DT d.d. OR d.d. B&W d.d. OR d.d. Raad Raadsdocumenten. Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling

Transcriptie

1 zaak_id bericht_nummer Collegevoorstel bericht_id zaak_zaaknummer Maatschappelijke Ontwikkeling Regnr B&W dd Openbaar Programma Ja, namelijk uitgesteld (één week) Stad van actieve mensen DT dd OR dd B&W dd OR dd Raad Raadsdocumenten dd Ingekomen van Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Onderwerp Europese aanbesteding trapliften in het kader van de Wmo Dictum Voor het dictum wordt verwezen naar pagina 2 Voorbesproken met Wethouder Ramon Testroote, dd 6 augustus 2013 Besluit B&W Team MOSAM Secretaris W Meijering Steller drs CSL van Gasteren Doorkiesnummer Portefeuillehoude R Testroote Datum r Paraaf steller Akkoord Bespreke n Paraaf afdelingshoofd 1

2 Dictum: 1 Instemmen met het gezamenlijk Europees aanbesteden van het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften met gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg, de Westelijke Mijnstreek en de regio Nijmegen 2 Instemmen met het inhuren van het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met het CBP (Combined Bussiness Power) voor het begeleden van de aanbesteding conform bijgevoegde offerte en de bijbehorende kosten Afhankelijk van het aantal deelnemers bedragen de kosten Bij minder dan 10 deelnemers: Bedrag per deelnemende gemeente = totale kosten van de procesbegeleiding ter hoogte van 18000,-- exclusief BTW gedeeld door het aantal deelnemende gemeenten; Bij 10 deelnemers of meer: Bedrag per deelnemende gemeente = een vaste all-in prijs van 1450,-- excl BTW per deelnemende gemeente 3 In het geval van een juridisch geschil in het kader van de aanbesteding van de trapliften, instemmen met het gelijkelijk verdelen van de hieruit voortvloeiende kosten over de deelnemende gemeenten 4 Verlenen van een volmacht aan het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert om: als aanbestedende dienst op te treden voor de volledige aanbestedingsprocedure inclusief gunning en het aangaan van de overeenkomst ervan en voor het verstrekken van de opdracht voor de procesbegeleiding, indien nodig, het tijdelijk verlengen van het lopende contract onder dezelfde voorwaarden, als door onvoorziene omstandigheden het niet haalbaar is om per 1 januari 2014 een nieuwe overeenkomst af te sluiten, in het geval van een juridisch geschil in verband met de Europese aanbesteding van de trapliften, het voeren van verweer 5 Instemmen met de bijgevoegde uitgaande concept brief aan de gemeente Weert 2

3 Samenvatting In het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning zijn in 2009 de trapliften Europees aanbesteed door 11 gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg Door de gemeente Venlo, Venray, Peel en Maas, Horst aan de Maas, Leudal, Weert, Beesel, Bergen, Mook en Middelaar, Gennep en Roerdalen is met ingang van 1 januari 2010 een overeenkomst afgesloten met Handicare voor het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften aan mensen met een beperking De overeenkomst is afgesloten voor de periode van 2 jaar met de mogelijkheid 2 keer met 1 jaar te verlengen Het contract loopt af per 31- december 2013 Het merendeel van de 11 gemeenten is verplicht om de trapliften Europees aan te besteden, omdat de opdrachtwaarde van deze gemeente hoger is dan ,-- bij een contractduur van 4 jaar Zo ook in de gemeente Venlo Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert wil namens de deelnemende gemeenten optreden als aanbestedende dienst met ondersteuning door het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met Combined Business Power (CBP) en een kerngroep bestaande uit personen uit de deelnemende regio s Zie hiervoor bijlage 1 In dit aanbestedingstraject dient de gemeente Weert te handelen naar de nieuwe Aanbestedingswet (Aw) per 1 april 2013 De gemeente Venlo draagt achteraf geen verantwoordelijkheid indien op dit onderdeel een juridisch geschil ontstaat Zie ook bijlage 2 Advies inzake motivering samenvoeging opdrachten trapliften De gemeente Venlo wijst de gemeente Weert nadrukkelijk op het Strategisch Inkoopkader 2013 van de gemeente Venlo, dat aansluit bij de nieuwe aanbestedingswet en waarbij doelmatig, rechtmatig, integer en transparant inkopen centraal gesteld wordt Van de gemeente Weert wordt verwacht, dat zij als aanbestedende dienst de hierin genoemde uitgangspunten meeneemt in het aanbestedingsproces Uw college wordt voorgesteld in te stemmen met (zie hiervoor het uitgebreide dictum op pagina 2): 1 Het gezamenlijk Europees aanbesteden van het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften; 2 Het inhuren van het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met CBP voor het begeleiden van de aanbesteding conform bijgaande offerte; 3 Het gelijkelijk verdelen van kosten die voortvloeien uit een mogelijk juridisch geschil; 4 Het verlenen van een volmacht aan het college van de gemeente Weert; 5 De bijgevoegde uitgaande concept brief aan de gemeente Weert Bijlagen Nr Naam Datum 1 Offerte procesbegeleiding Advies inzake motivering samenvoeging opdrachten trapliften

