Profiel Manager Informatievoorziening & Automatisering 20 april 2016 Opdrachtgever Saffier De Residentiegroep Voor meer informatie over de functie Lidewij Geertsma, adviseur Leeuwendaal Telefoon (088) 00 868 00 Voor sollicitatie www.leeuwendaal.nl Niets uit dit profiel mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Leeuwendaal gereproduceerd worden.
Inhoudsopgave 1 De situatie 3 2 De organisatie 4 2.1 Juridische structuur 4 2.2 Dienstverlening 4 2.3 Turn Around Programma 5 3 De functie Manager Informatievoorziening & Automatisering 7 4 De gewenste capaciteiten 8 5 Arbeidsvoorwaarden 9 6 De selectieprocedure 10 Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 2 van 10
1 De situatie Saffier De Residentiegroep is een organisatie binnen de sector Verpleging, Verzorging en Thuiszorg (VVT) in Den Haag waar kwaliteit van leven van de cliënt voorop staat. Saffier De Residentie is er voor kwetsbare groepen (met name ouderen) en richt zich op kleinschalig wonen in een grootschaliger verband. Ook in een sterk veranderende omgeving wordt in gezamenlijkheid kwaliteit en continuïteit van zorg geboden. Vernieuwing van zorg en onderscheidend vermogen zijn daarbij noodzakelijk. Een breed pakket van diensten staat de cliënt ter beschikking en is ook aanvullend op elkaar. De cliënt kan daardoor wonen op de locatie en profiteert van de gecombineerde kennis en mogelijkheden van de hele organisatie. Saffier De Residentiegroep heeft net als alle andere (ouderen)zorginstellingen te maken met de effecten van de nieuwe wet- en regelgeving en van een sterk veranderende markt. Saffier De Residentiegroep werd vorig jaar met een negatief resultaat geconfronteerd. Terwijl de bezettingsgraad omlaag ging, stegen de overhead- en personeelskosten. Besloten is tot het veranderprogramma Turn Around. Dit programma omvat ook nadrukkelijk de functie van informatievoorziening & automatisering binnen de organisatie. Gebleken is dat de ontwikkelingen binnen de VVT en de stand van zaken betreft de informatievoorziening en automatisering binnen Saffier De Residentiegroep, vragen om het op orde brengen van de kwaliteit van de ICT dienstverlening, van de bemensing en van de processen en systemen. Er volgt op korte termijn een adviesaanvraag bij de adviesorganen over de structuur, de formatie en de functiebeschrijvingen van deze afdeling. De komende jaren is er voor de afdeling informatievoorziening & automatisering een behoorlijk grote uitdaging. Saffier de Residentiegroep zoekt een kandidaat voor de positie van Manager Informatievoorziening & Automatisering. Deze kandidaat herkent zich in onderstaande taken en verantwoordelijkheden en voldoet aan het hierna beschreven functie- en persoonlijkheidsprofiel. Op dit moment stuurt een interim manager de afdeling aan. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 3 van 10
2 De organisatie Missie en Visie Bij Saffier De Residentiegroep staat welzijn van de cliënt voorop. Mensen zichzelf kunnen laten zijn en blijven, is hun missie. Zowel in de locaties als voor de ouderen die zelfstandig in de wijk wonen en daar hulp en ondersteuning bij nodig hebben. Dit is vertaald in Ruimte voor jezelf. Dat betekent ruimte voor eigen wensen, voor welzijn, voor wonen in een sfeer die bij de cliënt past. Veel aandacht is er op de locaties voor welzijn en geestelijke verzorging. De organisatie is zo ingericht dat welzijn voor kwetsbare groepen en kleinschalig wonen in een grootschaliger omgeving alle aandacht krijgen. Vernieuwing van zorg en onderscheidend vermogen krijgt de komende jaren prioriteit. 