Handleiding voor gastouderbureauadministratie

Transcriptie

1 Handleiding voor gastouderbureauadministratie Het is van belang dat je wachtwoord wordt gewijzigd in de webapplicatie! 1. Ga hiervoor naar je eigen omgeving (zie url die je hebt ontvangen) 2. Niet direct inloggen 3. Klik op klik hier om te resetten 4. Vul je adres in 5. Je krijgt vervolgens met instructies 6. Volg deze goed op 7. Je kunt nu hierna 2 x een eigen wachtwoord invullen 8. Je krijgt hierna een met je loginnaam 9. Log nu in met deze loginnaam en je eigen gekozen wachtwoord Let op: Als je dit niet doet, dan hebben andere mensen snel toegang tot jouw omgeving! Let op: Zie je dit balkje in deze handleiding? Dan hebben wij een tip voor je. Ohw. Wachtwoord kwijt of vergeten? Dan kun je deze opnieuw aanmaken door in het inlogscherm te klikken op klik hier om te resetten. Er wordt om je adres gevraagd. Je krijg hierna een mail met instructies om je wachtwoord te herstellen/resetten.

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave Algemeen & instellingen Het scherm Snelle knoppen met informatie Controleren Algemene instellingen Accountgegevens Instellingen facturatie Gebruikers Wachtwoord wijzigen Testomgeving voor Gastouders Toevoegen Overzicht Details Vraagouders Toevoegen Kinderen toevoegen Overzicht Details Partner toevoegen Tariefplannen Koppeling In het kort Belangrijke punten Details en mogelijkheden van een tariefplan Per kind of gezin factureren Toelichting op de velden Uren op een tariefplan Tariefplan maken Bestaande tariefplan koppelen tussen vraag- en gastouder Benodigheden Werkwijze Nieuw tariefplan koppelen of andere beeindigen Benodigheden Werkwijze Importeren Belangrijk om te weten Verplichte en optionele velden CSV-bestand maken Voorbeeld bestanden Stappenplan CSV uploaden en importeren Uren Algemene werking uren Status uren Ingevoerd handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 2 van 30

3 7.2.2 Ingediend Goedgekeurd Afgekeurd Gefactureerd Uitbetaald Uitleg over de uren Instellen hoe uren ingediend moeten worden Uren voor gastouder Uren voor vraagouder Uren voor gastouderbureau Standaard omgaan met de uren Als uren niet worden goedgekeurd Als gastouderbureau uren indienen Financieel Uren factureren Facturen gastouderbureau Facturen gastouders Facturen betaald / verwerken Marge en/of bemiddelingskosten Jaaropgave Incassobatch Algemeen Voorwaarden Omgeving & account goed instellen Per vraagouder goed instellen Voorwaarden Werkwijze Facturen gemaakt en incasseren Voorwaarden Werkwijze Stornering Mailing naar ouders Mailing overzicht Mailing aanmaken Mailing versturen Taken Algemeen Overzicht Taak aanmaken Taak bij ouder Taken per Nieuws Algemeen Instellingen Nieuws toevoegen/wijzigen Berichten Werking Overzicht handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 3 van 30

4 13.3 Details van een bericht Antwoord sturen Nieuw bericht maken Ook mail sturen Documenten Doel en werking van documenten Documentsoort Toevoegen Document van ouders Contracten Algemeen Handig om te weten Benodigheden alvorens te beginnen Templates controleren Nieuw contract maken Contract bekijken Contract aanbieden aan ouder Contract als PDF bekijken Contract mailen naar ouder Prijzen in contract Rapportages & documenten Uitleg handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 4 van 30

5 2. Algemeen & instellingen 2.1 Het scherm Zodra je bent ingelogd vind je alle functionaliteiten bovenin. Door te klikken op een button zoals diversen opent het scherm en komen er meerdere mogelijkheden. Klik op bijv. Eigen account om je account gegevens te zien en eventueel te wijzigen. Deze gegevens worden gebruikt in de communicatie, op de website en in de applicatie Snelle knoppen met informatie Aan de rechterzijde van het startscherm (wij noemen dat dashboard) vind je meerdere knoppen met informatie. Zo zie je bijvoorbeeld vraagouders met een nummer. Dat nummer geeft het aantal vraagouders weer. En zo zijn er meerdere knoppen. Door te klikken op zo n knop kom je ook bij dat onderdeel. 2.2 Controleren De volgende onderdelen moet eerst gecontroleerd en gewijzigd worden: Eigen account Instellingen Generieke documenten Tariefplannen 2.3 Algemene instellingen Kies hiervoor eerst voor diversen en dan voor instellingen. Hier staan gegevens zoals de marge en andere instellingen. Maar ook of jouw omgeving een testomgeving voor het en. Tevens stel je hier in of je gebruik maakt van incasso. 1. Klik op Deze gegevens wijzigen en wijzig alle gegevens. 2. Activeer of deactiveer testomgeving en geef een adres op. 3. Activeer of deactiveer de incasso 4. Klik vervolgens op opslaan. 2.4 Accountgegevens Kies hiervoor eerst voor diversen en dan voor eigen account. 1. Klik vervolgens op Deze gegevens wijzigen 2. Wijzig alle gegevens. a. Zorg ervoor dat je iban, bic goed ingevuld zijn. b. Als je gebruik maakt van incasso, dan moet ook jouw eigen creditor id ingevuld zijn! 3. Voeg eventueel een eigen logo toe! 4. Klik vervolgens op opslaan. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 5 van 30