4 Voorstel Aanleiding In het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning zijn in 2009 de trapliften Europees aanbesteed door 11 gemeenten in de regio Noord- en Midden Limburg Door de gemeente Venlo, Venray, Peel en Maas, Horst aan de Maas, Leudal, Weert, Beesel, Bergen, Mook en Middelaar, Gennep en Roerdalen is met ingang van 1 januari 2010 een overeenkomst afgesloten met Handicare voor het leveren, installeren, onderhouden en verwijderen van trapliften aan mensen met een beperking De overeenkomst is afgesloten voor de periode van 2 jaar met de mogelijkheid 2 keer met 1 jaar te verlengen Het contract loopt af per 31 december 2013 Vanaf 2010 is in het kader van het regionale contractbeheer trapliften een ambtelijk werkgroep actief bestaande uit de gemeenten Venlo, Venray, Peel en Maas, Horst aan de Maas, Weert en Leudal 3 à 4 keer per jaar vindt overleg plaats met de huidige leverancier over het lopende contract Terugkoppeling vindt plaats naar alle 11 gemeenten Het merendeel van de 11 gemeenten is verplicht om de trapliften Europees aan te besteden, omdat de opdrachtwaarde van deze gemeente hoger is dan ,- bij een contractduur van 4 jaar Onderstaand volgt een overzicht van de aanschaf van trapliften gedurende de huidige contractperiode (in aantallen en euro s) t/m juli 2013 Aantallen Kosten (incl BTW) , , , ,-- * *) Vanaf maart 2013 geldt 6% ipv 21% BTW Deelname andere gemeenten Er zijn diverse gemeenten die gevraagd hebben of het mogelijk is om deel te nemen aan de Europese aanbesteding van de trapliften in de regio Noord aan Midden Limburg De volgende gemeenten overwegen om deel te nemen aan de aanbesteding: Nederweert, Roermond, Echt- Susteren (regio Noord- en Midden Limburg), Schinnen, Stein, Beek, Sittard Geleen (regio Westelijke Mijnstreek), Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen, Nijmegen, Ubbergen, Wijchen (regio Nijmegen) Het aandeel van de gemeente Venlo in het huidige contract is gemiddeld 26% en zal afnemen indien meerdere gemeenten gaan deelnemen Procesbegeleiding Voorgesteld wordt om, conform de bijgevoegde offerte, het proces van de aanbesteding te laten begeleiden, door het Inkoopcentrum Zuid in combinatie met Combined Business Power (CBP) Afhankelijk van het aantal deelnemers bedragen de kosten: bij minder dan 10 deelnemers: Bedrag per deelnemende gemeente = totale kosten van de procesbegeleiding ter hoogte van 18000,-- exclusief BTW gedeeld door het aantal deelnemende gemeenten bij 10 deelnemers of meer: Bedrag per deelnemende gemeente = een vaste all-in prijs van 1450,-- exclusief BTW 4

