connect.me Handleiding Intranet Handleiding voor medewerkers s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
INHOUDSOPGAVE Inleiding... 3 Wat is nieuw?... 4 Aanmelden... 5 Je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk... 5 Je bent niet ingelogd op het ROCA12 netwerk... 5 De eerste keer aanmelden... 5 Wachtwoord vergeten?... 5 Meer informatie... 5 Startpagina... 6 Sites... 7 Siteacties... 7 Persoonlijke instellingen... 7 Documenten... 8 Werken met documentenbibliotheken... 8 Applicaties op Connect... 9 Wie, wat, waar... 9 E mail via Wie, wat waar... 9 De functie E mail & agenda... 9 E mail via Outlook Web Access... 9 Mijn Site... 10 Navigatie... 10 Mijn profiel... 10 Mijn Inhoud... 11 Persoonlijke documenten... 11 Gedeelde documenten... 11 Document toevoegen... 13 Meerdere documenten toevoegen... 14 Document bewerken... 15 Document verwijderen... 16 Prullenbak... 17 Ondersteuning... 19 Gedragscode... 19 s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
INLEIDING Connect speelt een belangrijke rol in onze organisatie, daarom is het belangrijk dat iedere medewerker de weg op Connect kan vinden. Deze handleiding beschrijft de basis hoe je Connect kunt gebruiken. Connect is volop in ontwikkeling. Het kan voorkomen dat de informatie en de afbeeldingen in deze handleiding afwijken van de werkelijkheid. We zullen wijzigingen zo snel mogelijk doorvoeren in de handleiding. Een andere reden waarom deze handleiding kan afwijken van de werkelijkheid is de gebruikte software. We gaan in deze handleiding uit van de situatie zoals die binnen ROC A12 van toepassing is. Dat betekent onder andere dat de volgende software is geïnstalleerd: Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger Microsoft Office 2003 of hoger Acrobat reader versie 7 of hoger Connect werkt ook op een aantal mobiele apparaten, zoals een tablet of een smartphone (ios en Android). Er wordt (op dit moment) geen speciale mobiele variant aangeboden, dus men krijgt de volledige webapplicatie te zien. Houd hiermee rekening als je een databundel hebt van je mobiele aanbieder! Het is mogelijk dat sommige functies op een mobiel apparaat niet werken, zoals het bewerken van documenten. Dit is afhankelijk van de functies van toestel. s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
WAT IS NIEUW? Connect maakt gebruik van Microsoft SharePoint 2010. Deze nieuwe versie biedt veel meer mogelijkheden en verbeteringen t.o.v. versie 2003 (intranext). Hier volgt een selectie: Vernieuwde interface De gebruikersomgeving van SharePoint is volledig aangepast en is gebaseerd op Office 2010: Afhankelijk waar de gebruiker mee bezig is, krijgt hij de juiste tab (contextmenu) te zien met de juiste knoppen en acties. Hierdoor bereik je je doel in minder stappen. De snelheid van de interface is aangepast, zodat niet iedere keer de volledige pagina geladen hoeft te worden bij het aanpassen. De velden waarbij gebruikers een bewerking van tekst en afbeeldingen kunnen uitvoeren zijn sterk verbeterd. Het beheer van een site is veel eenvoudiger geworden, denk aan pagina s aanmaken, gebruikers autoriseren, webonderdelen toevoegen, enz. Browser support SharePoint ondersteunt naast Internet Explorer (IE) 8 en 9, ook Mozilla Firefox en Apple Safari. Opera en Google Chrome worden (nog) niet officieel ondersteund, maar werken wel goed. Office Web Apps Met Connect heb je overal, dus ook thuis, toegang tot je documenten. Met Office Web Apps kun je je Office documenten die op Connect staan niet alleen bekijken, maar ook bewerken direct vanuit je browser. Verbeterde integratie met Office Heb je Office 2007 of 2010, dan kun je gebruik maken van de volledige functionaliteit die Office biedt. Zo kun je documenten rechtstreeks publiceren en bewerken vanuit Office op Connect. Zoeken Search Server is de nieuwe zoekmachine van Microsoft en wordt onder andere gebruikt binnen SharePoint. Deze Search engine beidt veel meer mogelijkheden, zoals automatisch aanvullen of fuzzy search (zoeken bij benadering). Er zullen ook previews getoond worden in de zoekresultaten bij bestanden van Word, Excel en PowerPoint. Formulieren, lijsten