Jaarverslag 2012 van de penningmeester

Transcriptie

1 Jaarverslag 2012 van de penningmeester Jaarrekening Gouden Kruisdragers Vierdaagse 2012 Begroot Werkelijk Analyse Debet Credit Debet Credit Debet Credit Baten Contributies , ,00 Giften ,00 169,00 Rente ,00 21,00 Diverse verkopen 0 672,00 672,00 Reunie , ,00 Begroot zijn 1700 leden a 16,30 en 650 leden a 9,00.Werkelijk is 1797 leden * 16,30 en 769 leden a 9,00. Hiertegenover staat ook een hogere afdracht KNBLO.NL. De giften zijn positief beinvloed door een onbekende ontvangst van 151,45. Deze baten worden gereserveerd in de reserve activiteiten. De opbrengst van verkoop vlaggetjes, jubileumbadges en tribunekaarten is op deze post verantwoord. De waarde van de vlaggetjes is reeds in 2011 afgeboekt. In de begroting wordt de reunie p.m. begroot. Zie ook onderstaande toelichting bij de lasten. Totaal baten , ,00 Pagina 1 van 11

2 Lasten Ledenvergadering ,00 70,00- Bestuurskosten ,00 220,00 Bureaukosten ,00 503,00- Circulaires , ,00 Verjaardagkaarten ,00 330,00- De overschrijding wordt veroorzaakt door de grotere belangstelling voor de jaarvergadering. Het voordeel op de reiskosten komt omdat niet alle bestuursleden altijd aanwezig kunnen zijn op vergaderingen en door het kosteloze gebruik van een leaseauto door een bestuurslid. Enveloppen 400,-- begroot, niet nodig gehad. Daartegenover staat de niet begrote uitgave voor de ledenenquete. Dat bedraagt 288,15 kopieerkosten en 915,19 portikosten. Door de toename van verkeer is er een onderschrijding op de overige kopieer- en portikosten. Verwerkt is een correctie op de factuur van december 2011 van 294,40 voordeel. Daarnaast kiezen er meer leden (ruim 400) voor digitale toezending van de circulaire. Hiermee zijn de gestegen portikosten tov de begroting gecompenseerd. Het drukwerk was 1440,- goedkoper dan begroot. Uitgegaan is van 2350 leden, werkelijk Daarnaast hoger tarief portokosten, 0,46 begroot, werkelijk 0,50. Pagina 2 van 11

3 Ledenwerfactie ,00 503,00- Representatiekosten ,00 97,00- Lustrumbeloningen , ,00- Donatie aan 4daagsekerkdienst ,00 - Kosten website ,00 68,00 Vergoeding computers ,00 150,00 Meetingpoints , ,00 Reservering activiteiten ,00 169,00- Enkele jaren is er een ledenwerfactie gehouden onder de vierdaagselopers die het gouden kruis al langer in bezit hadden. Deze inhaalslag is in 2011 voltooid maar was in 2012 nog wel begroot. Dit voordeel is ingezet om nieuwe badges te kopen die gratis verstrekt worden aan nieuwe leden. Representatiekosten zijn lastig te begroten. Door diverse gebeurtenissen zijn de kosten wat hoger uitgevallen. Begroot is een uitgifte van 240 lustrumbeloningen, werkelijk 163. Daar tegenover staan niet begrote matrijs- en instelkosten voor nieuwe lustrumbeloningen en een inboedelverzekering. Ook zijn de nieuwe lustrumbeloningen ongeveer 8,00 per stuk duurder dan de oude. Lagere kosten domeinregistratie en abonnement server. De secretaris ziet af van een vergoeding voor het gebruik van zijn prive-computer. De meetingpoints worden steeds drukker bezocht. Maar dankzij de inzet van onze vrijwilligers en een goed inkoopbeleid zijn de kosten ruim binnen het budget gebleven. De ontvangen giften worden volgens de traditie gereserveerd voor activiteiten. Pagina 3 van 11

