Reg. nr.: 1310405 Afdeling: Openbare Ruimte Onderwerp Principebesluit investeringen warmte/koude-installaties gemeentehuis. Samenvatting Bij de aanpassing van het gemeentehuis in het kader van het project Boxtel OpMaat is er voor gekozen om de eigen WKO-bron over te dragen aan een marktpartij, die vervolgens zorgt voor de benodigde investeringen, beheer en onderhoud. Deze levert op prestatiecontractsbasis vervolgens warmte en koude uit de bron. Bij de marktverkenning hiervoor is gebleken dat marktpartijen voorkeur geven aan volledige overname van de warmte- en koude installaties van het gemeentehuis. De lagere investering en navenant lagere kapitaallasten worden daarmee naar verwachting budgetneutraal - gewijzigd in de hogere exploitatiekosten van een onderhouden energieprestatiecontract. Dit impliceert enerzijds een begrotingswijziging, maar heeft tevens effect op de wijze van voorbereiding en aanbesteding van het installatiedeel van de aanpassing gemeentehuis. Wij vragen daarom een principebesluit die de verdere uitwerking vastlegt. Voorstel 1. In te stemmen met het budgetneutraal - onderbrengen van de gehele warmte/koudeinstallatie, exclusief het distributiestelsel, bij een ESCo en dit mee te nemen bij de aanpassing gemeentehuis binnen het project Boxtel OpMaat. 2. Bij de voorbereiding van de aanpassing gemeentehuis voorgaand principebesluit verder uit te werken en de raad zo spoedig mogelijk om instemming voor die richting te vragen. 3. Niet eerder tot feitelijke realisatie over te gaan dan nadat de raad een begrotingswijziging daarvoor heeft vastgesteld. Burg. Akkoord Bespreken Naam Datum Comm. Burg. & Weth. vergadering op 1-10-13 Weth. W Dorpsraad Agenda nr. Weth. M OR Portef. houder B Weth. L Raad P/C stuk Secr. Overige 1 Overige 2 Openbaar ja 1
Inleiding Hoewel als product niet nieuw is het zogenaamde leasen, outsourcen of onderbrengen van technische installaties bij ESCo s (Energy Service Company) nog een relatief onbekend fenomeen in Nederland. Maar wel een trend die sterk in opkomst is onder invloed van de kredietcrisis, o.a. gemeenten Almere en Rotterdam experimenteren hiermee thans. Het grote voordeel voor een opdrachtgever is dat deze niet meer zèlf grote bedragen hoeft te investeren, maar een levering in de vorm van een vooraf afgesproken prestatie inkoopt onder een meerjarig contract tegen een vastgelegd (jaar)tarief. In plaats van investeringen met daaruit voortkomende kapitaallasten betaalt de opdrachtgever dus bepaalde overeengekomen exploitatiekosten volgens het prestatiecontract. Looptijden van de contracten lopen uiteen van ca. 5 tot 20 jaar. Meest gangbaar is een periode van ca. een afschrijvingsperiode, zodat de ESCo zijn investeringen ook kan terugverdienen, bij technische installaties veelal 10-15 jaar. Voor meer informatie over het onderbrengen van installaties bij ESCo s wordt verwezen naar de bijlage van onze installatieadviseur ABT. Het spreekt voor zich dat een keuze voor het onderbrengen van installatieonderdelen bij een ESCo een heel andere voorbereiding, bestek en aanbesteding vergen dan de traditionele aanpak, waarin de gemeente zelf een installatie aanschaft, beheert en onderhoud. In de voorbereiding van het ontwerp, bestekken en aanbesteding van de aanpassing huisvesting staan we daarom thans voor een cruciale keus: zelf investeren of installatieonderdelen onderbrengen bij een ESCo. Voor de WKO-bron was die keuze al impliciet gemaakt in de investeringsraming van het project aanpassing gemeentehuis in het kader van Boxtel OpMaat. Bij de marktverkenning hiervoor is echter gebleken dat diverse marktpartijen voorkeur geven aan volledige overname van de warmte- en koude installaties van het gemeentehuis (uitgezonderd het distributiestelsel van warmte en koude). Om effectief voort te gaan met de voorbereiding is een keuze nodig, welke