Documentatie Pagina 1 van 34 versie 1.1
Pagina 2 van 34 versie 1.1 1. Inhoud 1. Inhoud... 2 2. Introductie... 4 2.1 Aanspreken... 5 2.2 Wat is Planaday?... 5 2.3 Hoe werkt het en waarmee?... 5 2.4 Helpschermen en help... 5 2.4.1 Hulp bij een veld of formulier... 5 2.5 Problemen aanmelden of vraag stellen... 5 2.5.1 Hoe probleem of suggestie (of vraag) melden... 5 2.6 Versiebeheer applicatie... 6 2.6.1 Wat is er gewijzigd... 6 2.7 Inloggen op planaday... 6 2.7.1 Wachtwoord wijzigen... 6 2.8 Meer accounts maken... 6 3. Basis informatie... 4 3.1 Snel aan de slag?... 4 3.2 Wat heb je tenminste nodig... 4 4. Overzichten, schermen, knoppen & acties... 8 4.1 Indeling Planaday... 8 4.2 Breadcrumbs... 8 4.3 Overzichten... 8 4.4 Actieknoppen... 9 4.5 Bewerken, verwijderen of archiveren... 9 4.6 Dashboard... 9 5. Cursus-sjabloon... 10 5.1.1 Code bij opleiding... 10 5.2 Sjabloon toevoegen... 10 5.2.1 Dagdelen... 11 5.2.2 Dagdeel toevoegen... 11 5.2.3 Taak toevoegen aan dagdeel... 11 5.2.4 Materiaal toevoegen aan dagdeel... 12 6. Bedrijven & cursisten... 14 6.1 Cursisten... 14 6.1.1 Cursist toevoegen... 14 7. Instructeurs... 15 7.1.1 Instructeur toevoegen... 15 8. Locaties... 16 8.1 Locatie toevoegen... 16 9. Emailsjablonen... 17 9.1 Details van een Emailsjabloon... 17
Pagina 3 van 34 versie 1.1 9.2 Emailteksten... 17 10. Cursus (inplannen)... 18 10.1.1 Wat heb je nodig... 18 10.1.2 Cursus inplannen... 18 10.1.3 Taken, materialen etc... 18 10.1.4 Stapsgewijs inplannen... 18 10.2 Instructeur inplannen... 19 11. Optie of wachtlijsten... 20 11.1 Optie op cursus... 20 11.2 Op wachtlijst... 20 12. Cursist inplannen... 21 12.1 Vanuit cursist:... 21 12.2 Vanuit dashboard:... 21 12.3 Vanuit cursus:... 22 13. Gevolgde cursussen... 23 13.1 Gevolgde cursus toevoegen... 23 14. Presentielijst... 24 14.1 Presentielijst printen... 24 14.2 Presentie en absentie verwerken... 24 15. Certificaten, taken & materialen... 25 15.1 Certificaten toevoegen... 25 15.2 Taken & materialen toevoegen aan algemene lijst... 25 15.2.1 Taken toevoegen... 25 15.2.2 Materialen toevoegen... 25 16. Prijsafspraken... 26 16.1 Prijsafspraak toevoegen... 26 17. Importeren... 27 18. Factureren... 28 19. Rollen & rechten... 29 19.1 Algemene werking... 29 19.2 Wat wel en niet kan... 29 19.3 Medewerker andere rol geven... 30 19.4 Rollen wijzigen... 30 20. Testomgeving... 32 21. Termen... 33 22. Trefwoorden register... 34
Pagina 4 van 34 versie 1.1 2. Basis informatie 2.1 Snel aan de slag? Als je snel en stapsgewijs aan de slag wil, lees quickstart van Planaday. Hierin staat in 1 A4-pagina vermeld hoe men het beste aan de slag kan gaan en welke onderdelen gevuld moeten worden. 2.2 Wat heb je tenminste nodig Het is van belang dat voordat je begint wat basis informatie in het systeem zet. Je hebt tenminste de volgende zaken nodig in planaday: Enkele cursus-sjablonen Enkele bedrijven Instructeurs Locaties E-mailsjablonen Zodra deze aanwezig zijn kun je eigenlijk al aan de slag. Dit kun je ook nalezen in onze planaday-quickstart.pdf. Dit kun je allemaal doen bij beheer (klik 1 x op beheer om alle onderdelen te zien, zie voorbeeld).
