Handleiding tijdsregistratie

Handleiding tijdsregistratie

1 Inhud 1 Inhud... 2 2 De fysieke prikklk... 3 2.1 Lcaties... 3 2.2 Registratie van de uren... 3 2.3 Fietsvergeding... 3 3 De virtuele prikklk... 4 3.1 Installatie p de werkplek... 4 3.2 Installatie vr thuisgebruik... 4 3.3 Gebruik van de virtuele prikklk... 6 3.3.1 Hfdscherm znder prikfunctie... 6 3.3.2 Hfdscherm met prikfunctie... 7 3.3.3 Registratie... 8 3.3.4 Registratiedetail... 8 3.3.5 Aanvragen... 8 3.3.6 Opmerkingen... 9 3.3.7 Brievenbus... 9 3.3.8 Persnlijke gegevens... 9 3.3.9 Tellersald s... 9 3.4 Praktijkvrbeelden... 10 3.4.1 Aanvragen van verlf... 10 3.4.2 Omzetten van meeruren naar veruren... 11 2 / 11 V2

2 De fysieke prikklk Op de meeste werkplekken is een fysieke prikklk aanwezig. U kunt die via uw badge gebruiken vr het registreren van de gepresteerde uren. Waar geen testel staat, kunt u zich registeren via uw pc (zie punt 3 De virtuele prikklk). 2.1 Lcaties Er is een fysieke prikklk aanwezig p nderstaande lcaties: Biblitheek: aan de deur van de biblithecaris CC Zetegem: in de bureaus p niveau 2 Huis van het kind: aan de deur van de dienst vr nthaaluders Lds: in de inkm OCMW Cluster Oudenhve: ter hgte van de dubbele lift Cluster Erwetegem: ter hgte van de dubbele lift Cluster Velzeke: ter hgte van de dubbele lift Cluster Strijpen: in de hal p niveau 0 Kelder nieuwbuw: in de hal naast de trapdeur Sciaal huis: in de inkm Sanitary: in de inkm naast de lift Stadhuis: in de inkm Zwembad Bevegemse Vijvers: in de kffieruimte naast de pingpngzaal 2.2 Registratie van de uren Plaats bij het tekmen en het verlaten van uw werkplek, alsk bij de start en het einde van uw pauze uw badge vr de lezer (nderaan rechts). Bij een crrecte registratie krijgt u de melding Welkm f Tt ziens. 2.3 Fietsvergeding Om aan te geven dat u met de fiets naar het werk bent gekmen, met u vóór het in- f uitprikken de functietets F1 induwen. U wrdt na het vrhuden van uw badge naargelang autmatisch in- f uitgeprikt. Mcht u bij het inprikken vergeten zijn de fietsvergeding aan te duiden, mag u dit tevens den bij het uitprikken. Aangezien de dagelijks afgelegde afstand (zijnde de sm van de heen- en terugreis) autmatisch wrdt berekend aan de hand van uw wnplaats, heft u dit slecht éénmaal per dag te registreren. 3 / 11 V2

3 De virtuele prikklk 3.1 Installatie p de werkplek Werknemers met een pc verbnden met het netwerk van de stad Zttegem kunnen de tepassing starten via nderstaande snelkppeling p het bureaublad: Staat deze snelkppeling niet p uw bureaublad, gelieve via e-mail de helpdesk van de stad Zttegem te cntacteren. 3.2 Installatie vr thuisgebruik De installatie van de virtuele prikklk via de website van de stad Zttegem is enkel geschikt vr pc s die niet verbnden zijn met het netwerk van de Stad Zttegem. 1. Surf naar www.zttegem.be en klik bvenaan rechts p Prikklk. 2. Klik p Dwnlad sftware en kies Uitveren. Tijdens de installatie is nderstaande scherm te zien: Eens vltid, verschijnt nderstaande snelkppeling p uw bureaublad: 4 / 11 V2

3.2.1.1 Futmeldingen bij installatie Het is mgelijk dat vlgende futmelding te zien is bij de installatie van de virtuele prikklk: Klik in dat geval p Meer infrmatie en selecteer Tch uitveren. 3.2.1.2 Futmeldingen dr virusscanners Smmige virusscanners aanzien de sftware nterecht als ptentieel gevaarlijk. In dat geval met u het uitveren van het prgramma testaan in de instellingen van uw virusscanner. 5 / 11 V2

3.3 Gebruik van de virtuele prikklk 3.3.1 Hfdscherm znder prikfunctie Werknemers die gebruik maken van een fysieke prikklk krijgen nderstaande scherm te zien: 1. Registratiedetail 2. Aanvragen 3. Opmerkingen 4. Brievenbus 5. Persnlijke gegevens 6. Tellersald s 6 / 11 V2

3.3.2 Hfdscherm met prikfunctie Werknemers die geen gebruik maken van een fysieke prikklk en dus via de sftware meten prikken krijgen nderstaande scherm te zien: 1. Registratie 2. Registratiedetail 3. Aanvragen 4. Opmerkingen 5. Brievenbus 6. Persnlijke gegevens 7. Tellersald s 7 / 11 V2

