AFSPRAKENNOTA tussen OCMW-RAAD en MANAGEMENTTEAM

Transcriptie

1 AFSPRAKENNOTA tussen OCMW-RAAD en MANAGEMENTTEAM De Raad voor Maatschappelijk Welzijn maakt met de OCMW-secretaris mede namens het managementteam de hiernavolgende afspraken over de onderlinge samenwerking tijdens de resterende legislatuur 01 januari 2014 tot en met 31 december Algemene uitgangspunten De Raad en de leden van het managementteam zullen met elkaar als volwaardige partners, ieder met zijn specifieke taak, samenwerken. Beide partners zullen in hun samenwerking: respect opbrengen voor de prerogatieven van de OCMW-raad; respect opbrengen voor de beslissingsbevoegdheid van de verkozen mandatarissen respect voor de beleidsvoorbereidende en uitvoerende opdracht van de ambtenaren De hiernavolgende afspraken kaderen in een strategische nota van het meerjarenplan die het bestuur opgemaakt heeft voor de rest van deze legislatuur. In deze strategische nota zijn de beleidsdoelstellingen en de beleidsopties voor het extern en intern te voeren OCMW-beleid op elkaar afgestemd en geïntegreerd weergegeven. De OCMW-raad, het Vast Bureau en de leidinggevende ambtenaren werken samen aan een hoogwaardig kwalitatief beleid en een open en behoorlijk bestuur ten bate van de bevolking. Bij alle beleidsinitiatieven zullen volgende beginselen de leidraad vormen: realistische planning; hoge kwaliteitsstandaard voor de dienstverlening; klantgerichte aanpak; efficiënte en resultaatgerichte uitvoering; openbaarheid van bestuur; respect voor de wetgeving en de beginselen van behoorlijk bestuur; modern personeelsmanagement; gezond financieel beleid; cyclus van continue verbetering van beleid en dienstverlening; 1.

2 2.Deontologie Op een deontologische verantwoorde manier samenwerken Hieronder staan een aantal afspraken die de onderlinge samenwerking tussen de Raad, het Vast Bureau, de voorzitter en de leden van het managementteam moeten bevorderen en die in overeenstemming zijn met de deontologische codes van de respectieve betrokken partijen. Principes Raadsleden en ambtenaren laten in hun handelen steeds het algemeen belang boven het individueel belang primeren. Het is hun gezamenlijk doel een kwaliteitsvolle en klantgerichte organisatie te ontplooien wars van persoonlijk en individueel favoritisme. Raadsleden en ambtenaren werken samen op basis van vertrouwen. Zij brengen respect op voor elkaars standpunten en respecteren elkaars spreekrecht. Ambtenaren kunnen beroep doen op spreekplicht. De ambtenaren respecteren het beslissingsrecht van de raadsleden. Tussen de raadsleden en de ambtenaren is er een open en eerlijke communicatie. In de samenwerking tussen de raadsleden en de ambtenaren worden de wettelijke principes en de lokale organisatieregels gerespecteerd. De raadsleden mengen zich niet in individuele dossiers. De ambtenaren hanteren een professionele en objectieve attitude t.a.v. de mandatarissen van de diverse politieke partijen. De ambtenaren vertolken op een loyale manier de beleidsbeslissingen van het bestuur naar de burger, ook indien zij zelf een andere mening hebben. De ambtenaren respecteren de eigen rol van het raadslid als vertegenwoordiger van de bevolking. De ambtenaren treden correct, professioneel en klantvriendelijk op in de dienstverlening aan de burger. Concrete afspraken De leden van het managementteam zorgen voor een correcte, tijdige en volledige uitvoering van de genomen beslissingen. De leden van het managementteam zorgen ervoor dat de voorzitter en de raadsleden tijdig en correct de informatie verkrijgen waarnaar ze gevraagd hebben. Ambtenaren zorgen dat de dossiers tijdig aan het Vast Bureau en de Raad worden voorgelegd. De vraag voor informatie omtrent deze dossiers door de raadsleden wordt aan de secretaris gericht. Ambtenaren zorgen ervoor dat de dossiers alle documenten bevatten opdat men zich een goed beeld van de situatie of het probleem kan vormen. Raadsleden verwijzen de burgers met individuele dossiers door naar de bevoegde diensten. De diensten behandelen alle informatie- en dienstverleningsaanvragen op 2.

