Digitaal Studenten Dossier Proces- en Informatie analyse Frank Haarman frank.haarman@sogeti.nl
Inhoudsopgave 1. Méér, met minder papier... 3 1.1 Proces- en informatie analyse... 3 1.2 Resultaten en bevindindingen... 3 1.3 Vervolgstappen... 3 2. Digitaal Studenten Dossier... 4 2.1 Situatiebeschrijving... 4 2.2 Afbakening... 4 2.3 Uitgangspunten... 4 3. Functionele Decompositie... 5 3.1 Procesmodel... 5 3.2 Gebeurtenissen en informatie in het DSD... 6 3.3 Dossierstructuur en toegang tot het DSD... 8 3.4 Informatie uitwisseling en applicatieve ondersteuning... 9 3.4.1 Observaties bestaande informatievoorziening... 10 3.5 DSD-structuur... 11 3.5.1 SIS-centrische structuur... 11 3.5.2 Portaal-centrische structuur... 11 3.5.3 Hybride DSD-structuur... 12 4. Ontwikkeling van het DSD...13 4.1 Ontwikkelingen in de context van het DSD... 13 4.2 Fasering... 13 4.3 Groeipaden... 14 4.3.1 Ontwikkelbenadering... 14 4.3.2 Scenario afweging... 16 5. Conclusies en Aanbevelingen...17 5.1 Algemene conclusie... 17 5.2 DSD functionaliteit... 17 5.3 Ontwikkeling... 17 5.3 Aanbevelingen... 17 BIJLAGE - Brondocumenten...18 BIJLAGE - Uitwerking Procesmodel...19 BIJLAGE Overzicht DSD gebeurtenissen en informatie...23 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 2
1. Méér, met minder papier De Universiteit Utrecht (UU) maakt tijdens de loopbaan van een nog veelvuldig gebruik van fysieke documenten, waardoor het verspreiden en verwerken van -gerelateerde informatie veel tijd en moeite kost. De invoering van een Digitaal Studenten Dossier (DSD) heeft als doel werkprocessen in het onderwijs efficiënter te maken en en betere service te bieden door informatie digitaal beschikbaar te stellen: informatie wordt gedistribueerd vanuit één digitaal archief in plaats van (meervoudig) fysiek gekopieerd en gearchiveerd. Het hieruit voortvloeiende papierloos werken draagt tevens bij aan kostenbesparing en duurzaamheid door reductie van papier- en energieverbruik. Om te komen tot een dergelijk DSD is inzicht in de werkprocessen en de daarbij benodigde informatie nodig en van daar uit een vertaalslag naar business requirements voor de inrichting van het DSD. 1.1 Proces- en informatie analyse De opdracht is uitgevoerd binnen het al lopende project DSD [PID_DSD_0.5] met als vertrekpunt het resultaat van het deelproject werkprocessen [werkprocessen_011]. Beoogd resultaat is een uitwerking van de business requirements en gegevenssets naar de inrichting van systemen en een eerste aanzet voor uitwerking van de architectuur van het Onderwijs- & StudentenZaken domein. De aanpak is gebaseerd op een top-down uitwerking van de -gerelateerde processen en de vertaling hiervan naar de belangrijkste gebeurtenissen en corresponderende informatie gedurende de loopbaan van een. Deze set is vervolgens uitgewerkt in benodigde functionaliteit van het DSD. Tot slot is een aantal scenario s opgesteld om het DSD in te richten met de beleidslijnen van de UU en de bestaande omgeving als uitgangspunt. 1.2 Resultaten en bevindindingen De proces- en informatie analyse heeft geresulteerd in een procesmodel voor het onderwijsdomein, inclusief een proceskaart op het niveau van activiteiten. De vertaling hiervan naar benodigde functionaliteit (werkstroombesturing, elektronische archivering, koppeling met bronsystemen) heeft geleid tot het onderkennen van een enkele structuren voor het DSD. De eerste structuur gaat uit van het -informatiesysteem Osiris, de tweede structuur gaat uit van een portaal als schil om de relevante systemen. In deze beide structuren is toegang tot het dossier geïntegreerd in één omgeving. Een derde onderkende, hybride structuur voorziet in de toegang tot het dossier vanuit meerdere omgevingen, met name van belang als eventuele tussenstap of als minimum-scenario. Het maken van een keuze tussen deze structuren hangt deels af van de uitkomst van onderzoeksvragen over de mate en de wijze waarmee het DSD moet worden ingebed in de universitaire informatie- en communicatie structuur. Sowieso wordt geadviseerd de onderliggende record management infrastructuur onder architectuur te ontwikkelen met inbegrip van de DSDvereisten en oa. het -informatiesysteem hierop aan te sluiten. Realisatie van een DSD appelleert hoe-dan-ook aan een concrete behoefte in de organisatie, met name in de processen aan de rand van het primaire onderwijsproces waar nog veel papier wordt verwerkt: toelaten & inschrijven, begeleiden van en bij studievertraging en beoordelen van het studieresultaat (na een opleiding: examineren). In de fasering wordt geadviseerd om nieuwe instroom van Master-en als eerste met het DSD te ondersteunen, om vervolgens het DSD stapsgewijs uit te breiden in lijn met het verloop van de studieloopbaan. 1.3 Vervolgstappen Samengevat worden de volgende vervolgstappen aanbevolen: 1. Als eerste focus en ambitie mbt. DSD-inbedding bepalen en een passende structuur kiezen. 2. Integraal ontwikkelen van record management met inbegrip van de DSD-requirements. 3. Qua fasering en planning maximaal aan te sluiten op ontwikkelingen in de DSD-context, met name CRMbeleid van de universiteit en externe ontwikkelingen. onderzoeksvragen DSD PoC record management (SharePoint) interfacing Osiris - SharePoint keuze DSD-scenario inrichten record management infrastructuur gefaseerde DSD-realisatie 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 3
2. Digitaal Studenten Dossier 2.1 Situatiebeschrijving Het concept van een Digitaal Studenten Dossier (DSD) is op zich niet nieuw bij de Universiteit Utrecht. De behoefte om de hoeveelheid papier die tijdens de loopbaan van een ontstaat te digitaliseren bestaat al langere tijd. De Universiteit Utrecht heeft bovendien goede ervaringen met het automatiseren van het onderwijsproces middels het -informatiesysteem Osiris; eerst zelf ontwikkeld en uiteindelijk enkele jaren geleden succesvol vermarkt met partner PSB. Met de komst van de Bachelor-/ Master structuur en het SURF-initiatief Studielink is meer recent het proces van Aanmelden, Toelaten en Inschrijven voor een opleiding aan de universiteit aanzienlijk gestroomlijnd. Voor bepaalde groepen, met name en uit het buitenland, is al ervaring opgedaan met digitale dossiervorming bij dit proces, gebruik makend van het archiefsysteem Corsa. Recent heeft University College een eigen implementatie van de pakketoplossing Embark gerealiseerd, die het toelaten en matchen van en ondersteund. Bovenstaande heeft zich afgespeeld tegen de achtergrond van een verscheidenheid aan faculteiten/ opleidingen met elk een eigen, grotendeels decentraal gestuurde werkwijze en invulling van het gebruik van universiteit-brede concernsystemen. Actuele ontwikkelingen die relevant zijn voor de inrichting van een DSD zijn oa. de matching van en die zich aanmelden voor een Bachelor opleiding miv. studiejaar 2012-2013, het toenemend belang van de instroom van en met een niet-nederlandse vooropleiding en verdere ontwikkeling van Studielink (oa. diplomaregister). 