Schonen patiëntenbestand

Schonen patiëntenbestand Beschrijving programmatuur t.b.v. het schonen van het patiëntenbestand (apothekersversie) HET SOFTWAREPAKKET VOORDEZORG Versie 1.8 WIJ GARANDEREN HETBESTE SYSTEEM VOOR DE ZORG Euroned, september 2008

Inhoudsopgave Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Dubbele patiënten 2.1 Genereren overzicht dubbele patiënten...2-1 2.2 Beoordeling overzicht dubbele patiënten...2-2 2.3 Samenvoegen patiënten...2-3 3 Opschonen patiëntgegevens 3.1 Selectievraag (query) samenstellen en opslaan...3-1 3.1.1 Controleren vaste patiënten op laatste receptdatum...3-2 3.1.2 Controleren tijdelijke patiënten op regelmatig bezoek...3-2 3.2 Selectievraag wijzigen...3-3 3.3 Selectievraag verwijderen...3-3 3.4 Selectie uitvoeren...3-4 3.4.1 Aanpassen resultaat selectievraag...3-4 3.4.2 Bewaren resultaat selectie-aanvraag...3-5 3.5 Muteren geselecteerde patiënten...3-5 3.5.1 Informatie opvragen....3-5 3.5.2 Verwijderen patiënten of gehele selectie...3-5 3.5.3 Muteren categorie....3-6 A Opschonen patiënten t.b.v OZIS A.1 Dubbele patiënten opsporen...a-1 A.2 Samenvoegen patiënten...a-1 A.3 Controleren patiënten op laatste receptdatum....a-1 A.4 Controleren patiënten op regelmatig bezoek...a-2 A.5 Categorie wijzigen....a-2 Euroned, september 2008 Pagina I

Inleiding 1 Inleiding Deze handleiding beschrijft een aantal programma's ten behoeve van het opsporen van vervuiling van uw patiëntenbestand en het schonen van de gegevens. Het programma Controleren dubbele patiënten genereert een overzicht van mogelijk dubbele patiënten. Vervolgens kunt u zelf controleren of het inderdaad dubbele patiënten betreft en bepalen of u deze wilt samenvoegen. Let op! Bij het samenvoegen van patiënten worden gegevens uit het patiëntenbestand verwijderd. U kunt het samenvoegen niet ongedaan maken. Met behulp van het programma Opschonen kunt u patiëntselecties uitvoeren op basis van categorie en aan- of afwezigheid van recepten. Vervolgens kunt u de geselecteerde gegevens bekijken en -indien gewenst- wijzigen. Van de geselecteerde patiënten kunt u de categorie wijzigen. Bijlage A van deze handleiding bevat een stappenplan. Dit stappenplan is speciaal geschreven voor het schonen van patiëntenbestanden ter voorbereiding op aansluiting op een OZIS-server. Euroned, september 2008 Pagina 1-1

Genereren overzicht dubbele patiënten 2 Dubbele patiënten Dubbele patiënten Indien patiënten meerdere malen zijn opgenomen in uw patiëntenbestand betekent dit in de meeste gevallen ook een versnippering van gegevens. Als u de patiënten samenvoegt, worden de gegevens van de afzonderlijke patiëntenrecords samengevoegd tot een compleet dossier. Het programma Controleren dubbele patiënten genereert een overzicht van mogelijk dubbele patiënten. Vervolgens kunt u zelf controleren of het inderdaad dubbele patiënten betreft en bepalen of u deze wilt samenvoegen. 2.1 Genereren overzicht dubbele patiënten Het programma Controle dubbele patiënten genereert een overzicht met mogelijk dubbele (of meer) patiënten. Om te bepalen of een patiënt meerdere malen is opgenomen in het patiëntenbestand wordt getoetst op een aantal criteria: geboortedatum geslacht naam patiënt eerste voorletter Indien de combinatie van dezelfde geboortedatum, geslacht, naam en eerste voorletter meerdere malen wordt aangetroffen, worden de bijbehorende patiënten geselecteerd. De naam van de patiënt hoeft niet exact gelijk te zijn. Met behulp van een algoritme wordt bekeken of de namen op elkaar lijken. Zo worden bijvoorbeeld de lange ij en de Griekse y als gelijk beschouwd. Het genereren van een overzicht met dubbele patiënten gaat als volgt: 1. Klik in de menubalk op Patienten. 2. Klik in het submenu op Controle dubbele patienten. De pagina Controle dubbele patienten wordt geopend (zie Figuur 2-1). 3. Klik op de keuzelijst Categorie. 4. Selecteer uit de lijst een categorie. Als u een categorie selecteert, worden in de controle alleen de patiënten met de geselecteerde categorie meegenomen. Als u geen code selecteert, worden alle patiënten gecontroleerd. Euroned, september 2008 Pagina 2-1