5 per deelnemende gemeente Uitvoering Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Weert wil namens de deelnemende gemeenten optreden als aanbestedende dienst De gemeente Weert zal daarbij worden ondersteund door het Inkoopcentrum zuid in combinatie met CBP en een kerngroep bestaande uit 4 personen uit de regio Noord en Midden Limburg en minimaal 1 persoon per regio bij deelname door de gemeenten uit de regio Westelijke Mijnstreek en de regio Nijmegen De vertegenwoordiging van de gemeenten in en buiten recht ligt bij de burgemeester Gezien de gezamenlijke aanbesteding ligt het voor de hand de ondertekening van de relevante documenten, op te dragen aan de burgemeester van de gemeente Weert Hiertoe zal gelijktijdig met dit voorstel een afzonderlijk voorstel worden gedaan aan de burgemeester van de individuele gemeenten (eea conform het bepaalde in artikel 171, lid 2, van de Gemeentewet) Voorwaarde voor deelname Gelet op een strakke tijdsplanning is een voorwaarde om deel te kunnen nemen aan de aanbesteding dat voor 4 september 2013 door de individuele gemeenten (colleges cq de burgemeesters) een besluit is genomen De gemeente Weert wordt verzocht uw college te informeren over de voorgenomen voorlopige gunning Bij een onverhoopte tijdelijke verlenging van het contract wordt de gemeente Weert verzocht uw college tijdig op de hoogte te stellen Uw college wordt in het voorkomende geval separaat geadviseerd Nieuwe aanbestedingswet In het kader van de nieuwe aanbestedingswet per 1 april 2013 mogen opdrachten in principe niet meer op een dusdanige manier worden geclusterd dat kleinere bedrijven geen kans maken, tenzij dit goed kan worden gemotiveerd Wanneer besloten wordt te clusteren dan dient men dit in het aanbestedingsdocument te motiveren Een geclusterde opdracht dient in percelen te worden verdeeld bijvoorbeeld op basis van gebiedsgerichte percelen Het aantal potentiële inschrijvers dient dusdanig te zijn dat de mededinging geborgd blijft en de concurrentie niet wordt beperkt In het bijgevoegd advies (bijlage 2) van het Inkoopcentrum Zuid wordt uitgebreid gemotiveerd dat het samenvoegen van trapliften (per perceel) niet onnodig wordt gedaan, gelet op de voordelen voor de aanbestedende diensten en de markpartijen Ook blijft, gelet op het karakter van de markt, de mededinging gewaarborgd en wordt de concurrentie niet merkbaar beperkt met de voorgenomen clusterindeling per perceel (3 regionale percelen: regio Noord- en Midden- Limburg, regio Westelijke Mijnstreek, regio Nijmegen) Door mogelijk relevante inbreng van de deelnemende gemeenten kan het advies mbt de samenvoeging van opdrachten nog worden bijgesteld cq aangescherpt alvorens de aanbestedingsdocumenten worden gepubliceerd Argumenten voor het gezamenlijk aanbesteden: Het merendeel van de gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg is verplicht om de trapliften Europees aan te besteden; Een gezamenlijke aanbesteding leidt tot besparing van tijd en kosten, omdat er maar een procedure nodig is voor alle deelnemende gemeenten (maximaal 25 gemeenten); 5

