zaak_id bericht_nummer Collegevoorstel bericht_id zaak_zaaknummer Advies en Beheer Regnr B&W dd 15-07-2014 Openbaar Programma Ja, zonder beperkingen Dienstverlening DT dd OR dd B&W dd OR dd Raad Raadsdocumenten dd 07-07-2014 15-07-2014 Ingekomen van Advies & Beheer Onderwerp bouwopdracht team Inkoop Dictum Voorlopig in te stemmen met de bouwopdracht team Inkoop Voorbesproken met Portefeuillehouder, directie en afdelingshoofd Besluit B&W Team ABADO Secretaris P Lucassen Akkoord Bespreke n Steller drs JPH Beckers Doorkiesnummer +31 77 3596173 Portefeuillehoude W van den Beucken Datum 2-07-2014 r Paraaf steller Paraaf afdelingshoofd 1
Samenvatting (Verplicht, maximaal een A4) Eind 2013 zijn in het kader van de doorontwikkeling van de organisatie zogenaamde bouwopdrachten opgesteld Het college heeft op basis van deze bouwopdrachten de nieuwe hoofdstructuur vastgesteld zodat de nieuwe organisatie gebouwd en bemenst kon worden In de hoofdstructuur is een nieuwe afdeling Advies & Beheer opgenomen waaronder ook een apart team Inkoop is gepositioneerd Eind 2013 was nog niet duidelijk hoe de inkoopfunctie binnen de ambtelijke organisatie moet worden georganiseerd en daaraan gerelateerd de samenstelling van het team inkoop In de bouwopdracht van de afdeling Advies & Beheer is gekozen voor een apart team inkoop Gezien het groot financieel belang van inkoop en het niet verkrijgen van een goedkeurende verklaring van de accountant over de rechtmatigheid van de aanbestedingen (jaar 2011 en 2012, jaar 2013 wel een goedkeurende verklaring) is het noodzakelijk dat er een goed functionerende inkoopfunctie met bijbehorend team wordt opgezet Tevens geeft het coalitie programma Verbinden vanuit Vertrouwen en Verantwoordelijkheid 2014-1018 aan dat er een kanteling moet plaatsvinden naar een doelmatige gemeentelijke inkooporganisatie zodat een aanzienlijke besparing op het beïnvloedbare inkoopvolume gerealiseerd kan worden Voor de directe aansturing van het team is begin januari een interim teamleider aangetrokken zodat het proces van inkoop- en aanbestedingen gecontinueerd kan worden Mede op basis van de bevindingen van de interim teamleider is een rapport opgesteld door een organisatieadviseur met specifieke kennis van inkoop Met het rapport Analyse en plan van aanpak inkoopfunctie gemeente Venlo heeft het DT op 2 juni ingestemd Aan dit besluit is gekoppeld dat er een bouwopdracht voor het team inkoop wordt opgesteld In de bouwopdracht van het team inkoop wordt de opzet van het team met de gewenste functies uitgewerkt De benodigde formatie en bijbehorende personele lasten en het benodigde materiele budget worden inzichtelijk gemaakt In de oorspronkelijke bouwopdracht van de afdeling Advies & Beheer is gerekend met een formatie van 5 83 fte en een materieel budget van 67000 Op basis van de bouwopdracht is de voorgestelde formatie 7,50 fte ( 600000) en een materieel budget (2 jaar) van 200000 Dit betekent een verhoging van zowel het PKB als het materiële budget met 130000 De dekking van deze verhoging wordt gezocht in inkoopbesparingen zoals deze zijn benoemd in het coalitie programma Deze besparing komt boven op de vastgestelde 3 miljoen en is mogelijk doordat er een kanteling plaatsvindt naar een doelmatige inkooporganisatie Aan het college wordt voorgesteld om voorlopig in te stemmen met de bouwopdracht team Inkoop Nadat de OR een advies heeft uitgebracht kan er definitief ingestemd worden met de 2
bouwopdracht team Inkoop Voorstel In de bouwopdracht van de afdeling Advies & Beheer is gekozen voor een apart team inkoop Gezien het groot financieel belang van inkoop en het niet verkrijgen van een goedkeurende verklaring van de accountant over de rechtmatigheid van de aanbestedingen (jaar 2011 en 2012, jaar 2013 wel een goedkeurende verklaring) is het noodzakelijk dat er een goed functionerende inkoopfunctie met bijbehorend team wordt opgezet Tevens geeft het coalitie programma Verbinden vanuit Vertrouwen en Verantwoordelijkheid 2014-1018 aan dat er een kanteling moet plaatsvinden naar een doelmatige gemeentelijke inkooporganisatie zodat een aanzienlijke besparing op het beïnvloedbare inkoopvolume gerealiseerd kan worden Voor de directe aansturing van het team is begin januari een interim teamleider aangetrokken zodat het proces van inkoop- en aanbestedingen gecontinueerd kan worden Mede op basis van de bevindingen van de interim teamleider is een rapport opgesteld door een organisatieadviseur met specifieke kennis van inkoop Met het rapport