en sites Eenvoudig online formulieren klaarzetten eventueel i.c.m. een workflow mechanisme. Hiermee kun je een documentenstroom opzetten of je kunt korte vragenlijsten/enquêtes maken voor bijvoorbeeld evaluatiedoeleinden. Blog en wiki sites kunnen ook voor het onderwijs ingezet worden. Uitbereidingen en mogelijkheden Dankzij de uitbreidbaarheid van SharePoint, is het mogelijk binnen het intranet het elektronisch leren verder door te ontwikkelen. Voor de nieuwste versies wordt er binnen de (SharePoint /.NET) community veel ontwikkeld op het gebied van elektronisch leren (Learning Kit en Learning Gateway). Deze producten zijn open source, maar worden wel ondersteund door Microsoft. s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
AANMELDEN Je kunt Connect benaderen als je in het bezit bent van een computer of een mobiel apparaat met een internetverbinding en een browser. Connect is een gesloten omgeving, die alleen beschikbaar is voor medewerkers en studenten. Door je aan te melden met een gebruikersnaam en wachtwoord, kun je je kenbaar maken aan het systeem. Je login is dus strikt persoonlijk. Let op! Leen je gebruikersnaam en wachtwoord nooit uit aan anderen! Voor het aanmelden op Connect is het afhankelijk hoe je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk: Je bent ingelogd op het ROCA12 netwerk Wanneer je op school aan het werk bent, en je logt in op het ROCA12 netwerk, dan wordt Internet Explorer automatisch gestart met de startpagina https://connect.a12.nl. Je hoeft niet meer opnieuw in te loggen omdat je al bekend bent binnen het netwerk. Je bent niet ingelogd op het ROCA12 netwerk Als je niet bent ingelogd op het ROCA12 netwerk, en je gaat naar https://connect.a12.nl, dan moet je eerst inloggen met je gebruikersnaam (roca12\<afkorting>) en wachtwoord die je ook gebruikt voor het inloggen op het ROCA12 netwerk. Dit laatste is het geval als je Connect thuis benaderd of via het draadloze Guest netwerk op school. De eerste keer aanmelden Wanneer je nog nooit op het ROCA12 netwerk hebt ingelogd geldt er een speciale procedure. Je moet dan namelijk nog een persoonlijk wachtwoord kiezen. De procedure gaat als volgt: Meld je aan met gebruikersnaam roca12\ + je drie letterige afkorting, bijvoorbeeld roca12\abc; Je initiële wachtwoord, deze wordt automatisch gegenereerd: <medewerkersnummer>@<postcode> Geef een nieuw wachtwoord op * *) Dit wachtwoord moet minstens 7 tekens lang zijn en minimaal een hoofdletter, een cijfer en een leesteken bevatten. Je moet je nieuwe gekozen wachtwoord twee maal invoeren. Dit wachtwoord geldt voor het inloggen op je ROC A12 computer en netwerk en voor Connect. Wachtwoord vergeten? Ben je je wachtwoord vergeten, dan moet je dit persoonlijk regelen aan de balie van de Helpdesk ICT. Let op! Vergeet niet je medewerkerskaart mee te nemen! Verzoeken via telefoon of E mail kunnen we helaas niet in behandeling nemen, dit om misbruik te voorkomen. Meer informatie Aanmelden op Connect zou nu moeten lukken. Wil je meer weten over het instellen van een nieuw wachtwoord? Er is een handleiding beschikbaar op Connect: ICT > ICT documenten. Of neem contact op met de Helpdesk ICT. s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
STARTPAGINA Nadat je bent ingelogd op Connect (of het ROC A12 netwerk) kom je binnen op de Connect startpagina. Op deze pagina vind je het actuele nieuws, belangrijke verwijzingen naarr pagina s op het intranet en natuurlijk hett menu om door Connect te navigeren. Zoeken op Connect Locatie van pagina (boomstructuur) Naam vann pagina Persoonlijke instellingen Navigatiemenu voor veel gebruikte toepassingen en pagina s Informatiegebied voor nieuws, documenten en agenda s Navigatiemenu naar onderliggende sites Kolom mett verwijzingen naar sites die extra attentie vereisen Figuur 1 Startpagina van Connect