6 Door gezamenlijk de trapliften aan te besteden zijn de kosten voor de procesbegeleiding per gemeente beperkt; Inhoudelijk zijn de uitgangspunten van de gemeenten hetzelfde Duurzaamheid en social return zijn belangrijke aspecten; Door gezamenlijk aan te besteden wordt vanaf dag één een gezamenlijk depot opgebouwd waaruit tbv elke deelnemende gemeente trapliften herverstrekt kunnen worden en hiermee wordt mede de C2C-gedachte uitgedragen; Voor de aanbesteding van de trapliften is inhoudelijke kennis van de trapliftenmarkt van belang Deze kennis is niet bij alle gemeenten aanwezig; Het heeft meerwaarde om het contractbeheer per regio gezamenlijk uit te voeren, gelet op de positieve ervaringen in de regio Noord- en Midden-Limburg vanaf 2010 De voorgestelde gezamenlijke aanbesteding trapliften is een voorbeeld van regionale samenwerking cq van het aangaan van regionale samenwerkingsverbanden, waarin iedereen op zijn beurt de lead neemt Gelet op het feit, dat de gemeente Venlo cq de afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling een groot aantal complexe taken moet uitvoeren, waaronder de decentralisaties, is de afdeling er voorstander van om de Europese aanbesteding van de trapliften in handen te geven van de gemeente Weert als aanbestedende dienst Juridische gevolgen: Gezien de opdrachtwaarde is een Europese aanbesteding conform de Aanbestedingswet noodzakelijk Deze zal worden gevolgd Het college van burgemeester en wethouders is gelet op het bepaalde in artikel 160 van de gemeentewet bevoegd te besluiten tot aanbesteden, gunnen, opdrachtverstrekking voor de procesbegeleiding en in het geval van een juridisch geschil in verband met Europese aanbesteding van de trapliften, het voeren van verweer Deze bevoegdheid kan door een ander worden uitgevoerd en nu het een privaatrechtelijke handeling betreft, dient hiertoe een volmacht te worden verleend Verder is de burgemeester bevoegd de ondertekening van relevante documenten in dit kader op te dragen aan een ander In het bijgaande besluit wijzen wij de gemeente Weert op een aantal belangrijke zaken, die in de aanbestedingsstrategie dienen te worden meegenomen, zoals het verrichten van een deugdelijk marktonderzoek Zie hiervoor ook het advies van Team Inkoop en Aanbesteding Financiële gevolgen: De kosten van de procesbegeleiding zijn afhankelijk van het aantal gemeenten dat deelneemt aan deze aanbesteding Bij minimaal 10 deelnemers is een vaste all-in prijs afgesproken van 1450,-- exclusief BTW per deelnemende gemeente In het geval van een juridisch geschil in het kader van de aanbesteding van de trapliften, worden de kosten hiervan, gelijkelijk verdeeld over de deelnemende gemeenten Gevoerd overleg: Intern is overleg gevoerd met de afd Bedrijfsvoering: Financieel consulent, Adviseur Inkoop en Juridisch adviseur Extern is in deze door de werkgroep aanbesteding trapliften overleg gevoerd met: J Schreijen, Inkoopcentrum Zuid, I Lavrijssen CBP 6

7 14 gemeenten in de regio Noord- en Midden-Limburg: gemeente Venlo, Venray, Horst aan de Maas, Leudal, Peel en Maas, Beesel, Bergen, Mook en Middelaar, Gennep, Roerdalen, Echt-Susteren, Nederweert Roermond H Janssen gemeente Schinnen namens de regio Westelijke Mijnstreek: gemeente Schinnen, Stein, Beek, Sittard Geleen N Gravesteijn gemeente Beuningen namens de regio Nijmegen: gemeente Beuningen, Druten, Groesbeek, Heumen, Millingen, Nijmegen, Ubbergen, Wijchen Bedrijfsvoeringsaspecten (in overleg met Bedrijfsvoering) In te vullen / aan te leveren door de adviseurs van Bedrijfsvoering 1 Wat zijn de financiële gevolgen en de verwerking hiervan? (Kosten, baten en dekking) Zijn er budgettaire consequenties? Ja of Nee (Indien ja, dan bijlage begrotingswijziging bijvoegen) Akkoord met voorstel De te maken kosten kunnen gedekt worden uit werkorder / beleid & projecten WMO - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Karin Orval Alleen bij voorstellen van de afdeling Ontwikkelbedrijf betreffende projecten: Nvt - Kan team SMO instemmen met het of Nee - Naam medewerker 2 Wat zijn de personele gevolgen? (Denk aan: uitbreiding of afname aantal fte s en inhuur) Nvt - Kan de adviseur instemmen met het of Nee - Naam adviseur 3 Wat is de relatie met het informatie- en automatiseringsbeleid? Nvt Kan de adviseur instemmen met het of Nee Naam adviseur 4 Wat is de relatie met het inkoop- en aanbestedingsbeleid? Het gezamenlijk met de genoemde deelnemende gemeente Europees aanbesteden van de trapliften levert een besparing aan inspanning en daarmee gepaard gaande transactiekosten/beheer last voor de deelnemende gemeenten Bij een gezamenlijke aanbesteding (samenvoegen van de opdrachten van de diverse gemeenten) wordt mogelijk in strijd met het verbod tot onnodig samenvoegen 7

