Raadsvoorstel Openbaar Raadsvergadering d.d. : 22 april 2009 Voorstelnummer Onderwerp Portefeuillehouder Naam steller : 09RV000005 : Organisatieverandering rekenkamercommissie : N.v.t. : J.G.S. Pijnenborg Aan de gemeenteraad, Voorgestelde beslispunten: 1. vaststellen verordening rekenkamercommissie Baarn 2009 (bijlage 1) en intrekken verordening op de rekenkamercommissie Baarn 2007 2. vaststellen profiel nieuwe leden rekenkamercommissie Baarn (bijlage 2) 3. definitieve budget van de rekenkamercommissie vaststellen op 34.500,- euro per jaar 4. instemmen met formatie-wijziging van de functie van de raadsgriffier van 0,89 fte naar 1,0 fte met ingang van 1 mei 2009 5. instemmen met formatie-wijziging van de functie van griffiemedewerker/administratieve ondersteuning rekenkamercommissie met 0,11 fte, op zo kort mogelijke termijn. 6. in overleg met de voorzitter van de rekenkamercommissie afspraken te maken over de wijze waarop haar werkzaamheden beëindigd zullen worden. 7. de auditcommissie opdracht geven om te starten met de werving van een geheel nieuwe rekenkamercommissie. 1 Samenvatting van het voorstel Het presidium heeft besloten de organisatie van de rekenkamercommissie op onderdelen te veranderen zodat de continuïteit en effectiviteit van de rekenkamercommissie en griffie wordt vergroot. Ter uitvoering van deze voorgestelde verbeteringen wordt u gevraagd in te stemmen met bovengenoemde beslispunten. 2 Aanleiding en argumenten In het najaar van 2008 hebben zowel de secretaris van de rekenkamercommissie alsook twee van de drie leden van de rekenkamercommissie ontslag genomen. Hierdoor bestaat de rekenkamercommissie per 1 januari 2009 alleen nog maar uit de voorzitter van deze commissie. Deze situatie is besproken in het presidium van 18 november 2008. Het presidium heeft de auditcommissie gevraagd een advies te formuleren ten behoeve van het presidium over de toekomst van de rekenkamercommissie. Het presidium heeft de auditcommissie de volgende opdracht gegeven: 1
1. auditcommissie gaat gesprek voeren met leden van de rekenkamercommissie en voorzitter. 2. opnieuw discussie voeren over de vorm van de rekenkamercommissie: actie auditcommissie: knelpunten inventariseren, oplossingen bedenken en mogelijke vorm van rekenkamercommissie aanpassen. 3. aan voorzitter van de rekenkamercommissie melden dat zij vanaf 1 januari 2009 even niets moet ondernemen totdat helderheid wordt verschaft door presidium. Ter uitvoering van deze opdracht zijn drie afzonderlijke gesprekken gevoerd met de leden/voorzitter van de rekenkamercommissie door de auditcommissie. Op basis van deze gesprekken stelde de auditcommissie vast dat de rekenkamercommissie naar tevredenheid van de raad heeft gepresteerd. Daarnaast werd geconcludeerd dat binnen de rekenkamercommissie en Auditcommissie consensus is over het model: het huidige model rekenkamercommissie lijkt nog steeds het meest effectief te zijn voor Baarn. De rekenkamercommissie heeft weliswaar naar tevredenheid van de raad gepresteerd, maar de volgende knelpunten worden door alle leden van de Auditcommissie en rekenkamercommissie genoemd: - Teamsamenstelling - Teamvorming - (Ambtelijke) ondersteuning - Budget rekenkamercommissie/tijdsbesteding leden - Verbinding organisatie/raad Advies van auditcommissie aan het Presidium T.a.v. Teamvorming en teamsamenstelling Bij de teamvorming en teamsamenstelling is het van belang dat de leden goed kunnen samenwerken (goede sociale en contactuele en verbindende eigenschappen hebben); een zelfde focus hebben op uitvoeren en presenteren van onderzoeken en op het functioneren van een rekenkamercommissie. Van belang is ook dat alle leden zelf in staat zijn om onderzoek te doen. In verband hiermee stelt de Auditcommissie voor om het hele team opnieuw te werven. Dit heeft dus consequenties voor de huidige voorzitter van de rekenkamercommissie. T.a.v. Budget rekenkamercommissie / tijdsbesteding leden Het budget is krap en de tijdsbesteding