2.2 Afbakening Een DSD voor een universiteit beslaat de gehele actieve loopbaan van een aan de universiteit vanaf de eerste aanmelding bij de universiteit (Verzoek Tot Inschrijving) tot en met het uitreiken van een getuigschrift (diploma of certificaat). De bulk van de ingeschreven en volgt het programma van een Bachelor- of Masteropleiding; een toekomstvast DSD ondersteunt normaliter ook de overige groepen (exchange, bijvak, contractant), alsmede de steunfaciliteiten waar en tijdens hun studie een beroep op kunnen doen. Ook ná het verlaten van de universiteit is het DSD nog relevant voor een, met name als deze zijn/haar studieloopbaan elders voortzet. In die fase wordt het DSD niet meer inhoudelijk gewijzigd, maar is nog wel behoefte aan inzage in het dossier gedurende een bepaalde termijn. 2.3 Uitgangspunten 1) Het DSD wordt gericht opgezet, dwz. de en de studieloopbaan bij de universiteit (als geheel) staat voorop; het DSD voorziet in switchen en/of doorstromen. 2) Vanuit functioneel perspectief zijn er geen overige uitgangspunten onderkend. Wél kan worden gesteld dat het opleggen van een standaard procesinrichting aan de faculteiten/ opleidingen ongewenst is. Als gevolg hiervan moet het fundament onder het DSD geschikt zijn om de verscheidenheid binnen de universiteit op redelijke wijze te ondersteunen. DSD biedt een verleidelijke, universiteit-brede oplossing, die facultatief kan worden toegepast. 3) Vanuit implementatie perspectief is er een aantal beleidslijnen die relevant zijn voor de inrichting van het DSD bij de Universiteit Utrecht, met name: Gebruik bestaande oplossingen: consequentie: maximaal hergebruik van informatie in oa. Osiris. Één concern-oplossing per domein: consequentie: aansluiten op beleid Recordmanagement. consequentie: DSD ontsluiten via de UU-brede Identity & Access Managemt inrichting 4) Vanuit veranderperspectief kan vanwege de reeds bestaande belasting van de verandercapaciteit en de acceptatie in de organisatie worden gesteld dat een stapsgewijze, toekomstvaste fasering in de realisatie van het DSD noodzakelijk is. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 4
3. Functionele Decompositie In essentie ondersteunt het DSD de vastlegging en distributie van belangrijke gebeurtenissen én de corresponderende informatie(documenten, berichten) tijdens de studieloopbaan van aanmelding t/m getuigschrift. Het DSD verzorgt na een gebeurtenis: de juiste taak naar de juiste persoon/groep, met de juiste informatie (sturing werkproces) gestructureerd archiveren en distribueren / beschikbaar stellen van informatie NIET de diversiteit in uitvoering van activiteiten (wel wat op hoofdlijnen, niet hoe in detail) functionaliteit DSD benodigde ICT-ondersteuning registreren en verzamelen van gebeurtenissen routeren van taken naar juiste persoon/groep - na een gebeurtenis -na afronding van een taak in een reeks presenteren van informatie die nodig is om een taak uit te voeren Werkstroombesturing (Workflow Management) opslaan van informatie bij een gebeurtenis opslaan van informatie / bewerkingdie voortvloeit uit afronding van een taak beschikbaar stellen van informatie die nodig is om een taak uit te voeren Digitaal Archief (Electronic Archiving / Record Management) Koppelingmet bronsystemen 3.1 Procesmodel Als kapstok voor te onderkennen gebeurtenissen en corresponderende informatie en omwille van de herkenbaarheid is een top-down procesmodel opgesteld. Dit model is zodanig opgezet dat zowel de processen voor Bachelor- en Master en als die voor bijvak-, contractant- en exchange en ermee beschreven kunnen worden. In lijn met de UU-conventies bestaat het procesmodel uit drie lagen: 1) hoofdprocesmodel Onderwijs - zie onderstaande figuur, 2) uitwerking in processtappen en 3) uitwerking in activiteiten. De uitwerking in processtappen is beschreven in de bijlage Uitwerking procesmodel en op hoofdlijnen in de navolgende tabel; de uitwerking in activiteiten is vastgelegd in een separate proceskaart [proceskaart.xls]. Verzoek Tot Inschrijving ontvangen Toelaten, inschrijven ingeschreven bij Universiteit Aanbieden onderwijs beoogd studieresultaat gerealiseerd studieresultaat getuigschrift uitgereikt Begeleiden Hoofdprocesmedel Onderwijs: Een meldt zich aan bij de universiteit met een Verzoek tot Inschrijving (via Studielink of middels een inschrijfformulier), uiteindelijk gericht op het behalen van een getuigschrift: een diploma als slotsom van een gevolgde opleiding of een certificaat als slotsom van één of meerdere gevolgde cursussen. In het proces Toelaten, inschrijven wordt de aanmelding gevalideerd en vastgesteld of de kan worden toegelaten en ingeschreven. Eenmaal ingeschreven, kan de gebruik maken van het onderwijs-aanbod en een beroep doen op steunfaciliteiten, hetgeen in respectievelijk de processen Aanbieden onderwijs en Begeleiden is gemodelleerd. Als de uiteindelijk zijn/haar beoogde studieresultaat heeft gerealiseerd, volgt het proces studieresultaat als afsluiting van de actieve studieloopbaan; in het geval van een sucessvol gevolgde opleiding overeenkomend met examineren. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 5
Gebeurtenis Hoofdproces Highlights processtappen Verzoek Tot Inschrijving (via Studielink of formulier) Toelaten, inschrijven Valideren aanmelding (diploma, betaling, verblijf) (facultatief) Inschrijven (of afwijzen) ingeschreven bij UU Aanbieden onderwijs Verwerken inschrijving cursus Verzorgen cursus studievoortgang periodiek selectiemoment of verzoek (én ingeschreven bij UU) Beoogt studieresultaat gerealiseerd (opleiding / cursus) Begeleiden studieresultaat Opstellen bindend studieadvies verzoek vrijstelling verzoek (steun) - financiële voorzieningen - onderwijsvoorzieningen melding wangedrag programma Uitreiken getuigschrift Het voorgaande globale procesmodel heeft ondanks zijn eenvoud een aantal gevolgen voor de afbakening van het DSD: Werving van en is buiten scope van het DSD: een is pas in beeld bij DSD als deze zich heeft aangemeld met het doel zich in te schrijven als voor een opleiding of cursus. Het DSD voorziet derhalve niet in broninformatie om bijvoorbeeld de effectiviteit of de hitrate van wervingsactiviteiten te faciliteren. NB inschrijvingen van hogerejaars en en Master-kiezers die instromen vanuit een UU Bachelor opleiding worden in het dan reeds bestaande dossier verwerkt. Ontwikkeling van het curriculum is buiten scope van het DSD: het DSD gaat uit van het feitelijk (actueel en historisch) aangeboden onderwijs-aanbod. Relatiebeheer van en is buiten scope; relatiebeheer van actieve en is voornamelijk gebaseerd op het -informatiesysteem Osiris. Als de doelgroep alumni in het relatiebeheer van en is/wordt onderkend, kan het DSD voor deze groep ter beschikking gesteld worden. Bepaalde financiële gebeurtenissen, zoals ontvangst van een machtiging of betaling van collegegeld, en het evt. rappelleren hierop zijn voor de voortgang van de processen wel relevant / randvoorwaardelijk, maar worden primair in de financiële processen verwerkt. 3.2 Gebeurtenissen en informatie in het DSD Het is ongewenst in het DSD informatie of informatieverwerking onder te brengen waarin al is voorzien en/of zaken in het DSD op te nemen met een tijdelijk of vluchtig karakter. Gebeurtenissen en informatie die wél in het DSD thuis horen betreffen de highlights van de studieloopbaan en de bijbehorende informatie met een formele status, met name als deze in de uitvoering van werkprocessen gedeeld of geraadpleegd (historie) moet worden. Toegang tot deze, soms privacygevoelige informatie moet gebaseerd zijn op need-to-know, dwz. nodig voor werkzaamheden. De informatie in het DSD kan worden onderscheiden in drie categorieën. 