Auto van de hand dankzij OV-jaarkaart Bij ons kunnen medewerkers zonder leasauto kiezen tussen gebruik van de eigen auto voor woonwerkverkeer óf het OV. De OV-jaarkaart die we hun bieden is in heel Nederland geldig in trein, bus en tram. Dat heeft veel voordelen ten opzichte van de jaartrajectkaart die de medewerker eerst kreeg. Medewerkers zijn ook blij dat ze de kaart ook privé kunnen gebruiken. Sommigen hebben om die reden hun auto zelfs van de hand gedaan. Nicoline Pruijmboom, Project- & Changemanager Benefits ING Minder autoverkeer en tevreden medewerkers met OV-jaarkaart Nicoline Pruijmboom, Project- & Changemanager Benefits In het kort Bij ING is het mobiliteitsbeleid stevig ingebed in het totale bedrijfsbeleid. Duurzaamheid en verantwoord ondernemen zijn speerpunten, wat in het mobiliteitsbeleid vertaald wordt als het terugdringen van het autoverkeer. De introductie van de OV-jaarkaart voor medewerkers zonder leaseauto was voor veel medewerkers een sterke stimulans om de eigen auto voor woon-werkverkeer te laten staan. Maar liefst 11.500 van de 28.000 medewerkers gebruiken de kaart. Dat aantal groeit nog steeds. ING wist de kaart kostenneutraal te introduceren, terwijl de medewerkertevredenheid versterkt werd. Organisatie ING is een financiële instelling van Nederlandse origine die diensten levert op het gebied van bankieren, beleggen, levensverzekeringen en pensioenen. Wereldwijd bedient ING meer dan 85 miljoen klanten, en komt de onderneming tegemoet aan de wensen van particulieren, kleine en middelgrote bedrijven, grote ondernemingen, instellingen en overheden. ING doet zaken op basis van duidelijke Business Principles, en probeert in haar activiteiten rekening te houden met de belangen van alle stakeholders: klanten, medewerkers, aandeelhouders en maatschappij. ING streeft naar vergroting van de winstgevendheid op basis van een duidelijke bedrijfsethiek. Maatschappelijk verantwoord ondernemen is een belangrijk onderdeel van de bedrijfsstrategie. Locatie In Nederland telt ING circa 28.000 medewerkers en circa 800 filialen, verspreid over het land. De hoofdkantoren van ING liggen altijd bij een station. Vraagstuk Duurzaamheid en maatschappelijk verantwoord ondernemen zijn belangrijke onderdelen van de bedrijfsstrategie van ING. Het mobiliteitsbeleid past hierbij, zegt Nicoline Pruijmboom. Als Project- & Changemanager Benefits op de afdeling Human Resources Nederland is zij verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaarden rondom vervoer. Met ons mobiliteitsbeleid zetten we in op minder autoverkeer. Doel is het aantal autokilometers terug te dringen. ING committeert zich onder andere aan het Convenant Mobiliteitsmanagement Metropoolregio Amsterdam. Met dit convenant zetten overheid, bedrijven en werknemers zich in voor een betere 1
bereikbaarheid van de regio. Gezamenlijk willen zij de bereikbaarheid duurzaam verbeteren, en maken zij zich sterk om het aantal autokilometers in de spits rondom Amsterdam met 10 procent te verminderen. Welke maatregelen neemt ING? Introductie van de OV-jaarkaart (in heel Nederland geldig is in trein, bus en tram) bleek voor veel medewerkers een sterke stimulans om de eigen auto voor woon-werkverkeer te laten staan. Welke maatregel? Het convenant mobiliteitsmanagement is in november 2008 gesloten, maar vanuit ons streven om maatschappelijk verantwoord te ondernemen zetten we al veel langer in op terugdringing van het autogebruik, benadrukt Pruijmboom. Dat zie je bijvoorbeeld aan ons vestigingsbeleid. Alle hoofdkantoren staan bij een station, wat het OV-gebruik stimuleert. Voor wie vanuit kantoor naar een zakelijke bestemming moet die met het OV lastiger te bereiken is, zijn er auto s en -fietsen voor algemeen gebruik. Ook dan kun je het woon-werkverkeer dus met het OV blijven doen. De lease-autokeuze is bij ING beperkt tot relatief schone auto s met een A, B of C-label. Medewerkers die in aanmerking komen voor een leaseauto kunnen in plaats daarvan ook kiezen voor een OVjaarkaart. Wie geen recht heeft op een leaseauto kan kiezen voor gebruik van de eigen auto voor woon-werkverkeer (reiskostenvergoeding