en inzet van de leden zijn groot. De inzet van de leden overstijgt ruim de 12 uren per maand. De leden zijn zich ervan bewust dat het werk voor een rekenkamercommissie ook wel een beetje vrijwilligerswerk is, maar als de leden overvraagd worden, gaat dit ten koste van de motivatie en betrokkenheid. Advies van de Auditcommissie is om nieuwe leden te werven met hands-on mentaliteit, praktisch en met aantoonbare ervaring op het gebied van het verrichten van onderzoek (zie hierboven). Daarnaast zou met de rekenkamercommissie afgesproken worden dat, in bijzondere gevallen, bij specialistische of uitgebreide onderzoeken, of bij bijzondere personele situaties zoals ziekte e.d., incidenteel extra budget aan de raad gevraagd kan worden. T.a.v. (Ambtelijke) ondersteuning en verbinding organisatie/raad Duidelijk is dat het voor een externe rekenkamercommissie van belang is om een vast aanspreekpunt te hebben in de organisatie voor: het reserveren van vergaderruimte, het kopiëren van stukken, het maken van afspraken, agendabeheer, planningbeheer, opvragen van documenten e.d.. Daarnaast is het de auditcommissie duidelijk geworden dat het efficiënt, nuttig en van toegevoegde waarde zou zijn als de griffier tevens de secretaris zou zijn van de rekenkamercommissie. Het nadeel hiervan is dat de onafhankelijkheid van de rekenkamercommissie iets minder wordt: immers: de griffier en de raad kunnen ook onderwerp zijn van onderzoek. Maar het voordeel is dat de rekenkamercommissie een directe, snelle en 2
daadkrachtige ingang heeft binnen de raad, het college en de organisatie. Niet alleen wordt hiermee de verbinding met de raad, college en organisatie beter verankerd, ook is meteen de hiërarchische en functionele verhouding met de ambtelijke ondersteuning van de rekenkamercommissie beter georganiseerd (uit de recente geschiedenis met de secretaris van de rekenkamercommissie is gebleken dat de splitsing tussen formeel leiderschap bij de griffier, maar inhoudelijk bij de voorzitter van de rekenkamercommissie kan leiden tot aansturings- en beoordelingsproblemen). Bij het zoeken en vinden van een verbetering in de ambtelijke ondersteuning/verbinding met de organisatie heeft de auditcommissie in ogenschouw genomen dat zowel door raadsleden als door de organisatie is aangegeven dat er behoefte is aan meer continuïteit op de griffie (op dit moment is de vrijdag geheel onbemensd en de dinsdagen deels). In het presidium van 20 januari 2009 is een drietal mogelijkheden besproken die een oplossing zouden kunnen bieden voor de geconstateerde knelpunten. Het presidium heeft besloten tot de volgende oplossing: Oplossing Binnen de begroting van de rekenkamercommissie en binnen de begroting van de griffie is ruimte voor 12 uur per week administratieve ondersteuning voor structurele, interne administratieve ondersteuning. Deze ruimte zou benut kunnen worden voor zowel administratieve ondersteuning van de rekenkamercommissie als van de griffie. Deze 12 uur zijn niet voldoende om de continuïteit van de griffie te garanderen (immers: zowel de dinsdag als de vrijdag leiden op dit punt tot problemen). Voor adequate administratieve ondersteuning van de rekenkamercommissie en griffie is minimaal 16 uur nodig. Voordeel van deze variant is dat de administratieve ondersteuning is geregeld, zowel voor rekenkamer als voor raad/griffie, nadeel is dat de aansturingproblemen hiermee niet zijn opgelost en bovenal, dat de rekenkamercommissie een daadkrachtige en effectieve ingang binnen de organisatie moet ontberen. De verbinding met de organisatie kan moeilijk worden gelegd en verankerd door enkele uren administratieve ondersteuning. Daarom wordt de griffier tevens de secretaris van de rekenkamercommissie. De (extra) kosten van uitbreiding administratieve ondersteuning bedragen ongeveer 6.300 euro per jaar structureel (4 uur per week administratieve ondersteuning niveau schaal 7/8). Als de griffier tevens de secretaris wordt van de rekenkamercommissie