Linde Gas Benelux Tevreden medewerkers met fiets van de zaak Jeroen Wolf, Linde Gas Benelux, Schiedam

Transcriptie

1 Fietsplan niet te onderschatten De betekenis van een goed fietsplan voor werknemers moet je niet onderschatten. Bij ons overtrof het succes ruimschoots de verwachtingen. Reacties van medewerkers en sollicitanten laten zien dat het fietsplan bijdraagt aan de medewerkertevredenheid en het bedrijfsimago. Tenzij de ligging erg ongunstig is, kan dat ook bij andere bedrijven. Jeroen Wolf, hoofd arbeidsvoorwaarden, Linde Gas Benelux, Schiedam Linde Gas Benelux Tevreden medewerkers met fiets van de zaak Jeroen Wolf, Linde Gas Benelux, Schiedam In het kort Ter verbetering van de arbeidsvoorwaarden introduceerde Linde Gas Benelux een fietsplan. Met onverwacht groot succes. Reacties van medewerkers laten zien dat het fietsplan bijdraagt aan de medewerkertevredenheid en het bedrijfsimago. Organisatie Linde Gas Benelux, tot 1 januari 2007 bekend als Hoek Loos, is in Nederland de grootste aanbieder van technische, medicinale, speciale foodgrade gassen en aanverwante apparatuur. Linde Gas Benelux produceert ongeveer 200 gassen en gasmengsels. Deze vinden toepassing in vrijwel elk maatschappelijk segment: in de metaal- en (petro)chemische industrie, de voedingsmiddelenindustrie, de milieutechnologie, onderwijs en wetenschap en in zorginstellingen en bij patiënten thuis. Linde Gas Benelux heeft in Nederland meerdere bedrijfslocaties, waar in totaal ongeveer 650 mensen werken. De bedrijfsactiviteiten in Nederland zijn opgesplitst in drie business units: Industriële & Speciale Gassen Benelux, Linde Gas Therapeutics Benelux en Cryoservice. Het hoofdkantoor bevindt zich in Schiedam. Binnen The Linde Group waarvan de onderneming onderdeel is, werken meer dan medewerkers in ongeveer 70 landen. Locatie Meerdere vestigingen in Nederland. Vraagstuk In 2002 werd Linde Gas Benelux benaderd door Bike & Business, dat het bedrijf attendeerde op de nieuwe mogelijkheid werknemers fiscaal aantrekkelijk een fiets te laten aanschaffen. Bike & Business bood daarvoor een full-service fietsenplan aan. Bij Linde Gas Benelux riep dit de vraag op of de medewerkers een fietsplan aantrekkelijk zouden vinden, en of dit zou kunnen bijdragen aan de medewerkertevredenheid. Welke maatregel? Omdat de financiering budgetneutraal is, kon de directie snel instemmen met de invoering van een fietsplan ter verbetering van de arbeidsvoorwaarden. De OR en vakbonden zagen dit eveneens als een goede uitbreiding van de voorwaarden en stemden dus ook snel in. 1