6 2.5 Instellingen facturatie Bij instellingen kun je ondermeer de manier van factureren instellen. Ga naar instellingen bij account en kies voor deze gegevens wijzigen. Er komen meerdere tabs. Klik voor de tab factureren. 2.6 Gebruikers Er kunnen meerdere gebruikers gebruik maken van deze webapplicatie. Deze hebben dus ook allemaal een eigen account. Klik op je eigen naam rechtsboven. Er komt een keuze voor gebruikers. Klik hierop en je krijgt een overzicht van alle gebruikers die admin zijn in dit systeem. Klik op voeg toe om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Tip: Gebruik je dit programma alleen? Dan is het niet nodig om accounts aan te maken, dat werkt meestal verwarrend. 2.7 Wachtwoord wijzigen Het wachtwoord kan niet worden gewijzigd in de applicatie zelf. Dit kan enkel door het te resetten. Hiervoor moet je eerst uitloggen. Ga vervolgens naar je loginpagina en kies voor wachtwoord resetten Testomgeving voor Als je wil testen, dan is dat mogelijk. Ga naar instellingen en klik voor wijzigen. Hier kun je aangeven of alle mail (die normaal gesproken naar de gebruikers (vraag- en gastouders) gaan) naar jullie toe moet of naar de vraag- of gastouders. Als je dit insteld op ja, dan krijgen jullie de mail en de ouders niet. Dus ook niet van accounts die worden aangemaakt. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 6 van 30

7 3. Gastouders Gastouders zijn de mensen die op kinderen passen, de nanny s 3.1 Toevoegen Klik eerst op gastouders. Je komt meteen in het overzicht en ziet alle gastouders die al toegevoegd zijn. 1. Klik op voeg toe om nieuwe gastouder toe te voegen. 2. Geef aan of deze actief is (ja/nee) 3. Vul alle gegevens in 4. Klik op opslaan. Belangrijk: Adresgegevens van gastouder worden gebruikt voor facturatie. Vul deze dus volledig in. Let op: Bij het aanmaken van een account wordt er meteen een mailtje gestuurd naar de gastouder met logingegevens. Deze logingegevens krijg je niet te zien (mits testomgeving op nee staat). 3.2 Overzicht In het overzicht van gastouders zie je alle gastouders. Wil je snel een gastouder vinden? Vul dan enkele letters in van de naam (rechtboven) en druk op [enter]. Vanuit het overzicht kun je meteen een gastouder bekijken, wijzigen of verwijderen. Je kunt ook meteen op de envelop klikken om een intern bericht te sturen. 3.3 Details Zodra je de details hebt geopend van een gastouder zie je meerdere blokken met informatie. Aan de linkerzijde alle adresgegevens. Wil je deze wijzigen, klik dan eerst op bewerk. Linksonder zie je de kinderen die gekoppeld zijn. Aan de rechterzijde de loginnamen waarmee deze gastouder kan inloggen. Vervolgens daaronder zie je de eventuele facturen die aangemaakt zijn. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 7 van 30

8 4. Vraagouders Vraagouders zijn de mensen die graag willen dat er op hun kinderen wordt gepast. 4.1 Toevoegen Klik eerst op vraagouders. Je komt meteen in het overzicht en ziet alle vraagouders die al aanwezig zijn. 1. Klik op voeg toe om nieuwe vraagouder toe te voegen. 2. Geef aan of deze actief is (ja/nee) 3. Vul alle gegevens in Let op: Adresgegevens van vraagouders worden gebruikt voor facturatie. Vul deze dus volledig in. Tip: Bij het aanmaken van een account wordt er meteen een mailtje gestuurd naar de vraagouder met logingegevens. Deze logingegevens krijgt u niet te zien (als je testomgeving niet op JA hebt staan). Als er voor deze vraagouder incasso-overeenkomst aanwezig is, geef dit dan aan. Klik hiervoor op incasso onderaan de pagina en vul ALLE gegevens in. Alleen dan zal het mogelijk zijn om later voor deze vraagouder incasso te realiseren. 4.2 Kinderen toevoegen Zodra een vraagouder is toegevoegd roep je deze op. Dit kan door naar vraagouders te gaan en uit de lijst te kiezen. Je kunt ook zoeken op naam rechtsboven in het venster waar gastouder, vraagouder etc staat. Vul hier een naam in en druk op [enter]. Zodra een vraagouder opgeroepen is krijg je een scherm met alle details van die vraagouder. Klik op voeg toe bij overzicht kinderen. Vul alle gegevens in. Geef aan bij vasttarief of dit kind inderdaad een vasttarief heeft (van gastouder) of een flexibel tarief (nee). Indien een kind normale uren afneemt, dan kies je hier voor ja. Heeft dit kind een flexibel contract voor wisselende uren, dan kies je voor nee. Zodra er is geklikt op opslaan kom je in het scherm van die vraagouder. Eventueel kun je meteen andere akties uitvoeren. 4.3 Overzicht In het overzicht van vraagouders zie je alle vraagouders. Wil je snel een vraagouder vinden? Vul dan enkele letters in van de naam (rechtboven) en druk op [enter]. Vanuit het overzicht kun je meteen een vraagouder bekijken, wijzigen of verwijderen. Je kunt ook meteen op de envelop klikken om een intern bericht te sturen. 4.4 Details Zodra je de details hebt geopend van een vraagouder zie je meerdere blokken met informatie. Aan de linkerzijde alle adresgegevens. Wil je deze wijzigen, klik dan eerst op bewerk. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 8 van 30

9 Daaronder zie je alle kinderen. Als je er 1 wil toevoegen klik je op voeg toe. Aan de rechterzijde zie je de gastouders die gekoppeld zijn aan deze vraagouder. Als je er 1 wil toevoegen/koppelen klik je op koppelen. Wil je een gastouder verwijderen, klik dan op verwijder. Hieronder zie je de loginnamen waarmee deze gastouder kan inloggen. Dit mogen er dus meer zijn. Ieder adres moet overigens wel 1 keer voorkomen en moet uniek zijn. Vervolgens daaronder zie je de eventuele facturen die aangemaakt zijn door het systeem. Helemaal onderaan zie je een blok Voor vraagouder specifieke documenten/rapportages. Hier is het mogelijk om specifiek voor deze vraagouder overeenkomsten, rapportages etc toe te voegen die enkel voor deze vraagouder te zien zijn. 4.5 Partner toevoegen Je kunt eenvoudig een partner toevoegen aan een vraagouder. Dit is vooral belangrijk wanneer je gegevens aan de belastingdienst moet aanleveren. Klik hiervoor eerst op tonen van een vraagouder en klik dan onder de naam op Voeg toe bij partner. De rest wijst zichzelf. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 9 van 30

