Cash Flow Forecasting in een dynamische en veranderende omgeving DACT Treasury Beurs Hotels van Oranje, Noordwijk 14 november 2014
Agenda 1. Introductie 2. Belang Cash Flow Forecasting 3. Eisen en verwachtingen PE inzake cash management 4. Short Term Cash Flow Forecasting model 5. Werkkapitaal management 6. Afsluiting Page 1
2. Belang van Cash Flow Forecasting
Cash Flow Forecasting is in zowel stabiele situaties als in crisis van groot belang Verschillende manieren waarop directe en indirecte cash forecasting waarde kunnen toevoegen Verhogen vertrouwen stakeholder (PE in het bijzonder) Blootleggen Cash genererende / verbruikende business units Inzetten cash levers voor optimaal werk kapitaal Betere inzet ongebruikte cash (lagere cost of capital) Eg, stabiele business, PE transitie, transactie gereedheid Verbinden operationele kennis met financiële beslissingen Blootleggen operationele inefficiënties Verbeterde communicatie en accountability Beheersen cash op transactie datum Stabiele business Forecast beheersing Indirecte en directe methode Distressed business Cash beheersing Initieel directe methode Identificeren en monitoren trapped cash Identificeren cash generators Fijnmazig inzicht kasstromen Vroegtijdig inzicht cash tekort Eg, business nadert covenant test, stressed of distressed business Identificeren van mogelijkheden kosten reductie Identificeren cash leakages Doelen stellen en prestatie meten Monitoren van mate van crediteuren stretch Cash Flow Forecasting is essentieel onderdeel van cash bewustzijn Page 3
Goede inbedding in de organisatie essentieel voor een succesvolle implementatie van CFF Robuuste cash cultuur is essentieel bij implementatie en in steady state proces Cash cultuur: manage business op cash én winst zodat cash forecast routine wordt Gedeelde verantwoordelijkheid: lokale accountability is van fundamenteel belang om te waarborgen dat de prognose de operationele werkelijkheid reflecteert. Ownership door Treasury is van kritiek belang voor top-down analyse en stakeholder management. Kwaliteit input data: Gebruik van ERP systemen om dataset te genereren, waarbij controllers specifieke aanpassingen maken om operationele kennis in forecast te laten reflecteren. Rapportage: opnemen eenvoudige tools die controllers in staat stellen te focussen op kwaliteit input in plaats van mechaniek. Continue verbetering: Treasury werkt direct met controllers om input te challengen. Page 4
3. Eisen en verwachtingen PE investeerder
Cash is King! Zeker voor Private Equity investeerders Veelal hoge leverage: Overname gefinancierd met relatief veel schuld Mezzanine financiering met hoge rentelasten Cash flow projecties soms al onderdeel van de business case ( unlocken van cash uit handelswerkkapitaal of andere balans posten (vastgoed) Investering plannen financieren Cash flow geeft goed en direct inzicht in operationele en financiële prestaties Page 6
PE wil al tijdens de overname inzicht in de korte- en lange termijn liquiditeit Gedurende overnameproces: Dagelijks inzicht liquiditeitsbehoefte in aanloop naar afloop brugfinanciering Direct na afronden overname: Wekelijks inzicht liquiditeit ontwikkeling en korte termijn behoefte: 13 week rolling forecast directe methode Maandelijks inzicht lange-termijn liquiditeitsontwikkeling 12-24 maanden funds flow indirecte methode Instrument om kasstromen te monitoren en effectiever te beheren Inzicht & focus op de werkkapitaalontwikkeling en reductie potentieel inclusief target setting Page 7
4. Short Term Cash Flow Forecasting model
Enkele aspecten die invloed hebben op het ontwikkelen van een STCFF model Welke cash heeft beperkingen ten aanzien van aanwending? Welke entiteiten / faciliteiten / banken worden opgenomen? Hoe stroomt cash door het bedrijf / de groep? Welke periode moet de forecast dekken? Wat wordt de update frequentie? Short Term Cash Flow Obv welke assumpties de forecast opstellen Op welk niveau is lokaal of op groep level sign-off nodig? Hoe worden i/c company stromen geadministreerd? Wat was de laatste balansdatum waarop forecast kan worden gebaseerd? Wat is de kwaliteit van de beschikbare data? Wat zijn de beschikbare bronnen? Page 9
13-weeks rolling cash flow forecasting model Waarom spreadsheet model?: Snelheid implementatie 4 a 6 weken Flexibiliteit methodologie (bijv. diepgang assumpties) / scope Beperkte investering en eenvoudig onderhoud Kenmerken: 13 weeks rolling (wekelijkse update) Per entiteit en geconsolideerd Multi-valuta Page 10
