Partijen in een dossier Een partij vertegenwoordigt een persoon (relatie) die rechtstreeks betrokken is bij het dossier en daarin een speciale rol vervult, zoals een cliënt, een tegenpartij, een notaris, een adviseur, enz. Een relatie kan als verschillende partijen vertegenwoordigd zijn in hetzelfde of in meerdere dossiers. U kunt ook gekoppelde relaties aan een partij koppelen. Een gekoppelde relatie is een persoon die niet rechtstreeks gekoppeld is aan het dossier, maar wel rechtstreeks gekoppeld is aan één van de dossierpartijen. Zoals bijvoorbeeld de advocaat van een tegenpartij of de echtgeno(o)t(e) van een cliënt. Opmerking: u kunt partijen ook beheren vanaf het hoofdscherm van een dossier zonder op Wijzigen te klikken: De gegevens van alle partijen van het dossier worden weergegeven in het overzichtsgedeelte. Als u een partij selecteert, worden de details van deze partij rechtsonder weergegeven: Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 1 van 10
De volgende gegevens worden voor elke partij weergegeven in het overzicht: de volledige naam van de partij de rol het eerste e-mailadres Klik op het e-mailadres om een nieuwe e-mail aan te maken. het eerste mobiele nummer het eerste telefoonnummer Het overzicht geeft ook de verhoudingen weer die er tussen de verschillende partijen kunnen bestaan en de overige relaties die eraan gekoppeld kunnen zijn. Op het eerste niveau worden de partijen gegroepeerd op basis van hun rol. Vanaf het tweede niveau wordt de hiërarchie van de gekoppelde relaties weergegeven. Als u een partij selecteert in het rooster, dan worden de volgende gegevens van deze partij in het detailscherm getoond: het hoofdadres van de partij de volledige lijst van bestaande communicatiemiddelen Opmerking: U kunt de gegevens van de dossierpartijen rechtstreeks vanuit het dossier wijzigen. Zodra u met uw muis over een dossierpartij beweegt, verschijnt de button. Door hierop te klikken, opent u het relatiescherm van de dossierpartij waarop u direct gegevens kunt wijzigen en opslaan. Ook kunt u de gegevens kopiëren en plakken naar een ander document. Bij e-mailadressen verschijnt het icoontje zodra u met uw muis over het mailadres beweegt. Klik hierop om het e- mailadres te kopiëren. Een partij toevoegen Klik op Partij toevoegen. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 2 van 10
Het scherm Partijen wordt geopend. Selecteer een relatie en een rol voor de nieuwe partij en klik op Verder. Opmerking 1: als er bij dossiersoorten specifieke partijen standaard zijn ingesteld, dan zullen alle verplichte partijen al worden getoond op het scherm Dossier wanneer u een dossier van deze soort hebt aangemaakt. In dit geval hoeft u alleen nog maar een relatie aan de partij te koppelen door op de knop Instellen te klikken. Maar als de relatie al aan de rol gekoppeld is in de module Configuratie, dan hoeft u zelfs dat niet meer te doen. Opmerking 2: afhankelijk van de instellingen in de module Configuratie bij Dossiersoorten, kunnen sommige partijen meerdere malen in eenzelfde dossier voorkomen. Zie Configuratie dossiersoorten voor meer informatie over dit onderwerp. Opmerking 3: als u tweede of volgende partij aan een dossier toevoegt kan het gebeuren dat er een conflictmelding op het scherm verschijnt. Zie Conflict Check-regels voor meer informatie over mogelijke conflicten die kunnen ontstaan wanneer u meer dan één partij toevoegt. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 3 van 10
Er wordt een venster geopend waarin u extra informatie kunt vastleggen voor de gekozen relatie. De volgende extra informatie kan worden toegevoegd: o een hoofdadres o een postadres o een referentie voor de partij (dossiergebonden) en eventueel extra gegevens afhankelijk van de gekozen rol. Zie Configuratie rollen in het dossier voor meer informatie over dit onderwerp. Klik op Einde De partij wordt aan het dossier toegevoegd. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 4 van 10
Opmerking: voordat een nieuwe partij wordt toegevoegd zal het systeem nagaan of alle verplichte gegevens zijn ingevuld. Indien er gegevens ontbreken of ongeldig zijn, dan zal de partij niet aan het dossier worden toegevoegd en zal er een waarschuwingsmelding op het scherm verschijnen. Een gekoppelde relatie toevoegen Met deze actie wordt een persoon gekoppeld aan een relatie die reeds (wel of niet rechtstreeks) aan het dossier gekoppeld is. Voorbeeld: de echtgenote van een cliënt. Selecteer de relatie die reeds aan het dossier is gekoppeld door erop te klikken. Klik op Relatie koppelen. Het scherm Gekoppelde relatie wordt geopend. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 5 van 10
Selecteer de te koppelen relatie uit de lijst of selecteer een andere relatie of maak een nieuwe relatie aan. Zie Een relatie aanmaken voor meer informatie over het aanmaken van een contactenlijst voor een relatie. Klik op Verder. Selecteer een rol voor de gekoppelde relatie door erop te klikken. Voor bestaande contacten is er al een rol gedefinieerd. Indien u dit wenst kunt u deze rol hier wijzigen. Klik op Verder. Indien nodig kunt u hier extra gegevens voor de gekoppelde identiteit invoeren, zoals een hoofdadres, een postadres en extra gegevens. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 6 van 10
Klik op Einde. De gekoppelde relatie wordt aan het dossier toegevoegd. Een partij wijzigen Klik op de partij die u wilt wijzigen en klik daarna op Partij wijzigen. Het scherm Dossierpartij wordt geopend. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 7 van 10
Klik op: o Relatie openen om de relatie te bewerken. o Nieuwe relatie om een andere relatie te selecteren als dossierpartij. In dit geval zullen alle gekoppelde relaties worden verwijderd. o Adres toevoegen om een hoofdadres of een postadres toe te voegen of te wijzigen. o Extra gegevens om de extra gegevens aan te passen. Een partij of een gekoppelde relatie verwijderen Selecteer de partij/gekoppelde relatie die u wilt verwijderen en klik daarna op Verwijderen. Opmerking: als u een partij verwijdert waaraan een relatie is gekoppeld, zal de gekoppelde relatie ook verdwijnen. In bovenstaand voorbeeld verwijdert u dus niet alleen Gwendoline van de Ven, maar ook medewerker James Jones. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 8 van 10
Een relatie wijzigen Selecteer de partij/gekoppelde relatie waarvan u de relatiegegevens wilt bewerken en klik daarna op Wijzigen: Het scherm Relatie wordt geopend: Vul of wijzig de gegevens op dit scherm naar wens. Zie Een relatie aanmaken voor meer informatie. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 9 van 10
Dossiers relatie Met behulp van de button Dossiers relatie kunt u een overzicht opvragen van alle dossiers waaraan de relatie als partij gekoppeld is. Selecteer de partij in het overzicht en klik op Dossiers relatie: De lijst met alle dossiers waaraan de relatie gekoppeld is, wordt weergegeven: U kunt op dit scherm alle bewerkingen met de weergegeven dossiers uitvoeren zoals beschreven bij Overzicht. Module Dossiers Een dossier bewerken Algemeen Partijen in een dossier Pagina 10 van 10