Pagina 5 van 34 versie 1.1 3. Introductie 3.1 Aanspreken Graag willen wij u (en dat is de laatste keer ;-) ) tutoyeren. Dit maakt uitleggen in Planaday een stuk makkelijker. 3.2 Wat is Planaday? Planaday is een programma waarmee je eenvoudig cursussen inplant en welke met je meedenkt. Per cursus kun je eenvoudig taken koppelen, waaraan je volgens je eigen instellingen aan herinnert wordt. Via een takenlijst zie je al je eigen taken en desgewenst die van een ander. En per cursus kun je materialen instellen die je nodig hebt, zoals bijvoorbeeld een lesboek of een pen. Deze komen allemaal in je eigen lijst. Met deze applicatie maak je het jezelf heel makkelijk, overzichtelijk en eenvoudig. En dat vanaf iedere computer met Internet en een browser. 3.3 Hoe werkt het en waarmee? Planaday is een webapplicatie. Dit betekend dat je deze applicatie gebruikt via een browser. Een browser is het programma waarmee u internetpagina s bezoekt. Wij raden u aan om Firefox of Chrome te gebruiken. 3.4 Helpschermen en help In planaday kom je op diversen plaatsen help tegen. Deze komen tevoorschijn als je erom vraagt. 3.4.1 Hulp bij een veld of formulier Als je hulp nodig hebt of een tip bij een invoerscherm of een veld kun je met je muis over een? gaan die daar eventueel staat. Je krijgt meteen wat meer informatie op de plaats waar je bent. 3.5 Problemen aanmelden of vraag stellen Mocht je problemen tegenkomen, waarvan je overtuigd bent dat deze hadden gewerkt of moeten werken, dan kun je dat bij ons aanmelden. Dit kan gewoon via de applicatie waarin je werkt. 3.5.1 Hoe probleem of suggestie (of vraag) melden Indien je een probleem ervaart of iets wat niet goed gaat, dan moet je dit kunnen melden. Hiervoor kun je een zogenoemde ticket aanmaken. Eigenlijk maak je een melding hiervan. Klik op de pagina waarop je vraag, suggestie of foutmelding van toepassing is op support. Zodra je dat doet kom je op een andere pagina waarop jij je melding kunt doen. Vul een onderwerp in en vul zo compleet mogelijk
Pagina 6 van 34 versie 1.1 in wat het probleem is. Vermeld wat je deed, wat je wilde doen en wat je had verwacht. Als je alles hebt ingevuld klik je op indienen. Bij Planaday wordt hier melding van gemaakt en je krijgt er meteen een mailtje van. Zodra wij er naar gekeken hebben en eventueel een antwoord hebben krijg je van ons antwoord. Ook vragen en suggesties kun je via support kwijt. Doe dit wel altijd vanaf de pagina waar de vraag over gaat, want je ticket zal ook deze gegevens bevatten. Dat maakt het net wat makkelijker voor ons. Alles wat je in dit ticket vermeld ontvangen wij direct. Zodra wij een oplossing, vraag hebben beantwoord of dit opgelost hebben krijg je hier vanzelf weer bericht van. Gegevens zoals waar je bezig was worden automatisch in dit ticket gezet. 3.6 Versiebeheer applicatie Je vind het huidige versie-nummer waarmee je werkt linksonder in je scherm van planaday. Als je daarop klikt vind je een overzicht van de laatste wijzigingen. 3.6.1 Wat is er gewijzigd Als je in de titel (van je browser) kijkt zie je versienummer achter Planaday staan. Als je dan in http://bedrijfsnaam.planaday.nl/watiserveranderd kijkt, zie je rechts alle versienummers. Per versie kun je zien wat er gewijzigd is als je hierop klikt. 3.7 Inloggen op planaday Je krijgt van planaday logingegevens. Meestal eerst van een test omgeving. Hiermee kun je op je eigen planaday omgeving inloggen. Je krijgt van ons een emailadres en een wachtwoord en een url. Deze url kun je aanklikken en het programma zal beginnen in je browser. 3.7.1 Wachtwoord wijzigen Het is wel van belang dat je het wachtwoord wat je van ons krijgt meteen wijzigt. Ga hiervoor naar Profiel rechtsboven. Klik eerst op jouw naam en kies dan voor profiel. Je ziet dan alle gegevens over jouw profiel. Klik op cursist bewerken om bij inlog gegevens de gegevens te wijzigen. Daar kun je bij wachtwoord je wachtwoord wijzigen. 3.8 Meer accounts maken Je kunt zoveel accounts aanmaken als je zelf wil of nodig vindt. Ga hiervoor naar jouw bedrijf binnen Planaday. Kies voor cursisten en voeg er 1 toe. Zorg erbij dat je bij tabblad inloggegevens een E-mailadres en een wachtwoord invoert. Zodra dat is gebeurt kan deze gebruiker inloggen.
Tip: Kies bij tabblad inlog gegevens ook de rol die deze gebruiker heeft. Pagina 7 van 34 versie 1.1
Pagina 8 van 34 versie 1.1 4. Overzichten, schermen, knoppen & acties 4.1 Indeling Planaday Planaday is zo ingedeeld dat je met 1 tot 3 muisklikken een actie kunt uitvoeren. De belangrijkste zaken zitten in de navigatie. Deze zit bij Planaday aan de linkerzijde. Alles wat te maken heeft met cursussen, beheer, cursisten, taken, materialen en locaties vind je hier terug. Zaken zoals instellingen, persoonlijke instellingen, rollen en rechten vind je bovenin terug (in top-menu ). 4.2 Breadcrumbs De breadcrumbs vertelt als het ware waar je bent in Planaday. Hiermee is het eenvoudig en snel te kiezen voor een bedrijf of een cursist als je heel diep in het systeem zit. Op deze manier bewaar je dus niet de zaken waar je mee bezig bent, maar kun je wel snel naar een ander onderdeel binnen Planaday. Tip: Klik op een ander onderdeel in breadcrumbs om snel naar een ander onderdeel te gaan. 4.3 Overzichten Alles wat wordt gekozen komt in het midden te staan. Dus na het kiezen van bijv. bedrijven in de navigatie komt in het midden te staan.