1) inkomend DSD: informatie afkomstig van met name en die in een werkproces wordt verwerkt. 2) distributie DSD: informatie die tijdens een werkproces tot stand komt en uitsluitend wordt gedistribueerd tbv. procesvoortgang. 3) uitgaand DSD: informatie voortkomend uit een werkproces die (ook) aan met name en beschikbaar wordt gesteld. DSD inkomend DSD proces distributie DSD uitgaand DSD Buíten het DSD valt informatie, die zich tijdens de uitvoering van een activiteit voordoet zoals werkdocumenten, gespreksverslagen en correspondentie; wel kan een correspondentie-overzicht met de highlights als bijlage bij het resultaat van een activiteit in het DSD worden toegevoegd. De belangrijkste gebeurtenissen en informatiesets in het DSD zijn weergegeven in bijgaande tabel, afgeleid van de uitwerking van het procesmodel op het niveau van activiteiten [proceskaart.xls]. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 6
proces gebeurtenis inkomend DSD distributie DSD uitgaand DSD Toelaten, Verzoek Tot Inschrijving ontvangen documenten toelatingsadvies bevestiging ontvangst VTI inschrijven melding dossier compleet (getuigschrift, referentie, etc) diplomawaardering (incl. info toegang DSD) (Bachelor, machtiging / betaling machtiging / betaling optioneel: toelatingsbeschikking* / Master ingeschreven / confirmation form correspondentie- premasterbeschikking* / opleiding) afgewezen definitieve verblijfstitel overzicht* afwijzingsbrief bevestiging inschrijving niet in DSD: niet in DSD: gegevens (SIS) financiële status Toelaten, inschrijfformulier ontvangen documenten toestemming bevestiging cursusplaats inschrijven (bijv. ook bewijs inschrijving) docent / adviseur certificaat (cursus, minor) Aanbieden cursusresultaat rapportage uit SIS* optioneel: notitie NVT onderwijs geregistreerd (bron: SIS) studieadviseur Opstellen periodieke gebeurtenis rapportage uit SIS* optioneel: notitie voorlopig bindend bindend studievoortgang optioneel: bezwaarschrift studieadviseur studieadvies studie- beoordeeld definitief bindend advies studieadvies verzoek vrijstelling verzoekschrift en evt. notities besluit verzoek verzoek bijlagen examencommissie vrijstelling vrijstelling verzoek onderwijs- verzoekschrift en evt. notitie positief besluit: verzoek voorziening (handicap) bijlagen studieadviseur handicapcontract / steun / verzoek afstudeersteun fondsenbrief / voorziening verzoek bestuursbeurs DUO-verzoek fondsenbrief negatief besluit: evt. afwijzing melding fraude / ontvangen documenten notitie melding oproep hoorcommissie melding misdraging optioneel: bezwaarschrift wangedrag besluit melding wangedrag wangedrag (Bachelor, Master) studieresultaat studieresultaat (cursus, minor) wanbetaling studieresultaat gerealiseerd (opleiding, bron:sis) studieresultaat gerealiseerd (bron: SIS) uitschrijving (onvoltooide opleiding) rapportage uit SIS* (referentie naar) thesis rapportage uit SIS* notities examencommissie notities examencommissie bericht opschorting toegang onderwijs afstudeerbericht afstudeerverklaring International Diploma Supplement optioneel: notificatie uitschrijving certificaat optioneel: notificatie uitschrijving * Veel van de voor DSD relevante gebeurtenissen en corresponderende proceslogica wordt al door het SIS ondersteund, in veel gevallen is de corresponderende inkomende, gedistribueerde en/of uitgaande informatie níet in het SIS zelf vastgelegd. selectieve toelichting: het procesverloop na een aanmelding voor een bachelor- of masteropleiding is gedeeltelijk situationeel, afhankelijk van de vooropleiding (NL, of niet-nl) en het evt. nog ontbreken van een geldige verblijfstitel van de ; in dat laatste geval kan het zinvol zijn om na het verkrijgen van een verblijfstitel een correspondentie-overzicht met oa. de IND in het DSD op te nemen voor raadpleging naderhand. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 7
een met een HBO-vooropleiding die een Masteropleiding wil volgen meldt zich aan voor een (pre-)masterprogramma, maar wordt met een pre-masterbeschikking ingeschreven als om als pre-master onderdelen van het bachelor-programma te volgen. Veel - en studievoortgang gebonden informatie wordt momenteel geadministreerd in het -informatiesysteem (SIS) Osiris. Ook de logica en de vastlegging van condities (bepaalde situaties wel of niet van toepassing en de consequenties daarvan) worden in het SIS geadministreerd. Voor het DSD wordt dit beschouwd als een bron van inkomende gebeurtenissen en informatie, waarbij evt. rapportages uit het SIS in aanmerking komen voor archivering in het DSD. Overigens worden momenteel de meeste de meeste SIS-rapportages op groepsniveau gemaakt, een SIS-rapportage tbv. het DSD dient -specifiek te zijn. 3.3 Dossierstructuur en toegang tot het DSD Alle in het DSD te archiveren informatie (inkomend, distributie en uitgaand) wordt op het hoogste hiërarchische niveau gerelateerd aan een individuele. Uitwerking van de onderliggende dossierstructuur is onderdeel van de ontwerpfase, maar zou er op hoofdlijnen kunnen uitzien zoals categoriegwijs weergegeven in de 1 e kolom van de bijgaande schematische tabel; in de overige kolommen is ter indicatie een mogelijk onderscheid in rechten weergegeven: 1) : nieuwe gebeurtenis en/of informatie aan het DSD mogen toevoegen, 2) : informatie uit het DSD mogen opvragen NB basisgegevens worden onttrokken uit het SIS bij het creëren van een dossier 3) Update: informatie in het DSD mogen wijzigen, 4) Delete: informatie uit het DSD verwijderen of raadpleging te blokkeren (normaliter voorbehouden aan een beheerder) Informatie in het DSD moet worden voorzien van meta-informatie (informatie over de informatie), zoals bij welke, opleiding/cursus, proces(-stap), etc. hoort deze informatie en voor wie / welke rollen móet deze informatie beschikbaar gesteld worden. Zonder dergelijke meta-informatie is het niet mogelijk de informatie in het DSD op een goede manier vindbaar, distribueerbaar te ontsluiten met voldoende waarborgen voor een adequate informatiebeveiliging. Bovendien is deze meta-informatie essentieel voor het maken van eventuele management rapportages. STUDENT DOSSIER SIS begeleider commissie* extern basisgegevens nummer NAW inschrijving status toelating / inschrijving (aangemeld, ingeschreven, uitgeschreven) opleiding (actueel en historie) toelating ontvangen documenten (vooropleiding, confirmation form, betaling derden, definitieve verblijfstitel, etc ) diplomawaardering correspondentie-overzicht beschikking (toelatingsadvies en beschikking, bevestging inschrijving / etc) (gebeurtenis en info) - (gebeurtenis) - (gebeurtenis) (referentie) Update (uitsluitend ontvangen documenten), (beschikkingen) Update - 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 8
