Kwaliteitsplanning 2014 Lokaal dienstencentrum De Stille Meers OCMW Middelkerke Sluisvaartstraat 17 8430 Middelkerke Voorzitter: Dirk Gilliaert Secretaris: Pierre Ryckewaert 1
Inhoudstafel 1. Evaluatie kwaliteitsplanning 2013 4 2. Kwaliteitsplanning 2014 15 2
3
1. Evaluatie kwaliteitsplanning 2013 2013 Zelfevaluatiefiche 1 LDC De Stille Meers Missie: Het LDC is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, informatie en ontspanning). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving en de sociale netwerken (her) opbouwen en het sociaal isolement doorbreken. Operationele doelstelling: De werking van het dienstencentrum bekend maken. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Veel mensen kennen het dienstencentrum nog niet en missen zo de kans om sociale contacten op te bouwen. Actie 1: Een persoonlijke mailing naar de 58 jarigen van Middelkerke waarin de werking van het dienstencentrum kort wordt toegelicht. Indicator: De brief die wordt verstuurd en de adressenlijst naar wie de brief wordt verstuurd. Norm: Alle 58 jarige inwoners van Middelkerke. Check: De brief en de adressenlijst De respons die we krijgen op de brief Stappenplan: 1. Adressen opvragen bij de gemeentelijke dienst bevolking 2. De brief opmaken 4
3. De brieven versturen 4. Respons verwerken 5. Evaluatie Zomer najaar 2012 Wat? Zie stappenplan Centrumleiding Verzending via post Budget? 250 Afgewerkt op? Najaar 2012 Evaluatie: Adressen werden opgevraagd begin april bij de dienst bevolking. Wat heen en weer gemaild en gebeld, uiteindelijk sturen ze me door naar de dienst secretariaat. Secretariaat stuurt me terug naar bevolking. Uiteindelijk eind september zelf een notule opgemaakt. Sindsdien geen respons. 28/01/2013 Centrumleiding Stand van zaken Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? De brief werd reeds opgemaakt, maar nog niet verstuurd, gezien we de adressen niet krijgen. Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) 5
Bijkomende acties: Welke actie? Contact opnemen met dienst bevolking waarom notule niet is voorgekomen. Diensthoofd betrekken in situatie ASAP ASAP Centrumleiding Centrumleiding Persoonlijk In wekelijks overleg Budget? 0 0 Afgewerkt op? 5/2/13 5/2/13 Evaluatie: De OCMW Voorzitter werd betrokken in de vraag om de adressen en werd geweigerd door het schepencollege in kader van privacy. 6
2013 Zelfevaluatiefiche 2 LDC De Stille Meers Missie: Het lokaal dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, informatie en ontspanning). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving door het uitbouwen van sociale netwerken. Operationele doelstelling: We willen een degelijk vrijwilligersbeleid voeren. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Het dienstencentrum werkt nauw samen met vrijwilligers om een degelijk aanbod te realiseren. Het LDC heeft een uitgeschreven beleid uitgewerkt. Actie 1: De huidige vrijwilligerswerking toetsen aan de van toepassing zijnde wetgeving Indicator: Het vrijwilligersbeleid voldoet aan de wetgeving Norm: Voldoen aan de vrijwilligerswet Check: Aanwezigheidslijst van vrijwilligers op het overleg wanneer de infobrochure wordt toegelicht. Stappenplan: - Onze werking aftoetsen aan de wetgeving - Er wordt een infobrochure opgemaakt - Vorming over en verdelen van de brochure - Evaluatie Najaar 2012 7