leidt dat tot een significante verzwaring van de functie van de griffier. De griffier heeft op dit moment een parttime aanstelling van 32 uur per week (die berekend is in een periode dat de rekenkamercommissie nog niet bestond) deze zou hiertoe kunnen worden uitgebreid naar 36 uur per week. De griffier zal bijvoorbeeld aanwezig moeten zijn bij alle vergaderingen van de rekenkamercommissie (de leden zijn benoemd voor 12 uur in de maand), kunnen adviseren over onderzoeksonderwerpen, kunnen structureren bij planningen en processen en de rekenkamercommissie in contact kunnen brengen met raad, college, inwoners en ambtenaren. Het voordeel van deze variant is dat de meeste knelpunten worden opgelost (aansturingproblemen van administratieve ondersteuning, continuïteit op de griffie, daadkrachtige verbinding met de organisatie/college/raad, meer ruimte voor leden van de rekenkamercommissie voor focus op onderzoek en dus meer ruimte in het budget van de rekenkamercommissie en in de belasting van de leden, zie ook hierna). Het nadeel is dat de rekenkamercommissie hiermee iets minder onafhankelijk wordt. 3
De (extra) kosten die met deze oplossing gepaard gaan zijn dus 6.500 euro administratieve ondersteuning per jaar en 11.500 euro per jaar uitbreiding uren griffier. Zie de toelichting hierop onder punt 8: Kosten, Baten, Dekking. Gezien het grote aantal voordelen van deze variant, geven de auditcommissie en het presidium hieraan de voorkeur. 3 Beoogd resultaat - verbeteren teamsamenstelling en teamvorming rekenkamercommissie - versterken ambtelijke ondersteuning rekenkamercommissie en griffie - vergroten balans tussen budget rekenkamercommissie en tijdsbesteding leden - versterken verbinding tussen organisatie, raad, college en rekenkamercommissie - versterking aansturing administratieve ondersteuning rekenkamercommissie 4 Argumenten Zie onder punt 2. 5 Aanpak/Uitvoering Op zo kort mogelijke termijn zal gestart worden met de invulling van de vacature voor griffiemedewerker/administratieve ondersteuning rekenkamercommissie (0,44 fte). Daarna zal gestart worden met de werving van de drie nieuwe leden van de rekenkamercommissie. Ter uitvoering van het besluit van het presidium moet de verordening op de rekenkamercommissie (bijlage 1) aangepast worden. De wijzigingen zijn in de tekst aangegeven. De auditcommissie, ondersteund door de griffie(r)/ personeelszaken zal de feitelijke werving en selectie van de rekenkamercommissieleden voor haar rekening nemen en op basis van gesprekken met de kandidaten tot een voordracht komen aan de gemeenteraad. Het functieprofiel is bijgevoegd (bijlage 2). De planning voor de werving van de nieuwe leden is als volgt: Stap Omschrijving Wanneer 1. Commissie- en raadsbehandeling met besluit van de April raad over onderhavig voorstel en verordening; inclusief vaststelling functieprofiel 2. Kenbaar maken vacatures Mei 3. Reacties van kandidaten binnen Mei 4. Gesprekken Mei/Juni 5. Voordracht aan de raad Juni/juli 6. Benoeming door de raad Augustus 7. Eerste vergadering nieuwe rekenkamercommissie Baarn September 6 Communicatie Geen bijzonderheden 4
7 Evaluatie Zodra de nieuwe rekenkamercommissie een jaar functioneert zal bezien worden of de beoogde effecten zijn bereikt. 8 Kosten, baten en dekking Dit voorstel zorgt voor een verschuiving van 8 uur welke gedekt worden vanuit het budget van de rekenkamercommissie. Echter het uurtarief van de griffier ligt hoger dan die van de ondersteuning van de rekenkamercommissie, waardoor de verschuiving niet kostenneutraal kan worden uitgevoerd. De huidige kosten griffier 77.374,- gaat op jaarbasis naar 86.936,-. Dit is een stijging van 9.563,-. Aangezien de griffier vanaf 1 mei 2009 fulltime gaat werken, zal dit betekenen dat de extra kosten voor 8 maanden 6.375,- bedraagt. De huidige kosten van de griffie-assistent/administratieve ondersteuning rekenkamercommissie gaat van 34.833,- (24 uur) naar 58.056,- (40 uur) op jaarbasis. Wanneer