STUDENT DOSSIER SIS begeleider commissie* extern studievoortgang NB per opleiding / programma studieadvies rapportage SIS notities examencommissie (vrijstellingen) studieresultaat NB per opleiding / programma notities examencommissie getuigschrift ELO-overzicht / excerpt digitaal portfolio optioneel: stageverslag optioneel: afstudeerscriptie ondersteuning NB per categorie (onderwijsvoorziening, afstudeersteun, bestuursbeurs, wangedrag) verzoekschrift notities besluit (gebeurtenis) (gebeurtenis) (referentie) (uitgaande informatie) (uitgaande informatie) /Update (verslag/scriptie) Update Update Update Update Update Update * commissie is de groep die een casus beoordeeld; bij toelating is Admission Office potentieel onderdeel van deze commissie ; de rol van externe betrokkene bij een examencommissie separaat onderscheiden worden ivm externe toegang tot het DSD. ** externe toegang voor derden tot het DSD ná afronding van een opleiding mogelijk als separate categorie onderscheiden. 3.4 Informatie uitwisseling en applicatieve ondersteuning De Universiteit Utrecht beschikt anno 2011 over diverse (concern-)applicaties die de processen in het onderwijsdomein direct of indirect ondersteunen. De voor het DSD meest relevante applicaties zijn weergegeven in het onderstaande schema: - ** Update (notities) - COMMUNICATIE StudieLink (via adapter) Identity & Access Managemnt QDesk Corsa (archief) ONDERWIJS Embark Osiris Student Osiris (SIS) Osiris Docent Blackboard (ELO) ONDERZOEK Igitur (scriptie) SharePoint (unidocs) Decos (post) UU-FCA SAP Syllabus (rooster) Steun UU-mail (GMail) Osiris Als -informatiesysteem (SIS) de spil in het huidige onderwijsproces. De informatie en functionaliteit in Osiris wordt ontsloten middels de modules Osiris Student (en) en Osiris Docent (docenten en begeleiders), de centrale afdelingen werken met de back-office applicatie. Osiris is gekoppeld met Studielink tbv. het verwerken van aanmeldingen en de UU-applicaties Syllabus (roosters), Blackboard (elektronische leeromgeving) en SAP (financiële administratie). Osiris bevat vrijwel alle benodigde gebeurtenissen én business logica die nodig is om en in te schrijven, onderwijs aan te bieden en studievoortgang te volgen. Osiris genereert diverse output naar en, uiteenlopend van e-mail naar individuele en (via UU-mail) tot geaggregeerde word-rapportages. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 9
Blackboard Elektronische leeromgeving, waar en alle praktische zaken rondom een cursus kunnen vinden en grotendeels afhandelen. Syllabus Het rooster-programma van de universiteit; relevant voor oa. Osiris om planningsinformatie over cursussen te kunnen tonen aan en Embark Applicatie incl. front-end (website, formulieren) voor het aanmelden en inschrijven van en van University College, voornamelijk opgezet voor aanmelding & matching van en die merendeels uit het buitenland komen. Steun Applicatie ter ondersteuning van verzoeken om steunfaciliteiten tijdens de studie. Igitur Applicatie / Archief voor afstudeerscripties Qdesk Applicatie/tool, gebruikt in combinatie met MS Outlook, om de correspondentie van met name Admission Office te faciliteren en te archiveren Decos Postregistratiesysteem I&AM De UU heeft recent een nieuwe Identity & Access Management inrichting in gebruik genomen, die de informatiebeveiliging van bedrijfsapplicaties verzorgd. Corsa Elektronisch archiefsysteem, met oa. voor de toelating van buitenlands en een module met functionaliteit voor en-dossiervorming NB In 2010 is binnen de Universiteit Utrecht een advies opgesteld over inrichting van document- en recordmanagement, mede vanwege een aantal geconstateerde knelpunten [knelpunten Record Management]. Medio 2011 zijn hierover nadere afspraken gemaakt met oa. als gevolg dat MS SharePoint 2010 voor nieuwe record management toepassingen als uitgangspunt wordt gehanteerd. 3.4.1 Observaties bestaande informatievoorziening De bestaande applicaties lijken het primaire onderwijsproces, met name Aanbieden onderwijs, adequaat te ondersteunen. Er is echter nauwelijks sprake van integratie en er is tevens enige redundantie in functionaliteit en/of informatie. De uitwisseling van informatie tussen systemen bestaat voornamelijk uit het kopiëren van informatie (bijvoorbeeld roosters en cursusinformatie). Er lijkt functionele overlap tussen Embark en de combinatie StudieLink/Osiris. In het functioneel rijke -informatiesysteem Osiris worden veel gebeurtenissen en statussen vastgelegd en kunnen diverse selecties gemaakt worden tbv. rapportages. Met name de informatie in de vorm van documenten, wordt echter nauwelijks in Osiris vastgelegd. Eea. heeft tot gevolg dat met name in de ondersteunende processen rondom het aanbieden van onderwijs veel informatie lokaal, op papier wordt gearchiveerd en gekopieerd. Vanuit architectuur-perspectief is het gewenst een hogere mate van eenduidigheid te creëren in de functionaliteit en informatie(-verwerking) van applicaties. Meer hergebruik van informatie die beschikbaar is in bronsystemen en een betere integratie tussen applicatiesystemen voorkomt het kopiëren van informatie en laat de goede eigenschappen van bronsystemen in tact. Onafhankelijk van de inrichting van een DSD lijkt het daarom van belang om een losse koppeling tot stand te brengen tussen het -informatiesysteem Osiris en een UU-brede record management oplossing waarin de met deze gebeurtenissen corresponderende informatie gestructureerd wordt gearchiveerd. Het ligt vervolgens voor de hand ook de DSD-specifieke zaken direct mee te nemen. Het SIS Osiris is en blijft qua vastlegging dan leidend voor de administratie van gerelateerde gebeurtenissen in het primaire onderwijsproces en verwijst voor de corresponderende informatie (inkomende, te distribueren en uitgaande documenten, berichten, etc) naar het elektronisch archief / MS SharePoint 2010. NB In het verlengde van de inrichting van een UU-brede record management oplossing kan mettertijd worden overwogen ook de archivering van afstudeerscripties, nu nog in Igitur, indien gewenst onder te brengen in deze infrastructuur. Een andere observatie is dat de ondersteuning met een DSD van de werkprocessen en activiteiten in Ondersteunen en studieresultaat meer het karakter heeft van het parallel distribueren en laten beoordelen van bijlagen bij een casus delen van informatie - dan van een reeks van te besturen activiteiten en tussentijdse interactie met bijvoorbeeld en. Het is derhalve voorstelbaar dat deze processen adequaat papierloos ondersteund worden indien gebruik gemaakt zou worden van bestaande middelen zoals SharePoint voor het delen van casus-specifieke informatie en eventuele beoordelingen en besluiten. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 10
