In drie stappen een gepersonaliseerde e-mailing Een mail sturen naar alle e-mail adressen uit een database kan eenvoudig gepersonaliseerd worden met de mail merge- of samenvoegfunctie van Microsoft. Stap 1: Het begint met een database We gebruiken hier een Excel database. Hierin zitten in elk geval de e-mail adressen die we willen mailen. Daarnaast alle andere variabelen die we in de tekst van het e- mail bericht willen opnemen. Voor het voorbeeld hebben we een eenvoudige database gemaakt met slechts enkele adressen. Maak ook een dergelijk database en oefen hiermee tot je alle aspecten van mail merge onder de knie hebt. Ons bestand heet niet voor niets oefenbestand. NR E-MAIL-ADRES ACHTERNAAM VOORNAAM AANHEF ORGANISATIE 1 jan@koendersenpartners.nl Boeren Boeren mijnheer Koenders & Partners 2 info@koendersenpartners.nl Boeren Jan Beste Madiwo BV 3 koendersenpartners@quicknet.nl Koenders Loes Beste Quick & Net Zorg dat de koppen boven de kolommen in kapitalen (hoofdletters) geschreven zijn: zo voorkom je dat deze titels meegenomen worden in de sortering van A naar Z of van Z naar A. Dat betekent dat wanneer je nu op een van de kolommen klikt en vervolgens op A>Z of Z>A (zie rode ovaal in het screen shot hieronder), de items in die kolom gesorteerd worden van hoog naar laag of van laag naar hoog (getallen of plaats in het alfabet van de eerste letter), maar dat de titel altijd bovenaan blijft staan en dus niet in de sortering wordt meegenomen. Je ziet na het aanklikken van A>Z of Z>A een scherm: Waarschuwing bij het sorteren. Kies hier de optie De selectie uitbreiden. Nu worden alle gegevens bij elkaar gehouden, waardoor alle items meeverhuizen naar de nieuwe regel van het item in de geselecteerde kolom. Als je de voornaam van iemand niet kent of niet wilt gebruiken, zet er dan tweemaal de achternaam in en mijnheer of mevrouw bij de aanhef zoals hier in regel 1. Zo krijg je teksten als Beste Jan of mijnheer Boeren.
Als je straks in je tekst de beleefdheidsvorm wilt hanteren voor sommige mensen uit je database, en daarnaast diegenen wilt tutoyeren die je met hun voornaam aanspreekt, dan moeten woorden als U, UW, JIJ, JE, enzovoorts allemaal in de database staan en wordt het nog een hele puzzel om alles goed te krijgen. Een voorbeeld van een dergelijke database zie je hieronder. Wil je in je tekst zoveel variaties geautomatiseerd aanbrengen, dan is het wellicht makkelijker om twee bestanden te maken: een U en een JIJ bestand, beiden met corresponderende teksten. AANSPR1 AANSPR2 AANSPR3 VOORN ACHTERN BEDRNAAM TAV TEL Beste je je Piet Slagerij de Bonte Koe Piet Vertelman 020 234567 Mijnheer u uw Jansen Steakhouse Sateh Babi dhr Jansen 0229 202020 Mevrouw u uw Pietersen Traiteur Tocq Mw Pietersen 030 258963 Sla de database op en sluit af. Stap 2: de tekst Open een Word document en koppel hieraan de database door op het icoon in de hieronder aangegeven rode cirkel te klikken. Nu opent een scherm waarin je het eerder aangemaakte databasebestand kunt selecteren; zodra het bestand gevonden is: klik op OPENEN. Nu opent eerst nog een scherm dat vraagt naar de pagina van het bestand die gebruikt moet worden: in de regel is de eerste pagina de juiste, dus kun je meteen op OK klikken. Nu is het Excel bestand aan het Word bestand gekoppeld. Begin nu de tekst te schrijven. Wanneer er nu een variabele in de tekst opgenomen moet worden, klik dan op het icoon dat hieronder in het rode ovaal staat aangegeven: nu opent een scherm met daarin alle kolomkopteksten van het databasebestand. Selecteer hierin de variabele die hier in de tekst moet komen. Sluit vervolgens af en ga door met de tekst. (Let op: als je twee variabelen aanklikt, bijvoorbeeld omdat die ook op deze plaats aansluitend vermeld moeten worden, realiseer je dan dat er geen spatie tussen staat. Dit kun je overigens later nog aanpassen. Ook kun je de variable selecteren en slepen of met Ctrl X en Ctrl V verplaatsen.