op basis van OV-zones, niet kostendekkend) of voor gebruik van het OV, dat volledig wordt vergoed. Tot 2007 kregen OV-reizigers een trajectjaarkaart, zegt Pruijmboom. Sinds dat jaar is dit een OV-jaarkaart die in heel Nederland geldig is in trein, bus en tram. Veel meer medewerkers kiezen sindsdien voor het OV. Er zijn maar liefst 11.500 gebruikers. Op een totaal van 28.000 werknemers is dat veel. Verdere terugdringing van het autogebruik moet volgens Pruijmboom vooral komen van: Verdere groei van het aantal gebruikers van de OV-jaarkaart. Verdere ontwikkeling van flexibel werken (thuis- en telewerken). Aanscherping of verdere flexibilisering van de autoleaseregeling. Medewerkers zonder leaseauto kunnen elk jaar opnieuw kiezen of ze een OV-jaarkaart willen of niet, licht Pruijmboom toe. In 2009 koos bijna 50 procent van hen voor de kaart. Niet iedereen heeft zijn keuze voor 2010 al aangegeven, maar ik verwacht dat het voor dat jaar 52 à 53 procent wordt. De animo groeit dus nog steeds. Medewerkers zonder OV-jaarkaart hebben met de Muiderbrugpas kunnen uitproberen hoe het reizen met het OV bevalt, merkt Pruijmboom op. Dat heeft een grotere groep medewerkers voor de OV-jaarkaart enthousiast gemaakt. (Zie ook de rubriek Promotie.) Ook flexibel werken kan het autoverkeer terugdringen. ING heeft al een thuis- en telewerkregeling. Veel medewerkers, zoals de hypotheekadviseurs, hebben hun eigen huis al als standplaats. Daarnaast zijn we pilots gestart met e-werken, licht Pruijmboom toe. Daarmee valt in de toekomst winst te boeken. 2
Baten Met de introductie van de OV-jaarkaart realiseerde ING een: Bijdrage aan de realisatie van de mvo-doelstelling. Versterking van de medewerkertevredenheid. Reductie van de administratieve last. Pruijmboom ziet meerdere factoren die aan het succes van de OV-jaarkaart bijdragen. Ten opzichte van de trajectkaart die de medewerker eerst kreeg, biedt de OV-jaarkaart veel meer mogelijkheden. Medewerkers zijn vooral blij dat ze de kaart ook privé kunnen gebruiken. Sommigen hebben om die reden hun auto zelfs van de hand gedaan. Bovendien ben je niet meer afhankelijk van een vaste route voor woon-werkverkeer. Reis je bijvoorbeeld dagelijks met de trein vanuit Den Haag naar Amsterdam en is er een storing op dat traject? Dan kun je met de OV-jaarkaart eenvoudig een andere route kiezen of een bus pakken. Medewerkers kunnen ook kiezen voor een upgrade naar de eerste klas. Dat betalen ze zelf, zegt Pruijmboom, maar ze doen dit uit hun brutoloon. Dat biedt fiscaal voordeel. In 2009 hebben ongeveer 400 medewerkers zo n upgrade aangevraagd. Op dezelfde manier (maar zonder fiscaal voordeel) kunnen medewerkers ook een bijkaart bestellen voor hun partner. Kosten ING voerde de OV-jaarkaart kostenneutraal in. We kwamen tot een goede deal met de NS, licht Pruijmboom toe. Bovendien realiseerden we een flinke besparing op het administratieve proces. Alle medewerkers hebben nu één soort kaart die we jaarlijks op één manier voor hen aanvragen. De NS stuurt ons hiervoor één factuur. Dat is een groot verschil met de oude trajectkaarten die voor alle medewerkers verschillend waren. Zelfs verhuismutaties spelen nu geen rol meer. Daarnaast is er een administratieve lastenverlichting in de verwerking van de dienstreizen, omdat er nu geen aparte kaartjes meer gekocht hoeven worden voor een dienstreis. Ook de eerste klas-upgrade waarvoor medewerkers kunnen kiezen, brengt voor ING nauwelijks administratieve last met zich mee. Medewerkers maken die keuze kenbaar aan de NS als één keer per jaar alle nieuwe kaarten worden besteld. De NS stuurt ons een lijst van medewerkers die een OVjaarkaart eerste klas hebben aangevraagd en wij verrekenen die upgrade dan met hun salaris. De enige administratieve handeling die tijd vergt, is wanneer een medewerker tussentijds uit dienst treedt. Pruijmboom: Wij nemen de OV-jaarkaart dan in, maar het duurt even voordat de NS de nog resterende waarde retourneert. Die administratieve afhandeling kost nu eenmaal tijd. Fiscale aspecten ING heeft de OV-jaarkaart zo kunnen introduceren dat het gebruik geen fiscale gevolgen voor de medewerker heeft. Voorwaarde is dat de medewerker minimaal één keer per jaar zakelijk reist met de kaart, en aannemelijk kan maken dat hij dit doet. ING biedt medewerkers de mogelijkheid met fiscaal voordeel een eerste klas-upgrade aan te vragen (zie rubriek Baten). 3