Dubbele patiënten Beoordeling overzicht dubbele patiënten Figuur 2-1 5. Klik op de knop Uitvoeren. In het Zoekresultaat worden alle mogelijk dubbele patienten getoond. Klik op de knop Print als u het resultaat wilt afdrukken. 2.2 Beoordeling overzicht dubbele patiënten Nadat u een overzicht van mogelijk dubbele patiënten heeft gegenereerd (zie paragraaf 2.1) kunt u controleren of het inderdaad dubbele patiënten betreft en beoordelen of u deze patiënten wilt samenvoegen. U kunt vanuit het overzicht een aantal gegevens van de patiënt raadplegen: NAW-gegevens Recepthistorie Contra-indicaties Intoleranties/Allergieën U kunt de patiëntgegevens als volgt controleren: 1. Klik in het zoekresultaat op de patiënt waarvan u de gegevens wilt bekijken. 2. Klik in het linkermenu op het type gegevens dat u wilt controleren. 3. Klik op de knop Sluit om terug te keren naar het overzicht. Pagina 2-2 Euroned, september 2008

Samenvoegen patiënten Dubbele patiënten 2.3 Samenvoegen patiënten Het samenvoegen van patiënten kan niet ongedaan worden gemaakt. Let dus op welke keuzes u maakt bij het samenvoegen van patiënten. Indien u besluit op de gegevens van twee patiëntenrecords samen te voegen handelt u als volgt: 1. Klik op de patiënten waarvan u de gegevens wilt samenvoegen In de eerste kolom van de geselecteerde regels wordt een kruisje (X) geplaatst. U kunt slechts 2 regels selecteren. 2. Klik op de knop Samenvoegen. De pagina Samenvoegen patienten wordtgeopend (ziefiguur 2-2). De eerstgekozen patiënt wordt bovenin het scherm getoond. Met behulp van de opties in het linkermenu kunt u gegevens van beide patiënten opvragen. Met behulp van de knop Wisselen kunt u de patiënt, die in de bovenste schermhelft staat, verwisselen met de patiënt die in onderin de pagina getoond wordt. Figuur 2-2 Euroned, september 2008 Pagina 2-3

Dubbele patiënten Samenvoegen patiënten Het patiëntrecord dat bovenin de pagina staat, wordt verwijderd nadat de gegevens van beide patiënten zijn samengevoegd. Let dus op welke patiënt u bovenin de pagina plaatst. 3. Klik op de knop Samenvoegen indien u de patientgegevens wilt samenvoegen. Op het scherm verschijnt het dialoogvenster Samenvoegen? met daarin de gegevens van beide patiënten en de opmerking dat de gegevens worden samengevoegd. Tevens wordt aangegeven welk patiëntrecord wordt verwijderd (zie Figuur 2-3). 4. Klik op de knop Ja om het samenvoegen te voltooien. Het samenvoegen van patiënten kunt u ook starten door in het menu te kiezen voor Patienten, Samenvoegen. De van- en naar-patiënt zijn dan niet gevuld. U dient deze zelf te selecteren. Figuur 2-3 Pagina 2-4 Euroned, september 2008