Je kunt je tekst voorzien van plaatjes, logo s etc, maar bedenk wel dat je mailbericht straks niet te bont wordt: het moet er uitzien als een gewoon mailtje en het mag niet een al te groot bestand worden. Zie hieronder als voorbeeld de footer van onze ManagementTip. Voeg altijd een OPT OUT mogelijkheid toe: zie het voorbeeld hierboven. In de loop van 2009 wordt het verboden om ongevraagd mail te versturen (SPAM) en moet er altijd een OPT OUT mogelijkheid zijn. De details van de regeling kun je makkelijk op internet vinden. Sla het Word document op. Stap 3: het verzenden Eerst nog even testen: je kunt met de knoppen die hieronder met een rood ovaal zijn aangegeven diverse samenvoegingen testen: controle (eigenlijk is dat ook een nieuw document, net als de knop hier rechts naast), naar nieuw document, naar printer (let op: als je deze knop gebruikt worden ALLE samengevoegde documenten geprint!) en naar e-mail. Voor ons voorbeeld gebruiken we alleen de knop naar e-mail
Als je nu op de knop naar e-mail klikt, verschijnt een scherm Samenvoegen naar e-mail. Hierin selecteer je in de bovenste regel bij Aan: EMAILADRES. Vervolgens vul je een kopregel in, zoals dat ook in een normaal e-mailtje het geval is. Voor de e-mail indeling kies je HTML als er naast de platte tekst ook plaatjes (bijvoorbeeld een logo) verzonden moeten worden. Tegenwoordig zijn alle internetverbindingen snel genoeg om wat grotere e-mail bestanden probleemloos aan te kunnen. Daarom heeft deze optie de voorkeur. Tot slot wordt er nog gekozen voor het aantal en de volgnummers van de te verzenden mails. Probeer eerst één of enkele mails te versturen door te kiezen voor huidige record of Van tot met kleine aantallen. Zorg dat het e-mail programma (Outlook) niet op direct verzenden staat: in dat geval worden de mails direct verzonden en kun je niet meer corrigeren of ingrijpen. Klik nu op OK. De mails van de geselecteerde volgnummers worden nu in het Postvak UIT van het e-mail programma geplaatst. Hier kunnen ze worden gecontroleerd door het Postvak UIT te openen en op de betreffende mail te klikken. Ook kun je nu nog wijzigingen aanbrengen op mailbericht niveau: alleen dit bericht wordt veranderd. Zo kun je nog een extra persoonlijke noot toevoegen voor een bepaalde geadresseerde. Na Verzenden staat de mail weer in het Postvak UIT. Wanneer je nu op de knop Verzenden/Ontvangen (bovenin de pagina van Outlook) klikt wordt verbinding gemaakt met het internet en worden de mails verzonden: je vindt ze nu in de map Verzonden items. Het is aan te bevelen om eerst één of enkele mails naar jezelf te sturen: zo kun je nogmaals controleren hoe de mails er uitzien, nu dus aan de ontvangerkant. Als alles gecontroleerd is, kunnen alle mails verzonden worden. Doe dat niet in een grote bulk: je mails worden dan zeker als SPAM aangemerkt bij allerlei Spam filters. Zo komt je mail dus niet aan. Verzend daarom in kleine porties van bijvoorbeeld tien mails tegelijkertijd.
In je mailbox Verzonden items staan nu alle mails die je verzonden hebt. Dat is misschien wat veel. Verwijder ze daarom zodra de mailing ten einde is. (Ze komen eerst nog in de map Verwijderde items, dus tweemaal verwijderen). Nog een paar tips over het schrijven van e-mail teksten voor e- mailings: Test veel: Zet bijvoorbeeld de leesbevestiging aan om zo te zien wie er allemaal je mail op zijn scherm ziet (op voorwaarde dat de ontvanger deze functie ook heeft geselecteerd). Zorg voor call to action (de ander moet iets doen: iets opvragen bijvoorbeeld, of met een link naar een site gaan) in je mail: zo kun meten wie er reageert op je tekst en zul je ervaren dat sommige doelgroepen beter reageren op lange teksten; anderen weer op korte berichten. Ook ervaar je welke tijdstippen het best scoren. Zo wordt e-mail marketing een echt Direct Marketing instrument. Respecteer de OPT OUT altijd! Liefst zonder commentaar of nabericht: de optouters zijn hun belangstelling voor je al kwijt, dus actie van jouw kant wekt al snel irritatie op. Aan klanten iets soortgelijks aanbieden dat ze eerder bij jou afnamen is ook na de nieuwe wetgeving toegestaan. In alle andere gevallen moet je vooraf toestemming hebben om berichten te mogen toesturen. De OPT IN. Respecteer die regels: je wekt snel irritatie op als je dat niet doet. Daarmee werkt je mailing al snel contraproductief. Bovendien: ruzie krijgen met de overheid is lastig, ruzie krijgen met je klanten is dodelijk. Bestanden, zeker e-mailbestanden, muteren snel. Dat betekent dat je regelmatig berichten ontvangt dat de mail die je stuurde niet bezorgd kon worden. De zogenaamde bounces. Verwijder de betreffende e-mail adressen meteen: als je veel bounces hebt zullen Spam filters al je berichten snel als Spam aanmerken. Nog iets over de schrijfstijl: internet vraagt om snelle teksten. Voor internet schrijven is anders dan een brief of een artikel in de pers schrijven. Zorg dat je de kunst van het schrijven van goede content goed in je vingers krijgt. Ook hier helpt testen, veel testen. Zo kun je eenvoudig split runs draaien met e-mail marketing: van een groot bestand mail je 10% met één tekst en 10 % met een andere tekst. Je kijkt welke tekst het beste scoort en de winnende tekst wordt naar de resterende 80 % gestuurd.