Wat? Zie stappenplan Centrumleiding en vrijwilligers Budget? 50 Afgewerkt op? Eind 2012 Evaluatie: : De werking werd getoetst aan de wetgeving voor de opmaak van het beleid. De opmaak van de infobrochure werd nog niet gerealiseerd omdat het beleid nog niet was goedgekeurd. 28/01/2013 Centrumleiding Stand van zaken Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Het aftoetsen aan de wetgeving werd uitgevoerd. De vorming en de brochure werden nog niet uitgevoerd. Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: Welke actie? Opmaak brochure Vorming vrijwilligers Evaluatie Voorjaar 2013 September 2013 September 2013 8
Centrumleider Centrumleider Centrumleider Schriftelijk Groepsvorming tijdens overleg Groepsevaluatie na vorming Budget? 50 0 0 Afgewerkt op? Zomer 2013 September 2013 September 2013 Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Er werd geen informatiebrochure opgemaakt gezien er al veel brochures bestaan met heel wat informatie omtrent vrijwilligerswerk. Op de vorming voor vrijwilligers die is doorgegaan in september 13, werd door de spreker een brochure uitgedeeld waar alle informatie in staat gebundeld. Het vormingsmoment werd positief bevonden door de vrijwilligers. Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Actie 2: opmaken van een onthaal map voor nieuwe vrijwilligers. Indicator: Het bestaan van de map Norm: Huidige en nieuwe vrijwilligers krijgen deze map overhandigd. Check: Verslagen vrijwilligersvergaderingen Map met documenten Stappenplan: - Bespreken in overleg vrijwilligers van noodzaak aan informatie - Voorstel uitwerken - Voorstel bespreken op team en vrijwilligersoverleg 9
- Actieplan uitvoeren - Evaluatie Voorjaar 2013 Wat? Zie stappenplan Centrumleider Budget? 250 Afgewerkt op? Najaar 2013 Evaluatie: Er is een map opgemaakt, maar de inhoud werd aangepast. Elke nieuwe vrijwilliger ontvangt een map met daarin de afsprakennota, het vrijwilligersbeleid, de missie en visie van het dienstencentrum en enkele afspraken. Voorjaar 2013 Centrumleider 10
2013 Zelfevaluatiefiche 3 LDC De Stille Meers. Missie: Het lokaal dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, ontspanning en informatie). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving door het uitbouwen van sociale netwerken. Operationele doelstelling: We willen inspraak garanderen aan onze gebruikers in de dagelijkse werking van het lokaal dienstencentrum. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Uit de laatste bevraging van onze gebruikers is gebleken dat ze niet bekend zijn met de klachtenprocedure en hoe men inspraak kan hebben in de werking. Actie 1: Klachtenprocedure bekend maken bij de gebruikers. Indicator: De uitgeschreven procedure in verstaanbare taal voor de gebruiker. Norm: De gebruikers als medewerkers zijn op de hoogte van de klachtenprocedure. Check: De uitgeschreven procedure in verstaanbare taal, de centrumkrant waarin de procedure is verschenen, affiches, de geregistreerde klachten. Stappenplan: - De klachtenprocedure in begrijpbare taal voor de gebruiker omzetten. - De klachtenprocedure op zoveel mogelijk manieren verspreiden via de gebruikelijke kanalen waarop het LDC de gebruikers bereikt. - Evaluatie 11
Wat? Voorjaar en najaar 2013 Zie stappenplan Centrumleider en medewerkers Via de gebruikelijke communicatiekanalen Budget? 0 Afgewerkt op? Eind 2013 Evaluatie: De klachtenprocedure werd omgezet in een makkelijk begrijpbare taal in een duidelijke structuur. Momenteel werd dit enkele keren opgenomen in de centrumkrant. Andere kanalen moeten nog onderzocht worden. Eind 2013 Centrumleider Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? De procedure werd duidelijk uitgeschreven in een duidelijke structuur en werd enkele malen gepubliceerd in het centrumkrantje van het dienstencentrum. Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) 12