Selectievraag (query) samenstellen en opslaan 3 Opschonen patiëntgegevens Opschonen patiëntgegevens Met behulp van het programma Opschonen kunt u patiënten selecteren, op basis van hun categorie en het ontbreken of aanwezig zijn van recepten. U kunt de geselecteerde patiëntgegevens bekijken en aanpassen en vervolgens desgewenst de categorie van de patiënten wijzigen. Het wijzigen van de categorie heeft gevolgen voor het vullen van de patiënten-index op de OZIS-server. Als u de categorie wijzigt van Vast naar een andere categorie, worden de bijbehorende patiënten verwijderd uit de patiënten-index van de OZIS-server. Als u echter een categorie naar Vast wijzigt, worden de patiënten juist aan de patiënten-index van de OZIS-server toegevoegd. 3.1 Selectievraag (query) samenstellen en opslaan Voordat u kunt beginnen met opschonen, moet u eerst een selectie maken uit het bestand. Dit kunt u als volgt doen: 1. Klik in de menubalk op Patiënten. 2. Klik in het uitklapmenu op Opschonen. De pagina Opschonen wordt geopend. 3. Klik op de knop Nieuw. Het dialoogvenster Selectie opschonen patienten wordt geopend. (zie Figuur 3-1). U kunt nu patiënten selecteren op het ontbreken van recepten (zie paragraaf 3.1.1) of op aanwezigheid van recepten (zie paragraaf 3.1.2). Figuur 3-1 Euroned, september 2008 Pagina 3-1

Opschonen patiëntgegevens Selectievraag (query) samenstellen en opslaan 3.1.1 Controleren vaste patiënten op laatste receptdatum 1. Vul in het vak Omschrijving selectie een naam in die aangeeft welke selectie u gaat vastleggen. Zonder omschrijving kunt u de selectie niet opslaan. In het vak Datum laatste run staat de datum waarop u voor het laatst een selectie heeft uitgevoerd. 2. Klik op de keuzelijst Categorie. 3. Selecteer de code Vaste patiënt. Hierdoor worden alleen de vaste patiënten geselecteerd. Als u geen code kiest, worden alle patiënten gecontroleerd. 4. Vul in het veld Contactdatum een datum in. Deze datum bepaalt tot hoever terug de historie van de patiënten wordt gecontroleerd. De KNMP adviseert een periode van 3 jaar. 5. Klik op het keuzerondje Geen gegevens na deze datum. Hiermee geeft u aan dat het programma controleert of na de ingevulde datum per patiënt recepten aanwezig zijn. Als geen recepten worden gevonden wordt de betreffende patiënt geselecteerd. 6. Klik op de knop Opslaan. De selectievraag wordt opgeslagen en het dialoogvenster Selectie opschonen patienten wordt gesloten. De ingevoerde selectievraag staat in het overzicht op de pagina Opschonen. 3.1.2 Controleren tijdelijke patiënten op regelmatig bezoek 1. Vul in het vak Omschrijving selectie een naam in die aangeeft welke selectie u gaat vastleggen. Zonder omschrijving kunt u de selectie niet opslaan. In het vak Datum laatste run staat de datum waarop u voor het laatst een selectie heeft uitgevoerd. 2. Klik op de keuzelijst Categorie. 3. Selecteer de code Tijdelijke patiënt. Hierdoor worden alleen de tijdelijke patiënten geselecteerd. Als u geen code invult worden alle patiënten gecontroleerd 4. Vul in het veld Contactdatum een datum in. Deze datum bepaalt tot hoever terug de historie van de patiënten wordt gecontroleerd op aanwezigheid van recepten. De KNMP adviseert 1 jaar. 5. Klik op het keuzerondje Regelmatig contact na deze datum. 6. Vul in het tekstvak Aantal contacten in hoeveel recepten minstens aanwezig moeten zijn. De KNMP adviseert 3 afleveringen op verschillende datums. Het programma controleert of na de ingevulde datum het aantal recepten in de recepthistorie aanwezig is. 7. Klik op de knop Opslaan. De selectievraag wordt opgeslagen en het dialoogvenster Selectie opschonen patienten wordt gesloten. De ingevoerde selectievraag staat in het overzicht op de pagina Opschonen. Pagina 3-2 Euroned, september 2008