Pagina 9 van 34 versie 1.1 Bij een overzicht (van bijv. bedrijven ) worden in rijen de bedrijven getoond. Kun je het bedrijf niet vinden in dit overzicht, dan kun je een pagina verder bladeren of gericht zoeken. Zodra je zoekt (wat kan in dit scherm) of vanuit het top-menu komen de bedrijven, cursisten etc op het scherm indien deze aanwezig zijn. 4.4 Actieknoppen Zoals bij ieder overzicht heeft iedere rij 1 of meerdere acties. Dit is afhankelijk van het gekozen onderdeel. Bij bedrijven krijg je de mogelijkheid om deze te zien (klik op ). Als er meer dan 1 actie is, dan staat er een extra icoon waarmee een menu komt als men erop klikt. 4.5 Bewerken, verwijderen of archiveren Indien een item (bedrijf, cursist etc) bewerkt of verwijderd moet worden klik je op een actieknop, waarna er een menu komt. Klik op hetgeen wat je wil doen. Je komt na de klik op een nieuw scherm waarna je moet bevestigen om te verwijderen of het item kunt wijzigen. Pas na het bevestigen heb je werkelijk een wijziging doorgevoerd! 4.6 Dashboard Zodra je inlogt op Planaday kom je op het dashboard. Op het dashboard zie je in 1 oogopslag diversen zaken zoals: Agenda van deze maand inclusief de cursussen (tip ga met de muis over een cursus voor snel wat meer info en klik erop om meer acties te krijgen). Jouw taken o Optioneel de taken bedrijfsbreed Diversen actie-buttons o Waarmee je snel een actie kunt doen
Pagina 10 van 34 versie 1.1 5. Cursus-sjabloon Een cursus-sjabloon is niets meer dan een cursus die nog niet is ingepland. Indien je een cursussjabloon goed inricht heb je hier later veel voordeel aan. Want zodra je deze ingeplat heb een een cursus met taken, materialen etc. Ga via beheer cursus-sjabloon. Iedere sjabloon heeft enkele onderdelen zoals: Naam van opleiding Code Hoe vaak en of deze wel herhaald moet worden De bezetting van zo n opleiding De prijzen (generieke) Er is nog veel meer, maar om te beginnen nog niet nodig. 5.1.1 Code bij opleiding De code is bedoeld om later eenvoudig een cursus een uniek nummer te geven zodra je deze indeelt/inplant. Hier kan het volgende in worden gevuld zodat de code van de opleiding automatisch wordt gegenereerd: #Y = Jaar, 2013 #M = Maand, 01 #D = Dag, 10 #3C = Vervolgnummer. Bijv: BHV#Y#M#3C wordt bij maken van een cursus van deze opleiding: BHV20130110001 opgedeeld wordt het wat duidelijker: BHV 2013 01 10 001 5.2 Sjabloon toevoegen Klik op toevoegen aan de rechterzijde indien je hebt geklikt voor het overzicht. Vul een naam in, bijv BHV basis. a. Tip, ga met muis over vraagteken om hier meer informatie over te krijgen. Kies een kleur bij algemeen die je graag wil Kies hoe vaak deze herhaald moet worden Klik op tabblad bezetting a. Vul minimaal aantal mensen in, bijvoorbeeld 10 b. Vul normale boeking mensen in, bijv. 12
Pagina 11 van 34 versie 1.1 c. Vul optioneel maximale boeking in bijv. 15 Klik op tablad prijzen a. Vul standaard prijs in per persoon, bijv. 150 b. Vul standaard prijs in per opleiding, bijv 1500 Klik op tabblad omschrijving Vul een omschrijving in. Klik op tabblad Certificaten en kies de certificaten die van toepassing zijn bij deze opleiding. Als je eerder een aantal certificaten had toegevoegd, kun je deze nu aankiezen. Klik nu Opslaan om de opleiding op te slaan. Je hebt nu een cursus-sjabloon toegevoegd. Tip: Mocht je meerdere slablonen nodig hebben, dan is copieren van een bestaande handig en snel. Het is raadzaam als je een cursus-slabloon toevoegt die lijkt op een bestaande cursus-sjabloon qua inhoud, taken en/of materialen. Zodra je hebt gecopieerd kun je deze weer eenvoudig aanpassen. 5.2.1 Dagdelen Zodra je 1 of meer cursussjablonen hebt ingevoerd kun je dagdelen invoeren. Hou dit zo flexibel als mogelijk is. Bedenk dat het kan voorkomen dat een dag (bijvoorbeeld een theoriedag) soms uit 1 volle dag bestaat en soms uit 2 dagdelen (ene keer op een ochtend en de volgende keer op een middag) je deze dan standaard laat bestaan uit 2 dagdelen. Je kunt dan bij inplannen besluiten deze 2 dagdelen achter elkaar te zetten of los. Flexibeler dus. 5.2.2 Dagdeel toevoegen Kies voor dagdeel toevoegen door op zo n button te klikken of te klikken op dagdeel toevoegen. Vul een naam in, bijv. theoriedag 1. Kies voor tabblad Algemeen (is al gekozen) o Vul een algemene begintijd in, bijv. 09:00 o Vul een algemene eindtijd in, bijv 17:00 Kies voor tablad Omschrijving. o Vul een omschrijving in, bijv. theoriedag waarin je theorie van de bhv-basis leert. Klik op opslaan om het dagdeel op te slaan. Het dagdeel is opgeslagen en je komt meteen in dit dagdeel waarin je verder kunt. 5.2.3 Taak toevoegen aan dagdeel Klik op taak toevoegen om een taak toe te voegen o Kies bij beschikbare taken een taak die je eerder aanmaakte. o Klik op button: overnemen gegevens.