3.5 DSD-structuur Los van de te ondersteunen processen en de daaruit voortvloeiende gewenste functionaliteit zijn er in essentie twee constructies denkbaar, volgens welke een DSD kan worden ingericht. De eerste variant gaat uit het SIS als spil in de informatievoorziening, verbonden met alle overige relevante bronnen. De tweede variant gaat uit van een portaal-structuur (schil) om de bestaande systemen heen, van waaruit functionaliteit en informatie uit deze bronnen (oa. het SIS) op consistente wijze wordt ontsloten en waarin eventueel aansturing van activiteiten kan worden ondergebracht, voor zover daarin niet al is voorzien in de daarvoor geëigende applicatiesystemen. 3.5.1 SIS-centrische structuur In de constructie waarbij het SIS (Osiris) centraal staat, worden gebeurtenissen en informatie in Osiris vastgelegd óf in Osiris wordt een verwijzing naar een ander bronsysteem (mn. record management) vastgelegd. Inkomende informatie wordt via Osiris vastgelegd in het elektronisch archief en ook vanuit Osiris gedistribueerd met referentie naar de gearchiveerde informatie. Osiris is daarbij tevens leidend is de aansturing van processen. Identity & Access Managemnt StudieLink (via adapter) Embark Blackboard (ELO) Osiris Student Osiris (SIS) Osiris Docent Syllabus (rooster) SharePoint 2010 (record mgt) SAP QDesk Igitur (scriptie) Steun UU-mail (GMail) Deze structuur biedt een aantal voor- en nadelen. Een belangrijk voordeel is dat de bestaande werkwijze met Osiris als hart van het onderwijsproces grotendeels in tact blijft: vanuit Osiris hebben de verschillende doelgroepen toegang tot de voor hen relevante informatie in Osiris zelf of via Osiris uit informatie uit andere bronsystemen. Een mogelijk belangrijk nadeel is dat Osiris nog geschikt gemaakt moet worden om deze spilfunctie te gaan vervullen: de interactie met MS SharePoint 2010 voor record management is één van de voorziene aanpassingen. Vanuit architectuur perspectief heeft deze oplossing als nadeel dat de flexibiliteit van het applicatielandschap op langere termijn in het gedrang kan komen als ook andere bronsystemen gekoppeld zouden moeten worden. 3.5.2 Portaal-centrische structuur In de constructie waarbij toegang tot informatie vanuit een portaal centraal staat, worden gebeurtenissen en informatie vastgelegd in de overeenkomstige bronsystemen en via een schil over deze systemen heen ontsloten. Een dergelijke structuur maakt het mogelijk om op basis van één raamwerk het portaal rolspecifieke en evt. gepersonaliseerde informatie en functionaliteit informatie ter beschikking te stellen die verder gaat dan alleen de DSD-gerelateerde informatie; op basis van deze structuur zou bijvoorbeeld ook een medewerker-portaal met HR-gerelateerde of functie-gerelateerde (onderzoek, beleid) functionaliteit en informatie ontsloten kunnen worden. Voor het DSD lijkt toegang via een portaal op de wijze waarop en toegang hebben tot het SIS via Osiris Student en docenten/begeleiders via Osiris. Een belangrijk verschil is echter dat in een portaal meerdere bronnen op één plaats kunnen samenkomen en deels van daaruit worden ontsloten. Ook zal Osiris zelf voor de portaal ontsloten moeten worden. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 11
Identity & Access Managemnt StudieLink (via adapter) Embark Blackboard (ELO) Syllabus (rooster) Osiris Student Osiris Docent SharePoint 2010 (portal) Osiris (SIS) SharePoint 2010 (record mgt) overige overige bronnen bronnen QDesk SAP Igitur (scriptie) Steun UU-mail (GMail) Ook deze structuur heeft voor- en nadelen. Het belangrijkste voordeel is de flexibiliteit van een portaal-structuur en de mogelijkheid om bronnen stapsgewijs toe te voegen, waarbij het via de toegang tot het portaal eenvoudiger is om de toegang tot achterliggende bronnen te beheren. Een mogelijk nadeel is dat Osiris-gebruikers eventueel stapsgewijs vanuit een portaal ( mijnuu ) dienen te werken, hetgeen overigens is te beperken door de bestaande modules voor en en docenten/begeleiders als geheel in het portaal aan te bieden. Overigens gaat ook deze structuur uit van interactie tussen Osiris en de record management oplossing, waarbij het voor de hand ligt om vanuit het portaal de toegang tot het archief te faciliteren in plaats van Osiris. 3.5.3 Hybride DSD-structuur In de afweging voor een DSD-structuur kan het zinvol zijn om de mogelijkheid van een hybride structuur als tussenstap te beschouwen. In een dergelijke structuur worden Osiris en MS SharePoint 2010 naast elkaar gebruikt, dwz. het endossier is niet via één systeem te benaderen - de informatie zit al wel in één digitaal archief. Het kan een voordeel van de hybride structuur zijn om in eerste instantie niet de portaal-functie maar de collaboration 1 -functie van SharePoint hierbij in te zetten om in elk geval informatie digitaal te kunnen opslaan en distribueren naast de administratie in Osiris (voornamelijk van belang voor ondersteuning van de processen Begeleiden en studieresultaat ). Ter vergelijking is in onderstaande tabel het onderscheid tussen de DSD-structuren samengevat: informatie-laag SIS-centrisch DSD portaal-centrisch DSD hybride DSD toegang UU Identity & Access Management voorziening (NIAM) presentatie Osiris - Student module - Docent module DSD-portaal (SharePoint) +Osiris Student module +Osiris Docent module Osiris Student Osiris Docent SharePoint - client (back-office) proceslogica Osiris kernapplicatie Osiris kernapplicatie - opvolging gebeurtenissen + specifieke activiteiten SharePoint Osiris kernapplicatie (SharePoint gebruiker) - taak-aansturing en informatie distributie functionaliteit Osiris kernapplicatie bestaande bronsystemen data Osiris database SharePoint database bestaande databases SharePoint database bestaande databases SharePoint database 1 collaboration = samenwerken; binnen UU reeds beschikbaar in de vorm van teamsites en Unidocs. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 12
4. Ontwikkeling van het DSD De proces- en informatie analyse voor het DSD heeft bevestigd dat de invoering van een DSD binnen de Universiteit Utrecht een aantal knelpunten mbt. de volledigheid en vindbaarheid van informatie in het onderwijs zou kunnen wegnemen; knelpunten die zich concentreren zich aan de rand van het aanbieden van onderwijs: toelaten & inschrijven, ondersteunen en examineren van en. Ondanks dat het DSD een tastbare behoefte zou vervullen is er echter geen sprake van een urgente probleemsituatie: het primaire onderwijsproces wordt grotendeels adequaat ondersteund met het -informatiesysteem Osiris, behalve de informatie die anno 2011 de archiefruimtes vult Ontwikkeling van het DSD kan via verschillende paden en, zoals in het vorige hoofdstuk geschetst, middels verschillende structuren. Welk pad en welke DSD-structuur voor de Universiteit Utrecht het meest passend is, hangt sterk af van nog te maken strategische keuzes. 4.1 Ontwikkelingen in de context van het DSD Ongeacht het gekozen pad en DSD-structuur zijn er in de context van de ontwikkeling van het DSD een aantal ontwikkelingen waar op ingespeeld zou moeten worden bij de uitwerking van fasering. NB De Universiteit Utrecht heeft de daarin te maken keuzes veelal zélf in de hand. StudieLink Studielink voorziet in een centrale aanmelding voor het hoger onderwijs, maar ontwikkelt mogelijk ook een diplomaregister, waarin gevalideerde informatie over de Nederlandse vooropleiding van en opgevraagd kan worden. Hiermee zou een externe bron gecreëerd worden, waar het DSD naar kan verwijzen in plaats van deze informatie zelf vast te leggen. Osiris Osiris is ontwikkeld op basis van Oracle Forms en wordt momenteel gemoderniseerd (gereed medio 2013). Er is mogelijk nog ruimte is om de upgrade van Osiris te beïnvloeden tbv. inpassing in de DSD-structuur, dit vergt echter afstemming met de leverancier en andere gebruikers. Record Management MS SharePoint 2010 is gekozen als doelapplicatie voor record management; een pilot voor de ondersteuning van beleidsdossiers is inmiddels opgestart. Eea. betekent dat het op een gegeven moment opportuun wordt de digitale archieven in Corsa te bevriezen en eventueel te converteren naar de standaard record management infrastructuur. Een vergelijkbare overweging kan zich op termijn voordoen ten aanzien van de inrichting van archieven voor postregistratie en afstudeerscripties. CRM Ten aanzien van CRM staan nog een aantal vragen open die voor de inrichting van het DSD beantwoord zouden moeten worden: 1) welke tol speelt het DSD eventueel in het bedienen van en en alumni en is het bijvoorbeeld opportuun het digitaal portfolio na het afstuderen in het DSD op te nemen? 