Selectievraag wijzigen Opschonen patiëntgegevens U hoeft de controle op regelmatig bezoek niet te beperken tot de tijdelijke patiënten. U kunt uiteraard ook andere categorieën controleren. Hierbij heeft het weinig zin ook vaste patiënten in de controle te betrekken, omdat u de categorie van de gevonden vaste patiënten toch niet wilt wijzigen. 3.2 Selectievraag wijzigen Als u de selectievraag wilt wijzigen, alvorens de selectie uit te voeren, kunt u dat als volgt doen: 1. Klik in de menubalk op Patiënten. 2. Klik in het submenu op Opschonen. De pagina Opschonen wordt geopend. Eventueel aanwezige selectievragen worden in het overzicht getoond. 3. Klik in het overzicht op de selectievraag die u wilt wijzigen 4. Klik op de knop Wijzig. De pagina Selectie opschonen patienten wordt geopend. U kunt de selectiecriteria aanpassen. 5. Klik op de knop Opslaan. De gewijzigde selectievraag wordt opgeslagen en het dialoogvenster wordt gesloten. 3.3 Selectievraag verwijderen Als u een selectievraag wilt verwijderen, kunt u dat als volgt doen: 1. Klik in de menubalk op Patiënten. 2. Klik in het submenu op Opschonen. De pagina Opschonen wordt geopend. Eventueel aanwezige selectievragen worden in he overzicht getoond. 3. Klik in het overzicht op de selectievraag die u wilt verwijderen. 4. Klik op de knop Verwijder. Op het scherm verschijnt de vraag of u de gekozen oproep (selectievraag) wilt verwijderen. 5. Klik op de knop Ja. De selectievraag wordt uit het overzicht verwijderd. Euroned, september 2008 Pagina 3-3

Opschonen patiëntgegevens Selectie uitvoeren 3.4 Selectie uitvoeren Na het samenstellen en bewaren van de selectievraag, moet u de eigenlijke patiëntselectie nog uitvoeren. Dit kunt u als volgt doen: 1. Klik in de menubalk op Patiënten. 2. Klik in het submenu op Opschonen. De pagina Opschonen wordt geopend. In het overzicht staan de reeds gedefinieerde selectievragen. 3. Klik in het overzicht op de selectie-aanvraag die u wilt uitvoeren. 4. Klik op de knop Uitvoeren. De pagina Uitvoeren selectie opschonen wordtgeopend (ziefiguur 3-2). De selectie wordt uitgevoerd en de geselecteerde patiënten worden getoond. 3.4.1 Aanpassen resultaat selectievraag Nadat u de selectie heeft uitgevoerd wordt het overzicht van geselecteerde patiënten getoond. Indien gewenst kunt u patiënten uit dit overzicht verwijderen. Dit kan als volgt: 1. Klik in het overzicht op de patiënt die u wilt verwijderen. 2. Klik op de knop Verwijder. De patiënt wordt uit het selectieresultaat verwijderd. Figuur 3-2 Pagina 3-4 Euroned, september 2008

Muteren geselecteerde patiënten Opschonen patiëntgegevens 3.4.2 Bewaren resultaat selectie-aanvraag U kunt het resultaat van de selectievraag als volgt bewaren: 1. Vul in het vak Opmerking een omschrijving voor het selectieresultaat in. 2. Klik op de knop Opslaan. Het dialoogvenster Uitvoeren selectie opschonen wordt gesloten. In het overzicht ziet u in de laatste 3 kolommen respectievelijk de naam van het selectiebestand, de datum waarop de selectie is uitgevoerd en het aantal geselecteerde patiënten. 3.5 Muteren geselecteerde patiënten Van de geselecteerde patiënten kunt u de categorie wijzigen. Tevens kunt u informatie opvragen. Daarvoor moet u eerst het overzicht met geselecteerde patiënten oproepen. Dit kan als volgt: 1. Klik op de selectievraag in het overzicht. 2. Klik op de knop Opschonen. Het dialoogvenster Opschonen wordt geopend en de geselecteerde patiënten worden in het overzicht getoond. 3.5.1 Informatie opvragen U kunt als volgt informatie over een patiënt opvragen: 1. Klik in het overzicht op een patiënt. 2. Klik in het linkermenu op de soort informatie die u wilt raadplegen. Afhankelijk van de gekozen soort informatie worden bijbehorende dialoogvensters geopend. U kunt de dialoogvensters sluiten door op de knop Sluit of Sluiten te klikken. 3.5.2 Verwijderen patiënten of gehele selectie U kunt patiënten uit de selectie verwijderen of de gehele selectie verwijderen. Het verwijderen heeft alleen betrekking op het selectieresultaat. Er worden geen gegevens van patiënten uit de database verwijderd. Euroned, september 2008 Pagina 3-5