richting wordt gekozen. Ook de overige warmte/koude installaties in de technische ruimten onderbrengen bij een ESCo of zelf investeren. Mocht de keuze vallen op onderbrengen van die installaties in een ESCo, dan impliceert dit een verlaging van de benodigde investering (een deel van de geraamde 889.250 aan technische installaties wordt dan door een andere partij gedragen), terwijl de exploitatielasten zullen toenemen. Ook al zou dat voordeliger dan wel budgetneutraal zijn, dan nog vergt dit een begrotingswijziging en daarmee betrokkenheid van de raad. Het is nog te prematuur om die begrotingswijziging thans voor te leggen omdat nog niet alles voldoende is uitgewerkt. Wel acht ik het van belang in zo vroeg mogelijk stadium te peilen of het college en de raad met die route zou kunnen instemmen. Wij vragen daarom een principebesluit die de verdere uitwerking toestaat, en instemming geniet van de raad. Om de gang in de voorbereiding niet te veel te vertragen, verzoeken wij u dit bij de behandeling van Burap of meerjarenbegroting 2014 met de raad te bespreken. Beoogd effect Bestuurlijke afstemming in de principekeuze voor zelf investeren in de WK (warmte/koude)- installatie van het gemeentehuis of deze onder te brengen bij een ESCo via een energieprestatiecontract, ten behoeve van het voorbereidingsproces aanpassing gemeentehuis. 2
Argumenten 1.1. Onderbrengen van de WK-installatie bij een ESCo s verlaagt de benodigde investering. Een deel van het aanwezige budget voor de aanpassing van de technische installaties zal onder het prestatiecontract geïnvesteerd moeten gaan worden door de ESCo. De ESCo, neemt die investeringsbeslissing zelf, maar wordt gehouden aan de gemaakte afspraken in het prestatiecontract. Daarvoor is een tarief verschuldigd. Die exploitatiekosten zullen bij een goed contract echter gelijk of zelfs lager zijn dan de kapitaallasten die de gemeente anders kwijt zou zijn. Per saldo is dit budgetneutraal of zelfs voordeliger. 1.2. Regeling, beheer en onderhoud van de WK-installatie is geheel in één hand. Door zowel de WKO-bron als de overige warmte/koude-installatieonderdelen bij één eigenaar/beheerder onder te brengen neemt de mogelijkheid van een optimale onderlinge afstemming toe. Dit bevordert niet alleen duurzaamheid door een zo spaarzaam mogelijk gebruik van energiebronnen. Het zo goed mogelijk op elkaar afstemmen van alle installatieonderdelen is ook in het financiële belang van de ESCo, omdat dit zijn winstmarge binnen het afgesproken tarief vergroot. De besparingen binnen het afgesproken tarief en daarvoor te leveren prestatie komen immers ten goede aan de winst van de ESCo. De ervaring leert dat afstemming tussen twee beheerders altijd strijd geeft in wiens belang een bepaalde instelling is, of over en weer tot verwijten of discussies leidt. 1.3. Er is geen specifieke technische kennis voor het beheer nodig in de eigen organisatie. Door investeringsbeslissingen, onderhoud en beheer geheel bij de ESCO te leggen, is geen specifieke technische kennis van de installaties nodig binnen de eigen organisatie. Kennis die er thans ook niet is. De gemeente behoeft enkel te controleren of aan de vooraf vastgelegde prestaties wordt voldaan, die ze aan de hand van een simpel dashboard kan volgen en bewaken. 