4 Afdracht KNBLO-NL , ,00- Reservering saldo reunie - 578,00 578,00- Reunie , ,00- De afdracht per lid is 0, 20 hoger dan begroot. Ditg leidt tot een nadeel van ongeveer 360,00. Daarnaast werd er voor 93 personen voor een jaar meer afdracht betaald dan begroot en voor 44 personen voor een halfjaar. Hiertegenover staan hogere contributieinkomsten. De reunie wordt budgettair neutraal verwerkt. Het positieve saldo van de reunie 2012 wordt daarom gereserveerd voor toekomstige reunies. Door een goede bewaking van de kosten voor de reunie zijn deze binnen het budget gebleven. Totaal lasten , , , ,00 Pagina 4 van 11

5 Specificatie baten en lasten per Baten Contributies Contributies 1797 leden a 16, , leden a 9, ,00 Totaal ,10 Giften De ontvangen giften ad 368,90 worden gereserveerd in de reserve activiteiten. 368,90 Rente Verantwoord is de rente-vergoeding op de zakelijke spaarrekening bij de ING-bank. 380,96 Diverse verkopen De opbrengst van verkoop vlaggetjes, jubileumbadges, badsjaals en tribunekaarten is op deze post verantwoord. 672,10 Reunie Inschrijving 189 personen a 35, ,00 Lasten Jaarvergadering + ledenvergadering Jaarvergadering in april 645,40 Ledenvergadering maandag voor de vierdaagse 175,00 Totaal 820,40 Bestuurskosten: Vergaderingen 3 * 25,00 75,00 Reiskosten bestuur en kascommissie 1.565,00 Telefoon/internet 140,00 Totaal 1.780,00 Bureaukosten Contributie Kamer van Koophandel 24,08 Cartriges, etiketten en andere kantoorbenodigheden 167,25 Pagina 5 van 11

6 Licentiekosten boekhoudprogramma/programma ledenadministratie 83,49 Betalingsverkeer 369,04 Portikosten o.a. ledenadministratie, uitnodiging jaarvergadering, lustrumbeloningen, badges naar nieuwe leden, acceptgiro's en ledenenquete 1.385,90 Aanmaningskosten 31,60- Kopieerkosten inclusief ledenenquete 304,80 Totaal 2.302,96 Circulaires Drukwerk, inclusief verzendklaar maken 2.821,79 Correctie op factuur van december ,40- Portikosten 2.574,61 Totaal 5.102,00 Verjaardagskaarten Portokosten 300*0, * 0, * 0,40+ kosten buitenland 176, ,50 Drukwerk 2700*0, ,10 Totaal 1.649,60 Ledenwerfactie Drukwerk ledenwerffolder, 528,59 Folder 2011 niet gefactureerd door KNBLO.NL, in 2012 vrijgevallen 487,53- Portokosten 283, Badges tbv nieuwe leden en verkoop 2.178,00 Totaal 2.502,91 Representatiekosten Enkele attenties bij lief en leed, afscheidscadeau voorzitter alsmede een attentie voor de vrijwilligers die de circulaire vertalen. 597,27 Lustrumbeloningen Matrijs- en instelkosten voor nieuwe lustrumbeloningen 15,20 en 65 keer 1.080,39 Er zijn 163 lustrumbeloningen uitgegeven 1.537,32 Verzekering lustrumbeloningen 66,73 Verkoop 1 lustrumbeloning 10,00- Totaal 2.674,44 Donatie 4daagsekerkdienst Jaarlijkse donatie 380,00 Kosten website Domeinregistratie 11,98 Pagina 6 van 11

7 Serverkosten/ kosten webmaster 30,26 Totaal 42,24 Vergoeding computers Vergoeding prive-pc voor ledenadministratie en penningmeester 250,00 Vergoeding pc secretaris en webmaster - Totaal 250,00 Meetingpoints Huur tenten, banken en stoelen en ophangen borden 1.249,50 Attenties vrijwilligers en rustplaatsen 525,00 Versnaperingen en reiskosten medewerkers meetingpoint 423,20 Totaal 2.197,70 Afdracht KNBLO-NL Afdracht 1764 * 7, ,30 verenigingsbijdrage ,30 Naheffing personen 29 a 7, personen a 3,75. Deze personen zijn in de loop van 2012 lid geworden. 382,50 Totaal ,80 Reunie 196 personen a 30, ,56 Pagina 7 van 11