Opschonen patiëntgegevens Muteren geselecteerde patiënten U kunt als volgt een patiënt uit de selectie verwijderen: 1. Klik op de patiënt in het overzicht. 2. Klik op de knop Verwijder linksonder het getoonde overzicht. U kunt als volgt de complete selectie verwijderen: 1. Klik op de knop Verwijder die naast het tekstvak Datum + Commentaar staat. 3.5.3 Muteren categorie U kunt de categorie van alle geselecteerde patiënten als volgt muteren: 1. Klik op de keuzelijst Categorie. 2. Klik in de lijst op de categorie, die u aan de patiënten in het overzicht wilt koppelen. Nadat u een categorie geselecteerd heeft, wordt de knop Zet categorie geactiveerd. 3. Klik op de knop Zet categorie. Op het scherm verschijnt een mededeling dat de gekozen categorie bij alle geselecteerde patiënten wordt ingevuld. 4. Klik op Ja om de wijziging uit te voeren. De wijziging wordt uitgevoerd. Dit kan, afhankelijk van het aantal te muteren patiënten, enige tijd duren. Na afloop van de aanpassing bij de patiënten ziet u op het scherm de mededeling dat de categorie bij alle geselecteerde patiënten is ingevuld. 5. Klik op de knop OK. 6. Klik op de knop Sluit. Pagina 3-6 Euroned, september 2008

Bijlage A Opschonen patiënten t.b.v OZIS Bijlage A Opschonen patiënten t.b.v OZIS Om het patiëntenbestand geschikt te maken voor het gebruik binnen OZIS dient er een schoning te worden uitgevoerd. Het doel hiervan is een voor OZIS relevant bestand van vaste patiënten te creëren (categorie = vast) en niet-relevante patiënten als niet vaste patiënten (categorie <> vast) in het systeem te parkeren. De schoningsprocedure bestaat uit de volgende stappen: 1. Dubbele patiënten opsporen; 2. Gegevens van dubbele patiënten samenvoegen; 3. Controleren patiënten op laatste receptdatum; 4. Controleren patiënten op regelmatig bezoek; 5. Categorie wijzigen. A.1 Dubbele patiënten opsporen Het programma Controleren dubbele patiënten genereert een overzicht van mogelijk dubbele patiënten. Vervolgens kunt u zelf controleren of het inderdaad dubbele patiënten betreft en bepalen of u deze wilt samenvoegen (zie paragraaf 2.1 Genereren overzicht dubbele patiënten). A.2 Samenvoegen patiënten Indien een patiënt tweemaal (of meerdere keren) in uw patiëntenbestand is opgenomen, kunt u de bijbehorende gegevens samenvoegen en één patiëntrecord verwijderen. In paragraaf 2.3 Samenvoegen patiënten staat beschreven hoe u dubbele patiënten kunt samenvoegen. A.3 Controleren patiënten op laatste receptdatum Vaste patiënten die al geruime tijd niet meer in de apotheek zijn geweest kunt u selecteren op basis van het ontbreken van medicatiehistorie gedurende een bepaalde periode. Het resultaat van de selectie kunt u bewerken en bewaren (zie paragraaf 3.1 Selectievraag (query) samenstellen en opslaan). U kunt aan de geselecteerde patiënten de categorie T (=tijdelijke patiënt) koppelen. U kunt natuurlijk ook een andere (eigen) categorie koppelen, zolang het maar niet categorie V is. Euroned, september 2008 Pagina A-1

Opschonen patiënten t.b.v OZIS Bijlage A A.4 Controleren patiënten op regelmatig bezoek U kunt tijdelijke patiënten selecteren op basis van het aantal keren dat recepten in een bepaalde periode zijn verstrekt. Het resultaat van de selectie kunt u bewerken en bewaren (zie paragraaf 3.1 Selectievraag (query) samenstellen en opslaan). U kunt aan de geselecteerde patiënten de categorie V (=vaste patiënt) koppelen. A.5 Categorie wijzigen Van de geselecteerde patiënten kunt u de categorie wijzigen. In paragraaf 3.5 Muteren geselecteerde patiënten wordt beschreven op welke wijze u deze mutatie kunt uitvoeren. Patiënten met categorie Vaste patiënt, worden toegevoegd aan patiënt-index op de OZIS-server. Patiënten met een andere categorie, worden uit de patiënt-index van de OZISserver verwijderd. Pagina A-2 Euroned, september 2008