2.1 Juridische structuur Saffier De Residentiegroep heeft als rechtsvorm een stichting. De raad van bestuur van Saffier De Residentiegroep, zal in de toekomst bestaan uit een bestuurder. Saffier De Residentiegroep heeft een drietal erkenningen, te weten Verzorging, Verpleging en Thuiszorg. 2.2 Dienstverlening Saffier De Residentiegroep heeft diverse woonvoorzieningen voor ouderenzorg in de regio Den Haag. Een breed pakket van diensten staat cliënten ter beschikking. Zowel AWBZ gefinancierde diensten, als via de zorgverzekeringswet, WMO en particulier gefinancierd. De WLZ en ZVW-activiteiten zijn ondergebracht in de Zorginstelling Saffier De Residentie, terwijl de overige activiteiten een plek hebben binnen Saffier De Residentiegroep. De kernactiviteiten zijn gericht op wonen, welzijn en zorg voor zowel de cliënten die in de locaties wonen als wijkbewoners rond de diverse locaties. Werkgebieden De locaties van Saffier De Residentiegroep bevinden zich in de stadsdelen Escamp, Loosduinen, Scheveningen en Haagse Hout. De extramurale activiteiten richten zich eveneens op deze gebieden met een sterke concentratie in een beperkte straal rondom de eigen locaties. De woonen behandelcentra hebben t.a.v. de doelgroepen niet aangeboren hersenletsel (NAH), Korsakov en psycho-geriatrische zorg een regionale functie. De regio van het zorgkantoor is Haaglanden. WLZ gefinancierde diensten in 2015 Wonen met (kortdurende) zorg, verpleging en behandeling: Kortdurende opname in somatisch verpleeghuis Nolenshaghe. Kortdurende opname in psychogeriatrisch verpleeghuis De Lozerhof. Kortdurende opname in verzorgingshuizen Swaenehove, Huize Royal/Swaenestate, Maison Gaspard de Coligny. Langdurige revalidatie in Nolenshaghe. Palliatieve terminale zorg in Nolenshaghe. Langdurig verblijf in psychogeriatrisch verpleeghuis De Lozerhof. Langdurig verblijf voor cliënten Bijzondere Zorg in Domus Nostra en De Lozerhof. Langdurig verblijf in somatisch verpleeghuis Nolenshaghe. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 4 van 10
Wonen met langdurige zorg en behandeling: Verzorgingshuiszorg in Huize Royal/Swaenestate, WoonZorgPark Loosduinen. WoonZorgPark Swaenesteyn, WoonZorgPark Swaenehove, Maison Gaspard de Coligny. Aanvullende verzorgingshuiszorg (somatisch en/of psychogeriatrisch) in de verzorgingshuizen. Psychogeriatrische verpleeghuiszorg in WoonZorgPark Loosduinen, Swaenesteyn. Volledig Pakket Thuis in Royal Rustique, in serviceflats rondom WoonZorgPark Loosduinen en Swaeneduin, in- en aanleunwoningen van Huize Royal en in de zorggarantiewoningen van Maison Gaspard De Coligny. Zorgverzekeringswet zorg (GRZ): Mechropa Nolenshage De medezeggenschapsstructuur van Saffier de Residentiegroep volgt de zeggenschapsstructuur. Voor cliënten en hun vertegenwoordigers is voor elke woonvoorziening een cliëntenraad ingesteld en op organisatieniveau is er een centrale cliëntenraad. De medezeggenschap van medewerkers volgt direct de zeggenschapsstructuur in de organisatie. Er is één ondernemingsraad. Kerngegevens Cliënten 2015 Aantal intramurale cliënten per eind december 871 Aantal feitelijke intramurale plaatsen per eind december 908 Aantal extramurale cliënten (exclusief dagactiviteiten) per eind december 212 Aantal cliënten dagactiviteiten (dagverzorging en -behandeling) 22 Aantal uren extramurale productie 12.373 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december: 1.289 Aantal fte personeel in loondienst op 31 december: 917,9 2.3 Turn Around Programma Hieronder beschrijven wij de rode draad van het Turn Around programma. Ook de afdeling Informatievoorziening & Automatisering en de positionering hiervan in de organisatie zijn onderdeel van deze verandering en professionalisering. De hoofdlijn is: De organisatie gereed maken voor de toekomst (Regie Cliënt, scheiden wonen/zorg/behandeling, professionalisering, verzakelijking). Bestuur en integraal management dat effectief is. Professioneel zelfstandige teams. Cultuur : naar gewenst gedrag. Borging van processen: cliënt, kwaliteit, financieel, HR; PDCA. Systemen en stafafdelingen die het primair proces effectief ondersteunen. Kwalitatief goede invulling van sleutelposities. Financieel gezond en continuïteit geborgd. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 5 van 10