10 5. Tariefplannen Met een tariefplan maak je een 'afspraak' qua kosten en verdiensten per vraagouder en gastouderkoppeling. Daarom moet er tenminste 1 tariefplan aanwezig zijn in dit systeem. Je kan en mag meerdere tariefplannen hebben. Bij het koppelen gebruik je hiervan 1. In zo'n tariefplan kun je het uurtarief van de gastouder kwijt. Tevens bevat zo'n tariefplan alle informatie welke nodig is om te factureren. 5.1 Koppeling Afhankelijk van wat er ingevuld is in een tariefplan worden er marges en bemiddelingskosten gefactureerd. Zo'n tariefplan wordt gekoppeld bij een vraagouder door een gastouder te koppelen in combinatie met een tariefplan welke je eerder hebt toegevoegd. 5.2 In het kort Een tariefplan bevat financiele afspraken die je later kunt koppelen Per vraagouder en gastouder maak je een koppeling door middel van een tariefplan Een tariefplan kan door meerdere koppelingen worden gebruikt 5.3 Belangrijke punten Het is belangrijk om met de volgende punten rekening te houden: Er is altijd 1 tariefplan actief per koppeling Een nieuwe koppeling is enkel actief zodra begindatum ingaat. Enkel koppelingen met een begindatum in het verleden (of vandaag) welke nog niet zijn beeindigd (of met einddatum in toekomst) zijn actief Een nieuwe koppeling kan enkel ingaan na laatste einddatum van voorgaande koppeling van die ouders (indien er uren zijn gemaakt) Er kunnen enkel uren worden ingediend als er een koppeling actief is tussen gastouder en vraagouder Zodra er uren gemaakt zijn op een koppeling kan begindatum niet meer gewijzigd worden Een koppeling kan nooit worden verwijderd. Ook niet als er geen uren op geschreven zijn. Dit voor rapportages en onderlinge koppelingen Een tariefplan kan gewijzigd worden zolang er op dat tariefplan geen uren aanwezig zijn of zijn gemaakt. Dit is van toepassing op alle koppelingen waarvan dit tariefplan gebruik maakt. Als een koppeling een einddatum heeft, kan deze nooit meer worden gewijzigd. Desnoods moet er een nieuwe koppeling met dezelfde tariefplan worden gekoppeld. 5.4 Details en mogelijkheden van een tariefplan Ieder tariefplan heeft altijd een duidelijke titel. Want op basis van die titel maak je een koppeling tussen gastouder en vraagouder. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 10 van 30

11 5.4.1 Per kind of gezin factureren Bij ieder tariefplan bepaal je meteen of je per kind of per gezin wil factureren. Kies dus 'per kind' of 'per gezin'. Zodra die keuze is gemaakt kun je ervoor kiezen om diversen kosten zoals bureau en/of bemiddelingskosten in rekening te brengen. Indien je een veld leeg laat, zal dit dus niet gefactureerd worden Toelichting op de velden 'Uurtarief gastouder'. Dit is het bedrag wat je per uur betaald aan je gastouder. Deze mag niet leeg zijn en is verplicht. Als 'per kind' wordt gefactureerd, dan zal de gastouder uitbetaald worden per uur per kind. Als 'per gezin' wordt gefactureerd, dan zal gastouder ook dit bedrag krijgen per uur, maar onafhankelijk van aantal kinderen. Het uurtarief op de factuur voor de vraagouder zal dan per blok gedeeld worden als er gelijkertijd wordt opgepast op meerdere kinderen van 1 gezin (koppeling). 'Per maand, per gezin'; Dit bedrag wordt gebruikt als eenmalig bedrag per facturatieronde voor een heel gezin. En is niet afhankelijk van aantal kinderen. 'Per maand, per kind'; Deze kosten worden eenmalig in rekening gebracht per facturatieronde per kind (van een gezin bij vraagouder). 'Per uur, per gezin'; Niet actief als je kiest voor 'per kind'. Dit is de marge die je extra wil laten berekenen op uurtarief van gastouder per uur. 'Per uur, per kind'; Niet actief als je kiest voor 'per gezin'. Dit is de marge die je extra wil laten berekenen op uurtarief van gastouder per uur. 'Marge samenvoegen'; Indien dit op 'ja' staat zal het uurtarief van gastouder op de factuur worden verhoogd met de marge die je hebt ingesteld. Indien dit op 'nee' staat, dan wordt dit op de factuur apart vermeld Uren op een tariefplan Zodra er uren 'geschreven' zijn op een tariefplan is het niet meer mogelijk om waardes aan te passen van dat tariefplan. Een tariefplan kan in dit geval ook niet meer worden verwijderd. Dit is nodig vanwege de rapportages, de koppelingen hiermee en KOI bestanden die later nodig zijn. Op basis van zo'n tariefplan worden de waardes later weer opgehaald en gebruikt. 5.5 Tariefplan maken 1. Ga naar de 'tariefplannen' en kies voor 'toevoegen'. 2. Kies een goede titel voor het tariefplan. Bijv '15,- per uur voor alle kinderen' of '5,- per go en 2 euro marge'. 3. Bepaal of er 'per kind' of 'per gezin' moet worden gefactureerd. (later koppel je dit plan aan een vraagouder/gastouder). 4. Vul enkel de velden in die je werkelijk wil factureren. 5. Klik op 'opslaan'. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 11 van 30