Pagina 12 van 34 versie 1.1 o Je gegevens die je eerder invoerde worden nu getoond. o Deze kun je optioneel wijzigen o Klik op opslaan. Het is ook mogelijk om hier meteen een nieuwe taak toe te voegen als deze nog niet in je lijst stond: Vul bij naam een naam in, bijv. instructeur regelen. Vul bij uitvoeren xxx dagen voor cursus in hoeveel dagen van te voren je hiervan melding wil krijgen als je deze opleiding ingepland hebt. o Bijv. 3 dagen Vul bij uitvoeren xxx dagen na cursus in hoeveel dagen van te voren je hiervan melding wil krijgen als je deze opleiding ingepland hebt. Geef aan of deze verplicht is Geef aan of deze nieuwe taak die je toevoegt in je algemene lijst van taken moet komen, bijv. Ja. Klik op tabblad omschrijving en vul optioneel een omschrijving toe. Klik op tabblad werkinstructie en vul optioneel een werkinstructie toe. Kies of je deze meteen in je algemene lijst wil opnemen (ja / nee). o Deze kun je later dan weer snel kiezen! Deze taken die je nu toegevoegd hebt, komen tevoorschijn in je dashboard zodra je een cursus inplant en het is dat deze taak gedaan wordt. Tip: Je kunt ook een lijst importeren met excel. Dit is handig en snel als je meerdere items ineens wil toevoegen. Zie ook hoofdstuk Importeren op pagina 26. Tip: Voeg meer taken toe die je regelmatig, maar niet altijd nodig hebt. Je kunt achteraf makkelijker en sneller een taak verwijderen dan toevoegen. 5.2.4 Materiaal toevoegen aan dagdeel Je hebt al een dagdeel toegevoegd. Aan dat dagdeel heb je al 1 of meer taken toegevoegd. Nu kun je ook materialen toevoegen. Kies eerst de dagdeel. Bijvoorbeeld die van theoriedag 1 van opleiding bhv basis. Klik op materiaal toevoegen o Klik bij beschikbare materialen voor een materiaal uit de lijst.
Pagina 13 van 34 versie 1.1 o Klik op button: gegevens overnemen. o De gegevens worden nu getoond welke je optioneel kunt bewerken. o Klik op opslaan. Als je een nieuw materiaal wil toevoegen die je nog niet in je lijst had staan: Vul bij naam een naam in, bijv. lesboeken. Vul een code in als je dat makelijk vind. Vul in hoeveel je er nodig hebt o Of kies dat dit flexibel is aan het aantal cursisten (kies deze) Klik op tabblad prijzen en vul hier prijzen in indien nodig Klik op tabblad omschrijving en vul optioneel een omschrijving toe. Kies of je deze meteen in je algemene lijst wil opnemen (ja / nee). o Deze kun je later dan weer snel kiezen! Klik op opslaan om deze op te slaan. Vul eventueel nog een taak toe, bijvoorbeeld: leslocaal regelen. Deze taken die je nu toegevoegd hebt, komen tevoorschijn in je dashboard zodra je de cursus bhv basis inpland en het tijd is dat deze taak gedaan wordt. Je kunt nu meerdere dagdelen toevoegen aan de opleiding Basis BHV. Voeg bijvoorbeeld een Praktijk dag toe, waaraan je ook 1 of meerdere taken & materialen toevoegt. Tip: Je kunt ook een lijst importeren met excel. Dit is handig en snel als je meerdere items ineens wil toevoegen. Zie ook hoofdstuk Importeren op pagina 26.
Pagina 14 van 34 versie 1.1 6. Bedrijven & cursisten Kies eerst voor bedrijven aan de linkerzijde. Vervolgens klik je op toevoegen aan de rechterzijde van het scherm. Klik op bedrijven aan de rechterzijde in navigatie Klik op Bedrijf toevoegen Vul bedrijfscode in indien nodig Vul minimaal de volgende velden in: o Straat o Nummer o Postcode o Plaats Klik op opslaan om dit bedrijf op te slaan. 6.1 Cursisten Cursisten hangen zitten altijd onder een bedrijf. Om een overzicht te krijgen van welke cursisten er in een bedrijf zitten kies je dus altijd eerst een bedrijf. 6.1.1 Cursist toevoegen Kies eerst het bedrijf waarvoor deze cursist moet hangen. Bijvoorbeeld het bedrijf welke je zojuist hebt aangemaakt. Zodra je deze hebt gekozen, zie je een scherm met diversen knoppen. Kies voor toevoegen. Je kunt nu naam, adres etc invullen. Zodra je alles wat je nodig vind hebt ingevuld, sla je deze op. Je hebt minimaal nodig: o Een naam Klik op Opslaan. Zodra je deze hebt opgeslagen ben je bij de details van deze cursist. Je kunt nu meteen deze inplannen, voor een cursus reserveren etc. Tip: Je kunt ook een lijst importeren met excel. Dit is handig en snel als je meerdere items ineens wil toevoegen. Zie ook hoofdstuk Importeren op pagina 26.