3 dezelfde objectieve wijze zonder een onderscheid te maken via welke weg de vraag ook binnenkomt in de organisatie. Raadsleden onthouden zich van elke bemiddeling in de normale dienstverlening. Zo ook zullen zij zich ervan onthouden om bij de burger de indruk te wekken dat slechts door hun tussenkomst deze normale dienstverlening kon worden verkregen. Geen enkel raadslid zal een ambtenaar vragen zijn advies te herzien zonder hiervoor gefundeerde redenen te kunnen aangeven die voordien niet door de ambtenaar gekend waren. Operationele personeelszaken worden gedelegeerd naar de OCMW-secretaris, tenzij er door wetgeving of reglementen expliciet bevoegdheden zijn toegekend aan de Raad. Dit wordt geformaliseerd in de een raadsbeslissing omtrent dagelijks personeelsbeheer. 3.Beleidsvoering De Raad is de motor van het proces van beleidsvoering in het OCMW. Deze motorfunctie onderstelt dat men de positie van de Raad respecteert en goed afspraken maakt met het managementteam over de principes van beleidsvoorbereiding, beleidsbepaling, beleidsuitvoering en beleidsevaluatie. Het managementteam is verantwoordelijk voor de sturing van de organisatie door het continue ontwikkelen van managementmethodes in de organisatie. Volgende basisprincipes worden hierbij verduidelijkt: Beleidsvoorbereiding Het OCMW-beleid wordt voorbereid door het managementteam. Bij de voorbereiding aan het beleid is het managementteam medeverantwoordelijk voor het aanbrengen van ideeën, het aanreiken van diverse mogelijkheden en alternatieven en het toetsen van de haalbaarheid ervan op financieel, juridisch en organisatorisch vlak. De nodige adviezen (zowel financieel, juridisch als organisatorisch) worden tijdig aangevraagd en eveneens tijdig afgeleverd. Ook externe adviezen en alle informatie, die nuttig kan zijn in de beleidsvoorbereiding, worden tijdig opgevraagd indien noodzakelijk. Beleidsbepaling De Raad, het Vast Bureau of de voorzitter bepalen, elk overeenkomstig hun wettelijke bevoegdheden, het OCMW-beleid. De beslissingen worden dus door hen genomen. Beleidsuitvoering Het managementteam is verantwoordelijk voor een loyale, tijdige en correcte uitvoering van het beleid. 3.

4 Beleidsevaluatie Jaarlijks zal er een evaluatierapport worden gemaakt van de in de strategische nota geformuleerde doelstellingen. Deze evaluatie wordt voorbereid door het managementteam. Deze evaluatie zal niet enkel financieel zijn, maar toetst eveneens de naleving van zowel wetgeving als de principes van efficiënte beleidsvoering. Het managementteam en de raadsleden onderschrijven samen het principe van de beleidscyclus. Raadsleden en ambtenaren aanvaarden interne controle als noodzaak voor de goede werking van het bestuur. Concrete afspraken De beleidsverantwoordelijken maken een strategische nota op voor de looptijd van de huidige legislatuur. Deze strategische nota komt tot stand in nauwe samenwerking met het managementteam en de bevoegde diensten. Hij omvat de missie en de beleidsdoelstellingen die vertaald worden in actieplannen en acties. De leden van het managementteam zorgen ervoor dat de inhoud van de strategische nota, het meerjarenplan en de tussentijdse aanpassingen voldoende gekend zijn bij het personeel. De diensten zorgen voor de nodige objectieve (cijfer) gegevens en alternatieven om de voorgestelde beleidsoptie(s) te ondersteunen. Meer gegevens resulteren immers in een effectiever beleid. De OCMW-secretaris en het managementteam zorgen voor de doorstroming van de beleidsvoorstellen van de diensten naar de Raad en de doorstroming van de beleidskeuzes naar de diensten. Jaarlijks evalueert het managementteam het jaarplan. Deze evaluatie wordt besproken met de Raad. Op basis van de evaluatie wordt de strategische nota en/of het jaarplan aangepast. 4.Organisatie en werking Raad De Raad stelt de diensten de nodige middelen ter beschikking om hun opdrachten te kunnen uitvoeren. OCMW-secretaris De OCMW-secretaris organiseert de medewerking van het managementteam bij de beleidsvoorbereiding, de beleidsbepaling, de beleidsuitvoering en de beleidsevaluatie. De OCMW-secretaris zorgt (in samenspraak met de gewestelijk ontvanger) voor het opzetten van de interne controleprocedures. 4.

5 Gewestelijk ontvanger De gewestelijk ontvanger is verantwoordelijk voor de financieel-economische sturing en het financieel beheer van de OCMW-organisatie, als ook voor het opzetten van interne controleprocedures aangaande de materies waarvoor zij bevoegd is. 5.Evaluatie en bijsturing Deze afsprakennota wordt jaarlijks geëvalueerd in de Raad en in het managementteam. Vanuit beide evaluaties wordt jaarlijks gezamenlijk bekeken hoe de afspraken kunnen worden verbeterd/bijgestuurd. De aangepaste versie van de afsprakennota wordt dan opgemaakt. 5.