Mocht het zijn dat je de weg kwijt bent op Connect, dan kun je gebruikmaken van het mapje in de linkerbovenhoek. Door deze aan te klikken wordt de locatie van de pagina hiërarchisch weergegeven. Tip! Je kunt ook altijd terugkeren naar dee startpaginaa door op het Connect logo te klikken. SITES De informatie op Connect is ondergebracht in diverse sites, denk aann de personeel site, informatie voor studenten, roosters, het aanvragen vann facilitaire voorzieningen, enz. Maar ook verschillende afdelingen hebben hun eigen site, zoals Business Development, ICT en e Marketingg & Communicatie. De samenstelling en indeling van deze sites kunnen onderling verschillen, omdat de betreffende sitebeheerders hierin hun eigen keuzes kunnen maken. Via het linker menu en de horizontale navigatiebalk zijn de sites te benaderen. Alleen de sites waarvoor je geautoriseerd bent zijn zichtbaar. Siteacties Heb je speciale rechten op een site, dan krijgg je links bovenin een extra menu: Siteacties. Dit menu geeft toegang tot de documenten, lijsten en instellingen van de desbetreffende site. Afhankelijk van je rechten wordt het menu opgebouwd. In handleidingen, zoals connect.me instructie voor de redactie worden diverse onderdelen van het menu behandeld. Persoonlijke instellingen Door op je naam te klikken rechtsboven in, krijg je een menu te zien met een aantal opties voor persoonlijke instellingen, waaronder een verwijzing naar je Mijn Site en de mogelijkheid om je j af te melden. Let op! Om je af te melden is hett zeer raadzaam om ook je browser aff te sluiten!
DOCUMENTEN De meeste informatie op Connect staat in documenten, die door afdelingen en teams zijn geplaatst. Deze documenten worden geplaatst in zogenaamde documentenbibliotheken. Het lezen van een document gaat eenvoudig. Klik op de bestandnaam en het desbetreffende programma wordt geopend. In het onderstaande voorbeeld zie je hoe je een pdf document kunt bekijken dat in de documentenbibliotheek ICT documenten staat. Klikk op de titel van het document om deze te openenn Figuur 2 Documentenmodule Na het lezen van een document kun je het programma, zoals Acrobat Reader, gewoon sluiten. Je kunt ook kiezen om het document te bewaren op je eigen computer of netwerkmap. De meeste documenten op Connect zijn opgeslagen in de formaten PDF P (te openen met Acrobat Reader) of als Microsoft Word en Excel (Office suite). Werken met documentenbibliotheken Mocht je geautoriseerd zijn op een site om documenten te publiceren of te bewerken, bijvoorbeeld op de site van je team, dan heb je extra opties om te werken met een documentenbibliotheek. Het werken met documenten op sites werkt hetzelfde als op je Mijn Site.
APPLICATIES OP CONNECT Connect beidt toegang tot een tal van (externe) webapplicaties. In dit hoofdstuk behandelen we de belangrijkste toepassingen. Wie, wat, waar Van alle medewerkers en studenten van ROCC A12 is contactinformatie te vinden op Connect.. Als je op zoek bent naar een telefoonnummer of kamernumme van een collega, een E mail wilt sturen naar een student of diens ouderss wilt bellen,, dan ga je daarvoor naarr Wie, wat, waar. Wie, wat, waar is te vinden boven aan de pagina, in de zwarte horizontale navigatiebalk. In dit menu zijn er drie opties te vinden: Zoeken personen Vertrouwenspersonen Telefoonboekje E mail via Wie, wat waar Het is ook mogelijk om direct via de zoekresultaten in Wie, wat, waar een E mail te sturen naar de geselecteerde personen. Je maakt je selectie, klikt op het email icoontje en he kunt je mail schrijven en versturen. De functie E mail & agendaa Je hebt hierboven kunnen zien dat je snel een mail kunt sturen door op de link van de desbetreffende persoon te klikken op de Mijn Site. Dat gaat heel snel en handig, maar vaak wil jee meer, bijvoorbeeld je ingekomen berichten lezen. Daarvoor ga je naar E mail & agenda via het linker menu, onder het kopje k Persoonlijk. De optie E mail & agenda biedt toegang tot Microsoft Outlook. Het betreft hier de versie die via internet toegankelijk is; Outlook Web Access. Outlook Web Accesss ondersteunt de belangrijkste functies van Microsoft Outlook. Naast je E mail beheer je dus ook jee agenda, je contactpersonen enzovoort. E mail via Outlook Web Access Outlook Web Accesss is ook rechtstreeks, duss buiten Connect om, te benaderen. b Het internetadres is webmail.a12.nl. Je logt in met je gebruikersnaam en wachtwoord diee je ook voorr het netwerk en Connect gebruikt.