Pagina 15 van 34 versie 1.1 7. Instructeurs Instructeurs zijn een onderdeel van een cursus en die moet je inplannen. 7.1.1 Instructeur toevoegen Klik op beheer en vervolgens voor instructeurs. Zodra je deze hebt gekozen, zie je een scherm met diversen knoppen. Kies voor toevoegen. Je kunt nu naam, adres etc invullen. Zodra je alles wat je nodig vind hebt ingevuld, sla je deze op. Je hebt minimaal nodig: o Een naam Klik op Opslaan. Tip: Vul een Emailadres in bij een instructeur. Dat gebruik je later om te communiceren dat hij/zij is ingedeeld voor een bepaalde cursus. Zodra je deze hebt opgeslagen ben je bij de details van deze instructeur. Tip: Je kunt ook een lijst importeren met excel. Dit is handig en snel als je meerdere items ineens wil toevoegen. Zie ook hoofdstuk Importeren op pagina 26.
Pagina 16 van 34 versie 1.1 8. Locaties Je hebt tenminste 1 locatie nodig. Dit is waarop je dadelijk een cursus gaat inplannen. Een locatie mag een locatie intern of extern zijn. Tip: Vul ook de adresgegevens in (al zijn deze op eigen locatie. Want deze worden meegenomen in de communicatie bij inplannen. 8.1 Locatie toevoegen Je hebt tenminste 1 locatie nodig. Dit is waarop je dadelijk een cursus gaat inplannen. Dat kan intern of extern zijn. Een lokaal oid. Kies voor locaties in beheer Klik op toevoegen rechts in het scherm. Vul een code in (optioneel) bijv. lok1. Vul een naam in (optioneel) bijv. lokaal 1. Kies voor tabblad Algemeen. o Vul capaciteit in, bijv. 15 o Vul prijs in, bijv. 150 (laat leeg als je hier niets voor berekend) Kies voor tablad Adres gegevens o Vul hier alles in, indien je dat nodig vind Kies voor tabblad Omschrijving o Vul hier alles in, indien je dat nodig vind Klik op opslaan om de locatie op te slaan. Tip: Je kunt ook een lijst importeren met excel. Dit is handig en snel als je meerdere items ineens wil toevoegen. Zie ook hoofdstuk Importeren op pagina 26.
Pagina 17 van 34 versie 1.1 9. Emailsjablonen Emailsjablonen zijn Emailtjes die gebruikt worden bij het versturen van een communicatiemoment. Iedere actie die wordt ondernomen in Planaday welke resulteert in een Emailactie gebruikt een Emailsjabloon. Er zijn diversen Emailsjablonen aanwezig en de basis is al voor je ingevuld. Een Emailsjabloon bevat teksten, macros en andere elementen. Kies voor beheer en vervolgens aan de rechterzijde voor Emailinstellingen. Klik hierna op toevoegen voor een nieuwe sjabloon of druk op bewerken zien. 9.1 Details van een Emailsjabloon De code wordt gebruikt vanuit Planaday. Hiermee wordt een sjabloon herkent. De omschrijving, versie en categorie zijn details van een sjabloon. Hieronder staan onderwerp en het bericht zelf. Het onderwerp kan worden aangepast, zo ook de Email zelf. De Email zelf bevat allerlei onderdelen zoals macros en elementen. Deze macros of elementen worden vervangen door de werkelijke tekst zodra de Email wordt verstuurd bij een bepaalde actie. om een bestaande in te Aan de rechterzijde staan de onderdelen die gebruikt kunnen worden. Zoals: Cursus o Details omtrent de cursus Generiek o Generieke details zoals naam van medewerker Vaste teksten o Dit zijn vaste teksten die eerder zijn ingevuld. Denk hierbij aan algemene voorwaarden etc. o Deze kunnen ook apart worden bewerkt qua inhoud, zie ook hierna Macros o Macros zijn meestal een verzameling teksten die gegenereerd worden. Denk hierbij aan datum, een blok met adresgegevens van de klant/bedrijf etc Tip: Klik op een onderdeel rechts om deze macro, vaste tekst of andere element in te mail te krijgen. Je moet hierbij wel de postitie hebben gekozen in de mail. 9.2 Emailteksten Emailteksten zijn vaste teksten die je maar 1 x hoeft in te voeren en welke je vaker kunt gebruiken in Emailsjablonen. Pas de teksten aan indien gewenst en nodig. Ga hiervoor naar beheer en kies voor emailteksten. Zodra je een tekst hebt gewijzigd klik dan op opslaan.