2) wat is het reële ambitieniveau ten aanzien van de communicatie met (potentiële) en, onderzoekers en medewerkers en in hoeverre sluit bijvoorbeeld de mogelijkheid van een portaal-structuur hierbij aan? 4.2 Fasering Gezien de impact op de bestaande situatie is het wenselijk het DSD gefaseerd in te voeren. Hierbij kan per fase worden gevarieerd in 1) welke processen worden ondersteund en in welke mate van diepgang en 2) welke doelgroepen en/of doorsnijdingen van doelgroepen. Toetsing van deze variabelen in de organisatie 2 heeft uitgewezen dat het DSD de meeste toegevoegde waarde heeft in de ondersteuning van de toelating/inschrijving en examinering van Master-en (liefst zodanig dat deze processen ook voor Bachelor-en worden ondersteund) en de processen mbt. ondersteuning van en met studievertraging. Tevens is als voorkeur uitgesproken om het DSD per proces te ontwikkelen en per organisatie-onderdeel te kunnen implementeren. 2 overleg met hoofden OSZ, diverse interviews 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 13
De ontwikkeling van het DSD kan hiermee als volgt gefaseerd worden: Ontwikkelfase Scope en beoogd resultaat Toelichting 1. Mastertoelating NL-vooropleiding proces Toelaten, inschrijven voor Master-en met een Nederlandse vooropleiding, die indien nodig al accent op de toelating door de faculteit makkelijke gevallen vanuit centraal UU implementatie per faculteit beschikken over een verblijfstitel 2. Bachelortoelating Uitbreiding van de scope van 1) met de hergebruik van inrichting fase 1) NL-vooropleiding groep 1 e jaars bacheloren 3. Mastertoelating internationaal en niet-nl vooropleiding uitbreiding van de scope van 1) met de groep Masteren voor wie een diplomawaardering en/of verblijfstitel van toepassing is accent op proces International Office implementeren per opleiding obv. volume NB ter overweging om inkomende exchange in de fase al mee te nemen 4. Bachelortoelating `internationaal` en niet-nl vooropleiding uitbreiding van de scope van 2) met de groep Bacheloren voor wie een diplomawaardering en/of verblijfstitel van toepassing is hergebruik van inrichting fase 1) NB ter overweging om deze fase parallel aan de inrichting van Fase 3) uit te voeren, evt. inclusief inkomende exchange 5. Begeleiden uitbreiding van de DSD-inrichting met Bindend Studieadvies en de processen ter ondersteuning van en met studievertraging (handicapcontract, afstudeersteun, bestuursbeurs) accent op processen adviseurs / decanen implementeren per werkproces NB ter overweging of deze fase naar voren gehaald kan worden met gebruik van SharePoint collaboration (hybride) 6. Examineren uitbreiding van de DSD-inrichting met de accent op examineren, incl. toegang tot het Master / Bachelor processen ter ondersteuning van de examencommissie DSD voor externe commissieleden; NB ter overweging of deze fase voor de bestaande populatie (nog niet in DSD) naar voren gehaald kan worden met gebruik van SharePoint collaboration (hybride) 7. Alumni uitbreiding van de DSD-doelgroep met accent op externe raadpleging toegang tot het DSD voor alumni 8. Bijvak, minor, contractant uitbreiding van de DSD-inrichting met de resterende doelgroepen / onderwijsvormen accent op resterende programma s, inclusief exchange (mn. uitgaand) 9. Wangedrag uitbreiding van de DSD-inrichting met beoordelen van fraude / misdraging nvt 4.3 Groeipaden Het is voorstelbaar dat niet alle van de bovenstaande fases daadwerkelijk in het DSD gerealiseerd worden of dat de uiteindelijke inrichting van het DSD een blijvende, hybride structuur kent. Naast de fasering is ook de uiteindelijke benaderring in scope en ambitie bepalend voor het pad om te komen tot een DSD en daarmee tot efficiënt, papierloos werken en betere service aan en. Om een indruk te krijgen van de effecten van verschillende benaderingen zijn twee extreme benaderingen afgezet tegen de eerder onderkende structuur-varianten. 4.3.1 Ontwikkelbenadering In een offensieve, visie-gedreven benadering met oa. het benutten van kansen, integraliteit en duurzame ontwikkeling als uitgangspunten is het DSD integraal onderdeel van de informatievoorziening van de universiteit aan (ex-) en, medewerkers en overige belanghebbenden zoals onderzoekers; al met al een hoog ambitie-niveau en een organisatie-brede focus. Een offensieve benadering vergt normaliter meer voorbereiding, een planmatige aanpak en brede afstemming, maar biedt veelal ook meer en breder verbeterpotentieel. In een defensieve, meer knelpunt gedreven benadering met oa. evolutie van de bestaande situatie en beperkingen als uitgangspunt is het DSD één van de informatiebronnen die, zo mogelijk in samenhang, ter beschikking gesteld wordt vanuit de universiteit; al met al een redelijk ambitieniveau en een redelijk heldere focus. Een defensieve benadering vergt relatief minder planning en afstemming, maar biedt tevens minder, meer lokaal verbeterpotentieel. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 14
Beide benaderingen zijn mogelijk voor de Universiteit Utrecht, maar matchen niet in gelijke mate met de eerder geschetste DSD-structuur varianten. Ook de voortschrijdende kosten-/baten afweging en de daadwerkelijke realisatie van de geschetste fasering zal mede afhangen van het gekozen scenario. Aspecten die daarbij met name zullen variëren zijn: 1. duurzame ontwikkeling in hoeverre draagt uitvoering van het scenario bij aan een duurzame ontwikkeling en beheersbaarheid van de informatievoorziening? 2. kosten / baten is er een goede balans tussen de benodigde inspanning in tijd, geld en kennis en de baten in geld en kwaliteit? 