die helemaal onderaan de tekst) het nummer ~~1. De code ~~1 is verplicht. Andere nummers mag u weglaten. U mag dus een sjabloon maken met bijvoorbeeld alleen de velden ~~1 en ~~12. Na het nummer volgen altijd twee rechte haken en eventueel twee vishaken: ~~1[<>]. Tussen de rechte haken typt u de vraag zoals die in het dialoogvenster moet verschijnen; houd de vragen kort, anders passen ze niet in het venster. Wilt u een voorkeurantwoord opgeven, dan typt u dat tussen vishaken, bijvoorbeeld: ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers>] Wilt u een keuzelijst weergeven, typ dan de opties tussen de vishaken met achter elke optie een verticale streep: ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers Mr. P. Smit K. Vroegop >] De standaardversie van de SjablonenHulp ondersteunt tot vier keuze opties. Ingeval van een datum kunt u door middel van de letter D als voorkeurantwoord de datum van vandaag laten zien: ~~1[Datum<D>] Keuzelijsten Voor sommige vragen is een meerkeuze antwoord handiger dan een enkele suggestie. Werken er bijvoorbeeld meerdere notarissen op het voorbeeldkantoor, dan kunt u de code in het standaarddocument met het suggestie antwoord ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers>] als volgt uitbreiden: ~~2[Naam notaris<mr. J. Kuijpers Mr. P. Smit K. Vroegop >] Achter elke keuzemogelijkheid typt u een verticale streep. Let op: ook achter de laatste optie moet een streep! De SjablonenHulp presenteert deze antwoordmogelijkheden als volgt: Probleemoplossing Mocht u na een hard of softwarerevisie van uw pc merken dat het dialoogvenster niet meer wil openen, dan is wellicht de sjabloon uit de Opstart map van Word verdwenen. Of er staan op andere locaties op uw vaste schijf kopieën van de SjablonenHulp.dot. Om dat te verhelpen moet u de acties zoals beschreven onder SjablonenHulp in alle documenten beschikbaar maken herhalen. Controleer via Office knop >> Opties voor Word >> Invoegtoepassingen (of via Extra >> Sjablonen en invoegtoepassingen) of SjablonenHulp.dot

6 aangevinkt is. Update of Upgrade van SjablonenHulp Zodra u een nieuwere of uitgebreider versie van de SjablonenHulp.dot krijgt toegestuurd moet u de oude versie verwijderen en de nieuwe installeren. Dat geldt ook voor de upgrade van de SjablonenHulp Lite naar SjablonenHulp Pro. De Lite versie is beperkt tot het invullen van 15 velden en mist o.a. de bladerknoppen en andere functionaliteiten. Voor een upgrade naar de Pro versie mailt u naar [email protected]. De kosten zijn 25 euro per gebruiker per jaar. Installeren van een nieuwe(re) of andere versie gaat als volgt: 1. Eerst moet u achterhalen waar de oude SjablonenHulp staat. Daartoe voert u Stap 1 uit (Achterhalen van de map OPSTARTEN) zoals hiervoor beschreven onder het kopje Invoegtoepassing installeren in Word 2010 en Meestal is dit de map: 2. Sluit Word volledig af. 3. Sluit Outlook volledig af. 4. Start Windows Verkenner, in Windows 7 bijvoorbeeld via Start > Computer en blader naar de zojuist gevonden map, meestal: 5. Verwijder de oude SjablonenHulp uit deze map. 6. Kopieer de via e mail ontvangen nieuwe SjablonenHulp naar de map Mijn documenten. 7. Voer nu stappen 2 en 3 uit zoals beschreven onder het kopje Invoegtoepassing installeren in Word 2010 en 2013.