Bijkomende acties: Welke actie? Bijkomende kanalen onderzoeken om de procedure bekend te maken Voorjaar 2014 Centrumleider en administratief medewerker Overleg Budget? 0 Afgewerkt op? Eind 2014 Actie 2: De gebruikers informeren over de manieren waarop zij inspraak kunnen hebben in de werking van het LDC. Indicator: De gebruikte communicatiekanalen. Norm: De gebruikers zijn op de hoogte van de mogelijke manieren om hun opmerkingen, ideeën, met de medewerkers te delen. Check: De gebruikte communicatiekanalen, teamverslagen, het aantal geregistreerde opmerkingen, suggesties, Stappenplan: - Centrumleider en medewerkers bespreken van mogelijkheden en manieren - Acties uitvoeren 13
- Evaluatie Wat? Voorjaar en najaar 2013 Zie stappenplan Centrumleider en medewerkers Via verschillende kanalen Budget? 0 Afgewerkt op? Eind 2013 Evaluatie: Hier werd nog niet aan gewerkt. Maar is een belangrijk doel om uit te werken. 14
2. Kwaliteitsplanning 2014 Zelfevaluatiefiche 1 LDC De Stille Meers Missie: Het LDC is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, informatie en ontspanning). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving en de sociale netwerken (her) opbouwen en het sociaal isolement doorbreken. Operationele doelstelling: Actief meewerken aan de bouwplannen van het LDC die zou verhuizen naar de gebouwen van het oude WZC De Ril. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Om er voor te zorgen dat er rekening wordt gehouden met de behoeften van het dienstencentrum en dat er ruimte blijft voor groei zodat iedere gebruiker zich nog steeds zal kunnen thuis voelen in het LDC. Actie 1: Deelnemen aan alle overlegmomenten m.b.t. de verbouwingen van het oude WZC naar een nieuw LDC. Indicator: De evolutie van de bouwplannen, verslagen van de besprekingen van de bouwplannen. Norm: Het uiteindelijk bouwplan dat zal worden voorgelegd aan de OCMW Raad ter goedkeuring voldoet aan de behoeften van het LDC. Check: De verschillende plannen en werkdocumenten hieraan verbonden, verslagen van de overlegmomenten. Stappenplan: 1. Alle besprekingen bijwonen en veranderingen opvolgen en kritisch bekijken 2. Het definitieve plan voorleggen aan de medewerkers 3. Goedkeuring OCMW Raad 15
Voorjaar 2014 Wat? Zie stappenplan Centrumleider Overleg Budget? 0 Afgewerkt op? Voorjaar 2014 Evaluatie: Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: Welke actie? 16
Budget? Afgewerkt op? Actie 2: De mogelijkheden nagaan dat het dienstencentrum kan gebruik maken van de verschillende sociale media. Indicator: Al heel wat senioren zijn actief op Facebook en Twitter. Het kunnen interessante media zijn om een groter bereik te krijgen. Norm: Als dienstencentrum moet je gebruik maken van de recente methodieken aangepast aan de doelgroep. Check: Het al dan niet opstarten van een account. Verslag van opvolging van het nagaan wat de mogelijkheden zijn en of deze haalbaar zijn. Stappenplan: 1. Nagaan welke methodieken bestaan en de concrete werking ervan 2. Onderzoeken naar haalbaarheid en nuttig 3. Voorstellen bespreken met medewerkers en diensthoofd 4. Het opstarten en opvolgen van eventuele accounts 5. Evalueren Juni oktober 2014 Wat? Stappenplan Centrumleider en team 17
Besprekingen Budget?? Afgewerkt op? Voorjaar 2015 Evaluatie: Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: Welke actie? Budget? 18
Afgewerkt op? 19