3. impact hoe groot is de impact van het scenario op de verandercapaciteit van de organisatie en hoe groot is de verandering in werkwijze en toegang tot informatie voor gebruikers 4. haalbaarheid wordt het scenario haalbaar geacht: betaalbaar, beheersbare risico s, acceptatie /draagvlak In de onderstaande tabel zijn de effecten van de twee extreme benaderingen vs. de structuurvarianten op basis van aannames en ervaring ingeschat. Voor een uiteindelijke afweging is vermoedelijk een hardere onderbouwing van de beschouwde aspecten gewenst, met name ten aanzien van de kosten/baten verhouding en de haalbaarheid, evenals beschouwing van andere aspecten zoals UU-brede prioriteitstelling en ervaringen 3 in het verleden. inschatting aspecten SIS-centrische structuur portaal-centrische structuur hybride structuur OFFENSIEF GROEIPAD uitgaand van - visie - integraliteit DEFENSIEF uitgaand van - knelpunten - evolutie duurzame ontwikkeling - maximaal hergebruik investering Osiris - mogelijk minder flexibel op langere termijn - portaal vs. CRM-visie? - portaal vs. SIS? - normaliter meer flexibel op langere termijn - UU-brede potentie - in deze benadering als overbriugging / tijdelijke oplossing - relatief snel concrete ervaring opdoen kosten/ baten - investering relatief laag - beheerkosten naderhand mogelijk relatief hoog - baten redelijk - investering relatief hoog - beheerkosten naderhand relatief laag - baten relatief hoog - investering relatief laag - baten relatief laag - dubbele beheerkosten? - baten beperkt impact - organisatie: relatief gering - ICT: middelzwaar - organisatie: middelzwaar - ICT: relatief zwaar - organisatie: middelzwaar - ICT: relatief gering haalbaarheid - middelzwaar - relatief zwaar - draagt als tussenstap bij aan de haalbaarheid duurzame ontwikkeling - redelijk hergebruik investering Osiris - minder flexibel op langere termijn - redelijk hergebruik investering Osiris - in lijn met sommige architectuurprincipes UU - in deze benadering eventueel eindstadium - relatief snel concrete ervaring opdoen kosten/ baten - investering relatief laag - beheerkosten naderhand relatief hoog - investering relatief hoog - beheerkosten naderhand relatief laag - investering relatief laag - baten relatief laag - dubbele beheerkosten? - baten op langere termijn relatief laag - baten op langere termijn relatief laag impact - relatief gering - middelzwaar, maar ook - relatief gering relatief gespreid in tijd haalbaarheid - redelijk / middelzwaar - middelzwaar - goed haalbaar 3 De UU heeft recent geïnvesteerd in een om onbekende redenen minder succesvol portaal-initiatief myuu. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 15
4.3.2 Scenario afweging In de voorgaande tabel zijn de effecten van de verscheidene scenario s verschillend ingeschat, met als gemene deler dat de kosten/baten verhouding en de haalbaarheid niet vanzelfsprekend zijn. Het is daarom des te meer van belang een expliciete keuze voor een scenario te maken om te voorkomen dat de ontwikkeling van het DSD uiteindelijk niet voldoet aan verwachtingen bij belanghebbenden in de universiteit. Uit de inschatting van de effecten kan voor de inrichting van het DSD worden afgeleid dat de te keuze voor een DSD-structuur moet passen bij de gehanteerde ambitie en focus. Een SIS-centrische DSD structuur lijkt een zinvolle keuze in beide benaderingen; een offensieve benadering vergt een relatief zwaar traject, maar levert in potentie ook meer op. Een portaal-centrische DSD structuur lijkt alleen zinvol bij een offensieve benadering, een hybride DSD structuur lijkt alleen zinvol bij defensieve benadering. In het onderstaande schema is weergegeven langs welke stappen de uiteindelijk scenario afweging doorlopen kan worden Voorafgaand aan het vraagstuk van uiteindelijke scenario-keuze zijn er nog enkele onderzoeksvragen die in een vroeg stadium van de ontwikkeling van het DSD aangepakt moeten worden. Dit betreft niet alleen de al vermelde interfacing tussen het SIS Osiris en de record management infrastructuur obv. SharePoint, maar ook de mate en de wijze waarmee het DSD wordt ingebed in de universiteit-brede informatie- en communicatie structuur, de daarvan afgeleide concrete inrichting van de dossier-structuur en een meer concrete uitwerking van de inrichting van presentatie en proceslogica in de onderscheiden DSD-structuren. onderzoeksvragen DSD PoC record management (SharePoint) interfacing Osiris - SharePoint keuze DSD-scenario inrichten record management infrastructuur gefaseerde DSD-realisatie 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 16
5. Conclusies en Aanbevelingen 5.1 Algemene conclusie Op basis van de voorliggende proces- en informatie analyse is vastgesteld dat de invoering van een digitaal en dossier appelleert aan een concrete behoefte binnen de Universiteit Utrecht. Op basis van de uitwerking de DSD-structuur en scenario s is geconcludeerd dat verdere ontwikkeling van het DSD echter geen triviaal traject zal zijn, mede omdat een kosten-effectieve implementatie van het DSD impliceert dat het een universiteit-brede concernoplossing betreft. 5.2 DSD functionaliteit Functioneel gezien heeft het DSD vooral toegevoegde waarde in het ondersteunen van processen aan de rand van het aanbieden van onderwijs: toelaten & inschrijven, begeleiden van en bij studievertraging en beoordelen van het studieresultaat (na een opleiding: examineren). Juist in deze processen wordt nog veel informatie op papier verwerkt. Het primaire onderwijsproces wordt adequaat ondersteund met SIS Osiris, ook al zijn er enkele onvolkomenheden geconstateerd in de integratie van dit systeem met andere, voor het onderwijs relevante systemen. Inrichting van het DSD vereist een combinatie van werkstroombesturing (workflowmanagement) en elektronische archivering (record management), aangevuld met koppelingen naar enkele andere systemen. In deze rapportage worden hiervoor twee denkbare DSD-constructies geïntroduceerd: 1) een SIS-centrische structuur met het bestaande systeem Osiris als spin in het web, en 2) een portaal-centrische structuur, gebaseerd op toegang tot meerdere bronsystemen, waaronder Osiris, vanuit een schil over deze systemen heen. In beide structuren is overigens een koppeling tussen Osiris en het elektronisch archief voorzien om zodoende de functionele kracht van beide systemen optimaal te benutten. 5.3 Ontwikkeling Qua fasering is geconcludeerd dat als eerste de toelating en inschrijving van Master-en ter hand genomen zou moeten worden. De verwachting is dat het relatief eenvoudig is om daarna ook de toelating en inschrijving van Bachelor-en met het DSD te kunnen ondersteunen. In navolgende fases zou het DSD uitgebreid moeten worden met oa. het begeleiden van en door studieadviseurs en de examinering van Master- en Bachelor/en. Voor de verdere ontwikkeling van het DSD is het wenselijk een aantal onderkende onderzoeksvragen te beantwoorden, met name gerelateerd aan het te hanteren ambitie niveau en de wijze waarop het DSD binnen de universiteit moet worden ingebed. Naarmate deze keuze meer is gericht op duurzame ontwikkeling en integraliteit, zijn ook de inspanningen én opbrengsten hoger. Er is anderzijds ook een scenario denkbaar, dat uitgaat van minimale aanpassingen in de bestaande informatievoorziening, met echter ook minder vergaande opbrengsten. 5.3 Aanbevelingen Afsluitend zijn uit de proces- en informatie de volgende aanbevelingen afgeleid: 1. Maak als eerste een UU-brede keuze ten aanzien van de focus en ambitie voor het DSD en de daarbij passende structuur; baseer deze keuze op de uitwerking van de vraagstukken mbt. inbedding van het DSD in de universitaire informatievoorziening. Bepaal vervolgens een passende fasering, inclusief go/nogo beslismomenten na elke fase. 2. Ontwikkel onderwijl de record management infrastructuur onder architectuur en neem daarbij de uit deze rapportage voortvloeiende requirements qua functionaliteit, dossier-inrichting en interfacing met mn. Osiris mee. 3. Houdt in de fasering en planning voor de DSD-ontwikkeling rekening met de ontwikkelingen binnen én buiten de universiteit, oa CRM-beleid van de universiteit en relevante ontwikkelingen bij StudieLink en Osiris. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 17
