Jaarverslag met financieel verslag Choochem Over het jaar 2010 Dineke Sinke Jan Dijkstra Arjan Schollaart Reinier Mak Opsteller: Reinier Mak, Penningmeester Choochem April 2011 1
1. Terugblik Het jaar 2010 was in alle opzichten te typeren als een overgangsjaar. De crisis van 2009 hebben we grotendeels achter ons gelaten en het werk in het bestuur is in hoge mate achter de schermen geweest. In het jaarplan 2010 staan drie sleutelwoorden: opschonen, huis op orde en investeren. Dat is wat we ook hebben gedaan. In het jaarverslag zal dit allemaal aan de hand van de cijfers aan bod komen. Conclusie is dat enerzijds de dip wat is verdiept doordat er onverwachts veel mensen hun lidmaatschap hebben opgezegd. Maar anderzijds is er een nieuwe dynamiek in gekomen doordat veel mensen geïnteresseerd zijn in onze nieuwsbrief en zich spontaan aanmelden als nieuw lid. De vernieuwde website die is ingericht om zoekers via Google naar ons toe te leiden is hierin een belangrijke pijler. Nu is het vooral zaak om dit spoor actief door te zetten. Vorige jaar was het lastig om goede inschattingen voor het jaarplan 2010 te maken, omdat er nogal veel onzekerheden waren. Nu we een jaar verder zijn, kunnen we zeggen dat we de kosten in ieder geval nu goed onder controle hebben. De contributieopbrengsten blijven op korte termijn nog een punt van zorg. Maar zoals gezegd, de eerste groep nieuwe leden hebben zich al aangemeld. Tot slot hebben we ook de interne organisatie nu goed op de rit. Uitgevoerde activiteiten: Goedgekeurde visie op onze organisatie en de ontwikkeling daarin. Beleid t.a.v. contributieverhoging in combinatie met waardetoevoeging (kortingen) is goedgekeurd. Administratief onderscheiden van drie soorten groepen: leden, geïnteresseerden en oudleden, incl. de contactstrategie die we hebben ontwikkeld. Een nieuw huishoudelijk reglement en nieuwe, transparante declaratieregels. Uitbreiding van ons bestuur met Anneke Blaauwendraad als adviseur met inhoudelijke kennis van zaken t.a.v. hoogbegaafdheid en persoonlijke ontwikkeling. Het interim-bestuur heeft na de eerste lastige fase nu een vast karakter gekregen in de ALV van september jl. Als bestuur ervaren we duidelijk Gods leiding en zegen over ons werk. Laten we blijven bidden voor vrucht op ons werk. 2
2. De balansen Dit hoofdstuk bevat de balansen en de toelichting daarop. Beginbalans 1 januari 2010 ACTIVA PASSIVA Giro 11.747,34 Verenigingskapitaal 12.105,92 Spaarrekening 69,40 Te vorderen Talent 2.989,18 Te betalen facturen 200,00 Te vorderen Contributies - Voorz. oninbare vordering 1.500,00 Nog te verwachten kosten 1.000,00 --------------- --------------- 14.805,92 14.805,92 Eindbalans 31 december 2010 ACTIVA PASSIVA Giro 947,36 Verenigingskapitaal 7.646,65 Spaarrekening 5.523,61 Reservering huisstijl 2.500,00 Te vorderen Talent 2.989,18 Te betalen facturen 178,50 Te vorderen Contributies 3.435,00 Voorz. oninbare vordering 1.500,00 Voorz. oninbare contributies 1.000,00 Vooruitontvangen contributie 70,00 --------------- --------------- 12.895,15 12.895,15 3
