VisiBox Online Handleiding Pagina 1
Professioneel en betaalbaar VisiBox Online is een professioneel en betaalbaar planning programma! Geschikt voor zowel de kleine alsmede grote organisaties! Het betreft de belangrijkste elementen om inzichtelijkheid te creëren binnen uw organisatie met controle functie (intelligentie) op beschikbaarheid en competentie! Online is de planning bereikbaar VisiBox is 100% web based en werkt volgens het concept van Software as a Service (SaaS). Dit betekent dat je geen investeringen hoeft te doen in hard- en software. Je huurt onze oplossing via internet. Het enige wat je nodig heb is internetverbinding en een webbrowser. Parametisering binnen het programma Planning.nl regelt al het beheer en onderhoud zoals back-ups, beveiliging en nieuwe versies. Alle diensten en serviceniveaus worden vastgelegd in een SLA die onderdeel uitmaakt van de gebruiksovereenkomst. Zowel overzicht hebben op het gebied van uw personeel, projecten, materiaal en ruimtes! Compleet met uitgebreid rechten systeem wordt bepaald wie wat mag binnen deze applicatie. VisiBox Online wordt u geparametiseerd aangeboden! U krijgt en betaald alleen de gewenste functionaliteiten. Laagdrempelige voorwaarden Per maand opzegbaar Lage instapprijzen Inclusief hosting Inclusief telefonische support In deze handleiding gaan we stapsgewijs door het programma heen, zodat u als gebruiker makkelijk het programma eigen kan maken. Procesbeheersing met de inzichtelijkheidstool van Planning.nl VisiBox Online Handleiding Pagina 2
Index VisiBox Online Inloggen (pagina 3) Uitleg Stamtabellen - Afdelingen (pagina 5) - Afwezigheid (pagina 6) - Functies (pagina 6) - Materiaal/Ruimte (pagina 7) - Bedrijfskalender (pagina 7) - Personeel (pagina 8) - Projecten ( pagina 10) - Relaties (pagina 11) Uitleg Planbord (pagina 10) VisiBox Online Handleiding Pagina 3
Inloggen Ga naar www.visibox.nl. En log in met verkregen email adres en wachtwoord Let op het gebruik van uw browser: Firefox Internet Explorer 9 Chrome Safari VisiBox Online Handleiding Pagina 4
Afdelingen Om afdelingen aan te maken klikt u op tabel afdelingen Dit tabel kan ook op een andere manier worden gebruikt als; Projectleiders Teamleiders Vestigingen Etc.. Kretologie kan worden aangepast op uw bedrijfsproces. 1. Klik op Afdelingen 2. Geef een omschrijving 3. Eventeel documenten koppelen aan en afdeling Opslaan, verwijder of annuleer Zo kan men meerdere afdelingen definieren. Documenten uploaden vanuit uw computeren en koppelen aan de afdeling VisiBox Online Handleiding Pagina 5
Afwezigheid 1. Klik in tabel op afwezigheid 2. Nieuwe afwezigheid aanmaken klik op nieuw 1. Geef een omschrijving 2. Geef een kleur 3. Chatbox als het een afwezigheid betreft voor materiaal of ruimte 4. Opslaan, verwijder en annuleer Functies (competenties, skills, vaardigheden etc..) Definiëren van de vaardigheden binnen het programma. Deze worden later gekoppeld aan een medewerker. 1. Klik op functies 2. Klik op nieuw, om een functie aan te maken VisiBox Online Handleiding Pagina 6
Materiaal/Ruimte In dit tabel kan men de ruimtes en materialen definiëren. 1. Klik op materiaal 2. Benaming van bestaand materiaal 3. Klik op nieuw voor aanmaak nieuwe Bedrijfskalender Voor gedefinieerde Nederlandse feestdagen tot 2025. En zelf feestdagen, meeting etc.. plannen VisiBox Online Handleiding Pagina 7
Personeel De belangrijkste stamtabel. Het aanmaken van een personeelslid. 1. Klik op personeel 2. Klik op nieuw voor het aanmaken van een personeelslid. 1. Personeelskaart 1. 4 tabbladen gekoppeld aan medewerker (medewerker, functies, afdelingen en doc. upload 2. Voornaam 3. Achternaam 4. Foto medewerker uploaden 5. Gebruikersnaam koppelen 6. Kleur geven aan medewerker - onderscheidt in vast, oproep, stagiair etc.. 7. Opmerking veld VisiBox Online Handleiding Pagina 8
2 functies koppelen aan medewerker 1. Functies koppelen aan medewerker 2. Nieuw, voor een nieuwe functie te koppelen aan de medewerker competenties (aangemaakt in de competentie tabel) 3 Medewerker koppelen aan afdeling(en) Medewerker wordt lid van een afdeling(en) VisiBox Online Handleiding Pagina 9
4 Documenten koppelen aan medewerker In dit tabblad kan men documenten koppelen aan de medewerker - evaluatie, CV, etc.. Projecten 1. Klik op tabel Projecten (kan ook zijn werkzaamheden) 2. Klik op nieuw voor aanmaak nieuw project 3. Zoekgrid voor snel zoeken naar 1. 3 tabbladen aan een project (project, afdeling en doc. uploaden) 2. Afdeling toevoegen 3. Functies toevoegen 4. Kleur geven aan het project 5. Rapportages van het project Optie Begrote uren meegeven binnen project tabel is ook mogelijk VisiBox Online Handleiding Pagina 10