12 Vanaf dit moment kan de gastouder uren invoeren. Zolang dit tariefplan actief is (en dus geen einddatum heeft) kunnen er uren toegevoegd of ingediend worden. Zodra einddatum is bereikt is dat niet meer mogelijk. Er moet dan een nieuw tariefplan worden gekoppeld. 5.6 Bestaande tariefplan koppelen tussen vraag- en gastouder Benodigheden Een tariefplan Een vraagouder Een gastouder Werkwijze 1. Ga naar de vraagouder waarvoor je een koppeling wil maken. Klik op 'tonen' van vraagouder, zodat je alle details ziet. 2. Kies rechtsboven bij 'Gekoppelde gastouder(s) met tariefplan' voor 'koppelen'. 3. Kies de juiste gastouder die je wil koppelen 4. Kies vervolgens het tariefplan welke je wil koppelen 5. Vul een begindatum in waarop deze moet ingaan. Dat kan dus ook vandaag of gisteren zijn. 6. Klik op 'opslaan'. Vanaf dit moment kan de gastouder uren invoeren. Zolang dit tariefplan actief is (en dus geen einddatum heeft) kunnen er uren toegevoegd of ingediend worden. Zodra einddatum is bereikt is dat niet meer mogelijk. Er moet dan een nieuw tariefplan worden gekoppeld. 5.7 Nieuw tariefplan koppelen of andere beeindigen Je kunt maar 1 tariefplan actief hebben tussen vraagouder en gastouder. Het kan voorkomen dat je een nieuw tariefplan wil koppelen. Bijvoorbeeld omdat het tarief van gastouder of de marges zijn gewijzigd. Het is mogelijk om een tariefplan-koppeling in te toekomst klaar te zetten. Hiervoor moet voorgaande tariefplan-koppeling eerst een einddatum hebben Benodigheden Een nieuw tariefplan Een vraagouder Een gastouder Werkwijze 1. Voeg eerst een nieuw tariefplan toe met de juiste tarieven indien deze er nog niet is. 2. Bepaal of 'oude' koppeling al een einddatum moet krijgen. 3. Klik op bij 'Gekoppelde gastouders...' om deze te wijzigen. En vul hier de einddatum in waarop deze moet beeindigen indien van toepassing. 4. Klik op 'koppelen' bij 'Gekoppelde gastouder...' bij de juiste vraagouder. 5. Kies opnieuw de juiste gastouder en het tariefplan welke je wil koppelen. 6. Vul een begindatum in waarop deze moet ingaan. Dit kan enkel NA einddatum van voorgaande koppeling 7. Klik op 'opslaan'. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 12 van 30

13 Vanaf dit moment kan de gastouder uren invoeren. Zolang dit tariefplan actief is (en dus geen einddatum heeft) kunnen er uren toegevoegd of ingediend worden. Zodra einddatum is bereikt is dat niet meer mogelijk. Er moet dan een nieuw tariefplan worden gekoppeld. Als je problemen ervaart of een vraagt hebt over tariefplannen, stuur dan een bericht naar ons handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 13 van 30

14 6. Importeren Je kunt eenvoudig een lijst met ouders in gastouderbureauadministratie importeren. Hier is wel enige uitleg voor nodig. 6.1 Belangrijk om te weten Zorg dat je een csv-bestand hebt (leggen we verderop uit). Er wordt voor iedere waarde die in csv staat een check (validatie) gedaan. Als er iets niet goed is, krijg je hiervan melding. Als dit gebeurd is er niets geimporteerd! Er wordt geen login voor ouders aangemaakt, dit moet je zelf doen per ouder Er wordt rekening gehouden met het limiet van jouw pakket Op basis van postcode worden direct straat, plaats en de geo-details (voor googlekaartje) bepaald en toegevoegd. Optioneel kun je deze ook opgeven. Er wordt gecontroleerd per ouder of deze niet al aanwezig is op basis van adres 6.2 Verplichte en optionele velden Op de helpagina in de webapplicatie aan de rechterzijde zie je de verplichte velden. Deze zijn ALTIJD nodig. Zoals voornaam achternaam tel (telefoon) postcode huisnr Hieronder zie je welke velden je optioneel kunt toevoegen. Ook de waardes hiervan worden gecontroleerd of deze wel juist zijn. Zo wordt bijvoorbeeld gecontroleerd of een telefoonnummer wel echt een telefoonnummer is en een adres wel echt een adres is. 6.3 CSV-bestand maken Download een voorbeeld zoals je deze direct op in de webapplicatie kunt downloaden. Open deze in bijvoorbeeld excel. Letop: de eerste rij MOET altijd een kolomnaam bevatten, zoals voornaam, achternaam of bijv. een adres. Deze moet exact kloppen! Voeg voor iedere ouder dat je wil toevoegen een rij toe in Excel. Iedere rij moet tenminste de verplichte velden hebben (zie rechts). Als je bijvoorbeeld een geboortedatum wil toevoegen, dan moet je hiervoor in de bovenste rij aangeven dat het een geboortedatum betreft Voorbeeld bestanden Voorbeeld bestanden zijn te vinden op de help-pagina in onze applicatie. De 'basis-xxxx.csv' of 'basis-xxxx.xlsx' zijn echt wat je nodig hebt om te vullen. Wil je beginnen met Excel, dat kan ook. Download dan een excel-document ipv van een CSV en bewaar deze later als csv. Hierin staan bijvoorbeeld voornaam, achternaam, postcode en adres. Straat en plaats worden automatisch gevuld als je een postcode zonder spatie invult. Wil je echt meer kolommen toevoegen zoals een geboortedatum, ehbo etc download en gebruik dan de extra-xxxxouder.csv of extra.a-xxxxouder.xlsx. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 14 van 30