MIJN SITE De Mijn Site is je persoonlijke site op Connect. Iedere medewerker en student heeft een eigen Mijn Site en kan hier zijn of haar documenten plaatsen of delen met collega s en studenten. Mijn Site is te vinden in het linker menu of door rechtsboven op je naam te klikken en vervolgens Mijn Site te kiezen. Tip! Je kunt je Mijn Site ook rechtstreeks r benaderen via mijn.a12. nl. Navigatie De bovenste navigatiebalk van de Mijn Site heeft de volgende indeling: Persoonlijke instellingen Snel (personen) zoeken SharePoint Help Naar je profielpagina (zichtbaar voor iedereen) Naar je persoonlijke werkomgeving Naar je Mijn Site op intranext (tot 1 juli 2012) Naar de startpagina van Connect Terug naar de startpagina van je Mijn Site Je Mijn Site kent twee weergaven: Mijn Inhoud, dit is je privé weergave. Hier staan je persoonlijke documenten. En Mijn Profiel, je openbare weergave, zoals mensen je kunnen vinden via Wie, wat, waar. Mijn profiel Mijn profiel van je Mijn Site bevat persoonlijke informatie, zoals naamm en adresgegevens, je foto, f doorkiesnummer en je E mailadres. Deze pagina krijgen studenten of medewerkers te zien wanneer ze je bijvoorbeeld via Wie, wat, waar hebbenn gevonden.
Let op! Studenten zien niet de privégegevens van medewerkers en medestudenten. Alle gegevens die in het webonderdeel Mijn Profiel worden getoond,, komen uit de systemen van de afdelingen P&O en de studentenadministratie. Deze persoonlijke gegevens kun jee niet zelf aanpassen, maar een mutatie kun je doorgeven aan de afdeling P&O: p&o@roc.a12.nl. Mijn Inhoud Persoonlijke documenten In de documentenbibliotheek Persoonlijke documenten is alleen voor jou toegankelijk. Je kunt er werken aan conceptversies van je documenten of als online opslag gebruiken. g Deze map is alleen voor jou toegankelijk. Gedeelde documenten Alle documenten die in de map Gedeelde documenten staat, zijn toegankelijk voor alle medewerkers en studenten van ROC A12. Ze kunnen deze documentenn alleen lezen en niet bewerken en opslaan in deze map. Tip! Als je gebruik maakt van een mappenstructuur, gebruik dan de knop Paginalocatie om makkelijker een niveau terug te gaan.
s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl
Document toevoegen Het toevoegen van een document gaat eenvoudig. We gebruiken in de d onderstaande voorbeelden de documentenbibliotheek Gedeelde documenten: Ga naar de documentenbibliotheek Gedeelde documenten op je Mijn Sitee (onder Mijn Inhoud) Klik op de knop Document uploadenn onder het tabblad Hulpmiddelen voor bibliotheken > Documenten: Figuur 3 Document uploaden Kies Document uploaden Figuur 4 Enkel document uploaden
Klik op de knop Bladeren... om een document van je computer, USB stickk of netwerkschijf te selecteren Figuur 5 Enkel document uploaden dialoogvenster Klik op OK om je document op Connect te publiceren. Meerdere documenten toevoegen Als je meerdere documenten wilt uploaden, bijvoorbeeld een hele map, m dan kan dat ook eenvoudig. Het voordeel hierbij is dat Connect automatisch de onderliggende mappenstructuur meeneemt: Let op! Deze functie is alleen beschikbaar in Microsoft Internet Explorer versie 8 of hoger! Ga naar de documentenbibliotheek Gedeelde documenten op je Mijn Site (onder Mijn Inhoud). Klik op de knop Document uploadenn onder het tabblad Hulpmiddelen voor bibliotheken > Documentenn (zie: Figuur 4 Enkel document uploaden). Kies Meerdere document uploaden
Sleep je map of bestanden in het veld Sleep bestanden en mappen hier naartoe of klik op de link Blader in plaatst hiervan naar bestanden. Klik op OK om het uploaden te beginnen. Onderaan het dialoogvenster staat de voortgang van het uploaden. Is het uploaden klaar? Klik op OK Document bewerken Op Connect is het mogelijk om bestanden rechtstreeks te bewerken vanuit een Microsoft Office applicatie, zoals Word of Excel. Op deze manier hoef je het bestand niet n eerst te downloadenn en vervolgens weer te uploaden.