2 Met het fietsplan van Bike & Business kunnen medewerkers één keer per drie jaar fiscaal aantrekkelijk een fiets kopen. Zij betalen die uit hun brutolooncomponent (bovenwettelijke vakantiedagen en advdagen en tvt-uren, gemaakte overuren die nog niet in compenserende vrije tijd zijn opgenomen). Voorwaarden zijn: Minimaal 50 procent van de ritten voor woon-werkverkeer moet met de fiets worden afgelegd (eis van de fiscus). De enkele reis moet minder zijn dan 10 km (dan is het voor de fiscus aannemelijk dat er gefietst wordt). Is de afstand groter dan 10 km, dan is een aanvullende verklaring van de werknemer nodig waarin deze verklaart minimaal 50 procent van de tijd met de fiets te komen.* Voor de aanvullende verklaring (*) leverde Bike & Business een standaardformulier, dat eenvoudig voor Linde Gas Benelux op maat werd gesneden. Bike & Business regelde de aanvraag bij de belastingdienst en zorgde vervolgens voor de verdere begeleiding en afhandeling van het operationele traject. Het fietsplan werd binnen Linde Gas Benelux landelijk ingevoerd. Het bestaat uit: De aanschaf van een nieuwe fiets. De mogelijkheid voor het afsluiten van een fietsverzekering. De mogelijkheid voor het aanschaffen van accessoires passend bij het woon-werkverkeer, zoals een extra slot, fietstas, regenpak of kofferklem (maximaal 250 euro). Het maximale totaalbedrag per werknemer is wettelijk vastgesteld op 1100 euro (een fiets van maximaal 749 euro, maximaal 240 euro aan onderhoudsbonnen (2007) en een fietsverzekering van normaliter ongeveer 100 euro). Werknemers die aan het fietsplan meedoen, tekenen voor akkoord en gaan met een bon van Bike & Business naar de fietsenmaker. De fietsenmaker zet de gegevens van de gewenste fiets (merk, type en framenummer) op de bon. De bon wordt door Linde Gas Benelux getekend en naar Bike & Business gestuurd. Bike & Business stuurt de factuur naar Linde Gas Benelux, Linde Gas Benelux betaalt en de medewerker haalt de fiets op. De eerste verrekening met de medewerker vindt na 12 maanden plaats, de volgende na 24 maanden en verrekening van het restbedrag na 36 maanden. Verrekening vindt plaats met de waarde van de brutolooncomponent, de bruto waarde van de vakantiedagen. De fiscus stelt dat deze verrekening alleen kan als dit in de toekomst ligt; wie een fiets koopt moet 3 x 12 maanden in de gelegenheid worden gesteld hiervoor brutoloon op te bouwen. Linde Gas Benelux heeft dat vastgelegd in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst, die de werknemer tekent. Die overeenkomst voorziet er ook in dat bij ontslag het openstaande deel direct met het nettoloon wordt verrekend. Baten Het fietsplan is bij Linde Gas Benelux een doorslaand succes, veel groter dan verwacht. Op een totaal van 650 medewerkers zijn er in de eerste vier jaar circa 150 fietsen aangeschaft (eerste aankoop; om de drie jaar mag een nieuwe fiets worden gekocht). Gemiddeld worden er nu 50 fietsen per jaar gekocht. De ervaring is dat het fietsplan duidelijk bijdraagt aan de medewerkertevredenheid. Dat blijkt uit de reactie van de medewerkers. Bijkomend positief effect is dat een aantal mensen dat voorheen met de auto reisde, nu minimaal 60 procent van de ritten voor woon-werkverkeer met de fiets aflegt. 2