Analyse en plan van aanpak inkoopfunctie gemeente Venlo heeft het DT op 2 juni ingestemd Tevens is aan dit besluit gekoppeld dat er een bouwopdracht voor het team inkoop wordt opgesteld In deze bouwopdracht van het team inkoop wordt de opzet van het team met de gewenste functies uitgewerkt De benodigde formatie en bijbehorende personele lasten en het benodigde materiele budget worden inzichtelijk gemaakt Huidige organisatie In de opgestelde bouwopdracht die door het dt is vastgesteld in november 2013, is een toegestane formatie van 5,83 fte opgenomen Een verdeling naar functies heeft in die bouwopdracht niet plaatsgevonden daar onderzocht moest worden hoe de inkoopfunctie het best kan worden georganiseerd binnen de ambtelijke organisatie Het huidige team heeft de onderstaande bezetting: 1,0 fte senior Inkoop adviseur; 0,89 fte Juridisch adviseur inkoop/aanbesteding; 1,0 fte Juridisch adviseur werken; 0,56 fte Inkoop medior; 0,83 fte Contractmanager; 0,50 fte Secretarieel administratief med B; Totaal 4, 78 fte Voor de aansturing en om de kwaliteit van het inkoopproces te waarborgen, worden momenteel een teamleider en inkoopadviseurs ingehuurd 3
Taken Team Inkoop Er is onderzocht wat de inkooptaken voor de gemeente Venlo moeten zijn Deze verschillende taken worden hieronder gepresenteerd: Strategische inkoop Opstellen van inkoopbeleid en aanvullende beleidsnotities Opstellen/uitvoeren van het inkoopactieplan om de inkoopfunctie te professionaliseren Opstellen van inkoopgroep-plannen, samen met inkoopgroep-eigenaren binnen de domeinen Managen van het intern accountmanagement Managen van de kennisontwikkeling en kennisverspreiding Geven van voorlichting, presentaties, workshops over inkoopbeleid en inkooptools Toebedelen van inkoopprojecten en managen van de voortgang Tactische inkoop Opstellen van startnotities ten behoeve van aanbestedingen, samen met inkoopgroepeigenaren binnen de domeinen Formuleren van de verwervingsstrategie, inclusief besluitvormingssystematiek Uitvoeren van de aanbestedingsprocedure tijdens inschrijvings-, selectie- en gunningsfase door het procesmatig begeleiden van aanbestedingstrajecten vanaf het moment dat de behoefte ontstaat tot het moment dat de overeenkomst ingaat Borgen van de kwaliteit en rechtmatigheid van de aanbestedingsdocumenten Bieden van een spiegel voor de organisatie inzake effectiviteit van de inkooptrajecten (met onder andere waardeanalyse) Adviseren over alle aangelegenheden die betrekking hebben op de inkoopfunctie (gevraagd en ongevraagd) Operationele inkoop De operationele inkoop vindt geheel binnen de domeinen plaats Er is hierbij geen rol voor medewerkers van team inkoop Inkoopondersteuning Het concept handboek inkoop waaraan in de afgelopen jaren gewerkt is, opnieuw toetsen op doel en actualiteit, vervolgens formaliseren, (vaststellen/besluiten), bijhouden en publiceren Samenstellen en publiceren van de aanbestedingskalender van alle inkooptrajecten boven 25000 4
Verstrekken van sturings- en managementinformatie zoals gebruik van Social Return, Duurzaam Inkopen, contractmanagement en analyses voor door inkoop be ïnvloedbare kosten Verzorgen van standaard formulieren, modellen en tools voor de klant voor de inkopen die door de klant zelf mogen worden gedaan (conform strategisch inkoopkader) Bij de door inkoop zelf uitgevoerde aanbestedingen opstellen van een inkoopdossier bij een inkooptraject ten behoeve van de rechtmatigheid Uitvoeren van contractbeheer (registreren contracten, bekend maken contracten, monitoren financiële uitputting, bewaken expiratiedatum) De daadwerkelijke invoer van de contractgegevens wordt gedaan door team Financiële administratie Beheren van ICT-systemen (bijvoorbeeld elektronisch bestelsysteem, e-tendering tool, contractbeheertool) NB: het managen van contracten en leveranciers is nu nog niet volledig ingebed in de inkooporganisatie Dit zou in samenhang met de productgroep-eigenaren binnen de domeinen moeten geschieden Het advies is om eerst te zorgen dat de basis op orde is voor bovengenoemde activiteiten en over bijvoorbeeld 9 maanden in een eerste evaluatiemoment te bezien wat de beste invulling en meest passende organisatorische inbedding is voor contract- en leveranciersrelatie-management Formatie Team Inkoop Op basis van deze taken is de benodigde formatie van het team inkoop bepaald en daarnaast is de Businesscase (BC) van Significant (2009) is geactualiseerd naar de tijd en situatie van het heden, de volgende aanpassingen zijn