3.3.3 Registratie Werknemers die geen tegang hebben tt een fysieke prikklk kunnen via de sftware in en uit prikken via de knppen In en Uit. Het prgramma wrdt na het prikken autmatisch afgeslten. Hebt u geen tegang tt een fysieke prikklk en ziet u tevens de knppen niet, gelieve dit te melden aan de persneelsdienst (persneel@zttegem.be). Het is k mgelijk m bij het prikken de fietsvergeding aan te duiden. In plaats van p de In f Uit knp te klikken, klikt u p de knp Fiets. Mcht u bij het inprikken vergeten zijn de fietsvergeding aan te duiden, mag u dit tevens den bij het uitprikken. Aangezien de dagelijks afgelegde afstand (zijnde de sm van de heen- en terugreis) autmatisch wrdt berekend aan de hand van uw wnplaats, heft u dit slecht één maal per dag te registreren 3.3.4 Registratiedetail In dit venster krijgt u een wekelijks verzicht van alle registraties. 3.3.5 Aanvragen In dit venster krijgt u een verzicht van alle lpende aanvragen. 3.3.5.1 Nieuwe aanvraag Via de knp Nieuwe aanvraag kunt u verschillende aanvragen indienen: 8 / 11 V2

Afwezigheid: het aanvragen van een afwezigheid zals verlf, pleiding, recuperatie van veruren, Tikkklkregistratie: een aanpassing in het verleden, bijvrbeeld: Wanneer u vergeten bent in en/f uit te prikken Het mzetten van meeruren naar veruren Verwijderen afwezigheid: het verwijderen van een afwezigheid Dagmarkering: een aanpassing van de fietsvergeding 3.3.5.2 Verwijderen aanvraag U kunt te allen tijden een aanvraag verwijderen dr deze te selecteren en p Verwijderen aanvraag te klikken. 3.3.6 Opmerkingen In dit venster ziet u alle pmerkingen die vr u van tepassing zijn. 3.3.7 Brievenbus In uw brievenbus krijgt u alle meldingen te zien die naar u verstuurd zijn. 3.3.8 Persnlijke gegevens In dit venster ziet u uw persnlijke gegevens. Deze gegevens zijn enkel vr uzelf zichtbaar. Gelieve eventuele futen te melden aan de dienst persneel (lnen@zttegem.be), zdat zij uw gegevens kunnen aanpassen in de databank. 3.3.9 Tellersald s In dit venster ziet u een verzicht van al uw sald s. 501 sald virt verlf: het aantal resterende uren verlf van het huidige jaar 502 sald virt verlf vrig jaar: het aantal resterende uren verlf vergedragen van vrig jaar 555 sald virt hist veruren: het aantal veruren vergedragen van vr 1 januari 2016 Meeruren zijn uren gepresteerd bvenp uw nrmale uurrster. Deze dienen z vlug mgelijk pgenmen te wrden. 560 sald virt meeruren: het huidige aantal meeruren Overuren zijn uren die gepresteerd wrden in pdracht van uw diensthfd. Overuren meten binnen de 4 maand pgenmen wrden. Elke maand schuiven de veruren een maand p. Na 4 maanden wrden niet pgenmen veruren uitbetaald. 550 sald virt veruren: het aantal veruren van het huidige jaar 351 sald veruren 1 maand ud 352 sald veruren 2 maand ud 353 sald veruren 3 maand ud 354 sald veruren 4 maand ud 9 / 11 V2

3.4 Praktijkvrbeelden 3.4.1 Aanvragen van verlf Klik p Nieuwe Aanvraag. Aanvraagtype: afwezigheid Afwezigheid: verlf Van datum: de begindatum Tt datum: de einddatum Uuringave: Vlledige dag: de vlledige werkdag (enkel indien u exact 7u12 werkt per dag) Vrije ingave: kies zelf het begin- en einduur Opmerking: eventuele pmerkingen Klik p Tevegen m de aanvraag te bevestigen. De aanvraag kmt nderaan in de lijst van aanvragen Klik bvenaan links p m de aanvraag te bevestigen. Er wrdt autmatisch een melding verstuurd naar uw dienstverantwrdelijke. 10 / 11 V2

3.4.2 Omzetten van meeruren naar veruren Klik p Nieuwe Aanvraag. Aanvraagtype: tikklkregistratie Datum: de dag waarp de meeruren meten wrden mgezet naar veruren IN-registratie: geef het begin van de veruren in UIT-registratie: geef het einde van de veruren in Calculatiecde: veruren Klik p Tevegen m de meeruren m te zetten naar veruren. De aanvraag kmt nderaan in de lijst van aanvragen Klik bvenaan links p m de aanvraag te bevestigen. Er wrdt autmatisch een melding verstuurd naar uw dienstverantwrdelijke. De aanvraag is te zien nder aanvragen p het hfdscherm: 11 / 11 V2