8 Balans BALANS PER 31 DECEMBER 2012 credit 2012 debet 2011 debet Activa Voorraden Insignes Drukwerk credit Vorderingen Liquide middelen ING-bank ING-Spaarrekening Passiva Nog te betalen posten Vooruitontvangen baten: Contributies Giften Voorziening reunie Voorziening automatisering Reserve activiteiten Reserve 60 jaar bestaan Reserve 2016, 100 keer Vierdaagse/65 jaar bestaan Vereniging Gouden Kruisdragers Eigen Vermogen Totaal generaal Pagina 8 van 11

9 Toelichting op de balans Bezittingen Voorraden De voorraden zijn gewaardeerd tegen inkoopprijs. Voor de lustrumbeloningen is dit de prijs per stuk excl. Matrijskosten Vorderingen Opgenomen is een depotbedrag van Post-NL. Liquide middelen De liquidemiddelen worden zoveel mogelijk geparkeerd op de zakelijke spaarrekening van ING. De rentevergoeding is in de loop van 2012 gedaald van 1,8% naar 1,55%. Schulden Nog te betalen posten Opgenomen zijn de nog te betalen posten per Vooruitontvangen baten Opgenomen zijn de vooruitontvangen contributies en giften. Voorziening reunie De voorziening heeft een egaliserend karakter. Het voor- of nadelig resultaat van de reunie wordt jaarlijks met deze voorziening verrekend. Voorziening automatisering De voorziening is bestemd voor de financiele gevolgen van toekomstige ontwikkelingen zoals de actualisering van de website. Reserve activiteiten Het is een oude traditie om de giften van leden te reserveren voor extra activiteiten, bijvoorbeeld bij een jubileumviering van de vereniging. Reserve 60 jaar bestaan In 2011 is deze reserve ingezet voor de viering van het 60-jaar bestaan. Het ontvangen jubileumgeschenk van de Stichting Vierdaagse staat nog op deze reserve geparkeerd. Het bestuur is bezig met het realiseren van een passende bestemming. Pagina 9 van 11

10 Reserve 2016, 100 keer Vierdaagse en het 65 jaar bestaan Vereniging Gouden-Kruisdragers Vierdaagse In 2016 wordt de 100ste vierdaagse gelopen en bestaat onze vereniging 65 jaar. Om dan iets extra's te kunnen doen, wordt in 2012 al gereserveerd. Eigen Vermogen Het voordelig saldo van 2012 ad 1.768,84 wordt aan het eigen vermogen toegevoegd.. Aansluiting Balans Aansluiting balans Saldo mutatie Saldo Voorziening reunie 884,90 884,90 Reserve activiteiten - reservering giften ,90 Stand per ,90 Reserve 2016, 100 keer Vierrdaagse/65 jaar bestaan Vereniging Gouden Kruisdragers - Reservering deel voordelig saldo , ,00 Eigen Vermogen ,62 Toevoegen restant voordelig saldo , ,46 Pagina 10 van 11

11 Voorraad Voorraad balans Verbruik Lustrumbeloningen oud aantal prijs totaal aantal totaal aantal totaal ,50 247, , ,50 52, ,50 Totaal , ,00 Lustrumbeloningen aantal prijs totaal aantal totaal aantal totaal , , , ,50 15 hanger , , , , , , , ,82 20 hanger , , , , ,67 126, , ,67 573, , , ,67 566, , , ,67 386, , ,67 600, , , ,67 540, ,60 1 6, ,67 166, , ,67 200, , , ,67 180, , ,47 170, , ,47 Totaal , , ,32 Totaal generaal insignes , , ,32 Verjaardagskaarten , , , ,10 Totaal voorrraad drukwerk 896,40 672,30 224,10 Pagina 11 van 11