Tijdsinvestering Het valt niet meer te zeggen hoeveel tijd de introductie van de OV-jaarkaart vergde. De meeste tijd is gaan zitten in IT-aanpassingen en de inrichting van het administratieve proces, weet Pruijmboom. Dat moest zo worden ingericht dat de vergoedingen en inhoudingen goed zouden worden verwerkt. Dat dit veel tijd kostte, hangt samen met de omvang van onze organisatie. Ik kan mee voorstellen dat dit in een kleinere organisatie met een eenvoudiger salarisadministratie sneller kan. Promotie Voor de introductie van de OV-jaarkaart in 2007 stuurde ING alle medewerkers een brief toe met informatie over de kaart. Pruijmboom: De brief lag op zaterdag bij mensen op de mat, zodat zij het weekend konden gebruiken om de brief te lezen en erover na te denken. Op maandag stond er een groot team callcentermedewerkers klaar om vragen te beantwoorden. Daarnaast was er informatie op intranet en hingen er bij alle koffieautomaten posters die medewerkers voor de nieuwe regeling enthousiasmeerden. Dat werkte goed en de belangstelling bleek groot. Nu de kaart is ingeburgerd, is de promotie beperkt. Eén keer per jaar worden medewerkers aangeschreven met de mededeling dat zij de kaart voor een nieuw jaar kunnen aanvragen. Verder doen we niet zoveel, zegt Pruijmboom, want de regeling is bekend en medewerkers zijn vrij om al dan niet mee te doen. Wel heeft de Muiderbrugpas een nieuwe groep van medewerkers voor de OVjaarkaart enthousiast gemaakt. De Muiderbrugpas was een OV-pas waarmee ING automobilisten tijdens de werkzaamheden aan de Muiderbrug (begin 2009, brug in de A1) alternatief vervoer met het OV aanbood. Pruijmboom: Medewerkers die gewend zijn om de auto voor woon-werkverkeer te gebruiken, maakten zo kennis met het OV. Die ervaring blijkt gunstig uit te pakken voor de OVjaarkaart. Zo n tien procent van de gebruikers van de Muiderbrugpas heeft aangegeven nu ook een OV-jaarkaart te willen. Tips Wil je het OV-gebruik door werknemers voor woon-werkverkeer aantrekkelijk maken? Overweeg dan de introductie van een OV-jaarkaart die in heel Nederland geldig is in trein, bus en metro. De ervaring van ING leert dat dit een sterke stimulans kan zijn om de eigen auto voor woon-werkverkeer te laten staan. Vooral het feit dat de kaart ook privé te gebruiken is, geeft voor veel medewerkers de doorslag. De OV-jaarkaart kan een goede secundaire arbeidsvoorwaarde zijn, die de medewerkertevredenheid versterkt. Bedenk dat een OV-jaarkaart medewerkers flexibiliteit kan geven in het reizen met het OV. In tegenstelling tot medewerkers met een trajectkaart zijn zij niet meer afhankelijk van een vaste route voor woon-werkverkeer. Wie bijvoorbeeld dagelijks met de trein vanuit Den Haag naar Amsterdam reist en op dat traject een stremming tegenkomt, kan met de OV-jaarkaart bijvoorbeeld eenvoudig over Schiphol reizen of een bus pakken. 4
Bedenk dat introductie van de OV-jaarkaart voor woon-werkverkeer een aanzienlijke besparing kan opleveren in het administratieve proces. Voor alle medewerkers is er één soort kaart die jaarlijks op één manier wordt aangevraagd. De NS kan in één keer factureren en verhuismutaties spelen geen rol. Dankzij deze besparing én een goede prijsafspraak met de NS kon ING de kaart kostenneutraal introduceren. Wil je het OV-gebruik door werknemers voor woon-werkverkeer stimuleren, maak dan slim gebruik van iedere mogelijkheid om hen te laten ervaren hoe het reizen met het OV bevalt. Dat kan een nieuwe groep medewerkers enthousiast maken. Zo kregen automobilisten bij ING een tijdelijke OVpas tijdens de werkzaamheden aan de Muiderbrug in de A1; maar liefst 10 procent van hen gaf daarop aan voortaan het OV voor woon-werkverkeer te willen blijven gebruiken. Meer weten? ING Human Resources Nederland Nicoline Pruijmboom Project- & Changemanager Benefits E-mail nicoline.pruijmboom@mail.ing.nl 5