Let op! Deze functie is alleen beschikbaarr in Microsoft Internet Explorer versiee 8 of hoger en als je Microsoft Office 2007 of 2010 hebt! Ga naar de documentenbibliotheek Gedeelde documenten op je Mijn Site (onder Mijn Inhoud). Ga met je muiscursor naar het bestand dat je wilt bewerken en open hett contextmenu door op het pijltje naar beneden te klikken. Kies Bewerken in Microsoft Word (of Excel of PowerPoint, afhankelijk a van het gekozen bestandstype). Klik op OK om te bevestigen dat je het bestand vertrouwd. Bewerk het document in het Microsoft Office programma enn sla het op zoals je gewend bent ( of Bestand > Opslaan of op het toetsenbord: CTRL + S). Het H document zal dan op dezelfde locatie, dus in je Gedeelde documenten op Connect worden opgeslagen. Document verwijderen Ga naar de documentenbibliotheek Gedeelde documenten op je Mijn Site (onder Mijn Inhoud). Ga met je muiscursor naar het bestand dat je wilt verwijderen en open het contextmenu door op het pijltje naar beneden te klikken.
Kies Verwijderen Klik op OK Het bestand wordt nu verplaatst naar de prullenbak Prullenbak Documenten, lijsten, afbeeldingen en sites worden als ze worden verwijderd, automatisch naar de prullenbak verplaatst. Deze kun je j als volgt benaderen: Ga naar je Mijn Site en klik op Mijn Inhoud Klik onderaan de pagina op de Prullenbak Selecteer de bestanden die je wilt terugzetten
Klik op Selectie herstellen Klik op OK om te bevestigen dat je de bestandenn wilt terugzetten De bestanden worden teruggezet opp de oorspronkelijke locatie
ONDERSTEUNING Deze handleiding heeft als doel om je snel op weg te helpen met de belangrijkste functies van Connect. Er zijn natuurlijk nog veel meer mogelijkheden binnen deze omgeving. We raden dan ook aan om vooral zelf dingen uit te proberen, op deze manier zal je het systeem het snelste onder de knie krijgen. Mocht je er niet uitkomen, dan kun je contact opnemen met de helpdesk ICT: Connect Bij ICT Selfservice Helpdesk E mail HelpdeskICT@cog.nl Telefonisch 0318 45 5190 (op werkdagen van 08.00 tot 16.30 uur) Balie Ede, Bovenbuurtweg 7, G1.08.1 (op werkdagen van 08.00 tot 16.00 uur) Overige locaties op afspraak Met betrekking tot specifieke functies van Connect, zullen er diverse instructies verschijnen. Deze worden gepubliceerd op Connect > ICT documenten (onder ICT in het linker menu). GEDRAGSCODE ROC A12 stelt onderwijsdeelnemers graag in staat gebruik te maken van een professioneel elektronisch communicatieplatform; het A12 intranet. ROC A12 verwacht op zijn beurt van de deelnemers een professionele houding bij gebruikmaking van het intranet. Dat wil zeggen dat niemand anderen lastig valt of de techniek onnodig belast. Daartoe hebben we drie belangrijke gedragsregels opgesteld. Gedragsregels die passen binnen de omgangscode van ROC A12. Daarin maken we met elkaar afspraken over hoe we met elkaar om willen gaan. Respect voor elkaar is daarvan het belangrijkste uitgangspunt. Dat geldt ook voor deze gedragscode. Overtreding van de hieronder genoemde gedragsregels kan schorsing of verwijdering van school tot gevolg hebben. 1. Gebruik intranet op een zinvolle manier. Alle onnodige gebruik kan leiden tot overbelasting van het systeem of uitmonden in het lastigvallen van anderen. 2. Toon respect voor anderen bij het gebruik van Intranet. Hanteer positieve en fatsoenlijke taal bij het gebruik van Intranet. Het plaatsen van, of verwijzen naar informatie met een pornografisch, discriminerend of vergelijkbaar ongewenst karakter is verboden. 3 Intranet is persoonsgebonden. Gebruikmaken van het account van een ander is niet toegestaan. Stel anderen niet in de gelegenheid van jouw account gebruik te maken. Waarschuwing: Het gebruik van Intranet wordt gelogd. Indien daartoe aanleiding is kan het gedrag van elke gebruiker worden getraceerd en onderzocht op misbruik. s 01 02 2013 versie 1.0 connect@roc.a12.nl