13-weeks rolling cash flow forecasting model Methodologie Directe methode: Afwikkelen debiteuren obv DSO / Crediteuren DPO Future purchases obv PO informatie Bottom up (niet indirect uit P&L en B/S) Aandachtspunten en uitdaging: Anchoring balans Inzicht actuele kasstromen op line item forecast Tijdstip (afstemmen) bankboekingen en balansstanden Root-causes afwijkingen Ontwikkeling werkkapitaal Capex I/C protocol Page 11
De bouwstenen van een Short Term Cash Flow Forecast model Onderliggende betalingen e.g. huur, salaris etc. Afwikkelen van handels debiteuren en crediteuren van balans Ontvangsten en betalingen die volgen uit geprognosticeerde aankopen en verkopen Opening bank balance volgens bank statements Variantie analyse Actuele vs. voorspelde kasstroom One-off items: onregelmatige betalingen, e.g. capex, lening aflossingen, herstructurerings-kosten Page 12
13-weeks rolling cash flow forecasting model Functionaliteiten: Roll-forward Variantie analyse: realisatie versus forecast Reforecast variantie Rapportage tabellen en grafieken (incl. maandeinde) Input gerealiseerde cash flows Hufterproof Overige mogelijkheden Consolideren satelliet files (e.g. files ingevuld buiten NL) Breakdown line items naar entiteiten Page 13
Model features A B Consolidatie van omvangrijk aantal business units Breakdown van line-items naar business units in consolidatie sheet B A Page 14
Automatisering model Inladen input sheets bij decentraal forecast proces Converteren FX naar master currency Updaten van user interface Opslaan historie voor forecast to forecast analyse Wegschrijven output Print instellingen updaten Page 15
Rapportage 1.400 1.350 1.300 EUR m 1.250 1.200 1.150 1.100 1.050 1.000 feb 08 feb 15 feb 22 mrt 01 mrt 08 mrt 15 mrt 22 mrt 29 apr 05 apr 12 apr 19 FCST Range Average Actual apr 26 mei 03 mei mei mei mei jun 10 17 24 31 07 jun 14 jun jun jul jul jul 21 28 05 12 19 jul 26 aug 02 aug aug aug augsep 09 16 23 30 06 Forecast to forecast analyse Maand eind rapportage Page 16
Issues zijn veelal gerelateerd aan de business, organisatie of het forecast proces Business en operatie Organisatie Forecast proces Complexiteit van de business Seizoen patroon en fluctuatie vraag Contract structuur - klantafspraken Werkkapitaal beheersing Specifieke cash flows (e.g. CAPEX) Regulatorische en juridische uitdagingen (e.g trapped cash) Cultuur: ontbreken van focus op cash Accountability / verantwoordelijkheid of ownership van cash Input vanuit operations in cash flow aannames Communicatie van cash flow prestaties naar de business Conflicterende prioriteiten en gelimiteerde middelen Verschillende modellen in gebruik Complex, ondoorzichtig en rigide Vaste opgenomen aannames Wisselende kwaliteit van data input Gelimiteerde of afwezige afwikkeling van balans Proces enkel gedreven door Finance Gebrek aan variantie-analyses Page 17
5. Werkkapitaal management
Cash Flow Forecasting als onderdeel van werkkapitaaloptimalisatie PTP Procurement planning & Demand Management Supplier Selection & Contracting Requisitioning Ordering & Goods Receipt Invoice Receipt & Processing Discrepancy Management Payment FTF Product Range Management Forecasting & Demand Planning Order Processing & Customer Service Planning Purchasing & Replenishmen t Manufacturing Scheduling & Execution Distribution OTC Sales & Quote Management Credit & Risk Management Order Processing & Customer Service Invoicing / Billing Collections Dispute Management Cash Application CUSTOMERS Assumpties gebaseerd op verwachte prestaties Variantie analyse biedt inzicht in root- causes Page 19
6. Afsluiting
Enkele key messages Wanneer er op korte termijn behoefte is aan accuraat inzicht in cash flow is een 13 weeks rolling cash flow model in Excel een goede optie, mits rekening gehouden met belangrijkste aandachtspunten Behoefte kan ontstaan door een overname door private equity, danwel een dreigend liquiditeitstekort cq schending van bankconvenanten Een liquiditeitsprognose is een management tool om een bedrijf efficiënter te laten opereren en gefundeerde zakelijke beslissingen te ondersteunen; Cash flow forecasting maakt mensen bewust van de cash in het bedrijf - het draagt bij aan een cash cultuur Er wordt waarde gecreëerd door een betere liquiditeitsprognose, kansen worden geïdentificeerd om te genereren en geld te besparen Page 21
Vragen? Page 22
Bedankt! Contact: Gido Schouten EY Working Capital Advisory Services E-mail: gido.schouten@nl.ey.com Mobile: +31 (0) 6 2908 4380 Contact: Ruud Bulkmans EY Financial Accounting & Advisory services E-mail: ruud.bulkmans@nl.ey.com Mobile: +31 (0) 6 2908 3652