2.1 Door de principekeuze te maken kan het voorbereidingsproces gericht worden voortgezet. De voorbereiding van definitief ontwerp en opstellen bestekken aanpassing gemeentehuis is in een cruciale fase aangeland. De keuze tussen zelf investeren of aan een marktpartij overlaten vergt een bestuurlijke afweging over de oplossingsrichting. Indien u kiest voor onderbrengen bij een ESCo, dan zal echter terugkoppeling hierover met de raad moeten plaatsvinden, ook omdat die weg leidt tot een (budgetneutrale) begrotingswijziging. De raad behoudt via het budgetrecht grip op de uiteindelijke beslissing voorafgaand aan realisatie. Het verdient aanbeveling de raad in een zo vroeg mogelijk stadium te betrekken bij voornoemde principekeuze, een en ander in overeenstemming met de Leidraad Projectmatig Werken. Geschikte terugkoppelmomenten daarvoor zouden kunnen zijn de behandeling van de Burap II of de meerjarenbegroting 2014. Vooralsnog is enkel instemming te vragen met een uitwerkingsrichting. Een definitieve keuze kan nog altijd worden gemaakt bij het voorleggen van de begrotingswijziging, die bij de verdere uitwerking opgesteld zal gaan worden. 3
Kanttekeningen 1.1. De gemeente verliest aan zeggenschap in investeringen, beheer en onderhoud. De warmte/koude-installatie valt geheel toe aan de ESCo. Het is dus van groot belang in het prestatiecontract duidelijke voorwaarden en prestaties vast te leggen, om dát te krijgen wat de gemeente ook wenst. Er moeten voldoende mogelijkheden worden ingebouwd om desgewenst nog bepaalde beleidswensen in de toekomst te kunnen inbrengen. 1.2. Er wordt een langdurig contract aangegaan. Er wordt een contract voor bijvoorbeeld 15 jaar aangegaan, waarin veel kan veranderen. Blijft de gemeente nog wel de afnemer van de prestaties in het gebouw, gaat de ESCo niet failliet, of zijn er belangrijke beleidsontwikkelingen ten aanzien warmte/koude die tussentijds aanpassing van de installaties wenselijk maken. Hiervoor zullen bepalingen in het contract moeten worden opgenomen. Dit lijkt lastiger dan de situatie met zelf investeren, waarbij echter niet vergeten moet worden dat ook zelf investeren de gemeente voor een even lange periode bindt aan kapitaallasten. 1.3. Er is nog weinig praktijkkennis over de prestatiecontracten met ESCo s. De praktijkervaringen zijn nog erg experimenteel. De contractsvorming zal daarom lastig en ingewikkeld zijn, waarbij we naast de expertise van een installatieadviseur (voor beschijving van de technische vraag) ook de specialistische kennis van contractsvorming en aanbesteding nodig zullen hebben. Ook de wijze van aanbesteden van dit soort contracten is nog relatief experimenteel en kent dus enig risico op procedurefouten. 3.1 Een latere koerswijziging betekent vertraging en extra kosten Een grondige afweging vooraf zou het voorbereidingsproces van de gehele aanpassing gemeentehuis, ook het bouwkundig deel fors vertragen. Met de principekeus wordt de voorbereiding niet verder belemmerd. Strikt genomen kan de raad in een altere stadium alsnog besluiten om alsnog te kiezen voor koerswijziging, maar dan zou dat vertraging opleveren en zijn er kosten voor niets gemaakt. Uitvoering en Planning Indien u kiest voor de richting van de ESCo stellen wij voor dit zo speodig mogelijk met de raad terug te koppelen en om instemming voor uw koers te vragen. Zo mogelijk al in oktober bij de behandeling van de Burap of de meerjarenbegroting 2014. Communicatie Zie hiervoor bij Uitvoering, verder geen communicatie. Bijlagen 1. Memo ABT dd 10-9-2013 inzake investeringen door toeleverende partij via langlopende contracten. Ter inzage 1. 4
Financiële consequenties Voorzien in begroting: n.v.t. Voorzien in investeringsprogramma: n.v.t. Begrotingswijziging: n.v.t. Akkoord afdelingscontroller: n.v.t. Functie nr: Kostenplaats: Wijz. nr.: 5
Collegebesluit Reg. nr.: 1310405 Afdeling: Openbare Ruimte Datum: 1-10-13 Onderwerp Principebesluit investeringen warmte/koude-installaties gemeentehuis Besluit Conform advies waarbij afspraken rondom prestaties en budget waterdicht geregeld dienen te zijn, zodat de continuïteit te allen tijde gegarandeerd is. Aan de afdeling wordt gevraagd om een notitie voor de commissie te maken en de financiële consequenties mee te nemen in de tweede bestuursrapportage die in november aan de orde komt. Het college besluit definitief op basis een concrete bieding. 1