Pagina 18 van 34 versie 1.1 10. Cursus (inplannen) Een cursus plan je in zodat deze beschikbaar is om cursisten in te plannen en opties te plaatsen. 10.1.1 Wat heb je nodig Alvorens je een cursus wil gaan inplannen moeten de volgende zaken aanwezig zijn: Een cursus-sjabloon Een bedrijf Een (contact)persoon onder dat bedrijf Een locatie 10.1.2 Cursus inplannen Als je deze ingrediënten hebt, kun je een cursus inplannen. Dit kan vanaf verschillende plekken in de applicatie. Zodra je een cursussjabloon hebt gekozen die je als cursus wil inplannen, dan kun je per dagdeel de datum kiezen waarop je deze wil hebben. Per dagdeel kun je overigens eenvoudig de tijden die standaard bij de opleiding stonden aanpassen. 10.1.3 Taken, materialen etc Als je bij een dagdeel van die opleiding taken en/of materialen had toegevoegd (bij de opleiding), dan staan deze er nu ook bij. Je kunt per dagdeel deze gewoon aanpassen zoals je dat nu wil hebben. Je veranderd het dan enkel voor deze cursus. Als je een cursus hebt ingepland en je wijzigt deze qua tekst, taken en/of materialen, pas je dus niets aan je cursus-slabl oon. Daarom is het zinvol de cursus-sjablonen altijd volledig en up-to-date te houden. 10.1.4 Stapsgewijs inplannen Tip: In het gele blok staat precies welke actie nog uitgevoerd moeten worden voor het inplannen van een cursus. Klik. Klik op dashboard linksboven in planaday. Klik op cursus inplannen. (dat is een button). Kies de opleiding die je wil inplannen, bijv. bhv basis. Klik hiervoor op inplannen. Je komt nu op het scherm waar je diversen acties kunt ondernemen. Kies voor inplannen naast de dag die nog niet ingepland is. Dit is een gele button met de tekst inplannen.
Pagina 19 van 34 versie 1.1 Je komt nu in de kalender-gedeelte o Kies daaronder de datum of klik deze aan in de kalender o Kies of vul een begin- en eindtijd in. Klik vervolgens op Haal beschikbare locaties op. Vervolgens kun je links kiezen voor 1 of meerdere locaties Zodra je de locatie kiest zie je of er al wat is ingedeeld Klik als het goed is voor opslaan Als je deze hebt opgeslagen sta je meteen in dat dagdeel van DIE cursus. Je zou meteen een de volgende zaken kunnen doen (voor dat dagdeel die je zojuist ingepland hebt): In een geel blok wordt aangegeven wat er nog ontbreekt bij het inplannen van dit dagdeel. Klik op het gedeelte wat je wil doen. Bijvoorbeeld een instructeur inplannen. 10.2 Instructeur inplannen Zodra je bezig bent met inplannen van een cursus moet je ook een instructeur inplannen. Kies hiervoor en je krijgt rechts alle instructeurs die in Planaday aanwezig zijn. Klik diegene aan en je krijgt meteen te zien of die instructeur al ingepland is in Planaday of dat deze nog beschikbaar is (leeg). Kies optioneel voor verstuur inplan email en maak taak aan. Zodra je klikt op opslaan wordt er mail verstuurd en een taak gemaakt indien gekozen. Zodra instructeur is ingepland kom je terug bij de cursus en kun je de overige zaken inplannen. Deze staan in het gele blok.
Pagina 20 van 34 versie 1.1 11. Optie of wachtlijsten Dit hoofdstuk moet nog worden aangevuld! 11.1 Optie op cursus Per bedrijf kun je een optie (of meer) nemen op een cursus. Een optie is een reservering op een cursus en wat nog niet definitief is. Je reserveert als het ware 1 of meerdere plaatsen op basis van bedrijf zonder de cursisten te koppelen. Dit kan vanuit diversen schermen. Zoals vanaf dashboard, maar ook vanuit een cursus. Hierna kun je de optie overzetten van optie naar definitief. Dit kan vanuit lijst bij overzichten of vanuit een cursus (of vanuit een cursist) 11.2 Op wachtlijst Als een cursus vol is, dan is het niet meer mogelijk om te boeken. Je kunt iemand op de wachtlijst zetten. Zodra er dan weer plaats is (omdat iemand heeft afgezegd voor een cursus) kun je deze overboeken.