Zelfevaluatiefiche 2 LDC De Stille Meers Missie: Het lokaal dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, informatie en ontspanning). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving door het uitbouwen van sociale netwerken. Operationele doelstelling: Een duidelijk inzicht bieden aan de vrijwilligers waarvoor de verzekering tussen komt in kader van vrijwilligerswerk in het dienstencentrum. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Er komen regelmatig heel wat vragen van onze vrijwilligers omtrent de verzekering. Actie 1: De vrijwilligersverzekering in detail bekijken en deze informatie doorgeven aan de vrijwilligers. Indicator: Een overzicht wat in de verzekering valt en wat niet. Norm: De vrijwilligers krijgen een duidelijk inzicht waarvoor ze verzekerd zijn in kader van hun vrijwilligerswerk in het dienstencentrum. Check: duidelijk overzicht wat wel en wat niet verzekerd wordt. Stappenplan: 1. Contact met de verzekering 2. Informatie toetsen indien de verzekering voldoet aan de wetgeving omtrent vrijwilligerswerk 3. Informatie doorgeven via verschillende platformen aan de vrijwilligers Voorjaar 2014 20
Wat? Zie stappenplan Centrumleider en personeelsdienst Persoonlijk Budget? 0 Afgewerkt op? September 2014 Evaluatie: Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: Welke actie? 21
Budget? Afgewerkt op? 22
Zelfevaluatiefiche 3 LDC De Stille Meers Missie: Het lokaal dienstencentrum is een ontmoetingsplaats voor iedereen. Het LDC bouwt een dienstverlening uit zodat aan iedereen zorg op maat kan worden gegeven en zolang mogelijk in de eigen woning kan worden verbleven. Het LDC is de plaats bij uitstek om sociale contacten (her) op te bouwen. We doen dit door middel van het aanbod aan diensten en activiteiten (vorming, ontspanning en informatie). Strategische doelstelling: We willen werken aan een solidaire samenleving door het uitbouwen van sociale netwerken. Operationele doelstelling: We willen inspraak garanderen aan onze gebruikers in de dagelijkse werking van het lokaal dienstencentrum. Reden waarom we deze doelstelling nemen: Uit de laatste bevraging van onze gebruikers is gebleken dat ze niet bekend zijn met de klachtenprocedure en hoe men inspraak kan hebben in de werking. Actie 1: Klachtenprocedure bekend maken bij de gebruikers. Indicator: De uitgeschreven procedure in verstaanbare taal voor de gebruiker. Norm: De gebruikers als medewerkers zijn op de hoogte van de klachtenprocedure. Check: De uitgeschreven procedure in verstaanbare taal, de centrumkrant waarin de procedure is verschenen, affiches, de geregistreerde klachten. Stappenplan: - De klachtenprocedure in begrijpbare taal voor de gebruiker omzetten. - De klachtenprocedure op zoveel mogelijk manieren verspreiden via de gebruikelijke kanalen waarop het LDC de gebruikers bereikt. 23
- Evaluatie Wat? Voorjaar en najaar 2014 Zie stappenplan Centrumleider en medewerkers Via de gebruikelijke communicatiekanalen Budget? 0 Afgewerkt op? Eind 2014 Evaluatie: Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: 24
Welke actie? Budget? Afgewerkt op? Actie 2: De gebruikers informeren over de manieren waarop zij inspraak kunnen hebben in de werking van het LDC. Indicator: De gebruikte communicatiekanalen. Norm: De gebruikers zijn op de hoogte van de mogelijke manieren om hun opmerkingen, ideeën, met de medewerkers te delen. Check: De gebruikte communicatiekanalen, teamverslagen, het aantal geregistreerde opmerkingen, suggesties, Stappenplan: - Centrumleiding bespreken van mogelijkheden en manieren - Acties uitvoeren - Evaluatie Wat? Voorjaar en najaar 2014 Zie stappenplan 25
Centrumleider en medewerkers Via verschillende kanalen Budget? 0 Afgewerkt op? Eind 2014 Evaluatie: Tussentijdse evaluatie Welke is onze gerealiseerde norm? Is er nood aan bijsturing? Zo ja (zie hieronder) Bijkomende acties: Welke actie? 26
Budget? Afgewerkt op? 27