De strategische uitgangspunten zijn de volgende: Scheiden van wonen, zorg en behandeling. Elk van deze drie kent ook zijn eigen geldstroom. Scherp bewaken dat de kosten die de gewenste kwaliteit van leven met zich mee brengt, gedekt worden door de opbrengsten. De regie bij de Cliënt, meer maatwerk in de zorg en de cliënt zo veel mogelijk zelf laten doen waartoe deze (nog) in staat is. Kwaliteit van leven van de cliënt centraal, onze dienstverlening past zich hieraan aan. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 6 van 10
3 De functie Manager Informatievoorziening & Automatisering Als manager I&A geeft u integraal leiding aan de afdeling en geeft u direct leiding aan de functies helpdesk, systeembeheer, technisch applicatiebeheer, functioneel beheer, projectmanagement en servicemanagement.u bent verantwoordelijk voor het geven van advies en het leveren van diensten aan de Raad van Bestuur en het lijnmanagement in de totale organisatie. Tevens levert u een bijdrage aan de control functie door de afdeling Finance & Control binnen de organisatie op het gebied van I&A. U bent u betrokken bij organisatie- en beleidsontwikkeling in uw bedrijfsonderdeel. Er wordt in de eerste helft van 2016 een sourcing strategie uitgewerkt die consequenties heeft voor de inrichting van de afdeling. Waar outsourcing aan de orde komt, migreert de functie op die onderdelen van leidinggegeven naar regievoering. De manager I&A rapporteert rechtstreeks aan de Raad van Bestuur. Zoals al eerder is beschreven staat de organisatie en ook deze afdeling, voor grote uitdagingen. Als manager stapt u binnen in de fase van visie- en planvorming waar uiteraard al een en ander in is gebeurd, maar ook zeker nog het nodige in moet gebeuren. ITIL processen (onder meer op het gebied van contractmanagement, leveranciersmanagement, incidentmanagement, wijzigingsmanagement) moeten geïmplementeerd worden en werkzaamheden geharmoniseerd. De organisatie is in verandering en ontwikkeling, dat betekent dat u de ingezette verandering doorzet, mee helpt vormgeven en vertalingen maakt naar de informatisering en automatisering. De I&A dient gaandeweg een steeds belangrijkere bijdrage te gaan leveren aan de strategische doelstellingen en de wendbaarheid van de organisatie. Als manager schept u duidelijkheid, helderheid (u communiceert over wat zich afspeelt) en bent u transparant. U hanteert een coachende stijl van leidinggeven, de ontwikkeling van de medewerkers qua inhoudelijke deskundigheid en vaardigheden zijn een belangrijke prioriteit. De basis op orde brengen is een voorwaarde voor het verder kunnen ontwikkelen van de I&A afdeling als servicegerichte afdeling (klant staat centraal) passend bij de wensen voor de toekomst. Als manager I&A geeft u nieuw elan aan ICT binnen de organisatie. Stap voor stap tilt u het Informatiemanagement naar een strategischer niveau. Belangrijke prioriteiten Er is nog veel te doen en te ontwikkelen maar een aantal prioriteiten is specifiek naar voren gekomen: Het creëren van de verbinding met het primair proces. Daarnaast is de ontwikkeling van een strategische Informatievisie essentieel voor het gebruikt van ICT binnen