8 gehandeld Samenvoegen mag volgens de Aanbestedingswet mits er een deugdelijke motivering aan ten grondslag ligt waarbij er een goede analyse wordt gemaakt van de relevante markt het aantal potentiële inschrijvers en een mogelijke beperking van de concurrentie Er is nog geen marktonderzoek en analyse beschikbaar Om niet in strijd te handelen met de Aanbestedingswet moet aan deze voorwaarde worden voldaan In het voorstel wordt (nog) geen expliciete aanbestedingsstrategie beschreven waardoor het niet mogelijk is te toetsen of aan alle doelstellingen uit het Strategisch inkoopkader 2013 van de gemeente Venlo, met name op gebied van Doelmatigheid (Total Cost of Ownership), Cradle to Cradle/Innovatie, MKB vriendelijk aanbesteden, wordt voldaan De gemeente Venlo heeft geen zitting in de kerngroep en kan daarom wellicht niet voldoende invloed uitoefenen Er is (nog) geen afweging gemaakt of huur/lease, koop of persoonsgebonden budget (pgb) voordelen biedt Door de opdracht in drie (regio) percelen te verdelen wordt (regio) kartelvorming in de hand gewerkt en het resultaat mogelijk negatief beïnvloed Cluster inkoop kan instemmen met dit collegevoorstel mits onderstaande knelpunten in de nog op te stellen aanbestedingsstrategie op een juiste wijze worden verwerkt: - deugdelijk marktonderzoek waarmee op een juiste wijze de motivering voor samenvoeging kan worden onderbouwd en wordt voldaan aan de Aw; - kartelvorming wordt verhinderd/ bemoeilijkt; - dat maximaal hergebruik wordt bereikt; - optimale concurrente plaats vindt (ook toegang voor kleinere of nieuwe leveranciers mogelijk te maken); - afgewogen analyse huur/koop/pgb; - C2C aspect, met name over de scheiding en hergebruik van grondstoffen en een vergoeding voor de restwaarde van deze grondstoffen aan het einde van de technische levensduur - Kan de adviseur instemmen met het voorstel? Ja - Naam adviseur Chris Janssen 5 Wat zijn de juridische aspecten van het voorstel? Middels dit voorstel wordt een volmacht verleend aan de gemeente Weert om (mede) namens de gemeente Venlo de aanbestedingsprocedure tot ondertekening van de overeenkomst uit te voeren Er wordt tevens een volmacht verleend voor het aangaan van een eventuele nieuwe overeenkomst met de huidige leverancier ter overbrugging van de periode van 1 januari 2014 tot ingangsdatum van de nieuwe overeenkomst In dat geval is afhankelijk van de waarde van deze opdracht, mogelijk voorafgaande aan het aangaan van die overeenkomst een collegebesluit nodig ter afwijking van het gemeentelijk Inkoopkader - Kan de adviseur/afdelingsjurist instemmen met het Ja voorstel? - Naam adviseur / afdelingsjurist D Snackey 8

9 6 Communicatie intern / extern Nvt - Naam adviseur / voorlichter 9