Pagina 21 van 34 versie 1.1 12. Cursist inplannen Hier wordt beschreven hoe je een cursist kunt inplannen. Het inplannen van een cursist kan vanuit diversen plaatsen binnen planaday: - Vanuit een cursist - Vanuit dashboard - Vanuit een cursus Voor inplannen kies je een cursist, kies de cursus en het aantal dagdelen. 12.1 Vanuit cursist: Hierbij wordt uitgegaan dat je bij details van cursist bent. Tip: Zoek en vind snel een cursist door de naam in te toetsen bij zoeken rechtsboven. - Klik op inplannen voor cursus (bovenzijde) - Kies een opleidingstype - Kies een periode - En klik op zoek - Klik op de cursus die je wil hebben - Vervolgens kun je de dagdelen kiezen waarop je deze wil indelen. - Geef aan of je deze per Email wil bevestigen - Geef optioneel een opmerking in de Email - Klik op bevestig boeking om alles te bevestigen 12.2 Vanuit dashboard: - Klik op persoon inplannen in dashboard. - Zoek op (achter)naam. - Klik op de naam als deze tevoorschijn komt - Kies een opleidingstype - Kies een periode - En klik op zoek - Klik op de cursus die je wil hebben - Vervolgens kun je de dagdelen kiezen waarop je deze wil indelen. - Geef aan of je deze per Email wil bevestigen - Geef optioneel een opmerking in de Email - Klik op bevestig boeking om alles te bevestigen
Pagina 22 van 34 versie 1.1 12.3 Vanuit cursus: Hierbij wordt uitgegaan dat je al bij de details van de cursus bent. Tip: Zoek en vind snel een cursus door de naam van de cursus (of de code) in te toetsen bij zoeken rechtsboven. - Klik op Cursist inplannen. - Zoek de cursist. (gebruik zoekfunctie) - Klik op de naam als deze tevoorschijn komt. - Vervolgens kun je de dagdelen kiezen waarop je deze wil indelen. - Geef aan of je deze per Email wil bevestigen - Geef optioneel een opmerking in de Email - Klik op bevestig boeking om alles te bevestigen
Pagina 23 van 34 versie 1.1 13. Gevolgde cursussen Zodra een cursus voorbij is, dan wordt deze bewaard door Planaday. Afhankelijk van de instellingen krijg je in Planaday of middels een Email een notificatie dat iemand moet herhalen. Als er nog geen gevolgende cursussen aanwezig zijn, dan is het mogelijk deze alsnog toe te voegen. Dit heeft geen invloed op de facturatie of wat dan ook. Hiermee verrijk je Planaday en kan hier op geacteerd worden. 13.1 Gevolgde cursus toevoegen Ga naar de cursist en klik hier op gevolgende opleiding toevoegen. Geef op welke cursus het was en wanneer dit was. Optioneel kan er een resultaat worden toegevoegd.
Pagina 24 van 34 versie 1.1 14. Presentielijst Een presentielijst is een lijst welke je print en afgetekend kan worden door cursisten. Op die manier kan deze later worden verwerkt in de Planaday administratie. 14.1 Presentielijst printen Kies eerst de cursus en vervolgens voor Presentielijst rechtsonder. In dit scherm kun je klikken op print pdf en er komt een PDF. Dit pdf kun je eenvoudig printen. Bovenaan iedere pagina staat een snelcode waarmee je later snel de cursus terug kunt vinden, zie volgende hoofdstuk. 14.2 Presentie en absentie verwerken Een presentielijstlijst is daar waar je absentie en presentie kunt verwerken per gevolgde cursus. Zodra je de pagina hebt kun je per cursist aangeven of deze er wel of niet was. Zodra alle cursisten zijn verwerkt klik je op verwerken. Klik eenvoudig op aanwezig of afwezig per cursist. Zodra je aangeeft dat een cursist er niet was kun je uitzonderingregels toepassen voor de facturatie (die later dan wordt gegenereerd). Geef per cursist aan wat er berekend moet worden voor de huidige cursus of voor de cursus die gaat komen.
Pagina 25 van 34 versie 1.1 15. Certificaten, taken & materialen 15.1 Certificaten toevoegen Kies voor certificaten door te klikken op beheer aan de linkerzijde. Je komt nu op het overzicht van beheer en kies hier vervolgens voor certificaten. Klik op certificaat toevoegen aan de rechterzijde Vul een naam in, bijv bewijs van deelname. Tip, ga met muis over vraagteken om hier meer informatie over te krijgen. Vul een omschrijving in. Klik op opslaan aan de rechterzijde. 15.2 Taken & materialen toevoegen aan algemene lijst Taken en materialen worden gebruikt bij cursussen. Het is mogelijk om van te voren al enkele toe te voegen. 15.2.1 Taken toevoegen Kies voor taken in beheer. Klik op taak toevoegen. Klik eventueel de popup weg als je deze hebt gelezen. Vul een naam in, bijv. leslokaal schoonmaken. Vul bij uitvoeren xxx dagen voor cursus in hoeveel dagen van te voren je hiervan melding wil krijgen als je deze opleiding ingepland hebt. Bijv. 3 dagen Vul bij uitvoeren xxx dagen na cursus in hoeveel dagen van te voren je hiervan melding wil krijgen als je deze opleiding ingepland hebt. Geef aan of deze verplicht is Geef aan of deze nieuwe taak die je toevoegt in je algemene lijst van taken moet komen, bijv. Ja. Klik op tabblad omschrijving en vul optioneel een omschrijving toe. Klik op tabblad werkinstructie en vul optioneel een werkinstructie toe. 15.2.2 Materialen toevoegen Klik op materiaal toevoegen o Vul bij naam een naam in, bijv. lesboeken. o Vul een code in als je dat makelijk vind. o Vul in hoeveel je er nodig hebt Of kies dat dit flexibel is aan het aantal cursisten (kies deze) o Klik op tabblad prijzen en vul hier prijzen in indien nodig o Klik op tabblad omschrijving en vul optioneel een omschrijving toe. Klik op opslaan om deze op te slaan.