Giro- en spaarrekening Dit is gewoon het bedrag dat op de rekening staat. Te vorderen Talent Het plan was om deze bedragen al in 2010 te gaan innen. Het gaat om voorschotten van Choochem over de jaren 2007 t/m 2009 die nog niet zijn geïnd bij de desbetreffende leden, maar waarvoor door de leden wel het blad Talent is ontvangen. We wilden dat goed timen t.o.v. de contributiemailing. We pakken dit in de eerste helft van 2011 alsnog op. Te vorderen contributies De ledenadministratie moesten we van het begin af aan opbouwen. De enige zekere basis was de lijst met actieve leden die Bij-de-Hand ontvingen. Verder was er een groslijst van ruim 500 relaties. We konden ook niet meer goed achterhalen wie een incassomachtiging had afgegeven of wie zich had afgemeld. We hebben gekozen om het zorgvuldig op te bouwen: Eerst een aantal keren Bij-de-Hand verzenden en de mutaties in adressen en de reacties van mensen die aangaven al bij het vorige bestuur te hebben opgezegd goed verwerken. We hebben iedereen per post een factuur gestuurd voor de contributie van 2010. Aan de hand daarvan heeft ook een flinke groep aangegeven al bij het vorige bestuur hun lidmaatschap te hebben opgezegd, maar dit was in de administratie niet meer te achterhalen. Daarom hebben we die opzeggingen zonder discussie in de administratie verwerkt. Eind van het jaar is ook een herinneringsmailing verstuurd. Een beperkt aantal mensen heeft een incassomachtiging afgegeven. Over het algemeen blijkt dat de respons op deze mailing niet hoog is. In 2011 moeten we een actie verzinnen dat veel bestaande leden alsnog een machtiging gaan afgeven. Het kost zo (te) veel tijd en geld. Omdat dit veel tijd in beslag heeft genomen, hebben we nog even gewacht met het innen van de vordering voor Talent. Verenigingskapitaal Dit is gewoonweg het verschil tussen het beginkapitaal en het negatieve saldo van 2010. Reservering huisstijl Overeenkomstig het jaarplan van 2010 hebben we de extra financiële ruimte gebruikt voor een reservering voor een nieuwe huisstijl, logo en folder. We hebben ervoor gekozen om nog niet in 2010 dit te gaan uitvoeren, maar pas eind 2011/begin 2012. Dit heeft twee redenen: 1. De situatie qua ledental en financiën is nog te instabiel. 4
2. Het is belangrijk om eerst activiteiten te gaan ontplooien voor onze doelgroep. Als die dynamiek er is en we zo ook de inhoud weer gaan ontwikkelen ontstaat een logischer moment om je met visie, huisstijl en logo bezig te houden. Eerst de basis in orde. Te betalen facturen Dit is een factuur die op 30 december is ontvangen, maar nog niet is betaald in 2010. Voorziening oninbare vordering Dit is gekoppeld aan de vordering op Talent. Hiermee houden we rekening dat de helft niet meer inbaar is, terwijl de mensen Talent wel hebben ontvangen. Voorziening oninbare contributies We houden er rekening mee dat 1.000 van de te ontvangen contributie niet inbaar is. Vooruitontvangen contributie Twee mensen hebben meteen hun contributie voor 2011 betaald. 5
3. Exploitatierekening 2010 Onderstaande tabel geeft inzicht in de resultaten van 2010. De gele kolom Begroting gaat over de begroting van 2010 zoals die in het jaarplan van 2010 is opgesteld. De kolom werkelijk geeft de baten en lasten aan zoals die werkelijk uit de boekhouding zijn gehaald. De derde kolom geeft het verschil aan tussen beide. Baten Lasten Begroting Werkelijk Verschil Begroting Werkelijk Verschil Contributie 6.000,00 6.140,00 140,00 Activiteiten Website 1.700,00 1.606,50 93,50 Rente 0,00 17,38 17,38 Lezing/workshop 500,00-500,00 Congres PM Verkoop boeken 0,00 8,46 8,46 Vereniging Incidentele opbrengsten 495,95 495,95 Algemeen 860,00 437,27 422,73 Administratie 425,00 579,26-154,26 Bij-de-Hand 1.500,00 1.512,16-12,16 Ledenbijeenk. 1.250,00 1.098,52 151,48 Tekort 2010 7.755,00 4.459,27 3.295,73 Bestuur Vergaderkosten 1.000,00 73,35 926,65 Kantoorbenodigdh. 500,00-500,00 Overige kosten PM Vrijwilligers Vergoeding 45,00 46,25-1,25 Representatie 250,00 25,00 225,00 Overige kosten PM Eenmalige investeringen Website 2.975,00 3.242,75-267,75 Huisstijl/logo 2.500,00 2.500,00 0,00 Werving 250,00-250,00 -------------- -------------- --------------- -------------- -------------- -------------- 13.755,00 11.121,06 2.633,94 13.755,00 11.121,06 2.633,94 6