Relaties Het is mogelijk projecten voor relaties te sorteren. Zo kan men een relatie dossier opbouwen. Dit is niet verplicht. Men kan er voor kiezen. HET PLANBORD Het planbord kan bestaan uit; Personeelsview Projectenview Materialenview Personeelsview In de personeelsview wordt de beschikbaarheid van een medewerker ingegeven. Per dag wordt het aantal uur bepaald. D.m.v. door kopieer patroon kan men een rooster voor langere tijd bepalen. Een medewerker kan over 3 velden beschikken; - Op welk project ingezet - Afwezigheid - Todo (losse taak of klus) 1. Beschikbaarheid van de medewerker 2. Afwezigheid 3. Ingepland op een project 4. Todo (activiteit, losse taak of klus) VisiBox Online Handleiding Pagina 11
De personeelsview werkt op aantal uur per dag. Bijvoorbeeld een medewerker werkt op mandag 8 uur. Deze medewerker is dan 8 uur beschikbaar deze dag. Dit werkt met een terugloop teller. 1. Filter 2. 2. Medewerker(s) Maak een tekenbeweging op de regel van de medewerker voor het aantal uur in te geven dat deze medewerker beschikbaar is! En geef het aantal uur aan. Door kopiëren VisiBox Online Handleiding Pagina 12
1 Type terugkeerpatroon 2 Bereik terugkeerpatroon 3 Feestdagen eruit filteren 4 Overzicht alle dagen gefilterd VisiBox Online Handleiding Pagina 13
Menu per blokje in de personeelsview Rechtermuisklik op het blokje geven VisiBox Online Handleiding Pagina 14
Filter(s) in het planbord VisiBox Online Handleiding Pagina 15
Nieuw project aanmaken in het planbord Rechtermuisklik op de afdeling Men hoeft niet naar de tabellen voor aanmaak van een nieuw project, maar direct vanuit het planbord. Projectgegevens in de planning Rechtermuisklik op de regel van het bestaand project voor menu opties. Competentie gegevens in de planning Rechtermuisklik op de regel competentie voor menu opties. Medewerker gegevens in de planning Dubbelklik op de regel medewerker voor informatie stamtabel. VisiBox Online Handleiding Pagina 16
Medewerker inplannen in de projectenview Teken een vraagblokje op de regel van de gewenste competentie binnen het project. Er komt een popup met een invoerveld. Het aantal uur wordt gevraagd wat er benodigd is voor deze competentie. Tevens kan er in het blokje direct een document geplaatst worden. Aantal uur gevraagd op het planblokje 5 uur gevraagd, 0 uur toegekend. Geef rechtermuisklik op het planblokje voor menu opties Met toekennen personeel zoekt de computer naar medewerkers op basis van beschikbaarheid en competenties. Tevens kan je ook ruimte of materiaal koppelen aan het blokje. Het zal dezelfde kleur krijgen als het blokje. Met Multi selectie kunt u een keuze maken. Het is ook mogelijk het planblokje te verschuiven naar een andere dag(en) Zelfs een project verschuiven incl. Toekenningen is mogelijk. VisiBox Online Handleiding Pagina 17
Toelichting op het planbord Op het planbord is het mogelijk te filteren op de gewenste view (inzoomen) Op; -Afdeling -Project - Personeel - Geplande functie - Materiaal - Op datum bereik Tevens kan het planbord groter en kleiner worden gemaakt. Het planbord kan worden geprint, opslaan en gemaild naar ; gescheiden meerdere personen. VisiBox Online Handleiding Pagina 18
Nieuw!! TODO QUEUE in de personeelsview (openstaande planblokjes) De todo queue is een lijst waar men direct overzicht heeft van alle openstaande planblokjes waar nog geen dekking op is. Hierbinnen kan men ook filteren. Op moment van klikken op een regel, gaat men direct naar de periode en worden direct ook beschikbare medewerkers aangeboden, dan wel medewerkers die in aanmerking komen met de competentie! De regel kan worden gesleept naar een medewerker (linkermuisknop ingedrukt houden, en slepen) VisiBox Online Handleiding Pagina 19
Nieuw!! Document koppelen aan een planblokje in projectview Binnen een planblokje kan een document gekoppeld worden. Als voorbeeld werkinstructies per competentie. Dit document wordt geüpload vanuit uw computer en er hard in gezet. Dit document kan geopend worden, en vervolgens worden opgeslagen, geprint, en worden gemaild. Rechtermuisklik op het planblokje, en kies voor bewerken Blader in uw computer, en gekozen doc. uploaden Hier kan men ook uren wijzigen en opmerkingen toevoegen. Icoon dat er een document instaat! VisiBox Online Handleiding Pagina 20