Pagina 26 van 34 versie 1.1 16. Prijsafspraken Er kunnen prijsafspraken worden gemaakt. Een prijsafspraak is een andere prijs voor een bedrijf voor een bepaalde cursus. Stel dat een cursus normaal gesproken 150 euro per persoon is. Dan zal er bij het factureren 150 euro worden berekend. Indien er een prijsafspraak is, dan geldt deze afspraak. Een prijsafspraak is een combinatie van een bedrijf en een cursus. 16.1 Prijsafspraak toevoegen Kies voor eerst een bedrijf. Bovenin de detailpagina van een bedrijf klik je op prijsafspraak toevoegen. Vervolgens kies je de opleiding of een ander onderdeel. Hierna kies je de cursus en vervolgens kun je optioneel een opmerking toevoegen. Hierna kun je aangeven of je een percentage korting wil geven of een vast bedrag. De bedragen van de cursus (zoals deze origineel kost) al ingevuld (als tip). Eventueel zijn de prijzen per dagdeel in te voeren. Als je dit niet doet, zal Planaday een evenredig deel factureren indien een deel niet wordt gefactureerd. Tip: alle prijsafspraken die er zijn gemaakt zijn te vinden in overzichten -> prijsafspraken per bedrijf.
Pagina 27 van 34 versie 1.1 17. Importeren Kies voor beheer aan de linkerzijde in de navigatie en dan voor extra s en dan voor importeren. Tip: je kunt ook eerst naar het onderdeel gaan waarvoor je data wil importeren en klik dan vervolgens op importeren aan de rechterzijde van het scherm. Kies een importtype indien nog niet is gekozen. Kies hieronder het bestand (excel) op je eigen computer. Zodra je klikt op importeren, dan wordt het bestand verwerkt. Zodra er foutmeldingen zijn, dan worden deze getoond. De gegevens die fout zijn, worden niet verwerkt. Tip: Ga nar www.planaday.nl en kies voor aan de slag bij support. Daar vind je diversen templates voor excel. Hiermee kun je snel aan de slag!
Pagina 28 van 34 versie 1.1 18. Factureren Dit onderdeel wordt later beschreven.
Pagina 29 van 34 versie 1.1 19. Rollen & rechten 19.1 Algemene werking Een ieder die inlogt op Planaday heeft een bepaalde rol. Hiermee wordt gecontroleerd wat iemand wel kan en mag doen en zien. Er zijn meerdere rollen, denk aan: Beheerder Medewerker Accountmanager Planner Etc Tip: Je kunt zelf ook een rol toevoegen als je dat handig vind. Denk bijv. aan receptionist die wel mag inloggen en niet zo veel hoeft te zien en zeker niet hoeft te wijzigen. Per rol kunnen rechten worden toegekend aan verschillende onderdelen. Denk aan rechten aan bijvoorbeeld: Bekijken Wijzigen Aanmaken Verwijderen En de onderdelen zijn bijvoorbeeld: Cursist Cursus-sjabloon Cursus Emailtemplate Etc Iedereen die in kan loggen in Planaday heeft dus 1 of meerdere rollen. De huidige rol is te zien als je klikt op je eigen naam rechts boven. Tip: Ga naar je eigen bedrijf en klik op cursisten/medewerkers. Klik op wijzig/bewerken en klik op inlog gegevens. Hier kun je ook zien wat iemand voor rol heeft. Het is wel belangrijk dat emailadres en wachtwoord ingevuld zijn en dat mag inloggen op ja staat. 19.2 Wat wel en niet kan Diegene die kan wijzigen is altijd de beheerder. Maar ook diegene die mag wijzigen in rollen. Want dat is ook een recht.
Pagina 30 van 34 versie 1.1 Voorbeeld: medewerker Jan heeft de rol medewerker. Hij kan en mag volgens de rollen niet de rollen en rechten wijzigen. Hij kan wel cursisten inzien en wijzigen, maar niet verwijderen. 19.3 Medewerker andere rol geven Om een medewerker een andere rol te geven ga je naar die medewerker en klik op wijzigen. Vervolgens klik je op tabblad inlog gegevens. 1. Kies voor ja bij mag inloggen. 2. Vul een emailadres in 3. Vul een wachtwoord in 4. Selecteer bij selecteer rol(len) de juiste rollen. 5. Klik op opslaan. Tip: Een medewerker kan ook meerdere rollen hebben. Hierdoor heeft deze vanzelf de rechten van die meerdere rollen. De medewerker moet even uitloggen en weer inloggen en diegene heeft weer deze rechten. 19.4 Rollen wijzigen Indien iemand al een bepaalde rol heeft, maar die rol heeft nog niet alle juiste instellingen, dan kan dit eenvoudig worden gewijzigd door diegene die daartoe rechten heeft. 1. Ga naar beheer 2. Kies voor extra s 3. Kies voor Rollen & rechten. 4. Klik op om de rechten te zien van de betreffende rol 5. Klik per onderdeel op aanmaken, bekijken, bewerken en/of verwijderen bij het betreffende onderdeel. 6. Klik op opslaan.