3 Omdat dit voor Linde Gas Benelux niet tot de primaire doelstellingen behoorde, kan dit echter niet cijfermatig worden onderbouwd. Er werden geen metingen op verricht. Baten voor de organisatie Extra goodwill van de werknemer. Verbetering van de arbeidsvoorwaarden. Verbetering van de aantrekkelijkheid als werkgever. Concrete invulling van maatschappelijk verantwoord ondernemerschap. Baten voor de werknemers Een nieuwe fiets, fiscaal zeer aantrekkelijk aangeschaft. Concrete invulling van maatschappelijke verantwoordelijkheid door niet de auto maar de fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer. Kosten Voor Linde Gas Benelux De voorfinancieringskosten. Bij naar schatting 50 fietsen per jaar en een gemiddeld bedrag van 1000 euro (inclusief verzekering en accessoires) financiert Linde Gas Benelux jaarlijks euro voor. Hierop lijdt de onderneming renteverlies en dit bedrag gaat ten koste van de liquide middelen. Voor de werknemer De werknemer levert een deel van zijn brutolooncomponent (vakantiedagen) in tegen de aanschaf van de fiets. Die haalt daar echter voordeel uit via de loonheffing. Fiscale aspecten De werknemer geniet fiscaal voordeel via de loonheffing, doordat de kosten van de fiets worden verrekend met zijn brutolooncomponent (vakantiedagen). Tijdsinvestering Opzet en implementatie 2 à 3 werkdagen voor het doordenken van de fiscale en financiële consequenties en het op maat maken van de informatiemateriaal van Bike & Business. 0 werkdagen voor akkoord van zowel de directie en de OR; dit was een hamerstuk. 5 werkdagen om de regeling te implementeren. Het doordenken van de maatregel vond plaats in een periode van 2 tot 4 weken. De implementatie, vanaf het akkoord van de directie tot het uitrollen van de maatregel, eveneens in een periode van 2 tot 4 weken. Dit kan snel doordat Bike & Business het informatiemateriaal vrijwel kant-en-klaar aanlevert. De manier van werken is bewezen. Linde Gas Benelux raadt aan de maatregel goed te doordenken. Wat zijn de fiscale en financiële consequenties? Ben je als werkgever bereid de voorfinanciering voor rekening te nemen en om welk bedrag gaat het daarbij? Wat zijn de risico s, ook richting de fiscus? Voor een onafhankelijk advies en second opinion nam Linde Gas Benelux contact op met een adviseur van AWVN. 3

4 Lopende zaken 1 uur per maand voor de informatievoorziening aan werknemers. 2 à 2½ uur per maand voor de administratie. De administratie bestaat uit: Verstrekken van informatiepakketten aan mensen die deze niet zelf kunnen uitdraaien. Aanvraagformulieren verwerken en opsturen. Factuurcontrole en -verwerking van Bike & Business. Verrekening in de salarisadministratie. Promotie van de maatregel De maatregel werd geïntroduceerd via intranet, waarbij grotendeels gebruik werd gemaakt van het informatiemateriaal van Bike & Business. Linde Gas Benelux voerde de regie, het informatiemateriaal werd aangepast en op maat gesneden voor Linde Gas Benelux. Tips Overweeg je de introductie van een fietsplan, doordenk de consequenties van die maatregel dan goed. Ben je als werkgever bijvoorbeeld bereid de voorfinanciering voor rekening te nemen en om welk bedrag gaat het dan? En wat zijn de fiscale risico s? Voor een onafhankelijk advies en second opinion nam Linde Gas Benelux contact op met een adviseur van AWVN. Onderschat de betekenis van een goed fietsplan voor werknemers niet. Bij Linde Gas Benelux overtrof het succes ruimschoots de verwachtingen. Het fietsplan draagt bij Linde Gas Benelux duidelijk bij aan de medewerkertevredenheid en het bedrijfsimago. Tenzij de ligging erg ongunstig is, kan dat ook bij andere bedrijven. Er zijn veel organisaties die een fietsplan aanbieden; kies een betrouwbare partner. Linde Gas Benelux is tevreden over de samenwerking met Bike & Business. Het contact verloopt vlekkeloos en de toon is goed. Kies je voor een fietsplan waarbij medewerkers accessoires kunnen aanschaffen, maak dan duidelijk dat zij daarvoor bonnetjes moeten inleveren. Als zij dat niet doen, moet het verrekend worden met het nettoloon. Meer weten? Linde Gas Benelux (voorheen Linde Gas Benelux) Havenstraat AB Schiedam Jeroen Wolf Hoofd arbeidsvoorwaarden Telefoon (010) jeroen.wolf@nl.lindegasbenelux.com 4

5 Bike & Business Postbus BK 's-hertogenbosch Telefoon (073) AWVN Postbus RN Haarlem Telefoon (023) Grootse dienstverlenende werkgeversvereniging. AWVN heeft adviseurs in dienst die bijvoorbeeld onafhankelijke informatie kunnen geven over de fiscale aspecten van een fietsplan. 5