daarin gemaakt: Als gevolg van de verzwaarde wet en regelgeving en de daarmee gepaard gaande juridificering is de complexiteit en daarmee de bewerkelijkheid sterk vergroot, daarvoor zijn de parameters (uren benodigd per aanbesteding) verhoogd In de formatie bepaling van het nieuwe team inkoop zijn de inkoopactiviteiten voor de drie decentralisaties niet meegenomen De regio Noord Limburg heeft namelijk besloten om een Modulaire Gemeenschappelijke Regeling op te richten waarin de inkoopactiviteiten voor de drie decentralisaties in ondergebracht worden Deze GR voor inkoop moet 1 januari 2015 operationeel zijn De beperkte ervaring en het huidige inkoopvolwassenheidsniveau van de gemeente als opdrachtgever kost extra tijd en aandacht bij de voorbereiding van een inkooptraject Tov het referentie jaar 2008 waarop de BC is gebaseerd, zijn er een aantal relevante wijzigingen in de uitgaven en organisatie alsmede uitbreiding van de taken van de Gemeente, exclusief het sociaal domein Dit heeft tot gevolg heeft dat er meer aanbestedingen moeten worden uitgevoerd en (raam)contracten geproduceerd zullen gaan worden Recente quick scan van de spend analyse 2013 geeft aan dat het aantal aanbestedingen met minimaal 25% is toegenomen tov 2008 5
Mede door de bovenstaande ontwikkelingen zal de informatievoorziening en de daarvoor benodigde infrastructuur structureel verbeterd en doorontwikkeld moeten worden Op grond van deze berekening zou een inkoopcapaciteit gewenst zijn van circa 4 fte Hoewel aan een capaciteitsberekening niet te veel absolute waarde moet worden toegekend, geeft dit wel een duidelijke indicatie van de huidige onderbezetting De verwachting is bovendien dat de implementatie fase circa 2 tot 3 jaar in beslag zal nemen om tot een staande professionele inkooporganisatie te komen Om dat te realiseren zal er extra formatie benodigd zijn in de implementatie fase om de hobbel in strak tempo te nemen en daarmee ook maximaal een bijdrage te kunnen leveren aan het huidige coalitie akkoord Gelet op de bovenstaande onderbouwing, is voor de komende jaren een substantieel budget voor additionele inhuur externe expertise nadrukkelijk aan te bevelen Naast de onderstaande formatie is het noodzakelijk een materieel budget vast te stellen voor de optimalisering/ontwikkeling van inkoopsystemen zoals een contractmanagement systeem en een spendtool en de additionele inhuur Het voorgestelde materiele budget dient vanaf het jaar 2015 minimaal 200000 te bedragen De voorgestelde formatie bestaat uit: 1 fte teamleider; 3 fte senior inkoopadviseurs; 1 fte aanbestedingsjurist; 1 fte functioneel beheerder inkoop/inkoop analist; 1 fte contractmanager; 0,5 fte administratieve ondersteuning Totaal 7,5 fte Personele lasten 600000 Ten slotte: inkoopactiviteiten die voor projecten of programma s worden uitgevoerd zijn niet in de achterliggende werklastberekening meegenomen Deze activiteiten vallen dus buiten de reguliere inkoopactiviteiten In dergelijke gevallen zou men wel verplicht moeten zijn en blijven het Team Inkoop in te schakelen, dient het Team Inkoop ook de regie te voeren over die aanbestedingen en de verantwoordelijkheid daarvoor te dragen, uiteraard in nauw overleg met de betreffende projectleider De kosten voor deze inkoopactiviteiten dienen dan bekostigd te worden vanuit het project of programma zodat daarmee de inhuurkosten gedekt worden Organisatie opzet Het nieuw op te zetten team inkoop moet kunnen voldoen aan de ontwikkelingen die zich in de maatschappij voordoen zoals juridificering en nieuwe taken die van het Rijk naar de lokale overheid worden overgedragen Met de opzet van een nieuw team inkoop wordt aangesloten bij de vastgestelde organisatieopzet zoals die is verwoord in het rapport De Bakens verzet In deze opzet worden de lijn afdelingen ondersteund door de afdeling Advies & Beheer De inkoopadviseurs hanteren een gedeconcentreerde manier van werken Dit betekent dat zij op locatie bij de klant aanwezig zijn en kennis hebben van activiteiten binnen de domeinen 6
