Een nieuwe voorschot- of eigen bijdragenota maken U kunt ten allen tijden een dossiergebonden voorschotnota aanmaken, ook als u via de modules Activiteiten en/of Dossiers (verschotten) nog geen declarabele onderdelen op het dossier hebt ingevoerd. Om een nieuwe voorschotnota (of eigen bijdrage-nota) aan te maken: klik op Nieuwe voorschotnota op het tabblad Declaratie van een dossier; klik op Nieuwe voorschotnota op het scherm met de declaratielijst in de module Declaratie. Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 1 van 6
Het scherm Voorschotnota wordt geopend: De gegevens van de voorschotnota zijn op dit scherm gegroepeerd op vier plaatsen: 1. onder de kop; 2. op het tabblad Overzicht; 3. op het tabblad Details; 4. op het tabblad Opties. Kop Onder de kop kunt u de volgende gegevens invoeren dan wel bekijken: Dossier Als u een voorschotnota aanmaakt via het tabblad Declaratie van een dossier, zal de naam van het desbetreffende dossier hier reeds ingevuld zijn. Als u via de module Declaratie werkt, moet u hier eerst een dossier selecteren door enkele letters/karakters van de dossiernaam of dossierreferentie in te tikken of het dossier op te zoeken door op te klikken. Als u op klikt, worden de laatst gebruikte dossiers in een keuzelijst weergegeven. Datum Vul hier de factuurdatum in die op de voorschotnota moet worden vermeld. Vervaldatum Vul hier in voor welke datum de voorschotnota uiterlijk moet worden betaald. Declaratiemodel Selecteer in dit veld volgens welk declaratiemodel de voorschotnota moet worden samengesteld. Standaard is hier Voorschotnota geselecteerd: Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 2 van 6
o Als u geen BTW wilt doorberekenen selecteert u Voorschotnota BTW 0. o Als u een voorschotnota aanmaakt voor een eigen bijdrage-zaak (dus eigenlijk een eigen bijdrage-nota) selecteert u hier Eigen bijdrage-nota. U kunt dan op het scherm Voorschotnota de door de cliënt te betalen eigen bijdrage in het gelijknamige veld invullen: Zie Configuratie Declaratie, Declaratiemodellen voor meer informatie over het beheer van de declaratiemodellen. Het veld Declaratienummer is bij het aanmaken van een nieuwe voorschotnota leeg. Kleos maakt automatisch een nummer aan zodra u de definitieve versie van de voorschotnota opslaat. U kunt dit veld echter ook zelf een waarde geven. U moet dan eerst op klikken. Het veld verandert dan van grijs naar wit, waarmee aangeduid wordt dat u hier nu een waarde kunt invullen: Opmerking: we raden u aan om alleen handmatig een declaratienummer in te vullen als u gaten in de nummering van uw declaraties, die zijn ontstaan omdat u een definitieve declaratie of nota hebt verwijderd, wilt opvullen. In het veld Status kunt u zien wat de status van de voorschotnota is: concept of definitief. Om de gegevens van de Debiteur te kunnen bewerken/bekijken, klikt u op : Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 3 van 6
o Vul hier de relatie in door wie de voorschotnota moet worden betaald. Als u op het tabblad Declaratie van het dossier een debiteur heeft gekoppeld, dan wordt deze debiteur automatisch in dit veld voorgesteld (zie Debiteuren beheren). Als er meerdere debiteuren aan het dossier zijn gekoppeld, kunt u een debiteur selecteren door op te klikken. Als er geen debiteur aan het dossier is gekoppeld, kunt u een debiteur koppelen door op te klikken. U kunt alleen relaties selecteren die als partij aan het dossier verbonden zijn. U klikt vervolgens op om de zojuist gekoppelde debiteur te selecteren. Om de relatiegegevens van de debiteur te bekijken, klikt u op. o De adresgegevens en het BTW-nummer worden automatisch gevuld zodra u een debiteur heeft geselecteerd, mits u deze gegevens in het relatierecord van de debiteur heeft ingevuld. U kunt deze gegevens hier wijzigen, maar de gewijzigde gegevens worden alleen opgenomen op de voorschotnota en worden niet overgenomen in het relatierecord van de debiteur. De contactpersoon en referentie zijn standaard gevuld met de gegevens die u bij het toevoegen van de debiteur aan het dossier heeft ingevuld. Als u daar niets had ingevuld, zijn deze velden leeg. U kunt ze hier aanvullen, dan wel wijzigen. U kunt de gegevens van de kop verbergen door op te klikken. Opmerking: bij een eigen bijdrage-nota is de debiteur altijd de cliënt. De declaratie stuurt u naar de Raad voor Rechtsbijstand. Het bedrag dat als eigen bijdrage door de cliënt wordt betaald, wordt automatisch door Fidura Kleos in mindering gebracht op de factuur aan de Raad voor Rechtsbijstand: Tabblad Overzicht Op het tabblad Overzicht kunt u het bedrag dat u op de voorschotnota in rekening wilt brengen invoeren. Alle geel gemarkeerde velden kunt u een waarde geven door met uw muis in het gewenste veld te gaan staan. De BTW wordt (indien van toepassing) door Kleos berekend en ingevuld als u met uw muis op een andere regel in het overzicht klikt. Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 4 van 6
Tabblad Details Op het tabblad Details kunt u de details van de verschillende declaratieregels bekijken. De witte velden kunt u een andere waarde geven. Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 5 van 6
Tabblad Opties Op het tabblad Opties kunt u de instellingen voor de financiële administratie bekijken. Eventueel kunt u een opmerking plaatsen achter Commentaar (deze tekst wordt in de declaratielijst in de kolom Opmerking getoond) of een tekst toevoegen achter Commentaar voor afdruk die op de afdruk van de nota moet worden opgenomen (mits dit veld als variabele is toegevoegd aan het model waarmee de afdruk wordt vormgegeven, zie Configuratie, Documenten, Modellen): Een voorschotnota opslaan Als u er zeker van bent dat alle gegevens juist zijn ingevoerd, slaat u de voorschotnota op. U kunt een conceptversie opslaan (bijvoorbeeld als de voorschotnota nog door een collega moet worden bekeken), of de definitieve versie opslaan als de voorschotnota daadwerkelijk verstuurd kan worden. Conceptversies van een voorschotnota worden wel getoond in de declaratielijst en op het tabblad Declaratie van een dossier, maar de gegevens worden niet verwerkt in de financiële administratie. Als u de voorschotnota als definitieve versie opslaat, gebeurt dat wel. Een definitief opgeslagen voorschotnota kan daarom niet meer worden verwijderd, evenmin kunnen de declaratiegegevens van een definitief opgeslagen voorschotnota worden aangepast. Opmerking 1: U dient er erg zeker van te zijn dat alle gegevens op de voorschotnota kloppen voordat u deze als definitieve versie opslaat. Daarom krijgt u na klikken op de button Definitieve versie opslaan eerst nog een bevestigingsscherm te zien waarop u alsnog kunt beslissen om de definitieve opslag ongedaan te maken. Opmerking 2: Als u voor deze debiteur een volgende declaratie aanmaakt, stelt Kleos automatisch voor om het bedrag van de al in rekening gebrachte voorschotnota met de nieuwe declaratie te verrekenen. Module Declaratie Een nieuwe voorschot- of eigen bijdrage-nota maken Pagina 6 van 6