Welke waarde voegt BI toe binnen multinational Vanderlande? Hendy de Geus BI Manager Vanderlande

Transcriptie

1 Welke waarde voegt BI toe binnen multinational Vanderlande? Hendy de Geus BI Manager Vanderlande

2 Met dank aan onze sponsors Gold Sponsors Silver Sponsor 2

3 Inhoud > Vanderlande / de business case > Het ontstaan van de BI afdeling > De tooling > Live demo (dummy data) > Vraag en antwoord 3

4 Vanderlande: de business case Management informatie externe data: 1. Aantal koffers te laat in vliegtuig 2. Doorlooptijd pakket bezorging 3. Case picking: juiste artikelen geleverd? Management informatie interne data: 1. Omzet / EBIT (financieel): > Segment > Systeem > Land / regio > Activiteit: uren vs materialen 2. Markt (CRM) en mensen (HR) 1 systeem (single point of truth) voor alle management rapporten: financieel en niet financieel! Waar zullen we ons in de toekomst op moeten focussen met welke resources? 4

5 Het ontstaan van de BI afdeling Historie: > 6 jaar geleden 1. Verouderde ERP systemen - geen uniformiteit 2. Voorgedefinieerde lijsten werden geprint 3. Management informatie werd via Excel aangeleverd aan lokaal management 4. Financiele informatie werd via Excel aangeleverd aan Group Finance & Control 5. Geconsolideerde fincanciele cijfers werden op werkdag 19 gepresenteerd (weinig details)

6 Het ontstaan van de BI afdeling Historie: 5 1,5 jaar geleden 1. Project ONE > Iedereen hetzelfde ERP, HR en CRM systeem > Eenduidige processen 2. Voorgedefinieerde statische rapporten in Excel mbt financiele rapportages > Veel details in lokale rapporten: order intake, omzet, FTE, salarissen etc. > Cijfers werden geconsolideerd in Excel. Details dienden altijd in de lokale pakketten bekeken te worden (in lokale valuta!) > Limieten van Excel 3. Management informatie werd nog steeds door diverse afdelingen lokaal gemaakt (veelal in Excel gerapporteerd) Definitie Business info Financiële info #REF! Gebruik

7 Het ontstaan van de BI afdeling Wat willen we zien? Order intake Open purchase orders Added value Added value order intake Provisions Contribution margin Available hours Contribution margin order intake Order Quotation Hours book hours submitted FTE payroll Latest estimate Business mutations support DefaultInternal project Trade costs Days overdue working capital Non default Direct hours To be invoiced Bank guarantees Quotation costs Sales Accounts Balance receivable sheet Cash Internal project Equity FTE hours contractors Hoe willen we het zien? Amounts in EUR Amounts in local currency Units / FTE Hours Welke periodes? Day Week Month Year to date Year to go Year total Project to date Welke scenario s? Actual Budget Latest estimate Previous lastest estimate Status? Time dependent (how was it in the past) Conform current status Welke specificaties? CBS Contract Activity type description invoicing Industry group description Project Date completed Contract HRS per week CBS description Group Recharge Region monthly Cost business category financial unitdescription Employment Sub Contract status type Contract type description cat. 2 Cost Financial Posting cost centre Estimated Flagg reporting Seq Gender category description edit contract manager completion codeproject unit (Male/Female) description manager Adress date number Country Number Business employed of unit guarantee General Billing type description event Project manager Reporting type Internal place descr type Region 2 Tax rate/ Search area type status Business unit managerial Employee limit date Sub cost category Region Business InvoiceCompany unit type description Hay rate Large number Object annual Subsidiary Subsidiary description Supervisor Time Supplier entry project account via report category Contract type Department Pay Pay start hours dateper week Contract Guarantee nr invoicing type Industry Cost PES Region STD category Reference group category hours WBS annual account per week Company Agent Issuing Monthly CBS date Time category Invoice Customer description financial Portfolio entry required Applicant / supply Subcategory reporting Benificiary centre Issuer Date - terminated Job status Object account industry Open description item group until unit Responsible supply Customer centre

8 De tooling ERP systeem Actual financials JDE Treasury systeem: Bellin CRM systeem: Sugar HR systeem: Workday Jaarbudget / Latest estimates: Excel Overnames / Uitzonderingen: Local admin Excel Overige: smartteam primavera - ESOT Database Financiele rapportages (jaarrekening) Management rapportages, KPI dashboards, enz.

9 De tooling 9

10 Structuur database BI tool (power pivot) Time dependend master data Feiten / Cijfers Master data Berekeningen Extra filters

11 De ontvangers van niet financiële rapportages Push Pull 11

12 De ontvangers van niet financiële rapportages Wie zijn de ontvangers Ontvangers per salarisschaal (relatief) 8,1 8,4 9,7 7,3 7,3 8,4 8,2 7,0 8,1 8,7 8,6 12

13 De toekomst Succesfactoren 1. Standaardisatie noodzakelijk 2. Houd het model begrijpelijk / logisch: voorkom black box! Werk niet met teveel verschillende mensen aan het model. 3. Klankbord met experts 4. Stem voortdurend af met de eindgebruikers De toekomst 1. (Maatwerk) trainingen verzorgen 2. Management ondersteunen door bestaande businesscases (scenario s) te onderbouwen met cijfers en voorspellingen te doen voor de toekomst. 3. Uitbreiden standaard rapportageset 13

14 Live demo (dummy data) 14

15 Vraag en antwoord 15

16