15 Download deze bestanden en sla deze op, op je eigen computer. Zodra je dat hebt gedaan kun je ze openen bewerken. Laat wel altijd de bovenste regel staan (met de kolomnamen)!. Als je klaar bent sla je deze op en hierna kun je deze uploaden. 6.4 Stappenplan CSV uploaden en importeren Zodra het csv-bestand klaar is en je wil alles uploaden ga je naar 'diversen -> importeren'. Kies gast- of vraagouders Klik op 'bladeren' of 'browse'. Kies het csv-bestand dat je had bewerkt en opgeslagen en klik op OK Klik vervolgens op 'Importeren' button Het bestand wordt nu ingelezen en beoordeeld. Als er geen fouten waren, dan wordt alles meteen toegevoegd en krijg je hiervan melding Als er een fout is met validatie, bijvoorbeeld omdat iets ontbreekt of een telefoonnummer niet voldoen, dan krijg je hiervan melding. Deze melding is duidelijk in wat er fout ging en op welke regel. Spoor die fout op en corrigeer deze. Let goed op de notatie. Het kan zijn dat excel deze automatisch veranderd Bewaar je gewijzigde csv-bestand en begin opnieuw handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 15 van 30

16 7. Uren 7.1 Algemene werking uren Zodra je als admin bent ingelogd zie je in het dashboard (de beginpagina van Planaday) aan de rechterzijde de meest voorkomende uren inclusief het aantal hiervan. Per onderdeel/status kun je klikken en krijg je een overzicht van die uren. 7.2 Status uren Ingevoerd Dit zijn de uren die ingevoerd zijn door gastouders, maar nog niet doorgevoerd (ingediend) zijn. Een gastouder kan bijvoorbeeld per dag uren invullen en aan het einde van een bepaalde periode deze indienen. Eventueel kun je deze uren per stuk meteen op een andere status zetten. Zoals bijvoorbeeld goedgekeurd Ingediend Dit zijn de uren dit ingediend zijn door een gastouder, maar nog gekeurd moeten worden door een vraagouder. Eventueel kun je deze zelf als gastouderbureau overrullen en meteen factureren Goedgekeurd Dit gebeurd door de vraagouders. Deze uren zijn goedgekeurd door vraagouders, nadat deze waren ingediend door een gastouder. De uren kunnen ook goedgekeurd zijn door een gastouderbureau Afgekeurd Dit wordt gedaan door vraagouders of door een gastouderbureau. De reden wordt altijd bij iedere regel getoond Gefactureerd Dit zijn uren die waren ingevoerd, goedgekeurd en vervolgens zijn gefactureerd door het gastouderbureau Uitbetaald Dit zijn de uren die reeds zijn gefactureerd en uitbetaald zijn. 7.3 Uitleg over de uren Instellen hoe uren ingediend moeten worden Hoe de gastouder uren indient ligt aan de instellingen. Je kunt de gastouder uren laten invoeren per uur, dus gewoon het aantal. Of je kunt instellen dat zij een van en tot tijd moeten invullen. De applicatie rekent de rest dan automatisch uit. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 16 van 30

17 7.3.2 Uren voor gastouder - De gastouder logt in op het systeem. - Vervolgens kan men uren invullen. - Kies bij uren het kind en vul van en tot tijd in. Dit kan per kalendermaand per kind. - Zodra dat is gebeurd wordt dit in een overzicht getoond. - Als alle uren van alle kinderen zijn ingevuld, dan kan men deze doorvoeren - Alle uren worden nogmaals getoond - Na het vinken van akkoord en drukken op de button zijn alle uren doorgevoerd - De uren moeten nu worden gekeurd door vraagouder. - Als vraagouder dit niet doet binnen een bepaalde tijd, kan het gastouderbureau deze goed- of afkeuren. - Nadat dit is gebeurd zal het gastouderbureau de uren factureren Uren voor vraagouder - De vraagouder logt in op het systeem. - Vervolgens kan men de uren controleren die klaar staan. - Per regel kan eventueel worden aangegeven of dit akkoord is - Vervolgens in het overzicht kan de vraagouder deze bevestigen - De afgekeurde uren worden beoordeeld door het gastouderbureau. - Als vraagouder dit niet doet binnen een bepaalde tijd, kan het gastouderbureau deze goed- of afkeuren. - Nadat dit is gebeurd zal het gastouderbureau de uren factureren Uren voor gastouderbureau - Gastouder vult alle uren in. - Deze worden eventueel gekeurd of afgekeurd door vraagouder. - Zodra dit is gebeurd kan het gastouderbureau deze factureren 7.4 Standaard omgaan met de uren Normaal gesproken voeren gastouders de uren in (ingevoerd). Hierna kunnen zij alle ingevoerde uren indienen (ingediend). Vervolgens worden deze gekeurd door de vraagouders. Zodra dat is gebeurd kies je voor financieel en dan voor uren factureren. Je krijgt een overzicht van alle goedgekeurde uren. Deze kun je klaarzetten om te factureren door te klikken op Ja alle regels factureren. Alle uren worden verwerkt, op gefactureerd gezet en er staan vervolgens facturen klaar voor het gastouderbureau en voor de vraagouders. 7.5 Als uren niet worden goedgekeurd Uren die goedgekeurd moeten worden door vraagouders, maar niet wordt gedaan staan bij ingediend. Deze kunnen door het gastouderbu reau alsnog worden gefactureerd. Klik op ingediend en kies per regel wat er mee moet gebeuren. Zodra deze goedgekeurd zijn (er is geklikt op factureer, dan staan deze klaar om te factureren. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 17 van 30