Doordat de adviseurs dicht bij de klant werken, weten zij wat er speelt en kunnen ze direct de juiste ondersteuning geven Naast het op locatie werken zijn er vastgestelde afstemmingsmomenten voor de adviseurs om kennis te delen en casuïstiek gezamenlijk te beoordelen Naast deze inkoopadviseurs is er een zogenaamde back office die ondersteunend moet zijn aan de adviseurs Het betreft hier juridische ondersteuning, contractmanagement, ink op informatiemanagement/analyse en administratieve ondersteuning Schematisch ziet de organisatie-opzet er als volgt uit: Teamleider inkoop 1 fte Administratief ondersteuner 0,5 fte senior inkopers 3 fte jurist aanbestedingen 1 fte inkoop analist 1 fte Contractmanager 1 fte Competenties De volgende competenties zijn essentieel voor het teaminkoop: Analytisch: systematisch alloceren en onderzoeken van problemen en vragen Ontleden van relevante informatie, verbanden leggen tussen gegevens en overzien van relaties tussen oorzaak en gevolg; Overtuigingskracht: op overtuigende wijze presenteren van ideeën en feiten, anderen overtuigen van een bepaald standpunt, en verkrijgen van instemmening met of acceptatie van bepaalde plannen ideeën of producten Resultaatgericht: zorgen voor heldere en concrete meetbare doelstellingen en maken van heldere afspraken Zicht houden op de voortgang van de werkzaamheden en daarover rapporteren en informeren Contactuele effectiviteit: ontwikkelen en onderhouden van contacten met collega s, klanten, vakgenoten en relaties ten einde de afgesproken resultaten te behalen Het team moet bestaan uit medewerkers die stakeholders kunnen overtuigen op basis van inzicht en argumenten Goed kunnen doorgronden waar de uitdagingen liggen in de 7
verschillende stadia van het strategisch en tactisch proces, en daardoor pro actief kunnen denken en handelen zodat het proces en de aansluiting met de interne klant geborgd ishet kritisch bevragen en onderzoeken van de behoefte/vraagstelling en daarmee zicht hebben en houden op kosteneffecten en de compatibiliteit met de aanbodzijde/markt Resultaatgericht met aandacht voor een goede samenwerking om daarmee het beste en duurzame resultaat te kunnen behalen In bijlage 1 zijn de functieprofielen integraal opgenomen In deze functieprofielen zijn alle bovengenoemde taken en competenties verwerkt Financiën Voor bovenstaande organisatie-opzet met bijbehorende formatie is een personeelsbudget noodzakelijk van 600000 Naast dit personeelsbudget is een materieel budget van minimaal 200000 nodig Dit budget is bestemd voor inhuur van specialistische kennis en het verder vormgeven aan de benodigde systemen zoals spendtool om de gewenste analyses te kunnen maken In de oorspronkelijke bouwopdracht van de afdeling Advies & Beheer is gerekend met een formatie van 5,83 fte ( 470000) en 67000 materieel budget Het pkb van de afdeling dient dus verhoogd te worden met 130000 (tot 600000) en het materiele budget dient met 130000 (tot 200000) te worden verhoogd Het PKB dient hiervoor met genoemde bedrag, 130000, verhoogd te worden, evenals het materiele budget (2 jaar) De dekking van deze verhoging moet worden gezocht in inkoopbesparingen zoals deze zijn benoemd in het coalitie programma en de kanteling naar een doelmatige inkooporganisatie 8
Bijlagen Nr Naam Datum 1 Bouwopdracht team Inkoop 26 juni 2014 2 3 4 5 Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering 1 Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Ja De meerkosten op jaarbasis om uitvoering te geven aan deze bouwopdracht komen uit op 260000 Een begrotingswijziging kan nog niet worden opgesteld Er ontstaat pas duidelijkheid omtrent hardheid van financiering cq dekking van deze meerkosten nadat het plaatsingsproces is afgerond (oktober) Het anticiperen op mogelijke voordelen uit reorganisatie en/of mobiliteit kent een financieel risico Vraagt om een strakke sturing / monitoring van de managers in de komende maanden om oa de kosten van mobiliteit beheersbaar te houden De meerkosten voor dit jaar met als inzet dat vanaf 1 oktober het team op sterkte is, aldus de steller blijven daardoor beperkt tot 65000 - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur H Mepschen Alleen bij voorstellen van de afdeling Ruimte en Economie betreffende projecten: - Kan team SMO instemmen met het voorstel? NVT - Naam medewerker 2 Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Zijn er formatieve consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Het voorstel is in samenwerking met P&O tot stand gekomen en heeft mijn instemming 9
- Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur J Steegh 3 Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Kan de adviseur instemmen met het voorstel? NVT Naam adviseur 4 Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? NVT - Naam adviseur 5 Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het NVT voorstel? - Naam adviseur / afdelingsjurist 6 Communicatie intern / extern - Naam adviseur / voorlichter NVT 10