de organisatie. Ook het samenstellen en coachen van een team met medewerkers die gemotiveerd zijn, in hun kracht zetten en als professional verantwoordelijkheid laten nemen voor hun werk, is een belangrijk onderdeel van het werk van deze manager. Informatievoorziening structureel op de strategische agenda krijgen. I&A is een onmisbare kernfunctie, dienend om de organisatiedoelstellingen te ondersteunen. De strategische agenda van I&A moet worden aangepast op de activiteiten in en de wensen van de diverse afdelingen (vraaggericht werken). Implementeren en goed neerzetten van het I&A projectenmanagement ter ondersteuning aan de strategie van de organisatie. Hierbij hoort ook het werken met business cases: maak zaken SMART en zichtbaar. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 7 van 10
4 De gewenste capaciteiten Functie-eisen Academisch werk- en denkniveau. Ruime ervaring in een soortgelijke integraal verantwoordelijke managementpositie binnen het I&A vakgebied in een organisatie met de nodige complexiteit. Duidelijke visie op Informatisering en kennis van de nieuwste ontwikkelingen op dit gebied. Technisch inhoudelijke ICT kennis is niet per definitie noodzakelijk. Van belang is dat iemand het snapt, het kan doorgronden, hierover kan sparren en de afdeling kan positioneren als kernfunctie. Uitstekend ontwikkeld gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en inzicht in het maatschappelijk krachtenveld waar de organisatie zich in bevindt. Affiniteit met een zorgorganisatie. Mensen met ervaring buiten de zorg zijn ook welkom. Gewend om te gaan met grote investeringen. Ervaring als verandermanager in een reorganisatietraject. In staat om de organisatorische randvoorwaarden rondom de informatievoorziening in te richten en te bewaken. In staat een brugfunctie te vervullen tussen het primaire proces de zorg en informatisering. Onderhandelingsvaardig. Persoonskenmerken Stevige en inspirerende persoonlijkheid, een aanpakker, daadkrachtig en besluitvaardig. Als manager een sturende stijl in combinatie met een zakelijke, resultaatgerichte focus. Communicatief zeer vaardig, open en transparant. Innovatief. Hierin initiërend en openstaand voor nieuwe ideeën. Benut kansen in de markt. Gewend te werken in een hectische setting met veel deadlines die gehaald moeten worden. Kerncompetenties Reflecteren op zichzelf. Visie ontwikkelen. Beslissen. Flexibel handelen. Sturen. Samenwerken. Klantgerichtheid. Initiatief nemen Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 8 van 10
5 Arbeidsvoorwaarden De arbeidsvoorwaarden zijn in overeenstemming met de zwaarte van de functie. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 9 van 10
6 De selectieprocedure De selectie kent twee fasen: 1 Voorselectie door bureau Leeuwendaal Gesprekken door de adviseur van Leeuwendaal met kandidaten op locatie Den Haag in week 19 (9-14 mei). Geschikte kandidaten worden op papier gepresenteerd aan de opdrachtgever. De selectiecommissie aldaar beslist welke kandidaten worden uitgenodigd voor een gesprek. 2 Selectie door Saffier De Residentiegroep In week 20 voeren kandidaten gesprekken met de selectie- en/of adviescommissie op 19-20 mei. De geschikte kandidaat voert ook een selectiegesprek met een delegatie vanuit de raad van toezicht. Na de tweede ronde vindt het assessmentonderzoek plaats bij bureau Leeuwendaal op 26 mei. Voor dit onderzoek moet een hele dag worden uitgetrokken. Daarna vindt het arbeidsvoorwaardengesprek plaats en wordt de kandidaat in dienst genomen. Gestreefd wordt naar een afronding van de procedure voor 1 juni 2016. Manager Informatievoorziening & Automatisering/profiel/20 april 2016 10 van 10