18 7.6 Als gastouderbureau uren indienen Vanaf versie 2.03 (zie je rechtsonder) kun je als gastouderbureau (admin) ook uren indienen. Ga hiervoor naar een gastouder (een gastouder is in dit geval gekoppeld aan een vraagouder met een tariefplan. Aan die vraagouder zijn kinderen toegevoegd). Klik op tonen van die gastouder. Kies vervolgens op uren indienen. Je kunt nu voor dit kind een maand kiezen en alle uren invoeren. Dit is vooral handig als je in het begin uren moet indienen om een maand of jaar kloppend te krijgen in de applicatie. Tip: voer per maand alles in en factureer. Dan heb je ook meerdere facturen per maand. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 18 van 30

19 8. Financieel 8.1 Uren factureren Als je uren wil factureren dan gaan we ervan uit dat alle uren gekeurd zijn. Dus ook de uren die een vraagouder niet zelf heeft gekeurd, maar door het gastouderbureau op gefactureerd gezet zijn. Zodra dat is gebeurd kies je voor financieel en dan voor uren factureren. Je krijgt een overzicht van alle goedgekeurde uren. Deze kun je klaarzetten om te factureren door te klikken op Ja alle regels factureren. Alle uren worden verwerkt, op gefactureerd gezet en er staan vervolgens facturen klaar voor het gastouderbureau en voor de vraagouders. Let op: Als incasso aan staat in jouw omgeving moet je na het factureren nog een incassobatch aanmaken. Zie hiervoor het hoofdstuk incassobatch. 8.2 Facturen gastouderbureau Een overzicht van alle facturen die bestemd zijn voor vraagouders staan bij financieel - > facturen gob. Per vraagouder en per periode staan de facturen klaar. Per factuur kan worden geklikt om deze te bekijken. Handig: Iedere vraagouder die op gastouderbureauadministratie inlogt ziet ook deze facturen. 8.3 Facturen gastouders De facturen die gastouders moeten sturen naar het gastouderbureau staan ook al klaar. Dit zijn de credit-facturen die uitbetaald moeten worden aan de gastouders. Per gastouder en per periode staan deze facturen klaar in financieel -> facturen gastouders. 8.4 Facturen betaald / verwerken Per factuur kan meteen worden aangegeven of deze betaald zijn. Klik op zet op betaald om deze op betaald te zetten. Dit kan vanuit een overzicht van facturen of per factuur als je de details bekijkt. Het is raadzaam om uw bankrekening of girorekening per regel te bekijken en de juiste factuur op betaald te zetten. Zodra gobadmin gelijk loopt met je bankrekening. 8.5 Marge en/of bemiddelingskosten Bij iedere factuur die is gemaakt voor een vraagouder zal of een marge toegevoegd zijn op het uurtarief of bemiddelingskosten staan. Dit kan per kind zijn of per gezin. Deze kun je per tariefplan koppeling regelen. Zie ook tariefplannen. 8.6 Jaaropgave Voor ieder kind waarvoor uren zijn geboekt en gefactureerd zijn jaaropgaves beschikbaar. Deze worden op het moment van opvragen gegenereerd. Het heeft dus geen zin om halverwege het jaar een jaaropgave op te vragen, dan deze zal het hele jaar veranderen. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 19 van 30

20 Voor het opvragen van zo n jaaropgave ga je naar het kind. Als je de details hebt opgeroepen zie je onderin Jaaropgaves van alle jaren dat er uren geboekt en gefactureerd zijn. Per jaar kun je een jaaropgave tonen in het scherm, tonen als PDF of mailen naar de vraagouder met PDF als bijlage. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 20 van 30

21 9. Incassobatch 9.1 Algemeen De webapplicatie bied de mogelijkheid om een incassobatch aan te maken voor die vraagouders waarvoor een incasso-overeenkomst is Voorwaarden Het is van belang dat je een overeenkomst hebt met je eigen bank om incasso's te kunnen aanbieden. Je moet een creditor-id hebben van de bank Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil doen moet je een overeenkomst hebben Omgeving & account goed instellen Het is van belang dat de instellingen goed staan. 'Is incasso actief voor deze omgeving' moet op 'JA' staan. Pas nu bij 'eigen account ' de benodigde gegevens aan, zoals: Eigen Iban nummer Eigen BIC nummer Creditor id (dat wat je van de bank hebt gekregen) Handig: Ga in je eigen omgeving naar help en kies voor sepa incasso. Hier krijg je snel een overzicht of je alles goed hebt ingesteld. Dus ook per vraagouder kun je dat snel zien! 9.2 Per vraagouder goed instellen Voorwaarden Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil doen met je een overeenkomst hebben met vraagouder. Voor iedere vraagouder waarvoor je incasso wil moet er een incasso-id zijn Werkwijze Bewerk de betreffende vraagouder. Vul juiste IBAN en BIC nummer in. Kies onderin bij 'Facturatie methode' voor 'incasso'. Kies (als dat zo is) voor 'incasso accoord' Vul datum van eerste incassodatum in (moet in verleden liggen). Vul incasso ID in (uniek nummer per vraagouder welke je zelf toekent). 9.3 Facturen gemaakt en incasseren Voorwaarden Er moeten facturen aangemaakt zijn voor vraagouders handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 21 van 30

22 9.3.2 Werkwijze Ga naar incassobatch bij 'financieel'. Klik op 'maak incassobatch aan' Er worden facturen getoond die geincasseerd mogen worden Klik op aanmaken Vul je incassodatum in (dit is minimaal over 5 dagen (voorwaarde van de bank)). Zodra de batch is aangemaakt worden deze facturen op 'betaald' gezet Download het bestand (xml) Bied deze bij je bank aan 9.4 Stornering Als er om welke reden een stornering is, moet je dit verwerken bij de betreffende factuur. Werkwijze: Ga naar betreffende factuur Klik op 'stornering' De factuur wordt op onbetaald gezet Mail de factuur opnieuw naar de vraagouder Het is hierna NIET meer mogelijk om de betreffende factuur als incasso aan te bieden. Mail deze dus apart naar de vraagouder. Bij de volgende incasso-batch is het wel weer mogelijk om een incasso aan te bieden voor de betreffende vraagouder. Dit kan net zo lang als bij de vraagouder de incasso op ja staat. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 22 van 30

