FUNCTIE- EN COMPETENTIEPROFIEL Administratief medewerker Algemene info Graad (functietitel): Functionele loopbaan: Administratief medewerker C1 C2 C3 Visie De gemeente Lovendegem streeft naar een optimale dienstverlening voor haar inwoners. Om dit te realiseren zoeken we enthousiaste en dynamische medewerkers. Mensen die waarden als samenwerken, klant- en resultaatgerichtheid, loyauteit en zichzelf ontwikkelen belangrijk vinden. Doel van de functie Je staat naar best vermogen in voor de administratieve taken van jouw dienst. Je werkt bovendien mee aan opdrachten op andere diensten in functie van de continuïteit van de organisatie. Plaats in de organisatie Je rapporteert aan en werkt onder de leiding van het diensthoofd. Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 1 van 7
Takenpakket Deze lijst is indicatief. Administratie Administratieve ondersteuning bieden aan de dienst of de organisatie. Administratieve taken uitvoeren Postverwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens Administratieve procedures tijdig opstarten en zorgvuldig toepassen en opvolgen Brieven, nota s en verslagen opmaken Beslissingen van de officiële organen (bv. college) opmaken en nadien afwerken Inlichtingen inwinnen (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) Informatie verzenden, kopiëren, verspreiden en klasseren Dossiers opvolgen Offertes opvragen en prijzen vergelijken voor eenvoudige overheidsopdrachten In back-up voorzien ingeval van (langdurige) afwezigheid Loket Vragen van externe (bv. inwoners of derden) of interne (bv. collega s, het college) klanten behandelen op basis van de gemaakte afspraken, processen en regelgeving. Dit op een klantvriendelijke en klantgerichte manier doen om zo bij te dragen aan het positief imago van de organisatie. De klant laten voelen dat hij welkom is Klantvriendelijk zijn Vragen behandelen Oplossingen voorstellen Naar de juiste dienst of behandelaar doorverwijzen Algemene informatie aan de klant verstrekken Bezoekers registreren Klanten actief helpen, ook als ze niet voor de eigen dienst komen (bv. door wachtrijen te beperken of mensen die op zoek zijn spontaan aan te spreken) Telefonie Instaan voor de telefoonpermanentie en de externe of interne klant op een klantvriendelijke en klantgerichte manier telefonisch onthalen en doorverwijzen. Klantvriendelijk zijn Vragen behandelen Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 2 van 7
Oplossingen voorstellen Naar de juiste dienst of behandelaar doorverwijzen Algemene informatie aan de klant verstrekken De contactgegevens van de klant noteren ingeval van afwezigheid van een collega Duidelijke afspraken maken over de telefoonpermanentie met de collega s ingeval van eigen afwezigheid Externe communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de externe klant. In alle omstandigheden klantvriendelijk en professioneel blijven Helder en beknopt communiceren Contacten (digitaal, telefonisch, mondeling of schriftelijk) op de meest efficiënte en professionele manier afhandelen De bestaande wetgeving (bv. wetgeving openbaarheid van bestuur) respecteren Meldingen en klachten ontvangen en deze oplossen of verder verspreiden binnen de dienst of de organisatie Interne communicatie Instaan voor een kwaliteitsvolle communicatie naar de interne klant. Er mee voor helpen zorgen dat collega s en bestuur op de hoogte zijn van de informatie die voor hen belangrijk is bij het uitvoeren van eigen taken of het nemen van beslissingen. Helder en beknopt communiceren Belangrijke informatie voor de dienst of de organisatie verspreiden Afspraken rond communicatie respecteren Voor een vlotte en duidelijke communicatiestroom zorgen binnen de dienst of de organisatie Problemen rond het functioneren van de dienst of de organisatie (indien mogelijk reeds met een voorstel van oplossing) aankaarten bij collega s of het diensthoofd Wet- en regelgeving Op de hoogte blijven van wijzigende wet- en regelgeving die van belang zijn voor de dienst of de organisatie. Deze wet- en regelgeving vlot kunnen opzoeken en correct kunnen interpreteren en toepassen. De interne regels (bv. rechtspositieregeling, arbeidsreglement, deontologische code en personeelsnota s) respecteren. Kennisborging Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 3 van 7