BIJLAGE - Brondocumenten Documentreferentie PID_DSD_0.5.doc Werkprocessen_011.doc Proceskaart.xls Knelpunten record management UU Omschrijving Project Initiatie Document project DSD Tekstuele uitwerking van activiteiten in werkprocessen Schematische uitwerking van activiteiten Memo uit 2010 waarin recordmanagement en met name Corsa en MS SharePoint 2010 worden beschouwd; NB in 2011 opgevolgd door de keuze voor MS SharePoint 2010 als basis voor nieuwe ontwikkelingen binnen de UU. 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 18
BIJLAGE - Uitwerking Procesmodel TOELATEN, INSCHRIJVEN STUDENT Werven Centraal toelaten vooropleiding definitief bevestigd Verzoek Tot Inschrijving ontvangen aanmelding gevalideerd Vaststellen toelating toegelaten Inschrijven Facultair toelaten ingeschreven bij Universiteit aanmelding beoordeeld afgewezen Afwijzen inschrijving Aanbieden onderwijs geïnformeerd Definitie (beoogd resultaat en evt. bijzonderheden om dit te verwezenlijken) Subprocessen (indien van toepassing) verwerken van een Verzoek to Inschrijving van een studiekiezer / tot een definitieve inschrijving bij de Universiteit of eventuele afwijzing NB omvat alle onderwijs en vormen én herinschrijving (per studiejaar) valideren van administratieve en kwalitatieve vereisten voor inschrijving bij de Universiteit happy flow: Centraal toelaten, Facultair toelaten, Vaststellen toelaten, Inschrijven excepties: Afwijzen inschrijving Aanvang Triggers ontvangst van een Verzoek Tot Inschrijving (aanmelding) NB voorwaardelijke toelating: wacht op definitieve vaststelling / getuigschrift vooropleiding Inputs Condities bijlagen, mn diploma s en evt. additionele info tbv. toelating/inschrijving, betalingsbewijs inschrijvingsperiode Resultaat Results regulier : ingeschreven bij Universiteit (bevestiging, welkomstpakket) afwijkend: geïnformeerd over afwijzing (reden afwijzing) Outputs bewijs van inschrijving, bericht UU-credentials, afwijzingsbrief, nota (optioneel) Kwaliteitscriteria nntb (bijv. doorlooptijd, first-time-right) Interfaces inkomend Interfaces uitgaand Bijzonderheden (indien van toepassing) Werven Aanbieden onderwijs, Begeleiden tijdens het procesverloop kan aanvullende informatie nodig zijn, aan te leveren door de en/of diens vertegenwoordiger(s). Dit is mn. het geval bij internationale en. Deze info móet deels op papier aangeleverd worden (oa. gewaarmerkte kopieën) Algemeen Procesinterfaces Overig De centrale en facultaire beoordeling van de aanmelding (deels administratief, deels inhoudelijk) is als parallel proces weergegeven met als conclusie de finale vaststelling van de toelating (de wordt daarna in principe ingeschreven). Activiteiten binnen deze processen verschillen per opleiding. het aanmelden zéf dat via Studielink of in enkele bijzondere gevallen via Osiris Aanmelden of op papier tot stand komt valt buiten dit proces; dit is onderdeel van [Werven ] niet verder uitgewerkt. Het Verzoek Tot Inschrijving betreft de bachelor, master, minor, bijvak en contractonderwijs Na normaal, positief verloop is de ingeschreven bij de Universiteit en is hij/zij toegelaten tot het onderwijsaanbod [Aanbieden onderwijs] en begeleiding [Begeleiden ] Na afwijzing van de aanmelding wordt de (aspirant-) hierover in dit proces geïnformeerd; een eventuele her-aanmelding van een afgewezen (aspirant-) wordt beschouwd als een nieuw geval De procesinterface met het ondersteunende proces [Beheren financiën], waarin wordt vastgesteld of tijdig een machtiging of betaling is ontvangen, is niet weergegeven. De controle hierop is onderdeel van het deelproces [Centraal toelaten] en in ultieme vorm van het deelproces [Vaststellen toelating] HBO pre-master Wordt niet afgesloten met een getuigschrift; toelating tot een Masteropleiding facultair inrichten Voorwaardelijke toelating Veel aspirant-en melden zich aan als ze zich nog definitief moeten kwalificeren, dwz. het diploma van de vooropleiding nog niet hebben behaald agenderen definitieve vaststelling vooropleiding 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 19
AANBIEDEN ONDERWIJS Toelaten, inschrijven Ontwikkelen curriculum ingeschreven bij Universiteit cursus rooster gepubliceerd studieresultaat inschrijving cursus ingeschreven voor cursus Verzorgen cursus Verwerken cursusinschrijving cursusresultaat geregistreerd studievoortgang beoogd studieresultaat gerealiseerd inschrijving afgewezen Afwijzen cursusinschrijving studievoortgang beoordeeld geïnformeerd Evalueren onderwijs Begeleiden Definitie (beoogd resultaat en evt. bijzonderheden om dit te verwezenlijken) Subprocessen (indien van toepassing) verwerken van een cursus-inschrijving door een (ingeschreven bij de Universiteit) voor een cursus (hoorcollege, practicum, stage, afstudeeropdracht, etc) die wordt verzorgd door of via de Universiteit (als onderdeel van het actuele curriculum) verzorgen van de cursus en toetsen van het cursusresultaat beoordelen van de studie-voortgang happy flow: Verwerken cursus-inschrijving, Verzorgen cursus, studievoortgang excepties: Afwijzen cursus-inschrijving Aanvang Triggers ontvangst en registratie van een inschrijving cursus Inputs Condities Osiris-bericht/status, inschrijvingsformulier inschrijvingsperiode, toegang tot Osiris Resultaat Results regulier : studievoortgang beoordeeld of beoogd studieresultaat gerealiseerd afwijkend: geïnformeerd over afwijzing cursus-inschrijving (reden afwijzing) Outputs bevestiging studievoortgang (cursusresultaat), bevestiging studieresultaat Kwaliteitscriteria nntb (bijv. doorlooptijd, first-time-right) Interfaces inkomend Interfaces uitgaand Bijzonderheden (indien van toepassing) Toelaten, inschrijven, Ontwikkelen curriculum Evalueren onderwijs, Begeleiden (studievoortgang beoordeeld) studieresultaat (beoogd studieresultaat gerealiseerd) Aanbieden onderwijs omvat het beoordelen van de studievoortgang omwille van een heldere afbakening met Begeleiden en studieresultaat Algemeen Procesinterfaces Overig Een doorloopt dit proces normaliter meerdere keren tijdens de studieloopbaan Verzorgen cursus omvat zowel het uitvoerende deel als het toetsen van de leerstof De eenheid cursus omvat alle studie-onderdelen waarvoor studiepunten / ECTS behaald kunnen worden (hoorcollege, practicum, stages, afstudeeropdracht). In voorkomende gevallen, met name stage en afstudeeropdracht, zal de in overleg met de studieadviseur en/of de verantwoordelijke docent de inhoud van de cursus afstemmen voorafgaand aan de administratieve cursus-inschrijving Afwijzing van een cursus-inschrijving kan zowel de (toelatingscriteria) als de Universiteit (onderwijsproces) als reden hebben Procesinterfaces naar de studieresultaat, Begeleiden en Evalueren onderwijs zijn ontkoppeld van Aanbieden onderwijs via het resultaat van het deelproces studievoortgang (beoogd studieresultaat gerealiseerd respectievelijk studievoortgang bepaald) De procesinterface naar Begeleiden is iteratief, dwz na Begeleiden wordt veelal het proces Aanbieden onderwijs opnieuw doorlopen totdat het beoogd studieresultaat is gerealiseerd nvt 1 december 2011 Digitaal Studenten Dossier - proces- en informatie analyse 20