23 10. Mailing naar ouders Het is mogelijk om vanuit de applicatie mail te sturen naar bepaalde ouders of alle ouders. De mailing die je kunt versturen is een normale met teksten. Het is technisch niet mogelijk om afbeeldingen of documenten mee te sturen Mailing overzicht Kies bij diversen voor Ouders mailen Direct hierna ben je in het overzicht. Als er al mailingen zijn aangemaakt, vind je deze hier Mailing aanmaken 1. Klik op voeg toe button 2. Vul de naam van de mailing in (die wordt niet in de mailing gebruikt, maar handig voor eigen gebruik). 3. Kies een onderwerp 4. Vul een tekst in voor de mailing (je kunt geen afbeeldingen of documenten meesturen). 5. Vul eventueel een opmerking in. 6. Kies onderaan welke ouders deze moeten krijgen. a. Kies per ouder dit aan b. Of selecteer alles om bijv alle vraagouders te selecteren 7. Klik op opslaan. De mailing is opgeslagen. Let op: Wil je toch een document of een afbeelding tonen aan je ouders, dan is het wellicht een idee om een pagina op je eigen website te maken waarnaar je verwijst Mailing versturen Als de mailing is opgeslagen zie je deze in het overzicht. Je kunt deze hier bekijken of meteen versturen. Klik hiervoor op verstuur of toon. Als een mailing al is verstuurd, dan kun je dat zien door deze te tonen. Het is dan niet meer mogelijk om deze opnieuw te versturen. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 23 van 30

24 11. Taken De webapplicatie voorziet in het kunnen maken van taken per ouder of voor alle ouders. Afhankelijk van wat je hebt ingesteld krijg je hiervan een herinnering Algemeen Een taak kan iets zijn wat je moet doen voor alle ouders of een generieke taak. Of juist voor 1 ouder. Hierin voorziet deze optie Overzicht Het overzicht van taken is te vinden onder taken bij diversen. Hier zie je in 1 oogopslag alle aanwezige taken. Klik op het vakje bij gedaan en de taak wordt meteen verwerkt. En klik op flag bij prio en deze is meteen wat belangrijker! 11.3 Taak aanmaken Klik op voeg toe button Kies of deze specifiek voor een ouder is. o Kies je voor ja dan komt er een keuzemenu waarin je kunt kiezen voor 1 ouder. Vul een titel in Geef aan wanneer deze taak verloopt (datum) Geef aan of deze al gedaan is en of het prioriteit heeft. En een tekst. Klik op opslaan. De taak is opgeslagen Taak bij ouder Als je een taak bij een ouder had opgeslagen, dan is deze in het takenoverzicht te zien, maar ook bij de betreffende taak. Je kunt bij een ouder op de button bekijk nu klikken om naar de taken te gaan Taken per Indien je dat hebt ingesteld krijg je (indien er nog taken openstaan en zijn verlopen) mail. In dit bericht staan de taken die nog niet afgerond zijn, maar waarvan deze al wel verlopen zijn. Deze instelling is te wijzigen bij instellingen bij algemeen. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 24 van 30

25 12. Nieuws 12.1 Algemeen Indien je algemene berichten of nieuws hebt voor al je gast- en/of vraagouders, kun je dit eenvoudig via de webapplicatie delen Instellingen Om nieuws te kunnen laten zien aan je gast- en/of vraagouders moet dit geactiveerd worden. Ga hiervoor naar instellingen en activeer dit. Zodra dat is gebeurd, zal hiervan geen melding worden gemaakt bij nieuws Nieuws toevoegen/wijzigen Ga via diversen naar nieuwsartikelen. Je komt meteen in het overzicht. Wijzig een bestaand artikel of voeg een nieuwe toe door te klikken op voeg toe. Kies voor wie het artikel is bestemd. Dit kan enkel voor vraagouder of gastouder zijn, maar ook beide. Vul vervolgens een titel in en kies eventueel een andere datum dan aangegeven. Hierna kun je het artikel vullen. Zodra dat is gebeurd (en nieuws is geactiveerd) is dit artikel te zien voor de ouders in het dashboard. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 25 van 30

26 13. Berichten 13.1 Werking Het gobadmin systeem voorziet in een intern berichtsysteem. Dit is vooral handig als er een kort bericht moet worden gestuurd naar een vraagouder of een gastouder. Let op: Het is een interne berichten-systeem. Puur om een bericht naar elkaar te sturen. Klik op gelezen als je het bericht hebt gelezen. Er kunnen geen bijlages worden gestuurd bij een bericht. Het berichtensysteem is eigenlijk heel simpel Overzicht Klik op berichten en je ziet alle bericht die naar je toe zijn gestuurd. Klik op verstuurd aan de rechterzijde om te zien welke berichten er zijn verstuurd Details van een bericht Per bericht kun je zien wie het heeft gestuurd, de datum en of het is gelezen. Het op gelezen zetten kan enkel door diegene aan WIE het is gestuurd. Let op: Klik op gelezen per bericht. Zo weet het gastouderbureau dat het bericht is gelezen. Wel zo handig en overzichtelijk Antwoord sturen Op ieder bericht dat je krijgt kun je ook een antwoord (reply) sturen. Klik op beantwoord en typ je bericht. Zodra je klaar bent klik je op verstuur reply. Diegene die een bericht ontvangt krijgt hiervan GEEN . Er wordt enkel getoond hoeveel ongelezen berichten er zijn Nieuw bericht maken Kies voor een gastouder of vraagouder (het kan ook vanuit zo n overzicht). Klik op het envelopje bij gastouder/vraagouder. Vul het onderwerp in en in het bericht je bericht. Zodra het klaar is, klik je op verstuur bericht. Vraag- of gastouders krijgen geen van een bericht die nieuw is. Echter zodra zij inloggen kunnen zij alle berichten inzien en eventueel beantwoorden. Als je inlogt zie je bovenin het aantal ongelezen berichten, dus ook de antwoorden van het gastouderbureau Ook mail sturen Optioneel kun je ook als je een intern bericht stuurt een krijgen. Dit kun je bij instellingen wijzigen. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 26 van 30