Contributie We wisten begin 2010 (zie jaarverslag 2009) nog niet van welk ledenaantal we moesten uitgaan. De cijfers waren nog niet betrouwbaar. We zijn toen uitgegaan van een voorzichtig scenario ( 6.000). Bij het getal van 7.140 aan werkelijke opbrengsten is het belangrijk te beseffen dat dit om de theoretische opbrengst gaat. Daarom hebben we aan werkelijke opbrengsten 6.140 opgenomen. We houden rekening met een voorziening van oninbare contributie van 1.000 (die is ook op de balans opgenomen). In januari is nog veel geld binnengekomen. Maar nog lang niet alles. Dit vergt een specifieke actie. Incidentele opbrengsten Dit bestaat uit een geldbedrag dat een lid heeft overgemaakt om achterstallige contributie van eerdere jaren te voldoen. Verder hadden we in 2009 1.000 nog te verwachten kosten gereserveerd op de balans om tegenvallers op te vangen die waren ontstaan uit de financiële chaos. Die kwamen inderdaad begin 2010. Daarna zijn er geen lijken meer uit de kast gekomen. Het resterende bedrag van 380,95 is daarom overgeboekt naar het resultaat van 2010. Activiteiten Website: dit is het vaste bedrag per maand ( 178,50) dat het onderhouden van de website kost. Dit besloeg nog niet het hele jaar. Dit is een primaire activiteit van ons geworden. Lezing/workshop: 2010 was een overgangsjaar. Met uitzondering van de ALV s waren er nog geen lezingen of workshops gegeven. Hier hadden we in de begroting wel rekening mee gehouden. We hebben wel veel voorbereidingen getroffen om in 2011 een flinke slinger aan onze activiteiten te geven. Zie verder het jaarplan 2011. Vereniging Algemeen: o Jaarbijdrage De Koepel. o Bijdrage KvK. o Postbus TNT post. Administratie: o De vaste bijdrage voor het boekhoudpakket/ledenadministratie ( 21,42 per maand). o Kosten betalingsverkeer van ING. o Vergoeding externe kascontrole ( 100). o Kosten etiketten, enveloppen en postzegels contributiemailing. Bij-de-Hand: ons blad is 3 maal uitgekomen. Ongeveer 1500 zijn de kosten van drukken en verspreiden. Daarmee komt de kostprijs per Bij-de-Hand op ongeveer 2,50 (jaarlijks dus 7,50 per lid). Ledenbijeenkomsten: we hebben twee bijeenkomsten gehouden, waarbij we de formaliteiten en de inhoud hebben gecombineerd. De kosten gaan om zaalhuur en het printen en verspreiden van de stukken. Dat was meer dan gebruikelijk omdat we een uitgebreide verantwoording van 2009 wilden hebben en we nogal wat besluiten wilden nemen, bijvoorbeeld t.a.v. het huishoudelijk reglement. 7