deze wijziging wordt teruggerekend vanaf 1 mei 2009 betekent dat er voor 8 maanden een verschil van 15.482,- moet worden bijgeboekt. Totale extra kosten op 600651: 21.857,-, waarmee de totale raming op de salariskosten komt op het bedrag van 134.064,-. De dekking van de kosten komen van de post van de secretaris van de rekenkamercommissie. De vergoeding van 14.000,- te verhalen loonkomsten (uit Wijk bij Duurstede) komt volledig te vervallen. Bovendien gaat de post salarissen omlaag naar 22.510,- zodat het totaal budget voor de rekenkamercommissie op 34.500,- uitkomt. In de formatie betekent dit dat er formeel een functie van griffier (schaal 12) voor 1.0 fte (36 uur) is aangesteld met ondersteuning van 1,11 fte (40 uur) griffie-assistent (in schaal 8). In totaal betekent dat voor deze wijziging er 7.565,- wordt aangevraagd voor het jaar 2009. In dit bedrag is rekening gehouden met het inleveren van een heel jaar administratieve ondersteuning van rekenkamercommissie naar griffie terwijl de nieuwe invulling hiervan pas per 1 mei ingaat. Structureel betekent het totaal een verhoging van de post salarissen van ongeveer 18.000,- per jaar. Dit bedrag zal met de opbouw van de begroting 2010 en verder op personeelslasten worden meegenomen. De gemeenteraad van Baarn, Gehoord het presidium d.d. 20 januari 2009 Griffier Voorzitter 5
Raadsbesluit Voorstelnummer: 09RV000005 Onderwerp: Organisatieverandering rekenkamercommissie De raad van de gemeente Baarn - gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d. 15 januari 2009 en gelet op het besluit van het presidium d.d. 20 januari 2009; - gehoord de commissie Samenleving, Bestuur & Financiën d.d. 7 april 2009; b e s l u i t : 1. vaststellen verordening rekenkamercommissie Baarn 2009 (bijlage 1) en intrekken verordening op de rekenkamercommissie Baarn 2007 2. vaststellen profiel nieuwe leden rekenkamercommissie Baarn (bijlage 2) 3. definitieve budget van de rekenkamercommissie vaststellen op 34.500,- euro per jaar 4. instemmen met formatie-wijziging van de functie van de raadsgriffier van 0,89 fte naar 1,0 fte met ingang van 1 mei 2009 5. instemmen met formatie-wijziging van de functie van griffiemedewerker/administratieve ondersteuning rekenkamercommissie met 0,11 fte, op zo kort mogelijke termijn 6. in overleg met de voorzitter van de rekenkamercommissie afspraken te maken over de wijze waarop haar werkzaamheden beëindigd zullen worden. 7. de auditcommissie opdracht geven om te starten met de werving van een geheel nieuwe rekenkamercommissie Vastgesteld in de openbare vergadering, op 22 april 2009 griffier voorzitter 6
Procedurele aspecten bij voorstelnummer: 09RV000005 Bijlagen bij voorstel. Openbaar: Bijlage 1: Verordening op de rekenkamercommissie Baarn. Bijlage 2: Profiel nieuwe leden rekenkamercommissie Baarn Geheim: Stukken ter inzage. De openbare bijlagen zijn via de gemeentelijke website te downloaden (www.baarn.nl). Tevens zijn de met # gemerkte openbare bijlagen, b.v. boekwerken, die i.v.m. de omvang niet digitaal beschikbaar zijn, in te zien op de griffie van de gemeente Baarn, Stationsweg 18. Voor telefonische vragen hierover kunt u zich in verbinding stellen met telefoonnummer (035) 548 18 28. Openbaar: Geheim: Besluitvormingsroute. 1. College 2. Presidium 3. Commissie SBF 4. Raad. d.d. n.v.t. d.d. 23 maart 2009 d.d. 7 april 2009 d.d. 22 april 2009 Vóór commissievergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná commissievergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: Ná raadsvergadering toezenden met begeleidend schrijven aan: Gegevens inwerkingtreding: bericht van ontvangst d.d. ontvangen op: goedkeuringsbesluit d.d. ontvangen op: beroep tegen keuringsbesluit aangetekend d.d. beslissing op (Kroon)beroep d.d. ontvangen op: besluit onherroepelijk geworden d.d. besluit afgekondigd d.d. besluit in werking getreden d.d. Afdeling Paraaf steller Naam steller Versienummer Fiat gemeentesecretaris Griffie J.G.S. Pijnenborg 7