27 14. Documenten 14.1 Doel en werking van documenten Het onderdeel documenten is van belang indien er documenten uitgewisseld moeten worden. Denk hierbij aan een overeenkomst, een id-bewijs etc. Het gastouderbureau bepaald welke documenten aangeleverd moeten worden voor een gastouder of een vraagouder. Dit kan dus ook via dit systeem. Per document kan er worden bepaald of deze verplicht is. Klik op documenten-soorten om te zien welke het zijn Documentsoort Indien er bijvoorbeeld een contract nodig is voor een gastouder, dan kun je bij documentsoorten een regel toevoegen met contract. En als deze verplicht is, dan geef je dat aan. Bij iedere gastouder komt er bij documenten een melding te staan bij documenten. En dat zij dit moeten aanleveren. Zodra zij dat hebben gedaan kun jij dat zien per gastouder en/of vraagouder Toevoegen Klik op document soorten en vervolgens op voeg toe. Vul alle velden in. 1. Vul een goede titel in 2. Kies of deze verplicht is 3. En geef aan voor welke ouder het nodig is. 4. Vul eventueel opmerkingen toe Klik op opslaan om deze toe te voegen en op te slaan. Zodra dit is gebeurd kunnen vraag- en/of gastouders via hun eigen omgeving een document aanleveren Document van ouders Ouders die een document hebben aangeleverd zijn te zien via documenten in hun omgeving. Ga dus naar een vraag- of gastouder en bekijk welke zij al hebben aangeleverd en welke nog niet. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 27 van 30

28 15. Contracten 15.1 Algemeen Het onderdeel contracten binnen de webapplicatie van gastouderbureau is enkel om eenvoudig contracten te kunnen maken tussen een gastouderbureau en een vraagouder of een gastouder. Het doet niets meer dan dat! 15.2 Handig om te weten Het onderdeel contract is handig om snel en eenvoudig een contract te maken. Je kunt zelfs bijhouden of een contract accoord is. Volgens GGD mag een contract niet digitaal getekend worden en moet dit met een pen door beide partijen. Tip: Zodra een contract is ondertekend deze inscannen en vervolgens uploaden bij bij de betreffende ouder Benodigheden alvorens te beginnen Om een contract te maken moet het volgende in de webapplicatie aanwezig zijn: Een contract-template (er zijn er al 2 aanwezig) Een tariefplan (op basis hiervan worden de tarieven gevuld) Een vraagouder of een gastouder Een kind (bij de vraagouder) 15.4 Templates controleren Er zijn al standaard 2 templates aanwezig. 1 voor de gastouder en 1 voor de vraagouder. De templates zijn te vinden aan de rechterzijde bij Templates. Deze templates moeten nagekeken worden. En pas deze daar waar nodig aan. De opmaak is in HTML. En teksten tussen [ en ] zoals [gob.naam] worden vervangen door echte waardes. De templates worden gebruikt bij het maken van een contract zodat je niet alles iedere keer opnieuw hoeft te kopieren Nieuw contract maken Klik op Voeg toe in het overzicht van contract. Kies vervolgens een vraagouder of een gastouder. Na het kiezen komt er meteen een pulldown met alle gekozen ouders Na het kiezen van een ouder komen alle kinderen van die ouder. Vervolgens kan er een template (voor contract) worden gekozen En kies als laatste het tariefplan Klik hierna op Volgende stap. Je kunt nu een begindatum invullen (kiezen). handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 28 van 30

29 Optioneel kun je een einddatum kiezen. Hierna kun je optioneel het contact nog wat aanpassen. Klik op Opslaan Contract bekijken In het overzicht kun je kiezen voor om het contract te bekijken met alle waardes Contract aanbieden aan ouder Het contract kan worden aangeboden aan de ouder door eerst het contract te wijzigen en de status van definitief te wijzigen in ja. Handig: In de omgeving van de ouder (als zij al kunnen inloggen) zullen zij het contract ook kunnen bekijken bij documenten. (als deze definitief is) Zodra het contract de optie definitief heeft krijg je meer opties zoals bekijken als PDF (bekijken) of PDF mailen Contract als PDF bekijken Zorg ervoor dat het contract definitief is. Klik op om het document als PDF te bekijken Contract mailen naar ouder Zorg ervoor dat het contract definitief is. Klik op om het document met een tekst te mailen naar de betreffende ouder. Zodra je dat doet kun je de tekst van het onderwerp en de mail alsnog aanpassen Prijzen in contract De prijzen (tarieven) in het contract worden op basis van het gekozen tariefplan getoond. Dus ook de manier van factureren. Let hierbij op dat het gekozen tariefplan de juiste manier bevat. Zo zullen de waardes getoond worden op basis van per kind of per gezin. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 29 van 30

30 16. Rapportages & documenten 16.1 Uitleg Per gastouder en/of vraagouder kun je een rapportage of ander document toevoegen die enkel voor die ouder beschikbaar is. Ga hiervoor naar betreffende ouder (gastouder of vraagouder). Klik op voeg toe bij rapportages. Je kunt nu 1 document toevoegen voor die betreffende ouder. Enkel die ouder zal dit document kunnen inzien. Voor de rest kunnen zij het document niet wijzigen of verwijderen. handleiding gobadmin voor admin, versie 2.04, pagina 30 van 30