De opgedane vakkennis en de uitgeschreven regels en procedures integreren in de werking van de dienst of de organisatie. Nuttige informatie naar aanleiding van het volgen van opleidingen verspreiden binnen de dienst of de organisatie. Er bij (langdurige) afwezigheid voor zorgen dat de dienst of de organisatie op de hoogte zijn van de lopende dossiers en de belangrijkste procedures. Archivering Papieren en digitale stukken correct archiveren om te zorgen voor een vlotte toegang tot de informatie in de toekomst. De richtlijnen van de archivaris opvolgen Ervoor zorgen dat dossiers gemakkelijk kunnen teruggevonden worden De stukken ordelijk en volgens een logische structuur archiveren Computervaardigheden Goede kennis hebben van de vaakst gebruikte softwarepakketten (bv. Word, Outlook, Excel, Powerpoint) en op de hoogte blijven van de belangrijkste wijzigingen. Inzicht hebben in de mogelijkheden en de algemene evolutie van ICT. Kassabeheer (indien van toepassing) Kassaverrichtingen doen en garant staan voor een correcte financiële afhandeling van beperkte financiële verrichtingen. Kleine verkopen (bv. tickets, folders, verbruiksgoederen) Kleine aankopen (mits toestemming) Gemeentelijke gebouwen en terreinen verhuren Verantwoord omgaan met cash geld De kasverrichtingen en de bijhorende stukken controleren, de boekhouding van de kassa opvolgen en toezien op het verloop van de geldstromen Periodieke rapportering over de eigen kassa (Vermoeden van) fraude melden Ondersteuning bij activiteiten van de dienst of de organisatie (indien van toepassing) Meehelpen op een activiteit of receptie, een zaal klaarzetten, avond- en weekendwerk, overuren, Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 4 van 7
Competenties Kerncompetenties Competenties waarover elke medewerker van de gemeente Lovendegem moet beschikken. Ze hebben betrekking op de waarden van de organisatie. Samenwerking Werkt mee aan het behalen van afgesproken doelstellingen Deelt kennis en informatie op een transparante manier Bevordert de teamgeest Identificeert zich met het team Klantgerichtheid Behandelt de externe en interne klant op een snelle, klantvriendelijke, respectvolle, integere en objectieve manier Toont begrip voor opmerkingen of klachten van klanten Stelt vragen, stelt oplossingen voor of verwijst door naar de juiste dienst of behandelaar Maakt concrete afspraken en komt die ook na Loyauteit Voert de genomen (beleids)beslissingen op een correcte manier uit Staat constructief-kritisch tegenover genomen (beleids)beslissingen Resultaatgerichtheid Neemt doel- en oplossingsgericht en op de meest efficiënte manier de nodige initiatieven om de afgesproken taken of doelstellingen binnen de afgesproken deadline af te werken of te bereiken Zichzelf ontwikkelen Verwerft nieuwe inzichten, vaardigheden en kennis die belangrijk zijn voor het eigen functioneren Stelt zichzelf professionele doelen Staat open voor en past zich flexibel aan aan veranderingen van de functie of de organisatie Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 5 van 7
Functiespecifieke competenties Competenties die in de uitoefening van deze specifieke functie belangrijk zijn. Nauwgezetheid Verwerkt informatie op een vlotte manier Past richtlijnen, beslissingen en reglementen correct toe Leest het eigen werk na Heeft oog voor detail Mondelinge communicatie Is vriendelijk en behulpzaam Stelt duidelijke vragen Denkt oplossingsgericht Brengt een boodschap duidelijk over Schriftelijke communicatie Schrijft professionele briefen en teksten Hanteert een correcte spelling en grammatica Plannen en organiseren Plant het werk Werkt zelfstandig Denkt niet enkel op de korte termijn Respecteert deadlines Integriteit Gaat vertrouwelijk om met informatie Is eerlijk en oprecht Komt afspraken na Neemt verantwoordelijkheid op Initiatief nemen Doet zelf voorstellen ter verbetering van het eigen werk, de dienst of de organisatie Lost problemen op voor ze zich stellen Brengt zelf oplossingen aan voor problemen Wacht niet op opdrachten maar ziet werk Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 6 van 7
Stressbestendigheid Blijft ook bij wijzigende, drukke of onzekere werkomstandigheden functioneren Reageert rustig bij tegenstand, kritiek of negatieve feedback Blijft in elke situatie professioneel Deze functiebeschrijving vormt de basis voor de evaluatie tijdens de loopbaan. Naam: Datum: Schrijf Voor kennisname en onderteken Functie- en competentieprofiel administratief medewerker Pagina 7 van 7