Bestuur Deze kosten hebben we extreem laag weten te houden ( 73,35 tegen begroting van 1500), omdat de bestuursleden geen reiskosten en telefoonkosten zijn gedeclareerd. Dit is niet een normale situatie; dat betekent dat we voor 2011 wel de reguliere kosten in de begroting opnemen. Het gaat dan om vergaderkosten, reiskosten en kosten voor kantoorbenodigdheden. Vrijwilligers Onze dank gaat specifiek uit naar twee vrijwilligers. Joke Bout die trouw de boekentafel voor Choochem verzorgt. En Clarie Groenleer die de inhoudelijke vragen die via info@choochem.nl binnenkomen beantwoordt. Vrijwilligers die bijzondere taken verrichten kunnen een vergoeding krijgen van hun abonnement op Talent. Dat is aan één vrijwilliger verstrekt. In de in 2010 goedgekeurde declaratieregels staan de voorwaarden opgenomen. Voor representatie is één kadobon verstrekt. Eenmalige investeringen Doordat de activiteiten van Choochem in 2009 waren stilgevallen en er wel veel achterstallige contributie is geïnd had de ALV op voorstel van het interim-bestuur besloten om een aantal eenmalige investeringen te doen. Ruim 3.200 is besteed aan het bouwen van onze nieuwe website. Je ziet dat deze veel verkeer genereert. Veel aandacht is besteed om op de meest gangbare zoektermen gevonden te worden. Het is ook te zien dat er veel aanmeldingen zijn voor onze nieuwsbrief. Hiervoor is ook het budget van 250 voor ledenwerving gebruikt. De investering van 2.500 voor een nieuwe huisstijl en logo is nog niet uitgegeven, maar als reservering op de balans gezet (zie toelichting eindbalans). Verliessaldo Door de toch iets hoger dan begrote contributieopbrengst, de incidentele opbrengst en de lage bestuurs- en vrijwilligerskosten heeft het verliessaldo flink lager uitgepakt dan begroot. 4. Ledenverloop Per 1 januari 2007 waren er volgens het toenmalige jaarverslag nog 336 leden bij onze vereniging. Uit het jaarverslag van 2009 is gebleken dat er geen betrouwbaar beeld was van het verloop en daarmee kon het contributiebedrag niet worden vastgesteld. Wel was duidelijk dat er sinds 2007 nauwelijks of geen nieuwe leden meer zijn gekomen. Er was sprake van een neergaande lijn. Aan de ene kant zag je in 2010 die neergaande lijn doorgaan: toch nog veel mensen die de contributiemailing hebben aangewend om te melden dat zij al bij het vorige bestuur hadden opgezegd, of dat alsnog per 1 januari 2011 wilden doen. En eind januari (na de 2 e contributiemailing) zijn er nog ongeveer 70 leden die nog niet hebben betaald. Dat geeft nog onzekerheid. 8
Aan de andere kant zie je enorm bemoedigend nieuw elan: mensen die zich zonder een speciale actie van onze kant spontaan als lid aanmelden. En per 31 december 2010 maar liefst 192 mensen die interesse hebben en zich hebben aangemeld voor onze nieuwsbrief. Ook een bak met potentiële leden! Kortom, veel mensen die een frisse start maken. Cijfermatig ziet dit er als volgt uit: Aantal leden part. Adressen Organisaties Ereleden Totaal Beginstand 01/09/10 196 18 1 215 Opzeggers per 01/01/10-14 -1 0-15 Opzeggers per 01/01/11-31 -3-34 Nieuwe leden per 01/01/11 18 1 19 --------------- --------------- ---------- ----------- Stand 31/12/10 169 15 1 185 Dat betekent dat we per 31 december 2010 185 leden hebben. 5. Conclusies Ledenwerving We hebben een bestand met 364 oud-leden, waarvan we niet zeker weten of die allemaal terecht als oud-lid zijn aangemerkt. We overwegen hier nog een actie aan te wijden om te vragen of ze niet alsnog lid willen worden en of we die in ons bestand mogen houden. Prioriteit moet ook zijn om alle leden naar automatische incasso te leiden. Dat scheelt veel energie en geld. Een ledenwerfactie via onze leden en de lijst met geïnteresseerden staat op de rol voor 2011. Maar bovenal geldt: zoveel mogelijk kwalitatief goede activiteiten organiseren. Dan vertelt het verhaal zich vanzelf! Nootdorp, februari 2011 Reinier Mak Penningmeester Choochem 9